Nehéz elképzelni egy vállalkozást, amelyben találkozók vagy egyéb vezetői találkozók nem állnak fenn az alkalmazottakkal. Az ilyen találkozók során kapcsolatba kerülnek a csapatban, fontos információkat közölnek és javaslatokat tesznek. A találkozók nem mindig érdekesek vagy fontosak, annál is inkább pozitívan érzékelik őket az alkalmazottak. Annak érdekében, hogy ne pazarolja az időt az alkalmazottak üres gyűjtésére, meg kell ismernie a sikeres üzleti találkozók titkait.
Tiszta napirend
Az üzleti találkozó nem titkos találkozó, hanem egy tervezett esemény, amelyet minden résztvevővel előre meg kell egyeztetni. A napirendért a vezető vagy az a személy, aki összegyűjti az ülés tagjait, felelős. Ez a következő adatokat tartalmazza:
- Az ülés dátuma és időpontja.
- A beszélgetés témája.
- A felszólalók listája. Ha a vezető vagy szervező meghívott valakit beszéd tartására, a felszólalót előzetesen figyelmeztetni kell. Ez enyhíti a kínos és zavarodást, és lehetővé teszi a felszólalók számára a jobb felkészülést, hogy ne pazarolja a többi hallgató idejét a felesleges információkra vagy a szükséges adatok visszahívására.
Tipp: mindenkinek, aki a szervező kivételével beszél, kb. Ez lehetővé teszi számukra, hogy nem hagyják el a találkozót rossz időben, és nem esnek el előre. A találkozó általános benyomása, amelynek során mindenki tudja a helyét, a legtöbb résztvevő számára pozitív lesz.
Nincs további hallgató
Ha nincs kívánság ásító és unatkozó közönség arcának látására, akkor nem szabad meghívnia azokat, akiknek nem kell jelen lenniük a találkozóra. Természetesen kiderül, hogy a találkozó valóban csak a száz ember közül ötből érkezik. De ebben az esetben továbbra sem szükséges extrákként 50 embert meghívni, ami csak fel fogja bosszantani a felszólalókat, és mentálisan azt kívánja, hogy mindez hamarosan véget érjen.
Tipp: mindig meghívhat "égő fejeket". Ezek azok, akiket érdekel a projekt, az ötlet, és nem hajlandók a találkozón való részvételre vagy más módon tevékenységek bemutatására. Ezek az alkalmazottak ezután boldogan elmondják az egész csapatnak, hogy mi volt a megbeszélés a találkozón és hogyan ment a találkozó.
Lehetőség beszélni
Ez a jó összeszerelés szabálya az előzőből következik. Azok, akik valóban érdeklődnek a találkozó iránt, nem fogják kifejezni véleményüket a kérdésről, vagy nem tehetnek ajánlatot.
De ha a találkozón több, mint 15 ember vesz részt, akkor a kollektív beszélgetés 1,5 órán át vagy tovább tarthat. Annak elkerülése érdekében, hogy senkit sértse meg, adjon szót a csoportok vezetõinek, vagy kérjen mindenkit érdeklõdés felhalmozására, hogy több felszólaló közölje véleményét.
Monológ korlátozás
A találkozók szervezői és a csapat vezetői nem tehetik unatkozni a jelenlévőket, miközben órákat töltenek gondolataik, reményeik és preferenciáik kifejezésére. Az egyes résztvevők számára korlátozott időt kell megadni.
Ha el kell dönteni, melyik a jobb: ha a bemutató rövidebb vagy hosszabb, akkor az első lehetőséget kell választania. Ha meg akarja hallgatni a részleteket, akkor a hallgatók maguk is feltesznek kérdéseket vagy más információkat kérnek.
De nincs semmi rosszabb, amikor a jelenlévők szemében felmerül a kérdés: "Mikor ér véget ez az egész?" Időközben a találkozó szervezője, mintha semmi sem történt volna, elmondja véleményét az új projektről, figyelmen kívül hagyva a munkavállalók fáradt sóhajait.
Tiszta feladatok
Ha a találkozó nem pusztán információs jellegű, akkor a résztvevőknek egyértelmű ajánlásokat vagy feladatokat kell kapniuk az esemény vége után.Ha szeretne részt venni egy új projektben, mindenkinek meg kell adnia az ötlet nevét, a követelményeket, a feladatot és a megvalósításának határidejét.
Azok a vezetők, akik arra kérik az alkalmazottakat, hogy teljesítsék a követelményeket, de nem határoznak meg konkrét határidőket, egyszerűen veszítik az időt. Kemény korlátok nélkül sokan mindent megtesznek az utolsó pillanatban, és nem csak a felelőtlen dolgozók felelősek.
Végrehajtás ellenőrzése
Miután megkapta a feladatokat az ülés után, nem minden alkalmazott vállal lelkiismeretesen azokat. De ha a vezető elfelejtette, kinek tűzte ki a feladatokat, akkor a találkozó elpazarolt.
Az ülésen kapott feladatok rendszeres nyomon követése a tanácskozó folyamat fontos eleme. A nyomon követést kell elvégeznie az utasításokat. Ellenkező esetben a követelmények nem kötelezőek, amelyek végül érvénytelenítik az üzleti találkozók előnyeit az üzleti életben.
Nincs figyelmet
A nyilvános beszéd során a hangszórót ne zavarja idegen hangok, tárgyak vagy tevékenységek. Nem megengedett sehol keresni, kivéve a szöveget, a prezentációs monitor képernyőjét vagy azokat, akik hallják a beszédet.
Javasoljuk, hogy a mobiltelefont csendes üzemmódba vagy kikapcsolja. Ez vonatkozik azokra is, akik hallgatják a beszédet: hívások, SMS-ek és kommunikáció a közösségi hálózatokon egy másik személy beszédében azt jelzik, hogy a találkozó unalmas és nem tartalmaz hasznos információkat. Amikor a találkozó eredményes, senki sem tölti az időt gadgetekre vagy más módon szórakozni.
Rövid határidők
Nem ajánlott napi üléseket tartani, mivel ezek a találkozók a legtöbb alkalmazott számára unalmasak lehetnek. De ha az összegyűjtés szükségességét az üzlet sajátosságai diktálják, akkor különös figyelmet kell fordítania az ülés idejére.
A találkozó akkor lesz eredményes, ha nem hosszabbodik meg. Napi legfeljebb 20 perc elegendő a fontos információk továbbításához és a napi feladatokért felelős személyek kinevezéséhez.
Munkaelemzés
A találkozók vezetőinek vagy szervezőinek javasoljuk, hogy rögzítsék a folyamatot, vagy tartsanak speciális naptárat, találkozónaplót. Meg kell jegyezni, hogy mennyi ideig tartott a találkozó, a főbb pontok, feladatok és javaslatok.
Ez lehetővé teszi, hogy ne ismételje meg, tartsa eredményesen a következő találkozót, és elkerülje annak szükségességét, hogy emlékezzen arra, hogy mely feladatok megfigyelést igényelnek.