Stejně jako v jiných oblastech podnikání, specialisté na zadávání veřejných zakázek dávají výhodu nad podnikatelem nebo majitelem malé firmy, který to zjistí s růstem podniku. Zatímco odborníci argumentují snížením nákladů, rozvojem nových trhů a minimalizací rizik, může se zdát, že nákup pro majitele malých podniků je poněkud zastrašující. Mnoho podnikatelů není s těmito tématy obeznámeno a ví o dopadu zadávání veřejných zakázek později, než by mělo.
Společnosti s efektivním týmem pro zadávání zakázek často podnikají skvěle a těší se úspěchu stálých zákazníků.
Chcete-li tečku všechny i, zvažte všechny základní procesy, které moderní zadávání veřejných zakázek zahrnuje. To vám dá jasnost, pokud jde o základní funkce, které tvoří většinu odpovědností za zadávání zakázek. To vše budete muset prohledat na jakékoli příslušné platformě pro zadávání veřejných zakázek.
Kontrola požadavků a zásob
Před zahájením cyklu nákupu před platbou je nutné určit potřebu produktu nebo služby. V kontextu malých podniků je klíčové posuzování platnosti potřeb. Jak vám řekne jakýkoli odborník na nákup, zkontrolujte dostupnost určitých produktů / materiálů ve vaší „zásobě“. Zdůrazněte pro sebe, co vám chybí, a z toho již odstraňte ty body, které se vám zdají bezvýznamné. Upřednostňujte nejreálnější a nejefektivnější nákupy, aby bylo vše později odůvodněno. Než přejdete k dalšímu kroku, je velmi důležité zkontrolovat své potřeby a dvakrát zkontrolovat dostupnost: zvýšit vaše požadavky na nákup.
Zvyšte požadavek na nákup
Zde tým nebo člen týmu, který potřebuje konkrétní produkt / službu, pošle žádost. Může to být papírová forma, elektronická forma nebo ústní žádost telefonicky. Pokud začínáte znovu, použijte k ukládání a komunikaci elektronické formuláře. Zajistěte, aby žádosti nastaly až po splnění určitých administrativních požadavků. Toto je metoda, která vám pomůže zajistit, aby byly provedeny pouze platné žádosti. Jak ukazuje praxe, je to právě tato metoda na samém začátku, která hraje obrovskou roli, protože vás jako podnikatele odhaluje dodavatelům z nejlepší strany. Postupujte podle jasných pravidel a předpisů v procesu podávání žádosti a poté se vaše podnikání začne vyvíjet tak, jak má.
Správa požadavků na nákup
Začněte přiřazením primární odpovědnosti za schvalování žádostí o nákup. Někdo z finančního oddělení nebo oddělení nákupu posuzuje každou žádost o nákup a buď ji schválí a vydá objednávku, nebo ji odešle zpět zákazníkovi s uvedením důvodu odmítnutí. Po schválení objednávky jménem vaší společnosti se doporučuje provést kontrolu rozpočtu. Udělejte to před odesláním jakýchkoli dotazů nebo nabídek (RFP, RFQ) podle potřeby. To je důležité, protože se často stává, že objednáváme vše, co se zdálo nezbytné, a pak nemůžeme za objednávku zaplatit. Dluh jak na začátku, tak na vrcholu podnikání je špatnou politikou. Dělejte vše na základě financí.
Další tip: můžete se obejít, pokud je možný hromadný nákup. To se nejlépe hodí pro jedinečné jednorázové nákupy zboží nebo služeb nízké hodnoty nebo nespravované nákupy určité kategorie.
Vyjednávání a schvalování objednávek
Po odeslání objednávky svému dodavateli ji může schválit, odmítnout nebo zahájit jednání.V tomto okamžiku můžete diskutovat o proměnných, jako jsou dodací lhůty, alternativní položky, ceny a způsob dopravy. Upozorňujeme, že dohoda je právně závaznou smlouvou. Poté, co prodávající podepíše, jsou povinni ze zákona poskytovat uvedené služby nebo zboží v souladu se stanoveným harmonogramem za uvedenou cenu.
Příjem zboží a / nebo výrobků
Váš prodejce vám pošle zboží nebo poskytuje službu a představí vám důležitý dokument o přijetí zboží. Podepíšete to, jakmile potvrdíte, že požadovaný produkt (nebo poskytované služby) je v pořádku a je ve vašem skladu. V tomto okamžiku také provedete bezpečnostní opatření nazývané shoda tripartity, což znamená porovnání nákupní objednávky, balicího seznamu dodávaného s produktem nebo službou a faktury dodavatele. Jakmile se ujistíte, že se všichni shodují, teprve pak byste měli jít k platbám.
Kancelářská práce a produktivita prodejce
Po dokončení všech procesů, které vedou od „zadávání veřejných zakázek“ k „platbě“, přijmete dvě opatření k zajištění konzistence. Prvním je vedení záznamů a druhým je analýza výkonnosti dodavatele. Po provedení každé platby ji zaregistrujte do trvalého záznamu, který je užitečný pro audit, a pokud potřebujete získat podrobnosti o objednávce později, pomůže vám to. Přechod na digitální data vám pomůže uložit všechna vaše nákupní data na snadno přístupném centralizovaném místě.
Práce dodavatele je možná jediným klíčem k efektivnímu zadávání veřejných zakázek. Zde vyhodnocujete každého dodavatele podle faktorů, jako je kvalita dodávaného zboží nebo poskytovaných služeb, jak dobře dodržují dodací lhůty a smluvní závazky, a rychlost reakce. Pokud jste s žádnou z těchto oblastí nebyli spokojeni, zaškrtněte toto červeně. Analýza řízení výkonu dodavatele vám pomáhá udržovat a rozšiřovat vztahy pouze s nejefektivnějšími dodavateli.
Závěr
Pochopení procesů zadávání zakázek znamená nákupy prvotřídní kvality! Podnikatelé hodně přemýšlejí a nemusí mít pocit, že se musí stát odborníkem na zadávání veřejných zakázek, aby jejich podnikání probíhalo hladce. Stačí začít se základy a pochopit, jak provést správné nákupy. Nastavte některé automatizované nákupní systémy, abyste si mohli být jisti, že pokaždé pracují stejným tempem.
Nedopusťte, aby vám nedostatek znalostí bránil v soutěži se zkušenými profesionály - zvládněte tyto základy správně a už budete mít dobrý start!