Teško je zamisliti posao bez sastanaka ili drugih sastanaka menadžera s zaposlenicima. Tijekom takvih sastanaka uspostavlja se kontakt u timu, prenose se važne informacije i daju prijedlozi. Sastanci nisu uvijek zanimljivi ili važni, tim više što ih svi zaposlenici pozitivno percipiraju. Kako ne biste gubili vrijeme na praznom okupljanju zaposlenika, trebali biste znati tajne uspješnih poslovnih sastanaka.
Jasan dnevni red
Poslovni sastanak nije tajni sastanak, već planirani događaj, koji se mora unaprijed dogovoriti sa svim sudionicima. Vođa ili osoba koja okuplja članove sastanka odgovorna je za dnevni red. Uključuje sljedeće podatke:
- Datum i vrijeme sastanka.
- Tema razgovora.
- Popis govornika. Ako je voditelj ili organizator pozvao nekoga da održi govor, predavača treba unaprijed upozoriti. To će se osloboditi nespretnosti i neugodnosti i omogućiti će se govorniku da se bolje pripremi kako ne bi trošio vrijeme ostalih slušatelja na nepotrebne informacije ili pokušaje prisjećanja potrebnih podataka.
Savjet: svi koji govore osim organizatora trebaju približno znati svoje vrijeme. To će im omogućiti da ne napuste sastanak u pogrešno vrijeme i ne odgode u iščekivanju. Ukupni dojam sastanka, tijekom kojeg svi znaju svoje mjesto, bit će pozitivan za većinu sudionika.
Nema dodatnih slušatelja
Ako nema želje vidjeti zijevajuća i dosadna lica publike, ne biste trebali pozvati one koji ne trebaju biti na sastanku. Naravno, može se ispostaviti da sastanak zaista zanima samo 5 ljudi od 100. Ali u ovom slučaju još uvijek nije potrebno pozvati 50 ljudi kao pomoćnike, što će samo naljutiti govornike i psihički poželjeti da se sve to uskoro završi.
Savjet: uvijek možete pozvati "goruće glave". To su oni koji su zainteresirani za projekt, ideju i nisu protivni sudjelovanju na sastanku ili na drugi način pokazuju aktivnost. Takvi će zaposlenici radosno reći cijelom timu o čemu se razgovaralo na sastanku i kako je sastanak prošao.
Prilika za govor
Ovo pravilo dobre montaže slijedi iz prethodnog. Onima koji su zaista zainteresirani za sastanak neće smetati da izraze svoje mišljenje o tom pitanju ili ponude.
Ali kolektivna rasprava, ako na sastanku bude više od 15 ljudi, može trajati 1,5 sati ili duže. Kako ne biste nikoga uvrijedili, trebali biste dati riječ voditeljima skupina ili zamoliti sve da skupe interese kako bi nekoliko govornika moglo objaviti svoje mišljenje.
Ograničenje monologa
Organizatori sastanaka i vođe tima ne bi smjeli dosaditi prisutnima, dok satima provode izražavajući svoje misli, nade i sklonosti. Vrijeme za govor svakog sudionika treba biti ograničeno.
Ako je potrebno odlučiti što je bolje: prezentaciju učiniti kratkom ili produženom, trebali biste odabrati prvu mogućnost. Ako želite poslušati detalje, učenici će sami postavljati pitanja ili tražiti druge informacije.
Ali nema ništa gore kad se u očima prisutnih postavi pitanje: "Kada će se sve završiti?" U međuvremenu, organizator sastanka, kao da se ništa nije dogodilo, govori svoje mišljenje o novom projektu, ne obazirući se na umorne uzdahe radnika.
Jasni zadaci
Ako sastanak nije isključivo informativne prirode, sudionici trebaju dobiti jasne preporuke ili zadatke nakon njegovog završetka.Ako želite sudjelovati u novom projektu, svima treba dati naziv ideje, zahtjeve, zadatak i rokove za njegovu provedbu.
Menadžeri koji od zaposlenika traže da ispune uvjete, ali ne postavljaju određene rokove, jednostavno gube vrijeme. Bez teških ograničenja, mnogi rade sve u posljednjem trenutku, a nisu krivi samo neodgovorni radnici.
Kontrola izvršavanja
Nakon što su primili zadatke nakon sastanka, nisu ih svi zaposlenici savjesno počeli izvršavati. Ali ako je vođa zaboravio kome je postavio koje zadatke, sastanak je bio izgubljen.
Redovno nadgledanje izvršenja zadataka primljenih tijekom sastanka važna je komponenta raspravnog postupka. Slijediti mora onaj koji je dao upute. U suprotnom, zahtjevi će biti neobvezni, što će u konačnici poništiti prednosti poslovnih sastanaka u poslu.
Nema ometanja
Tijekom javnog govora, govornika ne bi trebalo ometati vanjskim zvukovima, predmetima ili aktivnostima. Nije dopušteno gledati bilo gdje osim teksta, ekrana monitora prezentacije ili onih koji slušaju njegov govor.
Preporučljivo je mobitel prebaciti na nečujni način rada ili isključiti. To se odnosi i na one koji slušaju govor: pozivi, SMS i komunikacija na društvenim mrežama tijekom govora druge osobe znak su da je sastanak dosadan i da ne donosi korisne informacije. Kad je sastanak učinkovit, nitko ne troši vrijeme na gadgete ili druge načine zabave.
Kratki rokovi
Ne preporučuje se održavanje sastanaka svakodnevno, jer takvi sastanci mogu biti zamorni za većinu zaposlenika. Ali ako je potreba za okupljanjem diktirana osobitošću poslovanja, morate obratiti posebnu pozornost na vrijeme sastanka.
Sastanak će biti produktivan ako ne postane dugotrajan. Maksimalno 20 minuta dnevno dovoljno je za prenošenje važnih informacija i uspijevanje imenovati odgovorne za svakodnevne zadatke.
Analiza poslova
Vođe ili organizatori sastanaka savjetuju se da zabilježe postupak ili vode poseban kalendar, dnevnik sastanaka. Treba napomenuti koliko je sastanak trajao, glavne točke, zadaće i prijedlozi.
To će vam omogućiti da se ne ponavljate, sljedeći sastanak vodite produktivno i eliminirajte potrebu pamćenja koji zadaci zahtijevaju nadzor.