Stockage de documents dans l'organisation. Périodes de stockage des documents des organisations

L'activité vitale de pas une seule organisation, entreprise, entreprise et même l'État est impossible sans un flux de travail rationalisé. Les documents, ainsi que la nécessité de les déplacer, de les créer ou de les recevoir avant leur retour, leur expiration ou leur rattachement à l’affaire, sont fermement entrés dans la vie d’une personne dès le moment où ils ont été écrits. Conservés depuis l'Antiquité, ils confirment la documentation de divers domaines de la vie d'individus ou d'affaires publiques.

Histoire du travail de bureau en Russie

Les premiers documents qui ont relaté la vie de l'ancien État russe étaient les annales. Ils ont parlé des accords conclus entre la Russie et Byzance, reflétant des événements historiques. Les relations diplomatiques ont également été notées dans des lettres. En outre, ils ont également parlé de divers accords, principalement entre commerçants. Les lettres, selon le but, pourraient être judiciaires et indicatives.

Tous les documents ont été écrits sur du parchemin, ce qui à l'époque était considéré comme un matériau très coûteux. Jusqu'à la fin de la période de fragmentation féodale de la Russie, il était trop tôt pour parler de la notion de travail de bureau en tant que système.

L’histoire du travail de bureau dans l’État russe se compose de périodes: pré-révolutionnaire, soviétique et post-soviétique.

Pré-révolutionnaire

Les écritures pré-révolutionnaires se sont développées aux XVIe-début du XXe siècles Cette étape est à son tour divisée en plusieurs périodes:

1. Le travail d'ordre administratif a commencé à prendre forme après la formation d'un État russe centralisé. Elle a été menée dans des baraques (ordonnées, labiales, zemstvo). Le système lui-même a évolué dans les ordres - les institutions centrales. D'où le nom de la période. L'émergence d'un «personnel» distinct composé de personnes impliquées dans la préparation des projets, les enquêtes, l'organisation du stockage des papiers et la copie des brouillons constitue une particularité du travail administratif de bureau.
2. Le flux de travail des collèges s'est développé après la réforme de l'administration centrale. Les collèges ont commencé à utiliser des registres d’inscription et des archives organisées. Le stockage des documents de la manière prescrite a d'abord été organisé précisément pendant la période de travail du bureau du collège.
3. Exécutif (au XIX - début du XX siècle) a été développé pendant la réforme. Le nouveau système administratif repose sur les principes d'unité de commandement - l'exécution exacte des ordres des hauts fonctionnaires, ainsi que des hiérarchies - une répartition stricte des responsabilités entre les fonctionnaires de différents grades et fonctions.

Travail de bureau soviétique

Le travail de bureau soviétique a commencé à prendre forme à partir d'octobre 1917 et s'est poursuivi jusqu'en 1991. Au cours de cette période, les autorités ont cherché à rendre ce système aussi rationnel que possible. Des tentatives ont été faites pour introduire des normes dans le travail avec des documents officiels. Une liste de documents de gestion typiques de l'entreprise a été compilée, définissant la période de stockage de cette documentation. Dans les années soixante-dix, un système d'État de travail de bureau unifié a été spécialement créé, établissant des formes et des méthodes uniformes d'utilisation des documents.

Post-soviétique

Le travail de bureau de la période post-soviétique s’est développé depuis 1991 et se poursuit jusqu’à nos jours. Dans les années 90 du vingtième siècle, la Fédération de Russie a commencé à améliorer le cadre législatif et réglementaire établissant les exigences en matière de documentation.

Stockage de documents dans l'entreprise

Dans le processus d'activité des entreprises, des institutions, des entreprises, il y a un énorme flux de documents, les documents sont reçus et créés. Lorsque la nécessité de les utiliser dans les activités quotidiennes pour résoudre les problèmes actuels disparaît, il est nécessaire d'accumuler et de conserver des informations. En outre, il est extrêmement important de garantir un accès facile et rapide aux données nécessaires à tout moment, même après quelques jours, mois ou années après la fin de la circulation du document. Si les archives ne sont pas correctement organisées et que les délais ne sont pas respectés, la recherche du papier adéquat risque de poser problème. Une recherche et une application rapides des documents aux fins auxquelles ils sont destinés ne sont possibles qu’avec une répartition claire de ces documents en groupes, la séparation, par exemple, dans les affaires.

Un ouvrage de référence spécial sur la systématisation, qui détermine la procédure de distribution des titres dans les cas, est la nomenclature des cas.

Les concepts de «nomenclature des affaires» et «affaires»

La nomenclature des cas s'appelle le classificateur le plus simple des noms de cas, ce qui vous permet de trier rapidement les documents pour une recherche rapide si nécessaire, en indiquant la durée de conservation dans la forme prescrite. Un tel classifieur revêt une grande importance pour l’organisation du bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une institution municipale.

Une affaire est un document placé sous une couverture ou une combinaison des deux qui concerne un problème ou un type d'activité spécifique. Dans les cas, il est interdit de dupliquer les versions préliminaires de titres répétés ou ayant perdu de leur importance, avec une durée de conservation standard expirée.

Nomenclature des affaires - un document à usages multiples qui:

• C'est la base pour placer des documents dans des dossiers, rechercher les papiers nécessaires.
• Indique l'indexation des documents et des cas.
• Définit la durée de conservation des documents.
• C'est une sorte de manuel pour la première étape de l'examen.
• C'est un document qui prend en compte le stockage temporaire (jusqu'à dix ans).
• C'est la base pour la constitution d'inventaires de documents qui seront stockés de manière permanente et temporaire.
• C’est un lieu de stockage d’actes destinés à la destruction des affaires d’une entreprise dont la période de stockage a expiré (destruction de papier).

Types d'articles dans les entreprises

Il existe trois types de nomenclatures. Une nomenclature normalisée est un document réglementaire établissant la composition des affaires qui sont instituées dans le travail de bureau d’organisations du même type.

La nomenclature approximative est de nature consultative: elle établit un certain ensemble de cas (avec une indication de leurs indices) qui sont déclenchés pendant le fonctionnement des organisations auxquelles s'applique la nomenclature.

Une nomenclature distincte des affaires d'une entreprise donnée est constituée par le personnel de support documentaire et de gestion documentaire de l'organisation. Le processus implique les responsables des divisions structurelles, car ils ont une idée du développement planifié de l'entreprise, ce qui vous permet de fournir efficacement les types de titres susceptibles d'apparaître dans l'organisation dans un avenir proche.

Règles de base pour stocker la documentation

Un très grand nombre d'articles, divers en termes de valeur représentée et d'importance, sont formés dans le processus de toute entreprise. Les types de titres pour lesquels le stockage de documents dans l'organisation doit être organisé, la procédure et les durées de stockage sont reflétés dans divers actes législatifs réglementaires, qui peuvent concerner à la fois la législation sur les sociétés d'une organisation individuelle, la législation sur l'archivage et la législation comptable. Les lois sur la comptabilité et l'archivage sont également valables avec les règlements édictés par le conseil constituant ou les dirigeants d'une organisation donnée.

L’acte législatif de base dans ce domaine est la loi sur les affaires archivistiques dans la Fédération de Russie, entrée en vigueur à la date de publication - le 25 octobre 2004.C’est cet acte législatif qui régit divers types de relations dans le domaine de la gestion des archives dans l’intérêt de la population civile du pays, de la société et du gouvernement, ainsi que les relations en matière d’organisation du stockage des papiers, quelle que soit la forme de la propriété des entreprises.

Basé sur h.1 Article. 17 de la loi n ° 125-З, les entrepreneurs et les organisations privées et étatiques sont tenus de conserver les documents d'archives pendant leur stockage, y compris les documents relatifs au personnel. En fonction du statut de l'entreprise commerciale, la procédure permettant de remplir l'obligation de stockage de titres et la durée de stockage des documents dans l'organisation sont établies. Les institutions commerciales ont le droit de mettre fin au stockage des documents à l'expiration du délai.

Documents comptables

L'article 17 de la loi n ° 129-З fixe les délais généraux de conservation des documents, des documents comptables et des rapports comptables. Selon la loi, l’entreprise est tenue de conserver les documents comptables pendant au moins cinq années civiles à compter du premier janvier de l’année suivant celle de la date à laquelle le document est daté.

Pour déterminer les termes de types spécifiques de documents, vous devez vous référer à cet acte en tant que liste standard des périodes de stockage de documents approuvées par les Archives fédérales le 6 octobre 2000. Ce qui est important, les dates indiquées dans la liste ne commencent pas à partir de la date de la version finale du document ou de la publication officielle du document, mais à partir du premier janvier de l'année civile suivante. Toutefois, si le chef de la société a émis une commande tenant compte des spécificités de l'activité, la durée de conservation des papiers peut être augmentée par rapport à la période définie dans la liste.

Déclarations d'impôt et autres documents de calcul d'impôt

La période au cours de laquelle une entreprise ou une institution municipale est tenue de gérer les déclarations de déduction fiscale est définie au paragraphe 170 de la liste ci-dessus. Ainsi, la période de stockage des documents dans l’organisation, s’agissant des déclarations de revenus de la dernière année civile, est d’au moins dix ans; tous les trimestres sont stockés pendant au moins cinq années civiles ultérieures; les périodes mensuelles doivent être stockées pendant au moins une année civile. En l'absence de notification pour l'année civile, les autres types de déclarations doivent être conservés pendant au moins dix ans. Ainsi, les autres types de rapports doivent être protégés pendant au moins cinq années civiles. Les rapports d'un mois civil en l'absence de rapports trimestriels sont stockés selon les mêmes principes.

Les documents pour lesquels des taxes et des frais sont calculés ne sont pas définis dans la loi. Toutefois, le sous-paragraphe du huitième paragraphe du premier article 23 du Code des impôts de la Fédération de Russie indique que les contribuables doivent conserver des documents pendant quatre ans: documents comptables et fiscaux, tout autre document prouvant les bénéfices, dépenses, paiement et retenue à la source des taxes et autres frais. La même chose définit la liste des documents indiquant la période de stockage. Il est affiché sur les sites officiels du gouvernement de la Fédération de Russie et de Rosarchive.

Durée de stockage de la documentation dans l'entreprise

La durée de conservation des documents correspond au délai défini par la législation de la Fédération de Russie et aux valeurs sélectionnées lors de l'examen, durant lesquels ils doivent être conservés jusqu'à leur destruction.

En raison des activités des entreprises et des institutions, des papiers de différentes significations sont créés. Une liste standard de stockage de documents permet la destruction de documents ayant déjà terminé la tâche. Mais il y a ceux qui ne perdent pas leur importance depuis plusieurs années. Et le troisième type, il contient des informations scientifiques ou pratiques importantes. Ce type a une durée de vie constante.

Ainsi, les durées de stockage habituelles des documents peuvent être:

• temporaire jusqu'à dix ans;
• temporaire sur dix ans;
• permanent.

Dans les divisions qui effectuent des travaux de référence, les dossiers sont conservés pendant deux ans, quel que soit le statut de l'entreprise: stockage permanent et temporaire (plus de dix ans). Dans les archives de l'organisation, ils sont remis après ce délai.

Quelle que soit la forme sous laquelle la documentation est réalisée (papier ou électronique), les durées de stockage des documents ne changent pas. La valeur déterminante de la durée de leur utilisation dépend des informations qu’ils contiennent. Cette question est l'examen de la valeur.

L’examen de la valeur des documents est l’établissement d’importance sur lequel repose la détermination de la période de conservation. Un examen est effectué pour déterminer quels articles en particulier peuvent le mieux fournir les données nécessaires à l'État, à la société, aux sciences et aux individus. Pour les documents sélectionnés pour le stockage temporaire, vous devez déterminer pendant combien de temps ils pourraient être nécessaires dans le futur. Une tâche importante de l'examen des titres est également considérée pour déterminer la période de stockage de la documentation.

Ainsi, les tâches suivantes de l’examen de la valeur se sont distinguées:

• Transfert pour conservation permanente dans les archives d’État de la Fédération de Russie de la documentation importante pour la politique, l’économie, l’économie, la science et la culture du pays, sélection préalable à cet effet.
• Les documents qui conservent une valeur pratique, mais ne représentent pas une valeur scientifique et historique, sont sélectionnés pour un stockage temporaire.
• Ceux qui ont perdu leur valeur et n’ont aucune valeur scientifique sont sélectionnés pour être détruits.
• Établissement de périodes de stockage pour les documents, leur modification.

Lors de l'examen, la qualité de l'organisation de la nomenclature des fichiers, des archives et l'établissement de la durée de conservation des documents sont également vérifiés.

Modes d'organisation du stockage des valeurs dans l'entreprise

Avec l'avènement de la technologie électronique, il n'est plus nécessaire d'utiliser tout le bâtiment pour des archives: plusieurs salles suffiront s'il s'agit d'une grande organisation avec une histoire de dix ans. Mais dans tous les cas, il est nécessaire d’organiser le stockage des documents dans l’organisation.

Il existe plusieurs options pour organiser une archive électronique:

1. Local - un moyen de stockage abordable, qui consiste à collecter des documents dans un dossier sur un ordinateur ou, si l'entreprise dispose d'un réseau local, à créer un dossier réseau spécial et à en définir les droits d'accès. Les inconvénients de cette méthode de stockage sont l’absence de garanties de sécurité, la nécessité de contrôler indépendamment la durée de stockage, de fournir des outils de visualisation (nous parlons de programmes de visualisation de documents, images, vidéos, dessins et autres documents) et de vérification des signatures électroniques.
2. Archives électroniques spéciales - systèmes spécialisés de gestion de documents électroniques ou archives électroniques. De tels systèmes de stockage ne répètent pas les inconvénients ci-dessus de l'archive locale. C’est-à-dire que le SGED permet la visualisation, contrôle le minutage du stockage des titres, vous permet d’obtenir des informations sur la signature électronique. Moins - le service est payé.
3. Dans le cloud - un moyen prometteur de stocker des documents, ceux-ci peuvent être stockés directement dans le service en ligne et ne prennent pas de place sur les ordinateurs de l'entreprise. Les employés ont toujours la possibilité de consulter la documentation nécessaire. Le service fournit une visualisation avec les outils appropriés et des données sur un certificat de sécurité. L'accès au réseau est limité.

La législation ne réglemente pas la méthode de stockage à utiliser, la liste des documents avec les dates n'indiquant que le délai réglementaire. Il est seulement important de respecter les règles pour le transfert de documents, la forme correcte d’exécution et un certificat de signature.