Klein- und Mittelunternehmer sind gezwungen, längere Zeit zu arbeiten. Einige Unternehmer arbeiten sogar am Wochenende. Um die Arbeitsbelastung im Notfall zu verringern, ist es ratsam, verschiedene Routineprozesse und -aktionen zu automatisieren. Es gibt jedoch einige Operationen, die am besten unabhängig voneinander ausgeführt werden, um Verluste zu vermeiden.
Merkmale und Vorteile der Automatisierung
Kleinunternehmen benötigen dies häufig, da Unternehmer und Mitarbeiter häufig routinemäßige und völlig nutzlose Handlungen ausführen müssen. Zu den Pluspunkten gehört, dass Sie nicht viel Zeit und Mühe auf einfache und routinemäßige Aktionen verwenden müssen, die automatisch ausgeführt werden können.
Die freie Zeit kann genutzt werden, um Kontakte zu Auftragnehmern herzustellen, mit Verwandten zu kommunizieren oder andere wichtige Aufgaben auszuführen, die nicht automatisiert werden können. Daher können wir mehrere Geschäftsprozesse unterscheiden, die automatisiert werden sollen.
1. Antworten auf E-Mails
Jedes Unternehmen hat eine E-Mail und erhält oft viele verschiedene Briefe von Partnern, Kunden oder nur Privatkunden. Etwa 25% der Zeit verbringt ein Geschäftsinhaber damit, E-Mails zu lesen und Antworten zu schreiben.
Gleichzeitig kann dieser Prozess beschleunigt werden, für den Vorlagen verwendet werden. Dies ist keine vollständige Automatisierung, aber Sie können den Zeitaufwand für das Schreiben von Texten reduzieren.
2. Rechnungen ausfüllen
Buchhaltung ist ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess. In der Regel ist ein erfahrener Wirtschaftsprüfer damit beschäftigt, doch häufig verfügen angehende Unternehmer einfach nicht über die finanziellen Möglichkeiten, einen Spezialisten einzustellen. Daher müssen sie viele Dokumente, die denselben Rechnungstyp enthalten, unabhängig voneinander vorbereiten.
Für ihre Zusammenstellung ist es wünschenswert, spezielle Computerprogramme zu verwenden, mit denen Sie nur die Basisinformationen ändern und die anderen Informationen unverändert lassen können.
3. Gehaltsabrechnung
Ihre Erstellung ist eine mühsame Aufgabe, die monatlich durchgeführt werden muss, da den Mitarbeitern des Unternehmens jeden Monat ein Gehalt gezahlt wird. Es ist schwierig, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen zu automatisieren, wenn viele Mitarbeiter des Unternehmens ihre Gehälter noch in bar beziehen.
Daher ist es ratsam, alle Mitarbeiter zu überweisen, um Gehälter in bargeldloser Form zu erhalten. Hierfür werden Banken ausgewählt, die optimale Bedingungen für die Eröffnung von Einzahlungs- und Gehaltsabrechnungskarten bieten. In diesem Fall werden die Beträge im automatischen Modus auf die Konten der Mitarbeiter überwiesen, sodass Sie sich nicht mit dem Erstellen von Kontoauszügen befassen müssen.
4. Aufgabenverwaltung
Etwa 70% der Zeit des Unternehmers wird für die Verwaltung verschiedener Aufgaben in seinem Unternehmen aufgewendet. Um Zeit und Mühe zu sparen, empfiehlt es sich, spezielle Software zu verwenden. Mit ihm können Sie Aktionen zwischen verschiedenen Aufgaben koordinieren, sich wiederholende Aktionen beseitigen und die digitale Aufgabenliste ständig anpassen.
Solche Programme erinnern an bestimmte Aktionen, die ein Unternehmer in einem bestimmten Zeitraum durchführen muss. Sie müssen sich also keine Sorgen machen, dass der Firmeninhaber aus verschiedenen Gründen bestimmte Aufgaben vergisst.
5. Berichte und Erklärungen
Jeder Unternehmer zahlt Steuern auf der Grundlage eines zuvor ausgewählten Steuersystems. Um sich beim Bundessteuerdienst zu melden, müssen Steuererklärungen oder andere Dokumente rechtzeitig erstellt und eingereicht werden. Dazu müssen Sie mit der Buchhaltung vertraut sein.
Auch dieser Vorgang kann automatisiert werden. Der Steuerdienst bietet dem Unternehmer die Möglichkeit, Sonderprogramme von der offiziellen Website des Bundessteuerdienstes herunterzuladen. In diese Programme werden nur Informationen zu den Ergebnissen der Unternehmenstätigkeit eingegeben. Danach werden die Berechnungen automatisch durchgeführt. Dank dieser Software können Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung der offiziellen Dokumentation erheblich reduzieren.
Welche Aufgaben können nicht automatisiert werden?
Obwohl Automatisierung viele Vorteile hat, gibt es immer noch einige Aktionen, die vom Unternehmer persönlich durchgeführt werden müssen. Andernfalls berücksichtigt der Geschäftsmann möglicherweise nicht viele wichtige Punkte, die zu Unternehmensverlusten führen.
1. Kundenprobleme
Kunden und Kundenunzufriedenheit kann jederzeit aus verschiedenen Gründen auftreten. Der Umgang mit solchen Schwierigkeiten im automatischen Modus ist einfach unmöglich, daher muss der Unternehmer an diesem Prozess teilnehmen. Er muss das Problem beheben, damit der unzufriedene Kunde keine Beschwerde im Internet hinterlässt.
Bei der Lösung solcher Probleme ist es wichtig, sich auf die persönliche Kommunikation zu konzentrieren. Verwenden Sie keine E-Mails oder telefonischen Nachrichten, daher ist es ratsam, einen Termin zu vereinbaren und die Meinung des Kunden zu ändern.
2. Anpassung der Kunden
Neue Kunden, die sich der Zweckmäßigkeit der Zusammenarbeit nicht sicher sind, steigen ständig in das Geschäft ein. Daher ist es wichtig, bestimmte Geschäftsprozesse zu verwenden, die auf eine schnelle Anpassung abzielen.
In der frühen Phase der Interaktion kann sich ein Geschäftsmann nicht auf die Automatisierung verlassen, da er wahrscheinlich einen großen Kunden verliert. Daher ist persönliche Aufmerksamkeit erforderlich, um eine enge Beziehung aufzubauen.
3. Anerkennung von Mitarbeitern
Mitarbeiter des Unternehmens sind eine wertvolle Ressource für jeden Unternehmer. Wenn ein Geschäftsmann sich ständig über die verschiedenen Leistungen von Spezialisten informieren möchte, muss er sich daher selbst mit Bewertung und Analyse befassen. Es ist unmöglich, diesen Prozess zu automatisieren, da sich die Arbeitnehmer ansonsten freier fühlen, was häufig zu einer Verringerung der Arbeitsproduktivität führt.
Wenn ein Spezialist in seiner Karriere Höhen erreicht, sollte der Unternehmer seinen Erfolg mit Auszeichnungen oder Preisen feiern.
4. Kreative Prozesse
Die Automatisierung verbessert zwar die Produktivität, kann jedoch die kreative Arbeit der Mitarbeiter nicht ersetzen. Programme können das menschliche Gehirn nicht reproduzieren. Die Umsetzung und Kreation kreativer Ideen erfordert daher die Einbeziehung erfahrener und talentierter engagierter Fachkräfte.
Kreative Jobs sind daher nach wie vor gefragt und hochbezahlt. Um wichtige Probleme anzugehen, muss der Mitarbeiter kritisch denken und innovativ sein.
5. Aufbau enger Beziehungen zu Kollegen und Kunden
Dies ist nur durch persönliche Kommunikation des Unternehmers mit Vertretern anderer Unternehmen oder Arbeitnehmer möglich. Sie sollten der Automatisierung nicht vertrauen, daher ist es ratsam, auf die ständige Verwendung von E-Mails oder anderen Systemen zu verzichten.
Für Mitarbeiter müssen Sie verschiedene Geschenke oder handgeschriebene Dankesbriefe verwenden. Bei Unzufriedenheit der Kunden sollten persönliche Gespräche geführt werden.
Daher können einige Prozesse auch mit modernen Technologien nicht automatisiert werden.
Fazit
Automatisierung kann Zeit und Mühe eines Unternehmers sparen. Es ist daher ratsam, sie bei der Durchführung einiger Routinearbeiten in die Arbeit des Unternehmens einzubeziehen.Es gibt jedoch einige Geschäftsprozesse, die die persönliche Aufmerksamkeit eines Unternehmers erfordern.