Je obtížné si představit podnikání bez schůzek nebo jiných schůzek vedení se zaměstnanci. Během těchto schůzek se naváže kontakt v týmu, sdělí se důležité informace a podají se návrhy. Schůzky nejsou vždy zajímavé nebo důležité, o to pozitivnější je vnímají všichni zaměstnanci. Abyste neztráceli čas na prázdném shromáždění zaměstnanců, měli byste znát tajemství úspěšných obchodních jednání.
Jasná agenda
Obchodní jednání není tajné setkání, ale plánovaná událost, která musí být předem dohodnuta se všemi účastníky. Za program je zodpovědný vedoucí nebo osoba, která shromažďuje členy schůzky. Obsahuje následující údaje:
- Datum a čas schůzky.
- Téma konverzace.
- Seznam řečníků. Pokud vůdce nebo organizátor někoho vyzval, aby přednesl řeč, měl by být řečník předem varován. To zmírní trápnost a rozpaky a umožní reproduktoru lépe se připravit, aby neztráceli čas ostatních posluchačů zbytečnými informacemi ani se nepokoušel vzpomenout na potřebná data.
Tip: Každý, kdo mluví kromě organizátora, by měl znát svůj čas přibližně. To jim umožní neopustit schůzku v nesprávný čas a neochotně očekávat. Celkový dojem ze setkání, během kterého všichni znají své místo, bude pro většinu účastníků pozitivní.
Žádné další posluchače
Pokud si nepřejete vidět zívnutí a znuděné tváře publika, neměli byste pozvat ty, kteří nemusí být na setkání. Samozřejmě se může ukázat, že schůzka opravdu zajímá pouze 5 lidí ze 100. V tomto případě však stále není nutné pozvat 50 lidí jako komparzistů, což řečníky jen otravuje a mentálně si přeje, aby to všechno brzy skončilo.
Tip: Vždy můžete pozvat „hořící hlavy“. Jedná se o ty, kteří se zajímají o projekt, myšlenku a nejsou averzní vůči účasti na setkání nebo jiným projevům aktivity. Tito zaměstnanci pak šťastně sdělí celému týmu, co bylo na schůzce projednáno a jak schůzka proběhla.
Možnost mluvit
Toto pravidlo dobrého shromáždění vyplývá z předchozího. Pro ty, kteří se o schůzku opravdu zajímají, nebude vadit vyjádření jejich názoru na danou otázku nebo podání nabídky.
Pokud však má schůzka více než 15 lidí, může kolektivní diskuse trvat déle než 1,5 hodiny. Abyste nikoho neurazili, měli byste dát slovo vůdcům skupin nebo požádat všechny, aby shromáždili zájmy, abyste několika řečníkům mohli oznámit své názory.
Omezení monologů
Organizátoři schůzek a vedoucí týmu by neměli činit nudu přítomných, zatímco tráví hodiny vyjádřením svých myšlenek, nadějí a preferencí. Čas pro každého účastníka by měl být omezen.
Pokud je nutné rozhodnout, které je lepší: zkrácení nebo prodloužení prezentace, měli byste zvolit první možnost. Pokud si chcete poslechnout podrobnosti, studenti sami položí otázky nebo požádají o další informace.
Ale není nic horšího, když se v očích přítomných objeví otázka: „Kdy to skončí?“ Mezitím organizátor schůzky, jako by se nic nestalo, vypráví svůj názor na nový projekt a nevenuje pozornost unaveným povzdechům pracovníků.
Jasné úkoly
Pokud schůzka nemá čistě informativní charakter, měli by účastníci po jejím skončení obdržet jasná doporučení nebo úkoly.Pokud se chcete účastnit nového projektu, každému by měl být dán název myšlenky, požadavky, úkol a lhůty pro jeho realizaci.
Manažeři, kteří žádají zaměstnance, aby splnili požadavky, ale nestanoví konkrétní termíny, prostě ztratí čas. Bez tvrdých limitů mnozí dělají vše v poslední chvíli a na vině jsou nejen nezodpovědní pracovníci.
Kontrola provádění
Po obdržení úkolů po schůzce je ne všichni zaměstnanci svědomitě začínají plnit. Pokud ale vůdce zapomněl, na koho určil, jaké úkoly, pak bylo setkání zbytečné.
Pravidelné sledování plnění úkolů přijatých během zasedání je důležitou součástí procesu projednávání. Následovat musí být ten, kdo dal pokyny. V opačném případě budou požadavky volitelné, což v konečném důsledku zruší výhody obchodních jednání v podnikání.
Žádné rozptýlení
Během veřejného projevu by se reproduktor neměl rozptylovat cizími zvuky, předměty nebo činnostmi. Není dovoleno hledat nikde kromě textu, obrazovky monitoru prezentace nebo těch, kteří poslouchají jeho řeč.
Je vhodné zapnout nebo vypnout mobilní telefon. To platí také pro ty, kteří poslouchají řeč: hovory, SMS a komunikace na sociálních sítích během projevu jiné osoby jsou známkou toho, že schůzka je nudná a neobsahuje užitečné informace. Když je schůzka efektivní, nikdo tráví čas gadgety nebo jinými způsoby, jak se bavit.
Krátké termíny
Nedoporučuje se pořádat schůzky denně, protože taková setkání mohou být pro většinu zaměstnanců únavná. Pokud je však potřeba shromažďovat diktována zvláštností podnikání, musíte věnovat zvláštní pozornost času schůzky.
Schůzka bude produktivní, pokud nebude zdlouhavá. Maximálně 20 minut denně postačuje k předání důležitých informací a ke správě jmenování osob odpovědných za každodenní úkoly.
Analýza práce
Vedoucím nebo organizátorům schůzek se doporučuje zaznamenat postup nebo vést zvláštní kalendář, schůzkový deník. Je třeba poznamenat, jak dlouho setkání trvalo, hlavní body, úkoly a návrhy.
To vám umožní neopakovat, produktivně uspořádat příští schůzku a eliminovat potřebu zapamatovat si, které úkoly vyžadují monitorování.