Είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς μια επιχείρηση χωρίς συναντήσεις ή άλλες συνεδριάσεις διαχείρισης με τους εργαζομένους. Κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων, γίνεται επικοινωνία με την ομάδα, γνωστοποιούνται σημαντικές πληροφορίες και υποβάλλονται προτάσεις. Οι συναντήσεις δεν είναι πάντα ενδιαφέρουσες ή σημαντικές, ακόμα πιο θετικές από όλους τους υπαλλήλους. Για να μην χάνετε χρόνο σε μια κενή συγκέντρωση εργαζομένων, θα πρέπει να γνωρίζετε τα μυστικά επιτυχημένων επιχειρηματικών συναντήσεων.
Σαφής ατζέντα
Μια επαγγελματική συνάντηση δεν είναι μια μυστική συνάντηση, αλλά μια προγραμματισμένη εκδήλωση, η οποία πρέπει να συμφωνηθεί εκ των προτέρων με όλους τους συμμετέχοντες. Ο ηγέτης ή το άτομο που συγκεντρώνει τα μέλη της συνάντησης είναι υπεύθυνο για την ημερήσια διάταξη. Περιλαμβάνει τα ακόλουθα δεδομένα:
- Ημερομηνία και ώρα της συνεδρίασης.
- Το θέμα της συνομιλίας.
- Λίστα ομιλητών. Εάν ο ηγέτης ή ο διοργανωτής κάλεσε κάποιον να δώσει ομιλία, ο ομιλητής πρέπει να ειδοποιηθεί εκ των προτέρων. Αυτό θα ανακουφίσει την αμηχανία και την αμηχανία και θα επιτρέψει στον ομιλητή να προετοιμαστεί καλύτερα ώστε να μην χάσει το χρόνο άλλων ακροατών σε περιττές πληροφορίες ή να προσπαθήσει να ανακαλέσει τα απαραίτητα δεδομένα.
Συμβουλή: Όλοι όσοι μιλούν εκτός από τον διοργανωτή θα πρέπει να γνωρίζουν το χρόνο τους περίπου. Αυτό θα τους επιτρέψει να μην εγκαταλείψουν τη συνάντηση σε λάθος χρόνο και να μην εξασθενίσουν εν αναμονή. Η συνολική εντύπωση της συνάντησης, κατά την οποία όλοι γνωρίζουν τη θέση τους, θα είναι θετική για τους περισσότερους συμμετέχοντες.
Δεν υπάρχουν επιπλέον ακροατές
Αν δεν υπάρχει καμία επιθυμία να δει κανείς να χασμουρηθούν και να βαρεθούν πρόσωπα του κοινού, δεν πρέπει να προσκαλέσετε όσους δεν χρειάζεται να βρίσκονται στη συνάντηση. Φυσικά, μπορεί να αποδειχθεί ότι η σύσκεψη ενδιαφέρεται πραγματικά μόνο για 5 άτομα από τα 100. Αλλά σε αυτήν την περίπτωση, δεν είναι ακόμα απαραίτητο να προσκαλέσετε 50 άτομα ως πρόσθετα, τα οποία θα ενοχλούν μόνο τους ομιλητές και θα επιθυμούν διανοητικά ότι όλα αυτά τελειώνουν σύντομα.
Συμβουλή: μπορείτε πάντα να προσκαλέσετε "καψίματα". Αυτοί είναι εκείνοι που ενδιαφέρονται για το έργο, την ιδέα και δεν είναι αντίθετοι στη συμμετοχή στη συνάντηση ή με άλλη δραστηριότητα που δείχνει. Αυτοί οι εργαζόμενοι θα ανακοινώσουν ευτυχώς σε ολόκληρη την ομάδα τι συζητήθηκε κατά τη συνάντηση και πώς έγινε η συνάντηση.
Ευκαιρία να μιλήσω
Αυτός ο κανόνας καλής συναρμολόγησης απορρέει από τον προηγούμενο. Εκείνοι που ενδιαφέρονται πραγματικά για τη συνάντηση δεν θα πειράξουν να εκφράσουν την άποψή τους σχετικά με το θέμα ή να υποβάλουν προσφορά.
Αλλά μια συλλογική συζήτηση, αν η σύσκεψη έχει περισσότερους από 15 ανθρώπους, μπορεί να τραβήξει για 1.5 ώρες ή περισσότερο. Για να μην προσβάλλετε κανέναν, θα πρέπει να δώσετε το λόγο στους ηγέτες των ομάδων ή να ζητήσετε από όλους να συσσωρεύσουν ενδιαφέροντα ώστε να επιτρέψουν σε αρκετούς ομιλητές να ανακοινώσουν τις απόψεις τους.
Περιορισμός μονολόγου
Οι διοργανωτές των συναντήσεων και οι ηγέτες της ομάδας δεν θα πρέπει να κάνουν τους παρευρισκομένους, ενώ περνούν ώρες εκφράζοντας τις σκέψεις, τις ελπίδες και τις προτιμήσεις τους. Ο χρόνος για κάθε συμμετέχοντα θα πρέπει να περιοριστεί.
Εάν είναι απαραίτητο να αποφασίσετε ποιο είναι το καλύτερο: να κάνετε την παρουσίαση σύντομη ή παρατεταμένη, θα πρέπει να επιλέξετε την πρώτη επιλογή. Αν θέλετε να ακούσετε τις λεπτομέρειες, οι ίδιοι οι μαθητές θα κάνουν ερωτήσεις ή θα ζητήσουν άλλες πληροφορίες.
Αλλά δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο όταν τίθεται το ερώτημα στα μάτια των παρόντων: "Πότε θα τελειώσει όλα αυτά;" Εν τω μεταξύ, ο διοργανωτής της συνάντησης, σαν να μην συνέβη τίποτα, λέει τη γνώμη του για το νέο σχέδιο, μη δίδοντας προσοχή στα κουρασμένα αναστεναγμούς των εργαζομένων.
Σαφείς εργασίες
Εάν η συνάντηση δεν έχει καθαρά ενημερωτικό χαρακτήρα, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να λάβουν σαφείς συστάσεις ή αποστολές μετά την λήξη της.Εάν θέλετε να συμμετάσχετε σε ένα νέο έργο, θα πρέπει να δοθεί στον καθένα η ιδέα, οι απαιτήσεις, οι εργασίες και οι προθεσμίες για την εφαρμογή του.
Οι διευθυντές που ζητούν από τους υπαλλήλους να πληρούν τις απαιτήσεις, αλλά δεν θέτουν συγκεκριμένες προθεσμίες, χάνουν απλά χρόνο. Χωρίς σκληρά όρια, πολλοί κάνουν τα πάντα την τελευταία στιγμή, και όχι μόνο οι ανεύθυνοι εργάτες φταίνουν.
Έλεγχος εκτέλεσης
Αφού έλαβαν τα καθήκοντα μετά τη συνάντηση, όλοι οι εργαζόμενοι δεν αρχίζουν να τις εκπληρώνουν συνειδητά. Αλλά αν ο ηγέτης ξεχάσει για ποιον είχε ορίσει ποιες αποστολές, τότε η συνάντηση χάνεται.
Η τακτική παρακολούθηση της εκτέλεσης των καθηκόντων που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια της συνάντησης αποτελεί σημαντικό στοιχείο της διαδικασίας διαβουλεύσεων. Η παρακολούθηση πρέπει να είναι αυτή που έδωσε τις οδηγίες. Διαφορετικά, οι απαιτήσεις θα είναι προαιρετικές, πράγμα που τελικά θα ακυρώσει τα οφέλη των επιχειρηματικών συναντήσεων στις επιχειρήσεις.
Δεν περισπασμούς
Κατά τη διάρκεια δημόσιας ομιλίας, ο ομιλητής δεν πρέπει να αποσπάται από εξωτερικούς ήχους, αντικείμενα ή δραστηριότητες. Δεν επιτρέπεται να κοιτάξουμε οπουδήποτε εκτός από το κείμενο, την οθόνη της οθόνης παρουσίασης ή εκείνους που ακούνε την ομιλία του.
Συνιστάται η τοποθέτηση του κινητού τηλεφώνου σε αθόρυβη λειτουργία ή εκτός λειτουργίας. Αυτό ισχύει και για όσους ακούνε την ομιλία: οι κλήσεις, τα SMS και η επικοινωνία στα κοινωνικά δίκτυα κατά τη διάρκεια ομιλίας ενός άλλου προσώπου αποτελεί ένδειξη ότι η συνάντηση είναι βαρετή και δεν φέρνει χρήσιμες πληροφορίες. Όταν η συνάντηση είναι αποτελεσματική, κανείς δεν ξοδεύει χρόνο για gadgets ή άλλους τρόπους για να διασκεδάσουν.
Σύντομες προθεσμίες
Δεν συνιστάται να διοργανώνετε συναντήσεις καθημερινά, καθώς αυτές οι συναντήσεις μπορεί να είναι κουραστική για τους περισσότερους υπαλλήλους. Αλλά εάν η ανάγκη συγκέντρωσης υπαγορεύεται από την ιδιαιτερότητα της επιχείρησης, πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στο χρόνο της συνάντησης.
Μια συνάντηση θα είναι παραγωγική αν δεν γίνει παρατεταμένη. Το πολύ 20 λεπτά ημερησίως είναι αρκετό για να μεταφέρει σημαντικές πληροφορίες και να διορίσει τους υπεύθυνους για καθημερινές εργασίες.
Ανάλυση εργασίας
Οι ηγέτες ή οι διοργανωτές των συνεδριάσεων συμβουλεύονται να καταγράψουν τη διαδικασία ή να τηρούν ένα ειδικό ημερολόγιο, ημερολόγιο συνάντησης. Πρέπει να σημειωθεί πόσο καιρό κράτησε η συνάντηση, τα βασικά σημεία, τα καθήκοντα και οι προτάσεις.
Αυτό θα σας επιτρέψει να μην επαναλάβετε, να κρατήσετε παραγωγικά την επόμενη συνάντηση και να εξαλείψετε την ανάγκη να θυμάστε ποια καθήκοντα απαιτούν παρακολούθηση.