Wie in anderen Geschäftsbereichen bieten Beschaffungsspezialisten einen Vorteil gegenüber einem Unternehmer oder Kleinunternehmer, der dies herausfindet, wenn das Geschäft wächst. Während Experten darüber streiten, Kosten zu senken, neue Märkte zu erschließen und Risiken zu minimieren, scheint der Kauf für einen Kleinunternehmer eher einschüchternd. Viele Unternehmer sind mit diesen Themen nicht vertraut und sind sich der Auswirkungen der Beschaffung später bewusst, als sie sollten.
Unternehmen mit einem effektiven Einkaufsteam machen oft gute Geschäfte und genießen den Erfolg von Stammkunden.
Betrachten Sie alle grundlegenden Prozesse, die die moderne Beschaffung mit sich bringt. Auf diese Weise erhalten Sie Klarheit über die Kernfunktionen, aus denen der Großteil der Beschaffungsverantwortung besteht. All dies müssen Sie in jeder kompetenten Beschaffungsplattform suchen.
Bedarfe und Bestände prüfen
Bevor Sie den Beschaffungszyklus vor der Zahlung starten, müssen Sie den Bedarf an einem Produkt oder einer Dienstleistung ermitteln. Im Kontext von Kleinunternehmen ist die Beurteilung der Gültigkeit der Bedürfnisse der Schlüssel. Wie Ihnen jeder Beschaffungsspezialist mitteilt, überprüfen Sie die Verfügbarkeit bestimmter Produkte / Materialien in Ihrem "Bestand". Betonen Sie selbst, was Ihnen fehlt, und löschen Sie dabei bereits die Punkte, die Ihnen bedeutungslos erscheinen. Geben Sie den realsten und effektivsten Einkäufen den Vorzug, damit dies später gerechtfertigt ist. Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen überprüfen und Ihre Verfügbarkeit überprüfen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren: Erhöhen Ihrer Kaufanfragen.
Kaufanfrage stellen
Hier sendet ein Team oder Teammitglied, das ein bestimmtes Produkt / eine bestimmte Dienstleistung benötigt, eine Anfrage. Dies kann ein Papierformular, ein elektronisches Formular oder eine mündliche telefonische Anfrage sein. Wenn Sie von vorne anfangen, verwenden Sie elektronische Formulare, um zu speichern und zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Anforderungen nur dann auftreten, wenn bestimmte administrative Anforderungen erfüllt sind. Mit dieser Methode können Sie sicherstellen, dass nur gültige Anforderungen ausgeführt werden. Wie die Praxis zeigt, spielt gerade diese Methode von Anfang an eine große Rolle, da sie Sie als Unternehmer den Lieferanten von der besten Seite zeigt. Befolgen Sie die klaren Regeln und Vorschriften im Bewerbungsprozess. Dann beginnt sich Ihr Unternehmen so zu entwickeln, wie es sollte.
Kaufanfragen verwalten
Beginnen Sie mit der Zuweisung der Hauptverantwortung für die Genehmigung von Kaufanfragen. Jemand aus der Finanzabteilung oder der Beschaffungsabteilung prüft jede Bestellanforderung und genehmigt sie entweder und gibt eine Bestellung heraus oder sendet sie unter Angabe des Grundes für die Ablehnung an den Kunden zurück. Sobald die Bestellung im Namen Ihres Unternehmens genehmigt wurde, wird empfohlen, eine Budgetprüfung durchzuführen. Tun Sie dies, bevor Sie Anfragen oder Angebote (RFP, RFQ) nach Bedarf senden. Dies ist wichtig, da es häufig vorkommt, dass wir alles bestellen, was notwendig erscheint, und wir dann nicht für die Bestellung bezahlen können. Sowohl zu Beginn als auch auf dem Höhepunkt der Unternehmensgründung Schulden zu machen, ist eine schlechte Politik. Tun Sie alles auf der Grundlage der Finanzen.
Ein weiterer Tipp: Sie können dies umgehen, wenn ein Großeinkauf möglich ist. Dies ist am besten für einmalige Einkäufe von Waren oder Dienstleistungen mit geringem Wert oder für nicht verwaltete Einkäufe einer bestimmten Kategorie geeignet.
Verhandlung und Genehmigung von Bestellungen
Nachdem Sie die Bestellung an Ihren Lieferanten gesendet haben, kann dieser sie genehmigen, ablehnen oder Verhandlungen aufnehmen.An dieser Stelle können Sie Variablen wie Lieferpläne, alternative Artikel, Preise und Transportmittel erörtern. Bitte beachten Sie, dass die Vereinbarung ein rechtsverbindlicher Vertrag ist. Nachdem der Verkäufer eine unterschrieben hat, ist er gesetzlich verpflichtet, die aufgeführten Dienstleistungen oder Waren gemäß dem angegebenen Zeitplan zum angegebenen Preis bereitzustellen.
Waren und / oder Produkte empfangen
Ihr Verkäufer sendet Ihnen die Ware oder erbringt die Dienstleistung und führt Sie in ein wichtiges Dokument über den Wareneingang ein. Sie unterschreiben, sobald Sie bestätigen, dass das angeforderte Produkt (oder die erbrachten Dienstleistungen) in Ordnung ist und sich in Ihrem Lager befindet. Zu diesem Zeitpunkt führen Sie auch eine Sicherheitsmaßnahme durch, die als dreigliedrige Konformität bezeichnet wird. Dies bedeutet, dass Sie die Bestellung, die Packliste, die mit dem Produkt oder der Dienstleistung geliefert wird, und die Lieferantenrechnung vergleichen. Sobald Sie sicher sind, dass alle übereinstimmen, sollten Sie zu Zahlungen übergehen.
Büroarbeit und Verkäuferproduktivität
Nachdem Sie alle Prozesse abgeschlossen haben, die von "Beschaffung" zu "Zahlung" führen, ergreifen Sie zwei Maßnahmen, um die Konsistenz sicherzustellen. Die erste ist das Führen von Aufzeichnungen, und die zweite ist die Analyse der Lieferantenleistung. Registrieren Sie jede geleistete Zahlung für eine dauerhafte Aufzeichnung, die für eine Prüfung nützlich ist. Wenn Sie später Details zur Bestellung erhalten möchten, hilft dies Ihnen. Durch den Wechsel zu digitalen Daten können Sie alle Ihre Einkaufsdaten an einem leicht zugänglichen zentralen Ort speichern.
Die Arbeit des Lieferanten ist vielleicht der einzige Schlüssel für eine effektive Beschaffung. Dabei bewerten Sie jeden Lieferanten anhand von Faktoren wie der Qualität der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, der Einhaltung von Lieferplänen und vertraglichen Verpflichtungen sowie der Reaktionsgeschwindigkeit. Wenn Sie mit einem dieser Bereiche nicht zufrieden waren, überprüfen Sie dies in rot. Mithilfe der Analyse des Lieferantenleistungsmanagements können Sie Beziehungen nur zu den effektivsten Lieferanten aufrechterhalten und erweitern.
Fazit
Beschaffungsprozesse zu verstehen bedeutet, erstklassige Einkäufe zu tätigen! Unternehmer denken viel und müssen nicht das Gefühl haben, ein Beschaffungsexperte zu werden, damit ihr Geschäft reibungslos läuft. Beginnen Sie einfach mit den Grundlagen und verstehen Sie, wie Sie die richtigen Einkäufe tätigen. Richten Sie einige automatisierte Einkaufssysteme ein, damit Sie sicher sein können, dass sie jedes Mal im selben Tempo arbeiten.
Lassen Sie sich nicht durch mangelndes Wissen vom Wettbewerb mit erfahrenen Profis abhalten - beherrschen Sie diese Grundlagen richtig und Sie haben bereits einen guten Start!