A kis- és középvállalkozások tulajdonosai hosszú ideig kénytelenek dolgozni. Egyes vállalkozók hétvégén is dolgoznak. A vészhelyzeti munkaterhelés csökkentése érdekében tanácsos különféle rutin folyamatok és tevékenységek automatizálása. Vannak olyan műveletek, amelyeket a legjobban függetlenül lehet elvégezni, hogy ne kerüljenek veszteségekbe.
Az automatizálás jellemzői és előnyei
A kisvállalkozásoknak gyakran szükségük van rá, mivel a vállalkozóknak és az alkalmazottaknak gyakran rutinszerű és teljesen haszontalan tevékenységeket kell végezniük. A pluszok közé tartozik az a tény, hogy nem kell sok időt és erőfeszítést költenie az automatikusan elvégezhető egyszerű és rutin tevékenységekre.
A megszabadult idő felhasználható kapcsolatok létesítésére vállalkozókkal, rokonokkal történő kommunikációra vagy más, automatikusan nem automatizálható feladatok elvégzésére. Ezért számos üzleti folyamatot kell automatizálni.
1. Válasz az e-mailekre
Minden társaságnak van e-mailje, és gyakran sok különböző levelet kap partnerektől, ügyfelektől vagy csak magánügyfelektől. Az üzleti tulajdonosok körülbelül 25% -a e-maileket ellenőriz és válaszokat ír.
Ugyanakkor meg lehet gyorsítani ezt a folyamatot, amelyhez sablonokat használnak. Ez nem egy teljes automatizálás, de csökkentheti a szövegek írására fordított időt.
2. Számlák kitöltése
A számvitel összetett és időigényes folyamat. Általában tapasztalt könyvelő foglalkozik vele, de a kezdő vállalkozóknak gyakran nincs pénzügyi képességük szakember felvételére. Ezért sok dokumentumot önállóan el kell készíteniük, amelyek azonos típusú számlát tartalmaznak.
Összeállításukhoz kívánatos speciális számítógépes programok használata, amelyek lehetővé teszik, hogy csak az alapinformációkat változtassák meg, a többi információ változatlan maradjon.
3. Bérszámfejtés
Összeállítása unalmas munka, amelyet havonta kell elvégezni, mivel minden hónapban fizetést kapnak a cég alkalmazottai. Nehéz automatizálni a bérszámfejtés elkészítését, ha a társaság sok alkalmazottja még mindig készpénzben részesíti fizetését.
Ezért tanácsos az összes alkalmazottat átutalni fizetés nélküli készpénzben. Ehhez olyan bankok kerültek kiválasztásra, amelyek optimális feltételeket kínálnak a betéti és bérkártyák megnyitásához. Ilyen körülmények között, automatikus módban, a pénzeszközök átkerülnek az alkalmazottak számlájára, tehát nem kell foglalkoznia a kimutatások összeállításával.
4. Feladatkezelés
A vállalkozó idejének körülbelül 70% -át költi a vállalkozásán belüli különféle feladatok kezelésére. Idő és erőfeszítés megtakarítása érdekében tanácsos speciális szoftvert használni. Ezzel összehangolhatja a műveleteket a különböző feladatok között, megszabadulhat az ismétlődő műveletektől, és folyamatosan módosíthatja a digitális teendők listáját.
Az ilyen programok emlékeztetnek bizonyos tevékenységekre, amelyeket a vállalkozónak meghatározott időn belül kell elvégeznie. Ezért nem kell aggódnia, hogy a vállalat tulajdonosa különféle okok miatt elfelejt bizonyos feladatokat.
5. Jelentések és nyilatkozatok
Minden üzletember fizeti az adókat egy korábban kiválasztott adórendszer alapján. A szövetségi adószolgálatnak történő jelentéstételhez időben el kell készíteni és benyújtania az adóbevallásokat vagy más dokumentumokat. Ehhez jól ismeri a számvitelt.
Még ez a folyamat is automatizálható. Az adószolgálat lehetőséget ad a vállalkozónak, hogy speciális programokat tölthet le a szövetségi adószolgálat hivatalos weboldaláról. Ezekbe a programokba csak a vállalat tevékenységének eredményeiről adunk információt, majd a számításokat automatikusan elvégezzük. Ennek a szoftvernek köszönhetően jelentősen csökkenthető az az idő és erőfeszítés, amelyet a hivatalos dokumentáció összeállítására fordítanak.
Milyen feladatokat nem lehet automatizálni?
Bár az automatizálásnak számos előnye van, még mindig vannak olyan tevékenységek, amelyeket a vállalkozónak személyesen kell végrehajtania. Ellenkező esetben az üzletember nem veszi figyelembe sok fontos szempontot, ami vállalati veszteségeket eredményez.
1. Vevői problémák
Az ügyfelek és az ügyfelek elégedetlensége bármikor előfordulhat, különböző okokból. Az ilyen nehézségek kezelése automatikus módban egyszerűen lehetetlen, ezért a vállalkozónak részt kell vennie ebben a folyamatban. Meg kell javítania a problémát, hogy az elégedetlen ügyfél ne hagyjon panaszt az interneten.
Az ilyen problémák megoldásakor fontos a személyes kommunikációra összpontosítani. Ne használjon e-maileket vagy telefonos üzeneteket, ezért tanácsos egyeztetni és megváltoztatni az ügyfél gondolkodását.
2. Az ügyfelek alkalmazkodása
Az új ügyfelek folyamatosan lépnek be az üzletbe, akik nem biztosak abban, hogy az együttműködés célszerű-e. Ezért fontos bizonyos üzleti folyamatok használata, amelyek célja annak gyors adaptálása.
Az interakció korai szakaszában az üzletember nem támaszkodhat az automatizálásra, mivel valószínűleg nagy ügyfelet veszít. Ezért személyes figyelmet igényel az erős kapcsolat megteremtése.
3. Az alkalmazottak elismerése
A vállalati alkalmazottak értékes erőforrást jelentenek minden vállalkozó számára. Ezért ha egy üzletember folyamatosan meg akarja tanulni a szakemberek különféle eredményeit, akkor az értékeléssel és elemzéssel önmagában kell foglalkoznia. Lehetetlen automatizálni ezt a folyamatot, mivel egyébként a munkavállalók jobban érzik magukat, ami gyakran csökken a munkatermelékenységhez.
Ha valamelyik szakember magasságba lép karrierje során, akkor a vállalkozónak díjakat vagy díjakat adva kell ünnepelnie a sikerét.
4. Kreatív folyamatok
Bár az automatizálás javítja a termelékenységet, nem helyettesítheti az emberek kreatív munkáját. A programok nem reprodukálhatják az emberi agyat, ezért a kreatív ötletek megvalósításához és létrehozásához tapasztalt és tehetséges bérelt szakemberek bevonása szükséges.
Ezért a kreatív munkahelyek továbbra is igények és magas fizetésűek. A fontos kérdések kezelése érdekében a munkavállalónak kritikus gondolkodással és innovatív készségekkel kell rendelkeznie.
5. Erős kapcsolatok kiépítése kollégákkal és ügyfelekkel
Ez csak akkor lehetséges, ha a vállalkozó személyesen kommunikál más vállalkozások képviselőivel vagy alkalmazottaival. Ne bízzon az automatizálásban, ezért tanácsos elhagyni az e-mailek vagy más rendszerek állandó használatát.
Az alkalmazottak számára különféle ajándékokat vagy kézírásos hálaleveleket kell használni. Ha az ügyfelek elégedetlenek, személyes beszélgetéseket kell folytatnia.
Ezért egyes folyamatok még a modern technológiák használata esetén sem automatizálhatók.
következtetés
Az automatizálás időt és vállalkozói erőfeszítést takaríthat meg, ezért bizonyos rutinműveletek végrehajtásakor tanácsos azt a vállalat munkájában megvalósítani.Vannak olyan üzleti folyamatok, amelyek megkövetelik egy személy személyes figyelmét.