Účetní často pochybují o tom, jak správně vystavit fakturu a kdy by to mělo být uvedeno v účetních knihách. Podívejme se, co tento dokument je a jak jej použít.
Faktura je distribuovaný dokument, podle kterého se účtuje jak platba za zboží, tak i odpočet daně. V mezinárodním účetnictví vypadá tento dokument takto:
Co říká daňový zákon
Podle daňového řádu je lhůta pro vystavení faktury omezena na 5 pracovních dnů - ve skutečnosti na jeden týden. Toto období se počítá takto:
- dnem přijetí zálohy (zcela nebo zcela) za další dodávky nebo převod vlastnictví;
- dnem skutečného odeslání zboží (poskytnutí služeb nebo provedení práce), převod vlastnictví.
Pětidenní období se považuje ode dne následujícího po datu první zásilky. Pokud byla faktura vystavena za dílo nebo za poskytnutí služeb, lhůta pro fakturaci se počítá ode dne úplného poskytnutí díla nebo služeb. Upozornění: nejde o zahájení práce, ale o úplné poskytnutí dohodnutých služeb nebo práce. Výjimkou jsou případy, kdy bude práce prováděna na záloze a tato okolnost je výslovně uvedena v hospodářské smlouvě. V takovém případě se protistraně vystaví zálohová faktura. Lhůta pro vydání těchto dokumentů je pět dní ode dne, kdy byly peníze připsány na účet.
Pracovní dny a dny volna
Stává se, že lhůta pro vydání připadá na nepracovní den. V tomto případě čl. 6.1 daňového zákoníku umožňuje prodávajícímu odložit fakturu o první pracovní den po pětidenní lhůtě. Tato norma by se však měla používat velmi opatrně, protože i jednodenní zpoždění povede ke skutečnosti, že faktura nebude při příští daňové kontrole započítávána. Auditoři a zkušení hlavní účetní proto v tomto případě doporučují fakturaci předem, aniž by čekali na konec pětidenní lhůty. Fakturace může být provedena ve stejný den, kdy byla provedena odpovídající obchodní transakce. V případě potřeby lze fakturu vždy upravit.
Sjednocené faktury
Podle daňového řádu mohou některé komerční podniky vystavovat na základě výsledků vykazovaného měsíce jednorázové (konsolidované) faktury za prodej. Ve smlouvě musí být stanoveno právo pracovat na jednom účtu. Je povoleno pracovat v této podobě dodavatelům, kteří provádějí:
- nepřetržité dodávky zboží;
- nepřetržitě poskytovat dopravní nebo logistické služby;
- dodávka elektřiny, palivových zdrojů;
- Poskytování komunikačních služeb;
- denně a nepřetržitě prodávat zboží.
Pokud protistrany pracovaly méně než 30 kalendářních dnů, měla by být faktura vystavena v době, kdy je lhůta pro dodání. V tomto případě však mohou inspektoři trvat na tom, že je porušena zásada správnosti a kontinuity dodávek. Proto by k novým protistranám s jednotnou sazbou faktury mělo být přistupováno obezřetně.
Pokud jde o daňový zákon, období pro vystavení faktur za vykazovaný měsíc trvá do pěti dnů od měsíce následujícího po vykazování. Musíte však zaregistrovat takové účty v měsíci, ve kterém byl proveden první prodej obdrženého zboží.
Odpovědnost za nedodržení lhůt
Trestní zákon neuvádí sankce za porušení lhůt pro vystavování faktur. Inspektoři se však zpravidla řídí čl.120 daňového zákoníku a je požadováno pozdní vyúčtování, stejně jako u nevyfakturování obecně. To platí zejména pro dokumenty, které musí být vytvořeny na křižovatce dvou vykazovacích období. Například, pokud má být faktura vystavena minulý měsíc, ale vytvořena pouze v aktuálním měsíci, mohou to inspektoři považovat za nedostatek faktury a pokutu společnosti.
Zálohy
Doposud jsme hovořili o fakturách vydaných za první akci, jako je dodání zboží nebo skutečná prezentace služeb. A jak napsat a vypočítat termín pro fakturaci předem? Jak brzy by měl být předložen protistraně?
Načasování zálohových faktur přímo souvisí s daňovou povinností společnosti. Peníze přijaté společností v souvislosti s obchodní činností se automaticky stávají základem pro zdanění a faktura je dokladem o správnosti příjmu peněz.
Je-li první událostí přijetí peněžních prostředků na běžný účet, začíná lhůta pro vystavení faktury předem ve stejném období a za stejných podmínek jako faktura za dodání zboží. U předběžně převedených prostředků tedy vzniká daňová povinnost do pěti dnů po obdržení peněz, což by se mělo odrazit v příslušném dokumentu. Tyto lhůty pro vystavování zálohových faktur jsou stanoveny v čl. 164 odst. 4 současného daňového řádu.
Elektronické dokumenty
02.02.2010 Daňová služba Ruské federace uznala právo daňových poplatníků pracovat s elektronickými vzorky daňových a účetních dokladů. Poprvé je elektronický dokument uznán jako rovnocenný a je přijímán společně s dokumenty na papíře. Tato norma je stanovena v odstavci 1 čl. 169 Daňový zákon. Lhůty pro vystavování elektronických faktur jsou obdobné jako pro uchovávání papírových dokumentů, protože v tomto případě jsou papírové i virtuální dokumenty identické.
K provedení tohoto ustanovení byla samostatnou objednávkou daňové služby schválena forma elektronických faktur, časopisů účetnictví pro tyto dokumenty a další knihy. Postup pro práci s těmito dokumenty je podobný pracovnímu postupu v papírové podobě. Jeden den je určen pro každou výměnu účtů, ale ve skutečnosti díky internetu trvá operace několik sekund. Výměna účtů je stanovena v pořadí 174 n a skládá se z následujících položek:
- Datum, kdy se faktura objeví v účetnictví protistrany, je datum, kdy operátor takový soubor obdrží. Upozornění: ne datum faktury, ale datum přijetí operátorem.
- Přijetí elektronických faktur s DPH, lhůta pro vystavení těchto dokladů se nepočítá od data uvedeného v dokladu, ale od odeslání faktury kupujícímu operátorem. Lhůta pro fakturaci prodávajícím tedy závisí nejen na první události, ale také na předání elektronického dokumentu provozovateli.
Dokladem o přijetí dokumentu může být oznámení. Dříve to bylo povinné náležitosti elektronické faktury. Tento dokument je nyní přírůstkem k účtu a je prováděn pouze v případě dodatečné dohody mezi protistranami.
Registrace faktury
Účtování faktur, které jsou základem pro daňové transakce, se provádí v účetních knihách. Od ledna 2015 jsou povinni takové časopisy uchovávat pouze daňoví poplatníci. Existují však výjimky z tohoto pravidla. Podle stávajících pravidel a předpisů by tedy měl být k dispozici deník faktur:
- s daňovými poplatníky;
- osoby osvobozené od povinnosti být daňovým poplatníkem;
- osoby, které nejsou registrovány jako daňoví poplatníci, pokud při podnikání pravidelně vydávají nebo dostávají faktury a přitom zastupují zájmy jiných osob na základě dvoustranných dohod.
Úplný seznam zásad pro zpracování a uchovávání těchto dokumentů je obsažen v Pravidlech pro vedení evidence faktur schválených v roce 2011.
Postup při vyplňování faktur
Podle Pravidel plnění mají daňoví poplatníci možnost v tomto dokumentu uvést další informace. Mezi ně patří:
- podrobnosti o primárním dokumentu (faktura, bankovní výpis);
- jméno osoby vystavující fakturu s aktuálními zákonnými a vyúčtovacími údaji.
Zmínka o primárních dokumentech umožňuje prodávajícímu uvést doplňující informace nejen pro prodávající, ale také pro kupující, například je možné určit datum přijetí zboží nebo lhůtu pro dokončení díla, další informace zajímavé pro opačnou stranu. Aby bylo možné regulovat tok nezbytných informací, bylo takové přidání povoleno.
Nové změny
V roce 2017 byl dokument změněn. Povinným požadavkem je tedy kód druhu zboží TN FEA, který je nezbytný pro dohled nad odpočty pro komoditní skupinu zboží. V případě komoditní skupiny se odpočet přijímá ve staré objednávce a v případě transakcí s nezařazeným zbožím se odpočet provádí v nové podobě. Kód typu zboží TN VVED se stal povinným pro označení v dokumentu. Důvodem je skutečnost, že tento kód je nezbytný pro sledování odpočtů za zboží komoditní skupiny, které jsou přijímány ve staré objednávce. Všechny ostatní skupiny produktů jsou sestaveny v aktuální podobě.
U nových účtů je nutné uvést adresu, která musí odpovídat údajům z registru. Dříve stačilo upřesnit podrobnosti z podkladových dokumentů, nyní nová pravidla ukládají korespondenci jak na faktuře, tak v registru právnických osob.
Úprava fakturace
Opravné faktury se vystavují, pokud došlo ke změně hodnoty zboží, služeb nebo práce. Velikost změn je v tomto případě uvedena ve sloupci 5 faktury. Pokud se změní počet jednotek dodaného zboží nebo služeb, provedou se změny ve sloupci 3.
Fakturační období rozpočtu a úprav
Předtím, než se dozvíte o načasování vystavování opravných faktur, nebude zbytečné seznámit se se smlouvou, podle které je podnikání tohoto podniku prováděno s protistranou. Pokud smlouva naznačuje možnost provedení změn, měly by být provedeny v pětidenní lhůtě po schválení. Potvrzení tohoto souhlasu může sloužit jako akt zjištěného rozporu, potvrzený oběma stranami.
Všechny daňové žaloby s fakturami a opravnými fakturami se vztahují k období, ve kterém byly tyto dokumenty vydány. Na základě opravné faktury vystavené za účelem snížení celkových nákladů na dodání má dodavatel právo snížit své vlastní daňové závazky. Za účelem odpočtu DPH vystaví prodávající zápornou fakturu. Částka DPH se tak sníží o částku úplné faktury mínus částka opravné faktury. Kupující má naopak dodatečnou povinnost zvýšit svou DPH na základě faktury. Pro elektronické faktury platí podobné požadavky. Lhůta pro vystavení faktury za úpravu elektronického formátu je stejná jako u papírových dokumentů - do pěti dnů po podpisu Zprávy o nesrovnalostech.
Oprava chyb ve fakturách
To je možné, pokud bylo ve faktuře zjištěno následující:
- chyba v údajích kupujícího nebo prodávajícího;
- Nesprávná sazba daně
- jednoduchý překlep.
Pokud má být faktura opravena, měl by být pro ni připraven nový revidovaný dokument. Bez ohledu na to, kdy byla oprava provedena, je opravená faktura přiřazena ke stejnému zdaňovacímu období, ve kterém byla operace provedena a byla vystavena původní faktura.Pokud faktura, která byla vystavena s chybou, nevede k odmítnutí vrácení DPH, nelze ji opravit.
Číslování hlavních a opravných faktur do jednoho období je nepřetržité. Opravy opravných faktur se připravují stejným způsobem jako ty původní. Číslování opravených účtů v rámci jednoho účtu však vždy začíná jedním. Do účetních deníků se zapisuje: číslo faktury je takové a takové, oprava č. 1 a je to takový účet, který by měl být zohledněn při výpočtu DPH.