Majitelé malých a středních podniků jsou nuceni pracovat po dlouhou dobu. Někteří podnikatelé dokonce pracují o víkendech. Pro snížení nouzového pracovního zatížení je vhodné používat automatizaci různých rutinních procesů a akcí. Existují však některé operace, které lze nejlépe provádět nezávisle, aby nedošlo ke ztrátám.
Vlastnosti a výhody automatizace
Malé podniky to často potřebují, protože podnikatelé a zaměstnanci musí často provádět rutinní a zcela zbytečné činnosti. Mezi klady patří skutečnost, že nemusíte trávit spoustu času a úsilí na jednoduchých a rutinních činnostech, které lze provádět automaticky.
Uvolněný čas lze využít k navázání kontaktů s dodavateli, komunikaci s příbuznými nebo k plnění jiných důležitých úkolů, které nelze automatizovat. Proto můžeme rozlišit několik obchodních procesů, které by měly být automatizovány.
1. Reakce na e-maily
Každá společnost má e-mail a často dostává mnoho různých dopisů od partnerů, zákazníků nebo pouze soukromých zákazníků. Asi 25% času, kdy majitel firmy tráví kontrolou e-mailů a psaní odpovědí.
Současně je možné tento proces, pro který se používají šablony, urychlit. Nejedná se o úplnou automatizaci, ale můžete zkrátit dobu, kterou musíte věnovat psaní textů.
2. Vyplňování faktur
Účetnictví je složitý a časově náročný proces. Obvykle je do toho zapojen zkušený účetní, často však začínající podnikatelé prostě nemají finanční možnosti na najmutí specialisty. Proto musí samostatně připravit mnoho dokumentů, které obsahují stejný typ faktury.
Pro jejich kompilaci je žádoucí použít speciální počítačové programy, které vám umožní změnit pouze základní informace, ostatní zůstanou nezměněny.
3. Mzdy
Jejich kompilace je únavná práce, která musí být prováděna měsíčně, protože každý měsíc je vyplácena mzda zaměstnancům společnosti. Je obtížné automatizovat přípravu mezd, pokud mnoho zaměstnanců ve společnosti stále dostává své platy v hotovosti.
Proto je vhodné převádět všechny zaměstnance, aby dostávali mzdy v bezhotovostní formě. Za tímto účelem jsou vybírány banky, které nabízejí optimální podmínky pro otevírání vkladových a mzdových karet. Za těchto podmínek budou v automatickém režimu převedeny prostředky na účty zaměstnanců, takže nemusíte řešit sestavování výkazů.
4. Správa úloh
Přibližně 70% času podnikatele se věnuje řízení různých úkolů v rámci jeho podnikání. Pro úsporu času a úsilí je vhodné používat specializovaný software. S ním můžete koordinovat akce mezi různými úkoly, zbavit se opakujících se akcí a také neustále upravovat digitální seznam úkolů.
Tyto programy připomínají určité činnosti, které musí podnikatel provést v určitém časovém období. Proto se nemusíte starat o to, že majitel společnosti z různých důvodů zapomene na určité úkoly.
5. Zprávy a prohlášení
Každý podnikatel platí daně na základě dříve vybraného daňového systému. Chcete-li se hlásit federální daňové službě, je nutné včas připravit a podat daňové přiznání nebo jiné dokumenty. Chcete-li to provést, musíte se dobře orientovat v účetnictví.
I tento proces lze automatizovat. Daňová služba nabízí podnikateli možnost stáhnout si speciální programy z oficiálních webových stránek Federální daňové služby. Do těchto programů se zadávají pouze informace o výsledcích činnosti společnosti, po kterých se výpočty provádějí automaticky. Díky tomuto softwaru můžete výrazně snížit množství času a úsilí, které musíte věnovat sestavování oficiální dokumentace.
Jaké úkoly nelze automatizovat?
Přestože automatizace má mnoho výhod, stále existují některé činnosti, které musí podnikatel provést osobně. V opačném případě nemusí podnikatel brát v úvahu mnoho důležitých bodů, které povedou ke ztrátám společnosti.
1. Problémy se zákazníkem
K nespokojenosti zákazníka a zákazníka může dojít kdykoli z různých důvodů. Řešení takových obtíží v automatickém režimu je prostě nemožné, proto se tento proces musí účastnit podnikatel. Musí problém vyřešit tak, aby nespokojený klient neopustil stížnost na internetu.
Při řešení těchto problémů je důležité zaměřit se na osobní komunikaci. Nepoužívejte e-maily ani telefonní zprávy, proto je vhodné si domluvit schůzku a změnit názor klienta.
2. Přizpůsobení zákazníků
Do obchodu neustále vstupují noví zákazníci, kteří si nejsou jisti vhodností spolupráce. Proto je důležité používat určité obchodní procesy zaměřené na jeho rychlé přizpůsobení.
V rané fázi interakce se podnikatel nemůže spolehnout na automatizaci, protože je pravděpodobné, že ztratí velkého klienta. Proto je nutná osobní pozornost k vytvoření silného vztahu.
3. Uznávání zaměstnanců
Zaměstnanci společnosti jsou cenným zdrojem pro každého podnikatele. Pokud se tedy podnikatel chce neustále dozvědět o různých úspěších specialistů, bude se muset zabývat hodnocením a analýzou sám. Je nemožné tento proces automatizovat, protože jinak se zaměstnanci začnou cítit volněji, což často vede ke snížení produktivity práce.
Pokud některý specialista dosáhne ve své kariéře výšek, měl by podnikatel oslavit svůj úspěch udělením cen nebo cen.
4. Kreativní procesy
Přestože automatizace zvyšuje produktivitu, nemůže nahradit tvůrčí práci, kterou lidé dělají. Programy nemohou reprodukovat lidský mozek, proto realizace a tvorba kreativních nápadů vyžaduje zapojení zkušených a talentovaných najatých profesionálů.
Kreativní pracovní místa jsou proto stále žádaná a vysoce placená. Pro řešení důležitých otázek musí mít zaměstnanec kritické myšlení a inovativní dovednosti.
5. Budování silných vztahů s kolegy a zákazníky
To je možné pouze prostřednictvím osobní komunikace podnikatele se zástupci jiných společností nebo zaměstnanců. Neměli byste důvěřovat automatizaci, takže je vhodné opustit neustálé používání e-mailů nebo jiných systémů.
Pro zaměstnance musíte použít různé dary nebo vlastnoruční dopisy s poděkováním. Pokud dojde k nespokojenosti zákazníků, musíte vést osobní rozhovory.
Proto i při používání moderních technologií nelze některé procesy automatizovat.
Závěr
Automatizace může ušetřit čas a úsilí podnikatele, takže je vhodné jej implementovat do práce společnosti při provádění rutinních operací.Existují však některé obchodní procesy, které vyžadují osobní pozornost obchodníka.