Dříve či později v činnostech individuálního podnikatele přichází čas, kdy je třeba fakturovat vašemu obchodnímu partnerovi. Neexistuje žádná oficiálně schválená forma takového dokumentu, proto jej každý podnik nebo jednotlivý podnikatel samostatně určuje. Současně je účet základem pro vypořádání, proto musí mít určité podrobnosti.
Co je to účet a jeho povinné údaje
Účet je dokument, který zobrazuje hlavní body nadcházející transakce. Hlavním účelem jeho vzniku je požadavek zaplatit za určité služby nebo za dodání zboží.
Jak fakturovat? V prvé řadě se jedná o platební doklad, takže musí obsahovat bankovní údaje pro platbu. Na faktuře by navíc měly být uvedeny následující informace:
- úplné údaje o jednotlivém podnikateli, konkrétně F. I. O. a TIN;
- název organizace, která účet zaplatí, jeho daňový kód;
- je-li faktura vystavena podle podmínek podepsané dohody, musí dokument obsahovat odkaz na tuto fakturu;
- adresa sídla podnikatele;
- úplné údaje o účtu (číslo a datum), aby je bylo možné identifikovat z jiných požadavků;
- název produktu nebo služby s maximálním popisem prodaných produktů;
- množství dodaného zboží;
- jednotkové náklady a celková částka.
Na konci dokumentu musíte uvést celou splatnou částku. Pokud je podnikatel v systému DOS, uveďte částku s DPH v číslech a slovech. Na samém konci se připojí podpis IP, pokud existuje účetní, pak jeho podpis a pečeť (pokud existuje).
Jako další podmínky můžete na faktuře uvést:
- dodací podmínky;
- termín dodání zboží nebo poskytnutí služeb
- slevy;
- závazky stran;
- pokuty.
Zda fakturovat či ne
Musím fakturovat za platbu? Ve skutečnosti takový postup není upraven zákonem. Strany mohou jednat na základě smlouvy a provádět platby v rámci této smlouvy. Účet však přesto umožňuje přesnější vyrovnání mezi protistranami.
Bude-li to stanoveno podmínkami dohody podepsané oběma stranami, bude povinna vystavit fakturu. Takový doklad bude rovněž vyžadován, pokud není podle podmínek smlouvy stanovena jasná částka pro platbu. Například dodání zboží se provádí postupně, pomocí dalších aplikací nebo se jedná o účty za energie.
Podle požadavků některých článků daňového zákoníku je rovněž povinné fakturovat v následujících případech:
- je-li jednotlivý podnikatel osvobozen od DPH (článek 145);
- je-li dokument vyhotoven osobně od prodávajícího a jedná se o obecný daňový systém (článek 145);
- v případech, kdy již byla částečná záloha již přijata (článek 168).
V každém případě vám účet umožňuje rychle vytvářet finanční vztahy mezi stranami a provádět rychlé platby.
Pořadí registrace
Jak vystavit fakturu a jak se objeví? Fakturu si můžete sami vytvořit na listu A4 nebo A5 v libovolném kancelářském programu, například v aplikaci Word nebo Excel. Dnes existuje mnoho šablon, to znamená, že nemusíte znovu objevovat kolo. V případě potřeby může být faktura vystavena na hlavičkovém papíře.
Existuje také několik programů CRM, které vám umožní vytvořit si účet zdarma.Rovněž je třeba mít na paměti, že navzdory skutečnosti, že podoba takového dokumentu jako účtu chybí v regulačních dokumentech, může být předložena při soudním jednání jako důkaz.
Způsoby převodu účtu na protistranu
Dokumenty generované v podnicích lze přenášet různými způsoby. Účet není výjimkou. Vysílá se takto:
- faxem;
- e-mailem
- poštou
- osobně v ruce.
Hlavní chyby v přípravě
Jak fakturovat? Tato otázka často vyvstává mezi začínajícími individuálními podnikateli. Znát chyby, které by neměly být provedeny, bude mnohem snazší vytvořit správný dokument.
Nejprve, pokud je účet podepsán samostatným podnikatelem a účetním, musí být jejich podpisy dešifrovány. Je-li faktura odeslána ve formě elektronického dokumentu s podpisem elektronického digitálního podpisu, není již dešifrování nutné.
Často se stává, že na faktuře se datum vydání a sestavení dokumentu neshoduje. To je špatně. A ještě jeden problém - nepozornost při vyplňování údajů o platbě. Pokud je dokument připraven ve zvláštním účetním programu, přirozeně se tak nestane. Pokud však IP účtuje jen zřídka, pak je před zasláním protistraně nutné několikrát zkontrolovat zúčtovací účty a další podrobnosti.
Fakturační deník
Vzniká logická otázka - pokud forma účtu není upravena zákonem, potřebujete k tomu deník? Ve skutečnosti by takový deník měl být povinný osobami, které se zabývají zprostředkovatelskými službami. Formu takového účetního dokladu stanoví vyhláška vlády Ruské federace č. 1137.
V tomto případě je držitel deníku fakturovaných faktur povinen do něj zadat údaje o přijetí faktur. Regulační akty stanoví možnost vedení takového deníku v elektronické i papírové podobě, přestože jeho podání Federálnímu inspektorátu daně je poskytováno výhradně v elektronické podobě. Časopis se skládá ze dvou částí a je udržován čtvrtletně.
V první části deníku přijatých a vydaných faktur jsou uvedeny přijaté faktury a ve druhé, - vydané. Dokument se má IFTS předkládat čtvrtletně, tj. Za první čtvrtletí do 20. dubna, za druhé - do 20. června atd.
Všichni jednotliví podnikatelé a právnické osoby zapojené do mediace jsou povinni uchovávat tyto časopisy po dobu 4 celých let, které se počítají od okamžiku, kdy byl do ní vložen poslední záznam.
V případě neexistence takového časopisu se poskytuje pokuta 10 000 rublů, která je stejná pro právnické a fyzické osoby.
V ostatních případech se účtování faktur provádí výhradně na žádost podnikatele.
Jak zobrazit DPH na účtu?
Pokud jednotlivý podnikatel pracuje na společném základě a je plátcem daně z přidané hodnoty, musí při fakturaci tuto daň oddělit v samostatném řádku. V praxi existují dvě možnosti a obě jsou správné.
Celková splatná částka se počítá včetně DPH, například:
„Celková částka je: 100 000,00 rublů, včetně 18% DPH - 18 000,00 tisíc rublů. Celková částka k zaplacení: 100 000,00 rublů. “
Druhá možnost:
„Celková částka je: 82 000,00 rublů, včetně 18% DPH - 18 000,00 tisíc rublů. Celková částka k zaplacení: 100 000,00 rublů. “ To znamená, že nejprve je stanovena částka bez DPH, poté je přidělena částka daně a celková splatná částka.
Platební doba
Jak fakturovat a správně zobrazit datum splatnosti? Lhůtu, do které musí být platba provedena, lze uvést v samotném dokumentu i přímo ve smlouvě. Pokud je cena a termín splatnosti stanoveny ve smlouvě, pak strana, která ji stanoví, není oprávněna měnit hodnotu.
Pokud faktura nemá lhůtu, ve které musí být provedena platba, nejedná se o porušení. Ačkoli v praxi, s „knock out“ platby mohou nastat určité problémy.V takových případech jsou nejčastěji podmínky předepsány ve smlouvě. Pokud nedojde k dohodě, má strana, která musí provést platbu, šanci samostatně určit, kdy bude platit.
Čas platby lze určit určitým způsobem. Například datum přijetí faktury nebo přijetí zboží. V každém případě strana fakturující platbu a určující podmínky vypořádání v ní zaručuje druhé straně, že během tohoto období se nezvýší náklady na zboží nebo služby.
Ve skutečnosti by neměly vznikat žádné problémy s fakturací IP společnosti LLC. Potenciální zákazník kontaktuje jednotlivého podnikatele, oznamuje jeho přání koupit konkrétní produkt a jeho množství. Prodávající na základě písemné nebo ústní žádosti vystaví faktury a převede je k úhradě protistraně. Strana, která fakturu obdržela a souhlasila s jejím zaplacením, převádí prostředky na bankovní účet dodavatele a přijímá jeho zboží.