Comment organiser les choses dans des dossiers? Pourquoi la nomenclature est-elle nécessaire et que signifie généralement ce terme? Comment stocker des fichiers, des dossiers et comment organiser la documentation au sein de l'entreprise? Actuellement, le travail de bureau est une tâche complexe qui nécessite une approche systématique et une précision extrême. En ce qui concerne la nomenclature des affaires et à quoi elle est destinée, vous devez connaître non seulement les employés responsables du flux de travail au sein de la société, mais également tous les membres du personnel de direction intéressés à garder le contrôle des processus de travail de l’organisation.
Terminologie générale
Compte tenu de la nomenclature des affaires, il convient tout d’abord de noter que ce terme est utilisé pour désigner une telle méthode de systématisation, qui implique la constitution d’une liste des affaires introduites au sein de l’entreprise et de l’institution. Pour chacune d’elles, des périodes de stockage sont clairement prescrites, tout en se concentrant sur les règles entrées en vigueur par les lois en vigueur dans notre pays.
Théorie et vie quotidienne
Quelle est la nomenclature des cas en application pratique? Ceci est un tel schéma de distribution qui aide à regrouper la documentation exécutée, créant ainsi des cas. Pour ce faire, la société a approuvé le schéma, la classification, puis appliqué dans la pratique. Un index est également introduit pour les cas, les documents. Vous devez spécifier la durée de stockage et déterminer la conception de l'index de la carte, utilisé comme matériau de référence et utilisé pour rechercher de la documentation à partir du nombre d'éléments non remplis. Lorsque vous répondez à la question de savoir quelle est la nomenclature des cas, il convient de noter que le terme est utilisé pour désigner un tel document comptable, qui régit le travail des services chargés des travaux de bureau, des archives. La nomenclature définit clairement tous ces cas, la durée de stockage est de 10 ans, c'est-à-dire ceux qui font partie du nombre de documents de stockage temporaire.
Pourquoi est-ce nécessaire?
Qui a besoin de savoir quelle est la nomenclature des affaires, comment la mettre en pratique? Il s’agit tout d’abord des personnes responsables de l’organisation du flux de travail au sein de l’entreprise, ainsi que du responsable de l’institution, personne morale. La nomenclature permet de trouver rapidement le document nécessaire si l’espèce ou le contenu est connu. La qualité de la formation, l'exécution de la nomenclature des cas déterminent la rapidité avec laquelle il sera possible de travailler avec de la documentation dans l'enceinte de l'institution. À l'heure actuelle, le fait que la nomenclature soit disponible est obligatoire pour toute personne morale, qu'il s'agisse d'une institution ou d'une organisation ou d'une entreprise.
Au niveau des États, le Service des douanes unifié a été adopté. Il s’agit d’un système qui définit les règles de conservation de la documentation. Vous trouverez dans les annexes l’échantillon de la liste des affaires actuellement pertinent. En outre, une telle source d’information systématique d’un seul État a rassemblé toutes les dispositions qui doivent être guidées par l’élaboration et la mise en œuvre de la nomenclature des affaires pendant un an dans une institution ou une entreprise.
Caractéristiques de la question
Actuellement, dans le travail de bureau, la nomenclature est un concept complexe qui comprend plusieurs types et groupes de documentation. Il est d'usage de parler d'une nomenclature typique, approximative et spécifique.Les personnes sont généralement introduites au niveau de l'institution dans son ensemble et d'une unité structurelle distincte.
Une nomenclature typique et exemplaire est appelée à combiner une documentation de nature et de composition similaires. Le modèle régit également le système d'indexation spécifique utilisé dans une agence donnée. Il est nécessaire d’appliquer une telle liste de noms de cas. Toutefois, l’approche approximative est de nature consultative, bien que dans le cas général il soit raisonnable et commode de la respecter, car elle permet de rationaliser l’ensemble du volume de documents officiels accumulés dans l’entreprise.
Le système comme base de commande
Toute entreprise moderne doit systématiser la documentation actuelle, et c’est la nomenclature qui représente ce guide de classification qui peut résoudre les problèmes de l’organisation. Il s'agit d'un document où les noms de toutes les affaires de l'entreprise pouvant être lancées sont indiqués ligne par ligne. Dans le même temps, il est clairement indiqué le temps nécessaire pour stocker le papier. La nomenclature de la comptabilité, des services de personnel, de l’entreprise dans son ensemble doit être approuvée par son responsable.
Les principaux objectifs de l'introduction de la nomenclature
Un tel document officiel simplifie la systématisation du flux de travail interne. En fait, il s’agit d’un tel plan, qui définit clairement les algorithmes à utiliser pour distribuer les documents exécutés et les éléments à placer. Cela forme le système d’archivage de l’entreprise et facilite l’orientation entre les ressources papier accumulées.
Dans le même temps, la nomenclature des questions relatives au personnel, à la comptabilité et à la comptabilité générale de l'entreprise contient une définition claire des intervalles de temps par rapport aux différentes catégories de documentation. Le système structuré précise le temps exact nécessaire pour stocker les documents classés dans un cas particulier. Lorsque vous créez un dossier à l'aide de documents exécutés, vous devez immédiatement supposer quelle sera la durée de conservation. Cette étape s'appelle l'examen primaire, ce qui permet d'identifier la valeur de la documentation.
Index, système et informations de base
La nomenclature des affaires déclare officiellement par quel système il est nécessaire d'indexer les affaires. Ces informations sont pertinentes pour l'enregistrement, car l'index établi par la nomenclature est un élément du numéro d'enregistrement attribué à chaque document individuel de l'entreprise. La nomenclature est une référence informative qui vous permet d'analyser rapidement les caractéristiques structurelles d'une entité juridique particulière.
La documentation est utilisée lorsqu'il est nécessaire de créer une liste de cas. Ceci est pertinent pour le stockage de titres qui, selon la loi, ont un délai de plus de dix ans, y compris le stockage permanent. Cela fait de la nomenclature des cas le principal document comptable utilisé dans les services responsables du travail de bureau dans l'entreprise.
Comptabilité et perfectionnement
La nomenclature des cas est souvent le document le plus pratique par lequel le système de comptabilité est implémenté dans l'entreprise, ce qui vous permet de contrôler des affaires temporaires, c'est-à-dire destinées à être stockées pendant une décennie.
Un autre objectif important de la nomenclature des cas est son applicabilité dans la constitution d'un fichier de carte de référence, nécessaire pour conserver les informations pertinentes sur la documentation exécutée. Le système de classification utilisé dans la constitution de la nomenclature devient la base de la création d'un classeur fournissant des informations de référence sur le flux de documents au sein de l'organisation.
A quoi ça ressemble?
Un exemple de nomenclature de cas peut se présenter comme suit.
Lors de la préparation de la documentation, il est nécessaire d'indiquer vos noms d'entreprise, les services pour lesquels la nomenclature est entrée, ainsi que les dates actuelles.
C'est important!
Parfois, l’entrepreneur a l’impression que, avec un flux de travail relativement petit, l’introduction de la nomenclature n’est qu’un gâchis, une «paperasserie» excessive qui n’apportera pas de réels avantages. Cette approche de la question est catégoriquement incorrecte. Il est nécessaire d’introduire la bonne, appropriée, tenant compte de la nomenclature de chaque organisation dans une entreprise moderne. Lors du développement d’un document, il est nécessaire de s’assurer qu’il couvre l’ensemble du volume de travail de l’entreprise, y compris les étapes de la création. Il est nécessaire que la nomenclature reflète tous les secteurs d’activité, de processus et d’activité de la société.
Vous pouvez lire les exigences généralement acceptées pour la préparation d'un tel document normatif dans les actes juridiques adoptés au niveau de l'État. Les règles de travail introduites pour les archives des entreprises, des instructions standard régissant la circulation des documents des entreprises y sont consacrées. En 1988, un système public d’aide à la documentation a été mis au point, qui est toujours pertinent aujourd’hui. Les documents régulièrement adoptés au niveau des États sont en cours de finalisation en prenant en compte les réalités de notre époque, y compris l'utilisation d'ordinateurs électroniques, tandis que les théories de base de la systématisation et de la classification restent les mêmes.
Formulaires d'article
Dans la version classique, ce document est compilé sous forme de tableau. Les index et les classifications constituent la base des processus d’enregistrement de la documentation générée au sein de l’entreprise, puis transmis à des destinataires externes et acceptés pour le traitement à partir de sources externes. Une nomenclature bien compilée est un outil pratique pour la formation d’autres classificateurs qui accompagnent nécessairement le processus de travail de bureau de toute entreprise moderne. Ainsi, un examen préliminaire de la documentation nécessite souvent un classificateur des problèmes, des domaines de discussion. De plus, des classificateurs spéciaux sont requis pour la documentation exécutée. Lors de la mise en place d'un système électronique, il est nécessaire de développer des navigateurs, des représentations qui reflètent différentes unités structurelles et différents interprètes. En outre, en fonction de la nomenclature des cas, vous pouvez développer un système vous permettant d'organiser la documentation sous contrôle spécial, ainsi que d'autres types.
La nomenclature appartient à la catégorie de la documentation de planification. Vous y trouverez les rubriques des cas proposés pour la planification, la comptabilisation dans différentes directions d'activité, l'activité économique de l'entreprise. Les fonctions attribuées à l'entreprise sont visibles depuis la nomenclature. Le document est préparé pour la prochaine année. Il est donc nécessaire d’y inclure non seulement les capacités et les besoins disponibles du flux de travail, mais également ceux qui sont prévus dans un proche avenir. Il est souhaitable que, lors de l’établissement de la nomenclature, il soit possible de prévoir avec assez de précision les besoins du système de gestion de documents de l’entreprise pour les cinq prochaines années, même si cela n’est pas toujours réalisable dans le contexte économique difficile actuel qui oblige les entreprises à s’adapter.
Réalité et plan
Dans la pratique, la nomenclature des cas est le plus souvent considérée comme une documentation comptable, ce qui est dû à la présence d'un numéro, un index pour chaque rubrique énumérée. La fiche de la nomenclature finale résumant les résultats de l’année nous permet de conclure sur le nombre et les catégories de cas introduits au cours de la période écoulée. Vous pouvez également calculer, sans efforts particuliers et sans perdre de temps en vain, le nombre de cas, de volumes, institués au fil du temps. Cela donne une description quantitative du fonds documentaire, le système de workflow. Une telle analyse est nécessaire à la fois dans le cadre d’une unité structurelle distincte et de l’organisation dans son ensemble.
Une nomenclature faisant office d’enregistrement comptable peut être utilisée lors du transfert de fichiers dans les archives.Cela vaut principalement pour ceux destinés à un stockage temporaire - pas plus d'une décennie. La nomenclature fournit également une base pratique pour la constitution d'un inventaire, qui comprend les cas destinés à être stockés de manière continue ou temporaire, si la période dépasse une décennie. La nomenclature est pratique lorsqu’un inventaire des cas contenant des documents sur le personnel de la société est constitué, ainsi que des actes fixant la destruction de documents, l’attribution de documents inutiles ou ne pouvant pas être conservés.
Les spécificités de certains types d'organisations
Une mesure obligatoire sera la compilation d'un élément pour tout organisme gouvernemental. Ce document doit être présent dans les entités légales communales, territoriales et subordonnées. Une telle procédure obligatoire est due au transfert de la documentation générée dans les organisations, les institutions pour le stockage dans les archives de la municipalité ou au niveau fédéral.
Si nous parlons d'une organisation privée, la constitution de la nomenclature est également nécessaire, mais les exigences qui s'y appliquent sont beaucoup moins strictes. D'une part, le document est également multifonctionnel - il ne dépend pas de la participation de l'État à l'entreprise. Il est recommandé de développer une nomenclature à une époque où une entité juridique est en train d'être créée. Lors de la prise de contrôle, de la fusion, il est nécessaire de reformer un tel système de classification des flux de documents si une nouvelle entité juridique est simultanément créée. Selon les règles, l’élaboration de la nomenclature est une tâche extrêmement prioritaire et il est nécessaire d’y travailler même avant la formation de l’instruction décrivant les règles du flux de travail.