Au cours des activités de toute entreprise, un grand nombre de papiers d’affaires apparaissent. Parmi cette masse, les documents relatifs au personnel ressortent dans un complexe séparé. Dans notre article, nous voulons parler de leurs types et de leur stockage.
Relations avec les employés
Un flux de travail correctement organisé au sein de l'entreprise est la clé du succès de ses activités. Par conséquent, les documents professionnels doivent toujours faire l’objet de toute l’attention voulue et, par conséquent, être correctement formatés et stockés.
Il convient de rappeler que les relations de travail entre l’employeur et les employés sont toujours régies par le Code du travail de la Fédération de Russie. C'est sur la base de ses articles que l'organisation doit organiser correctement le licenciement, la réception et le transfert des employés. Tous les papiers dans lesquels sont indiquées les étapes de l'activité professionnelle des travailleurs, il s'agit des documents sur le personnel (personnel, personnel).
La tâche de ces documents est d’exécuter et de sécuriser correctement les relations de travail entre les employés et l’employeur. Il convient de noter que la documentation du personnel est l’un des aspects les plus importants du service du personnel de toute entreprise. L’exactitude et l’actualité des documents doivent être sous le contrôle de la tête.
La plupart des documents sont obligatoires et sont définis dans le Code du travail de la Fédération de Russie, dans des instructions relatives à la tenue des carnets de travail, à la législation sur les pensions et à d'autres réglementations.
Types de documents sur le personnel
Les documents relatifs au personnel peuvent être répartis dans les types suivants:
- Documents liés à la dotation en personnel de l'entreprise.
- Documents confirmant la promotion des employés.
- Documents confirmant la mise en œuvre de la discipline du travail.
- Documents liés à la cessation d'emploi.
Comme on peut le constater, les documents sur le personnel comprennent de nombreux documents régissant les relations entre employeurs et employés. Tous réglementent certaines questions liées au personnel de l'entreprise.
Les documents du personnel de base sont divisés en deux types:
- En personnel comptable.
- Sur la comptabilisation des heures de travail et les calculs liés à la rémunération.
Les documents relatifs au personnel comprennent: commandes, contrats de travail, diplômes, certificats, carnets de travail, dossiers personnels, cartes, certificats de certification d’employés, procuration personnelle.
Stockage de documents
Malheureusement, ces dernières années, la sécurité des papiers d’affaires a tendance à faire l’objet d’une tendance insuffisante. Selon les résultats des inspections du service des archives de l'Etat, des conclusions ont été tirées, suggérant que le stockage de documents sur du personnel dans des conditions normales n'est observé que dans 20% des entreprises vérifiées.
Bien que chaque entreprise doive se conformer aux règles de la loi. La bonne attitude à l’égard des papiers d’affaires est directement liée à la nécessité d’aider les organisations ayant des organismes d’assurance pension et d’autres organismes gouvernementaux. Les violations de la gestion des documents peuvent avoir des conséquences indésirables et font également l’objet d’une amende.
Les documents relatifs au personnel (les types de titres que nous définissons dans l'article) témoignent de l'expérience de travail des personnes et servent également de base pour la désignation de pensions et d'autres paiements aux citoyens. Si l'employeur commet des erreurs qui sous-estiment le revenu de l'employé, une personne peut contester ce fait devant le tribunal.
En outre, il est utile de comprendre que le stockage de documents sur le personnel est nécessaire, car ce n'est que sur leur base que les informations historiques qui ont eu lieu peuvent être restaurées. Ce n'est pas en vain que pour les papiers personnels, les périodes de stockage les plus longues sont fixées par la loi.
Il est inutile de dire que les documents ne peuvent pas être perdus, ils doivent en outre être conservés dans de bonnes conditions. Le responsable et le responsable du service du personnel de toute organisation sont tenus de fournir toutes les conditions nécessaires au stockage actuel et aux archives.
Les principales exigences relatives au contenu des titres sont les suivantes:
- Disponibilité d'une pièce séparée pour le stockage actuel.
- Les boîtes ou les armoires avec des papiers doivent être verrouillées avec une clé.
- Les documents doivent être restreints.
- Pour l'archive, vous devez sélectionner une pièce séparée et en contrôler l'accès.
Temps de stockage
Les conditions de stockage des documents sur le personnel sont les plus longues par rapport aux autres papiers d’affaires. Les documents à longue durée de vie comprennent:
- Tous les documents administratifs - ordres, ordres, décrets.
- Listes d'employés.
- Cartes de comptabilité des employés.
- Affaires personnelles.
- Comptes personnels des employés.
- Tenues et feuilles de temps.
- Contrats et accords de travail.
- Compte rendu de la réunion.
- Listes des personnes qui prennent leur retraite à une retraite préférentielle.
- Livres comptabilité de réception et de licenciement des employés.
Nous avons donné loin de la liste complète de ces papiers stockés depuis 75 ans. Les documents suivants sont des exceptions:
- Agit sur les accidents du travail - 45 ans.
- Fiche tarifaire - 25 ans.
- Procès-verbaux des réunions de la commission sur le paiement des indemnités de long service - 15 ans.
Pendant le temps imparti, la société doit assurer la sécurité des titres de la manière prescrite par la loi.
Préparation des documents
Les archives de documents relatifs au personnel de l'entreprise doivent être stockées dans une pièce séparée, dans laquelle aucun accès n'est autorisé à des personnes non autorisées. Les dossiers entièrement préparés et dûment préparés y sont transférés. Il convient de noter que la préparation des documents commence au stade de leur création.
Le service du personnel est responsable de la bonne exécution des documents relatifs au personnel. Pour faciliter l'utilisation, la totalité des documents sont classés par les officiers du personnel comme suit:
- Des cas sont établis pour chaque type de document: ordres, fichiers personnels, protocoles, etc. Les en-têtes reflétant la nomenclature sont indiqués dans les dossiers.
- Des numéros de compte sont attribués à tous les dossiers et un inventaire est joint.
- Un stockage courant confidentiel est fourni: dans un coffre-fort ou dans une armoire verrouillée.
- Toutes les fiches de cas sont classées et numérotées. Et l'endroit du firmware est scellé avec le sceau de l'entreprise et certifié par les signatures des personnes responsables.
- Dans chaque cas, des inventaires internes doivent certainement être présents.
- Sur les couvertures des documents finis, tous les détails sont indiqués: périodes de stockage, noms, dates.
Formation d'un dossier personnel
Le dossier personnel contient tous les documents contenant des informations sur l'employé de l'entreprise et son activité professionnelle. En principe, des fichiers personnels devraient être institués pour tous les employés de l'organisation. Mais, en règle générale, à l'heure actuelle, les officiers d'état-major ne les émettent que pour les grands spécialistes et le chef. L'organisation a le droit de décider de manière indépendante du type de papier à mettre sur les travailleurs. Par conséquent, la composition des documents d’un dossier personnel peut varier d’une entreprise à l’autre. Mais en général, il devrait inclure les documents suivants:
- Inventaire des dossiers.
- Résumé et autobiographie.
- Profil
- Copies de documents sur la disponibilité de l'éducation.
- Copies de spécifications.
- Des copies de la commande sur l'approbation du poste.
- Contrat de travail.
- Toutes sortes d'aide.
- Copies des ordonnances de nomination, de révocation et de réinstallation.
L'inventaire interne doit contenir des informations sur les numéros de série de chaque document du fichier. Un tel document est signé par la personne qui l'a composé.
Dans le cas, il doit y avoir un questionnaire qui contient beaucoup d'informations concernant la biographie, l'éducation, l'état matrimonial de l'employé. Afin de le remplir correctement, les employés utilisent généralement un carnet de travail, une carte d'identité militaire et un passeport, ainsi qu'un diplôme.
Documents de comptabilité du personnel
Les dossiers du personnel sont tenus par un agent du personnel. Sur la base des valeurs primaires, une comptabilité opérationnelle des changements et des mouvements du nombre d'employés de l'entreprise est réalisée. Les documents comptables comprennent: les commandes, les cartes, les effectifs, la paie et de nombreux autres documents.
Lors de l’embauche, chaque employé se voit attribuer un matricule, qui est ensuite indiqué dans tous les documents pour la comptabilité et la paie du personnel. Même si une personne est déplacée dans un nouveau poste ou lors d’un licenciement, son matricule lui reste et n’est pas attribué à une autre personne.
Commandes du personnel
Les commandes de documents relatifs au personnel sont l’un des documents les plus importants en matière de personnel. Ils sont regroupés dans des cas distincts et ont en même temps leur propre numérotation. À l'intérieur du dossier est systématisé dans l'ordre chronologique.
Certaines commandes sont créées sous une forme unifiée, en ne remplissant que les colonnes nécessaires dans le futur. Tout le reste est rédigé selon les besoins, mais en même temps, tous les documents doivent répondre à certaines exigences.
L'organisation des documents relatifs au personnel, y compris les commandes, est effectuée sur la base des conditions de leur stockage. Il est logique de les classer dans les cas qui ont les mêmes délais. Ainsi, par exemple, les ordonnances d’admission et de licenciement doivent être conservées pendant 75 ans, ce qui signifie qu’elles doivent être conservées séparément des documents annuels régissant les congés et conservées pendant seulement cinq ans.
Si l'entreprise est grande et que le flux de documents est correct, différents types de documents peuvent être établis séparément (par exemple, commandes de vacances - un dossier, commandes de voyages d'affaires - un autre). Cela facilitera grandement le travail avec les documents. De plus, chaque cas individuel est enregistré dans la nomenclature de l'organisation. Si l'ordonnance comporte une annexe, elle est également classée. Mais en ce qui concerne les motifs des ordres - rapports, déclarations, actes, ils sont stockés séparément.
Comme le montre la pratique, les commandes et leurs motifs sont conservés ensemble dans les documents actuels, mais en vue du stockage archivistique, ils commencent à être réorganisés, disposés dans des dossiers différents. Les déclarations, par exemple, sont conservées jusqu'à 75 ans, mais elles font partie du dossier personnel.
Toutes les autres bases ont des périodes de stockage allant jusqu'à cinq ans et sont donc regroupées dans une entreprise distincte.
Stockage de commandes
Pour déterminer la durée de conservation des commandes, vous devez utiliser la liste standard de documents. Il est périodiquement revu et mis à jour. Pour le moment, la liste compilée en 2010 est pertinente. Selon lui, comme auparavant, les motifs des commandes doivent être conservés pendant environ cinq ans, et la plupart des commandes elles-mêmes sont conservées jusqu'à 75 ans (pour l'accomplissement des tâches, les voyages d'affaires, les changements de noms, les vacances et les certifications).
De plus, vous pouvez naviguer dans les périodes de stockage en fonction des listes départementales établies pour les organisations de certains domaines d'activité. Les règles prévoient l'examen de la valeur des titres.
Les documents de stockage à long terme doivent être transférés dans les archives de documents du personnel. Un inventaire est compilé sur eux, après quoi ils sont transférés pour stockage à long terme.
Les cas dont les périodes de stockage sont écoulées peuvent être détruits.
Comment détruire des documents?
Les documents archivés de l'entreprise peuvent être détruits (si la période de stockage a expiré) indépendamment, ou vous pouvez demander l'aide d'organisations spéciales s'occupant de ce problème.Quelle que soit la manière dont vous organisez le processus, un acte de destruction doit certainement être rédigé.
Les papiers peuvent être brûlés seuls, s'il existe un endroit sûr pour cela, ou vous pouvez les détruire à l'aide d'un appareil spécial. Dans de tels cas, l'acte est écrit sous n'importe quelle forme. Mais il est plus facile de remettre de grandes quantités d’affaires en vue de leur élimination. Mais dans ce cas, toutes les actions doivent être accompagnées de paperasse. Dans l'acte d'acceptation, il est nécessaire de fixer le nombre de cas et leur poids. Il est préférable que les employés de l'organisation assistent personnellement à la destruction des documents pour préserver la confidentialité.
Archives d'Etat
Dans chaque région de la Fédération de Russie, il existe des archives d’État contenant des documents sur le personnel. L'objectif principal de son activité est de garantir un stockage fiable des papiers dans le personnel de toutes les entreprises. En outre, les archives répondent aux demandes d'entreprises et de citoyens concernant des problèmes liés aux papiers du personnel. Cette orientation de son activité est très nécessaire et pertinente, car lorsque l’organisation est fermée, les gens n’ont tout simplement pas où aller pour obtenir les informations nécessaires.
Pour cette raison, les archives ont pour tâche de conserver tous les papiers. Actuellement, non seulement les organisations privées mais aussi les organisations budgétaires sont très souvent liquidées et fermées. Dans ce cas, ils doivent transférer les documents du personnel pour les stocker dans les archives d’État. Les documents suivants doivent y être conservés pendant 75 ans: ordonnances, feuilles de décompte, documents de réinstallation et de licenciement, dossiers personnels, etc.
Il est à noter que les cas doivent être préparés avant le transfert selon toutes les règles. Les archives municipales fournissent leurs services sous réserve de l'approbation préalable de la soumission des documents.
La préparation des documents à transférer comprend l’exécution correcte de tous les dossiers, une expertise des titres ainsi que la compilation des stocks.
Dois-je payer de l'argent pour le stockage? Les entreprises publiques et budgétaires ne paient pas pour les services d'archives. Les entreprises liquidées d'une forme de propriété non étatique ne transfèrent les affaires correctement exécutées que s'il existe un accord.
Les cas sont transférés sous réserve d'approbation et de coordination avec la commission d'examen des archives. L'acceptation et le transfert des titres sont effectués par les employés de l'institution en présence de l'organisation en cours de liquidation. Ce processus est assez long et fastidieux, car l’état des documents est vérifié en les visualisant. À la fin, un acte correspondant est rédigé.
Au lieu d'une postface
Les documents relatifs au personnel constituent une catégorie spéciale de documents disponibles dans toutes les entreprises. Leur importance est qu’ils ne perdent pas leur pertinence pendant très longtemps. Même après une longue période de temps, il peut arriver que vous ayez à les consulter à nouveau. Ce n’est pas pour rien que ces papiers sont rédigés avec un soin particulier et stockés pendant de nombreuses années, non seulement dans les entreprises, mais également dans les archives de l’État.