Es difícil imaginar un negocio sin reuniones u otras reuniones de gestión con empleados. Durante tales reuniones, se contacta al equipo, se comunica información importante y se hacen propuestas. Las reuniones no siempre son interesantes o importantes, y todos los empleados las perciben de manera más positiva. Para no perder el tiempo en una reunión vacía de empleados, debe conocer los secretos de las reuniones de negocios exitosas.
Agenda clara
Una reunión de negocios no es una reunión secreta, sino un evento planificado, que debe acordarse de antemano con todos los participantes. El líder o la persona que reúne a los miembros de la reunión es responsable de la agenda. Incluye los siguientes datos:
- Fecha y hora de la reunión.
- El tema de la conversación.
- Lista de oradores. Si el líder u organizador invitó a alguien a dar un discurso, el orador debe ser advertido de antemano. Esto aliviará la vergüenza y la vergüenza y permitirá que el hablante se prepare mejor para no perder el tiempo de otros oyentes en información innecesaria o intentos de recordar los datos necesarios.
Consejo: todos los que hablen, excepto el organizador, deben conocer su tiempo aproximadamente. Esto les permitirá no abandonar la reunión en el momento equivocado y no languidecer en anticipación. La impresión general de la reunión, durante la cual todos conocen su lugar, será positiva para la mayoría de los participantes.
No hay oyentes adicionales
Si no desea ver rostros aburridos y aburridos de la audiencia, no debe invitar a aquellos que no necesitan estar en la reunión. Por supuesto, puede resultar que la reunión realmente interese solo a 5 personas de cada 100. Pero en este caso, todavía no es necesario invitar a 50 personas como extras, lo que solo molestará a los oradores y mentalmente deseará que todo esto termine pronto.
Consejo: siempre puedes invitar a "cabezas ardientes". Estos son aquellos que están interesados en el proyecto, la idea y no son reacios a participar en la reunión o mostrar actividad. Dichos empleados luego felizmente le dirán a todo el equipo lo que se discutió en la reunión y cómo fue la reunión.
Oportunidad de hablar
Esta regla de buen montaje se sigue de la anterior. A quienes estén realmente interesados en la reunión no les importará expresar su opinión sobre el tema o hacer una oferta.
Pero una discusión colectiva, si la reunión tiene más de 15 personas, puede prolongarse durante 1,5 horas o más. Para no ofender a nadie, debe dar la palabra a los líderes de los grupos o pedirles a todos que acumulen intereses para permitir que varios oradores anuncien sus opiniones.
Restricción de monólogo
Los organizadores de las reuniones y los líderes del equipo no deben aburrir a los presentes, mientras pasan horas expresando sus pensamientos, esperanzas y preferencias. El tiempo para cada participante debe ser limitado.
Si es necesario decidir cuál es mejor: para hacer la presentación corta o prolongada, debe elegir la primera opción. Si desea escuchar los detalles, los propios estudiantes harán preguntas o solicitarán otra información.
Pero no hay nada peor cuando surge la pregunta a los ojos de los presentes: "¿Cuándo terminará todo?" Mientras tanto, el organizador de la reunión, como si nada hubiera pasado, dice su opinión sobre el nuevo proyecto, sin prestar atención a los suspiros cansados de los trabajadores.
Tareas claras
Si la reunión no es puramente informativa, los participantes deben recibir recomendaciones o tareas claras una vez que finalice.Si desea participar en un nuevo proyecto, todos deben recibir el nombre de la idea, los requisitos, la tarea y los plazos para su implementación.
Los gerentes que solicitan a los empleados que cumplan con los requisitos, pero no establecen plazos específicos, simplemente pierden tiempo. Sin límites duros, muchos hacen todo en el último momento, y no solo los trabajadores irresponsables tienen la culpa.
Control de ejecución
Después de haber recibido las tareas después de la reunión, no todos los empleados comienzan a cumplirlas concienzudamente. Pero si el líder olvidó a quién había establecido qué tareas, entonces la reunión se desperdició.
El monitoreo regular de la ejecución de las tareas recibidas durante la reunión es un componente importante del proceso deliberativo. El seguimiento debe ser el que dio las instrucciones. De lo contrario, los requisitos serán opcionales, lo que finalmente anulará los beneficios de las reuniones de negocios en los negocios.
Sin distracciones
Durante el discurso público, el hablante no debe distraerse con sonidos, objetos o actividades extraños. No está permitido mirar a ningún lado excepto el texto, la pantalla del monitor de presentación o aquellos que escuchan su discurso.
Es recomendable poner el teléfono móvil en modo silencioso o apagado. Esto también se aplica a aquellos que escuchan el discurso: las llamadas, los SMS y la comunicación en las redes sociales durante el discurso de otra persona es una señal de que la reunión es aburrida y no contiene información útil. Cuando la reunión es efectiva, nadie pasa tiempo en dispositivos u otras formas de divertirse.
Plazos cortos
No se recomienda realizar reuniones diariamente, ya que estas reuniones pueden ser tediosas para la mayoría de los empleados. Pero si la necesidad de reunirse está dictada por la peculiaridad del negocio, debe prestar especial atención a la hora de la reunión.
Una reunión será productiva si no se prolonga. Un máximo de 20 minutos al día es suficiente para transmitir información importante y lograr nombrar a los responsables de las tareas diarias.
Análisis de trabajo
Se recomienda a los líderes u organizadores de reuniones que registren el proceso o mantengan un calendario especial, un diario de la reunión. Cabe señalar cuánto duró la reunión, los puntos principales, las tareas y las sugerencias.
Esto le permitirá no repetir, celebrar la próxima reunión de manera productiva y eliminar la necesidad de recordar qué tareas requieren monitoreo.