Meetings oder andere Managementmeetings mit Mitarbeitern sind aus einem Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Während solcher Besprechungen werden Kontakte im Team geknüpft, wichtige Informationen kommuniziert und Vorschläge gemacht. Besprechungen sind nicht immer interessant oder wichtig, umso positiver wird sie von allen Mitarbeitern wahrgenommen. Um keine Zeit mit einer leeren Ansammlung von Mitarbeitern zu verschwenden, sollten Sie die Geheimnisse erfolgreicher Geschäftstreffen kennen.
Klare Agenda
Ein Geschäftstreffen ist kein geheimes Treffen, sondern eine geplante Veranstaltung, die im Voraus mit allen Teilnehmern abgesprochen werden muss. Der Leiter oder die Person, die die Mitglieder der Versammlung versammelt, ist für die Tagesordnung verantwortlich. Es enthält die folgenden Daten:
- Datum und Uhrzeit der Besprechung.
- Das Gesprächsthema.
- Liste der Sprecher. Wenn der Leiter oder Organisator jemanden zu einer Rede eingeladen hat, sollte der Sprecher im Voraus gewarnt werden. Dies wird Verlegenheit und Verlegenheit lindern und es dem Sprecher ermöglichen, sich besser vorzubereiten, um die Zeit anderer Zuhörer nicht mit unnötigen Informationen oder Versuchen, die erforderlichen Daten abzurufen, zu verschwenden.
Tipp: Jeder, der mit Ausnahme des Veranstalters spricht, sollte seine Zeit ungefähr kennen. Auf diese Weise können sie die Besprechung nicht zur falschen Zeit verlassen und müssen nicht lange auf sich warten lassen. Der Gesamteindruck des Treffens, bei dem jeder seinen Platz kennt, wird für die meisten Teilnehmer positiv sein.
Keine zusätzlichen Zuhörer
Wenn Sie keine gähnenden und gelangweilten Gesichter des Publikums sehen möchten, sollten Sie nicht diejenigen einladen, die nicht an der Besprechung teilnehmen müssen. Es kann sich natürlich herausstellen, dass das Treffen nur 5 von 100 Personen wirklich interessiert. In diesem Fall ist es jedoch nicht erforderlich, 50 Personen als Statisten einzuladen, was die Redner nur ärgert und im Geiste wünscht, dass all dies bald endet.
Tipp: Sie können immer "brennende Köpfe" einladen. Dies sind diejenigen, die sich für das Projekt und die Idee interessieren und nicht abgeneigt sind, an dem Meeting teilzunehmen oder auf andere Weise Aktivitäten zu zeigen. Diese Mitarbeiter teilen dem gesamten Team dann gerne mit, was in der Besprechung besprochen wurde und wie die Besprechung verlaufen ist.
Gelegenheit zu sprechen
Diese Regel der guten Montage ergibt sich aus der vorherigen. Diejenigen, die wirklich an dem Treffen interessiert sind, werden nichts dagegen haben, ihre Meinung zu dem Thema zu äußern oder ein Angebot zu machen.
Eine gemeinsame Besprechung mit mehr als 15 Teilnehmern kann jedoch 1,5 Stunden oder länger dauern. Um niemanden zu beleidigen, sollten Sie den Leitern der Gruppen das Wort erteilen oder alle bitten, Interessen zu sammeln, damit mehrere Redner ihre Meinung äußern können.
Monologbeschränkung
Die Organisatoren der Meetings und die Leiter des Teams sollten sich nicht langweilen, während sie stundenlang ihre Gedanken, Hoffnungen und Vorlieben zum Ausdruck bringen. Die Zeit für jeden Teilnehmer sollte begrenzt sein.
Wenn Sie sich entscheiden müssen, was besser ist: Um die Präsentation kurz oder länger zu halten, sollten Sie die erste Option wählen. Wenn Sie sich die Details anhören möchten, stellen die Schüler selbst Fragen oder fordern andere Informationen an.
Aber es gibt nichts Schlimmeres, wenn die Frage in den Augen der Anwesenden auftaucht: "Wann wird alles enden?" In der Zwischenzeit sagt der Organisator des Treffens, als wäre nichts passiert, seine Meinung über das neue Projekt, ohne auf das müde Seufzen der Arbeiter zu achten.
Klare Aufgaben
Wenn das Meeting nicht rein informativer Natur ist, sollten die Teilnehmer nach dessen Ende klare Empfehlungen oder Aufgaben erhalten.Wenn Sie an einem neuen Projekt teilnehmen möchten, sollte jeder den Namen der Idee, der Anforderungen, der Aufgabe und der Fristen für deren Umsetzung erhalten.
Manager, die Mitarbeiter bitten, die Anforderungen zu erfüllen, aber keine bestimmten Fristen festlegen, verlieren einfach Zeit. Ohne harte Grenzen tun viele im letzten Moment alles und nicht nur verantwortungslose Arbeiter sind schuld.
Ausführungskontrolle
Nachdem nicht alle Mitarbeiter die Aufgaben nach dem Meeting erhalten haben, beginnen sie gewissenhaft, diese zu erfüllen. Aber wenn der Führer vergaß, wem er welche Aufgaben gestellt hatte, war das Treffen verschwendet.
Die regelmäßige Überwachung der Ausführung von Aufgaben, die während des Meetings eingehen, ist ein wichtiger Bestandteil des Beratungsprozesses. Follow-up muss derjenige sein, der die Anweisungen gegeben hat. Andernfalls sind die Anforderungen optional, was letztendlich die Vorteile von Geschäftstreffen in Unternehmen zunichte macht.
Keine Ablenkungen
Während des öffentlichen Sprechens sollte der Sprecher nicht durch Fremdgeräusche, Gegenstände oder Aktivitäten abgelenkt werden. Es ist nicht gestattet, irgendwo nachzuschauen, außer nach Text, dem Bildschirm des Präsentationsmonitors oder denen, die seiner Rede zuhören.
Es wird empfohlen, das Mobiltelefon stumm zu schalten oder auszuschalten. Dies gilt auch für diejenigen, die die Rede anhören: Anrufe, SMS und Kommunikation in sozialen Netzwerken während der Rede einer anderen Person sind ein Zeichen dafür, dass die Besprechung langweilig ist und keine nützlichen Informationen enthält. Wenn das Meeting effektiv ist, verbringt niemand Zeit mit Gadgets oder anderen Möglichkeiten, um Spaß zu haben.
Kurze Fristen
Es wird nicht empfohlen, Besprechungen täglich abzuhalten, da solche Besprechungen für die meisten Mitarbeiter mühsam sein können. Wenn die Notwendigkeit des Sammelns jedoch von der Besonderheit des Geschäfts bestimmt wird, müssen Sie der Zeit des Meetings besondere Aufmerksamkeit widmen.
Ein Meeting ist produktiv, wenn es nicht zu langwierig wird. Maximal 20 Minuten pro Tag reichen aus, um wichtige Informationen zu übermitteln und die Verantwortlichen für die täglichen Aufgaben zu bestimmen.
Jobanalyse
Leitern oder Organisatoren von Besprechungen wird empfohlen, den Prozess aufzuzeichnen oder einen speziellen Kalender und ein Besprechungstagebuch zu führen. Es sollte festgehalten werden, wie lange das Treffen dauerte, welche Hauptpunkte, Aufgaben und Vorschläge es gab.
Auf diese Weise können Sie das nächste Meeting nicht wiederholen, produktiv abhalten und müssen sich nicht mehr daran erinnern, welche Aufgaben überwacht werden müssen.