Avant de rédiger un message, vous devez vous rappeler en quoi l’étiquette d’une lettre commerciale et d’une lettre personnelle diffère. Le plus important est d'observer le niveau de confiance dans la présentation du sujet choisi. Le destinataire est plus susceptible d’être imprégné de tel ou tel problème et tentera de s’impliquer dans la résolution des questions posées s’il a le sentiment de communiquer en direct selon les lignes de la lettre. C’est pourquoi ceux qui connaissent l’étiquette moderne de la rédaction dans les affaires n’incluent pas dans le texte de tels anachronismes, tels que «procéder du fait», «vous devriez» ou encore plus oublier «je vous informe par la présente».
Principales caractéristiques
L'orientation commerciale et la clarté de l'objectif, la cohérence de l'exposé des faits, les spécificités des propositions et des demandes, ainsi que le contenu informatif des messages relatifs aux actions et aux actes ont été préservés. Les lettres professionnelles ont commencé à être rédigées de manière plus détendue, mais elles n’ont pas acquis d’expressions émotionnelles ouvertes, d’épithètes et de comparaisons à partir des caractéristiques de la correspondance personnelle; Et ce n’est que parce que le but d’un tel message est, comme auparavant, de soumettre une proposition à laquelle une réponse spécifique doit obligatoirement suivre, l’influence de l’auteur d’une lettre commerciale doit être très grande, car elle motive le destinataire à des actes de nature spécifique. En outre, le texte est rédigé de telle manière que le point de vue de l’auteur ne représente pas sa propre attitude à l’égard du problème, mais des intérêts mutuellement bénéfiques dans sa solution.
L'étiquette d'une lettre commerciale recommande de ne pas utiliser le pronom "Je", comme il est d'usage dans la correspondance personnelle, mais il est également approprié d'insister sur un autre pronom - "vous". Si un message commercial est écrit sans erreur, imprimé avec précision, le texte est placé conformément à toutes les règles et exigences existantes, et est donc non seulement facile à lire, mais aussi avec plaisir, la correspondance aura certainement une suite. Bien qu’aujourd’hui, il soit très souvent nécessaire de déchiffrer des phrases fantaisistes tordues, en recherchant le sujet et le prédicat pour aller au fond de leur signification. Les règles de la rédaction commerciale évoluent très rapidement maintenant. Quel bon ton était d'écrire à la main. Ensuite, il était possible de s’assurer que le message n’était pas rédigé en copie conforme. Combien de personnalité pouvait être vu dans ce message, et le respect était toujours ajouté à la relation entre le destinataire et l'auteur. Il est dommage que cette coutume soit complètement dépassée et que presque toutes les lettres sont devenues électroniques.
Règles modernes
Une lettre commerciale, dont un exemple sera présenté ci-dessous, représente la correspondance avec un acte civilisé moderne. Aujourd'hui, il n'y a pas moins de règles diverses à suivre. Bien que, comparées à la langue officielle qui existait dans le pays il y a cinquante ans, ces règles ressemblent davantage à des nuances ou à des subtilités particulières. Tout d’abord, conformément aux règles de la rédaction commerciale, vous devez utiliser un message de bienvenue dans l’adresse personnelle de votre destinataire avant que le texte ne commence. Bien que les sociétés et toutes les petites entreprises aient maintenant une connexion interne au format ISQ, où la réponse suit la question, la question après la réponse et dans cette correspondance rapide, l’adresse nominative n’est pas nécessaire à chaque fois. Cependant, la bonne exécution d'une lettre commerciale implique une focalisation individuelle et un appel personnel est donc nécessaire.
Le sujet de la lettre dans la correspondance moderne est généralement placé dans un champ séparé et doit être renseigné de manière adéquate, c'est-à-dire en fonction du contenu.Formulez correctement le sujet de la lettre - obtenez la moitié du succès, car c'est la première chose que voit le destinataire. La formulation exacte l’aidera à syntoniser correctement et à percevoir rapidement et intégralement les informations reçues. Et vous devez absolument informer le destinataire de la réception de sa réponse - c’est un ton juste, qui montre du respect à vos collègues et à vos partenaires. Cela a été fait il ya cent deux cents ans. Ensuite, vous n’êtes pas pressé de vivre et savez exactement comment écrire une lettre. Aujourd’hui, vous devez répondre rapidement au message, ce qui facilite la transmission des messages par courrier électronique. Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement, vous devez toujours envoyer un message sur la réception de la réponse, dans lequel vous indiquez l'heure de la prochaine session de communication.
Heure et lieu
Il faut se rappeler que psychologiquement, la limite de la réponse dans le temps dans sa valeur critique est de quarante-huit heures. C'est s'il n'y a pas de fonction de répondeur. Deux jours plus tard, le destinataire est déjà convaincu que sa lettre a été laissée sans surveillance ou, au mieux, perdue. Les règles de la lettre commerciale contiennent ce point: ne retardez jamais la réponse, car il s'agit d'une perte indispensable du client, et le partenaire va commencer à s'inquiéter et à penser à rompre toutes sortes de relations. Dans tous les cas, il s'agit d'une violation flagrante de l'éthique de la correspondance commerciale. Si vous devez envoyer les mêmes informations, vous pouvez simplement développer la liste de diffusion. Le fait de mettre toutes les adresses dans le même champ "Destinataire" réduit considérablement les délais de livraison et la transparence est maintenue dans les partenariats: chaque destinataire reçoit la lettre.
L’expression polie "merci d’avance" est une excellente promesse de poursuivre les partenariats. Comme il est écrit dans une lettre commerciale et dans quelle partie il est placé - chacun décide pour lui-même. Bien entendu, le destinataire devrait le voir après que l'information ait été acquise et l'impulsion d'agir. À la fin de la lettre, devant le bloc de contacts est le meilleur endroit pour cette phrase. À propos, à propos des informations de contact: cela devrait être dans chaque lettre, pas seulement dans la première. Les numéros de téléphone, la position et tout le reste de l'auteur ne peuvent pas être forcés de regarder. Faire une lettre d'affaires ne dépend pas de la durée de la correspondance. Les règles doivent toujours être suivies. Et pour ne pas deviner si le destinataire a reçu la lettre, il existe une fonction de demande. Ce n'est que dans ce cas que vous pouvez être sûr qu'il est lu. L’historique de la correspondance doit être préservé, vous ne pouvez pas écrire de réponse avec un nouveau message. Cependant, lorsque vous envoyez l'intégralité de la bande de communication pour résoudre un problème particulier, vous devez vous rappeler non seulement de la subordination, mais également de la confidentialité. Si des informations personnelles sont présentes dans la correspondance, elles doivent être supprimées avant d'être lues par des tiers.
La première option et introduction
Comment rédiger une lettre commerciale pour que le destinataire s'intéresse immédiatement à ce message et que son intérêt ne se dissipe pas jusqu'à la toute fin de la lecture? Il y a trois points presque magiques pour ceux qui les utilisent. Tout d’abord, c’est un sujet qu’une personne voit avant d’ouvrir un courrier électronique. Cela dépend si elle souhaite que le destinataire se familiarise avec le message. Le deuxième point est la première phrase d'introduction, qui définit la personne à lire. Et bien sûr, la fin est importante. La phrase "merci d'avance" fonctionne très bien. Comme indiqué dans une lettre professionnelle, la fin est le moment le plus important. Il existe un grand nombre d'options pour les phrases finales. L'essentiel est de choisir le bon ton. De la démocratie "Que dites-vous?" à l'officiel "Quelle sera votre opinion sur cette question?"
Essayons maintenant d'analyser en détail l'exemple de lettre d'affaires.
Option 1
Objet: Lettre d'affaires
Date: vendredi 02 juin
De: Ivan Petrov
À: Anna Sidorova
Bonjour bonjour
Nous vous invitons à un entretien avec les employeurs le 12 juin à 14 heures. Comme il y aura d'autres candidats et que les employeurs ont prévu de ne tenir une réunion que pendant deux heures, il vaut mieux ne pas être en retard.
Cordialement
Ivan Petrov.
La deuxième option et postface
Objet: lettre d'affaires. Rencontre avec les employeurs
Date: vendredi 02 juin
De: Ivan Petrov
À: Anna Sidorova
Bonjour bonjour
Nous avons soigneusement examiné votre CV et vous invitons à un entretien avec des employeurs le 12 juin à 14 heures. Comme les autres candidats seront également interrogés et que les employeurs envisagent de ne tenir une réunion que pendant deux heures, il est préférable de ne pas être en retard. Et s'il vous plaît, spécifiez dans la réponse si vous allez venir, et avertissez également à l'avance si vous ne pouvez pas nous rendre visite à ce moment.
Cordialement
Ivan Petrov.
Voici une lettre type concernant une réunion et, selon les deux options présentées, il devient immédiatement évident laquelle est la plus efficace. Dans la deuxième variante, l’attention du destinataire est attirée sur le sujet de la lettre et il comprend immédiatement ce qui sera discuté. En outre, il trouvera facilement cette lettre dans dix jours, au moment de la réunion, simplement en examinant le sujet, même s’il reçoit entre 50 et cent lettres par jour. Le sujet identifie parfaitement le message. C'est-à-dire que cette lettre concerne précisément la réunion et non pas les documents, ni les paiements, ni les clients, etc. - tout est clairement indiqué. La phrase introductive précise légèrement la situation en ajoutant un respect mutuel aux interlocuteurs: la première est respectée et écrite «soigneusement réfléchie», plus le résultat - une interview, et la seconde doit en être reconnaissante. Il contient également le motif de la lettre. La dernière phrase oblige le destinataire à rédiger une réponse.
Position de l'entreprise
Les règles générales pour la rédaction de lettres commerciales s'appliquent à toute correspondance, qu'il s'agisse d'une lettre dans laquelle une réunion est négociée ou d'une lettre de refus adressée à un partenaire défaillant. La structure est presque toujours la même, on peut simplement s'en souvenir, mais le contenu caractérise l'auteur et en soi la société qu'il représente en tant qu'interlocuteur civilisé, correct et compétent. La correspondance est très souvent un travail complexe et coûteux sur le plan émotionnel, car la communication par voie électronique est devenue l'une des principales et, en principe, une partie intégrante du travail d'un homme d'affaires.
Ils écrivent à leurs collègues sur le travail, ils écrivent à la direction, aux partenaires commerciaux et aux clients. Ils écrivent à des personnes connues et à ceux qui, très probablement, n'auront jamais à voir quelque chose. La rédaction de lettres commerciales selon un modèle unique n’existe pratiquement pas, les manuels n’ont pas encore été écrits, mais l’éthique de la communication professionnelle s’est déjà développée, car c’est précisément ce qui est le moteur d’une entreprise prospère. Une lettre professionnelle est une carte de visite d’une entreprise reflétant sa position officielle. Cela dépend de la correspondance si la coopération sera confortable et productive et si elle se déroulera du tout. Par conséquent, suivre les règles de bonnes manières dans chaque message est la clé du succès.
Correspondance d'affaires
Les règles et normes de la correspondance commerciale par voie électronique sont exactement les mêmes que celles que la communauté professionnelle applique dans toutes ses interactions - il s'agit des conversations téléphoniques, des négociations, etc. Plusieurs caractéristiques distinctives font de la correspondance électronique un équivalent des méthodes de communication d’affaires établies de longue date, et c’est surtout l’impératif du moment. Cependant, les principes restent les mêmes et ne dépendent pas du tout de la manière dont la correspondance commerciale est conduite - qu'il s'agisse d'une lettre électronique ou sur papier.
1. Les opposants doivent respecter à la fois l'individu et la position commerciale de chacun.
2. Les opposants sont toujours attentifs aux intérêts commerciaux de chacun.
3. La confidentialité est toujours respectée.
4. L'échange d'informations doit être accompagné de ponctualité.
Ces principes sont-ils respectés si le champ Sujet n'est pas conçu ou n'est pas clairement et correctement formaté? Non L'expéditeur n'apprécie pas le temps du destinataire et n'effectue pas sa tâche assez rapidement. Un client ou un partenaire sur un sujet spécifique appréciera immédiatement le contenu du message et la priorité de la lecture. Il est également important de savoir comment créer une lettre commerciale. Ceci est une salutation personnelle. Cela détermine la confiance des interlocuteurs, donne une certaine focalisation personnelle. Ignorer le nom du destinataire est inacceptable car il est considéré comme incorrect.
Adressage
Ici, tout doit être pensé dans les moindres détails. Les champs "À", "Copier" ou - plus important encore - "Cci" sont les outils les plus importants pour la communication éthique et son efficacité. L'environnement commercial moderne a déjà développé les principes de base concernant l'utilisation de ces champs. Si le nom est directement dans le champ "à", le destinataire doit répondre à cette lettre, l'expéditeur de cette réponse est en attente, car la lettre a probablement posé des questions. S'il y a plusieurs noms dans le même champ, cela signifie que l'expéditeur recevra les réponses de chaque destinataire. Si le nom est dans le champ "Copier", il n'est pas nécessaire de répondre, il suffit que l'expéditeur vous demande d'être à jour. Toutefois, si le contenu de la lettre vous intéresse et vous incite à participer à la correspondance, vous avez besoin d’une phrase spéciale au début, qui servira de gage de bon goût. Exemples de phrases dans une lettre commerciale si le nom du destinataire apparaît dans le champ "copie": "Permettez-moi également de parler de cette question ...", "Permettez-moi de participer à la discussion ..." ou, plus démocratiquement, "Désolé d'intervenir ...".
L’étiquette indique de manière particulièrement subtile la situation dans laquelle le nom du destinataire se trouve dans le champ "Cci". Dans ce cas, l’éthique des affaires est plus vulnérable que jamais, car elle est perçue comme un instrument d’information et de contrôle secrets. Personne ne voit ces destinataires. Et ils voient tout le monde et tout. De nombreuses entreprises dans la correspondance d'entreprise interdisent cet outil car elles sont scrupuleuses en matière d'éthique professionnelle. Cela est uniquement autorisé par le biais d'invitations massives (anniversaire, événement d'entreprise, réunion importante ou négociations), auquel cas les éléments seront envoyés à de nombreuses adresses, mais aucun destinataire ne verra l'adresse de messagerie d'une autre personne. Naturellement, les destinataires du champ Cci n'entrent jamais en correspondance.
Contenu informatif
Format, structure, volume, langue - tout cela concerne le travail correct avec l'information. La particularité et la nature de sa présentation sont également un outil, un indicateur du désir de correspondre et de la capacité de rédiger un texte de lettre compétent - de manière aussi respectueuse et correcte que possible vis-à-vis du destinataire. Le texte est mieux perçu dans le volume qui convient à un seul écran, c'est-à-dire au format A4. Les pièces jointes envoyées avec une lettre ne doivent pas dépasser trois mégaoctets, car elles ne peuvent pas être manquées par le serveur de messagerie du destinataire. Les fichiers envoyés ne poseront aucun problème au destinataire si des encodages universels rar ou Zip sont utilisés. Le texte de la réponse doit être placé en haut, et non en bas, c’est-à-dire au début de la lettre, ce qui permettra au destinataire d’éviter les recherches.
La réponse, comme déjà mentionné ci-dessus, ne peut pas être écrite comme une nouvelle lettre, vous devez sauvegarder l'historique de la correspondance afin que le destinataire ne cherche pas le message d'origine. Le langage de la rédaction professionnelle doit être aussi simple et compréhensible que possible, avec un minimum d’utilisation du vocabulaire professionnel interne, du vocabulaire professionnel, de l’argot, de l’anglais, des acronymes et des abréviations. Cependant, il est possible d’appliquer tout cela au sein de l’entreprise au cours de la correspondance, car ainsi l’efficacité et la vitesse de communication sont considérablement augmentées, ce qui le considère comme acceptable et tout à fait éthique. La correspondance interne consiste généralement en des abréviations et l'argot est presque complètement. Mais dans la communication avec des partenaires externes ou des clients commerciaux, de tels cas ne se produisent presque jamais.
Un peu de termes
Il est parfois impossible de se passer de la terminologie, en particulier dans les entreprises spécialisées. Une autre question est que les mots nécessaires introduits dans le contexte commercial doivent être expliqués et que l'interlocuteur doit apprendre à les utiliser. Par exemple, un client souhaite faire la publicité de ses produits sur Internet et un responsable commercial de ces services écrit des phrases totalement incompréhensibles pour un tiers, avec des «mots clés», des «bannières contextuelles», etc. Cependant, vous ne pouvez pas vous en passer, vous devez donc former le client.
