Mint más üzleti területeken, a beszerzési szakemberek előnyben részesítik egy vállalkozót vagy kisvállalkozót, mint vállalkozót, aki ezt az üzlet növekedésével rájön. Míg a szakértők a költségek csökkentéséről, az új piacok fejlesztéséről és a kockázatok minimalizálásáról vitatkoznak, a vásárlás meglehetősen félelmetesnek tűnik a kisvállalkozás tulajdonosának. Sok vállalkozó még nem ismeri ezeket a témákat, és a beszerzés hatásáról később is tisztában van.
A hatékony beszerzési csapattal rendelkező vállalkozások gyakran nagy üzleti tevékenységet folytatnak, és élvezik a rendszeres vásárlók sikerét.
Az összes i pontozásához mérlegelje az összes alapvető folyamatot, amelyet a modern beszerzés magában foglal. Ez egyértelművé teszi az alapvető funkciókat, amelyek a beszerzési felelősség nagy részét alkotják. Mindezt minden illetékes beszerzési platformon meg kell keresnie.
A követelmények és a készletek ellenőrzése
A fizetés előtti beszerzési ciklus megkezdése előtt meg kell határozni egy termék vagy szolgáltatás igényét. A kisvállalkozás szempontjából kulcsfontosságú az igények érvényességének felmérése. Mint minden beszerzési szakember megmondja, ellenőrizze, hogy bizonyos termékek / anyagok rendelkezésre állnak-e a készletben. Hangsúlyozd magadnak, hogy mi hiányzik, és ebből törölj már azokat a pontokat, amelyek számodra értelmetlennek tűnnek. Előnyben részesítse a legreálisabb és leghatékonyabb vásárlásokat, hogy később mindez indokolt legyen. Nagyon fontos, hogy ellenőrizze igényeit és még egyszer ellenőrizze rendelkezésre állását, mielőtt továbblépne a következő lépésre: növelje a vásárlási igényeket.
Emelje fel a vásárlási igényt
Itt egy csapat vagy csapattag, aki egy adott termékre / szolgáltatásra van szüksége, kérést küld. Ez lehet papír formában, elektronikus formában vagy telefonon igénybe vehető szóbeli igény. Ha kezdődik, használja az elektronikus űrlapokat a tároláshoz és a kommunikációhoz. Gondoskodjon arról, hogy a kérelmek csak bizonyos adminisztratív követelmények teljesítése után jelenjenek meg. Ez egy módszer, amely segít abban, hogy csak érvényes kéréseket hajtsanak végre. Amint a gyakorlat azt mutatja, éppen ez a módszer játszik óriási szerepet a legelején, mivel vállalkozóként felfedi Önt a legjobb oldalról a beszállítók számára. Kövesse az egyértelmű szabályokat és előírásokat a jelentkezési folyamatban, és akkor vállalkozása elkezdi fejlődni, ahogy kellene.
Kezelje a vásárlási kérelmeket
Kezdje azzal, hogy az elsődleges felelősséget ruházza fel a vásárlási kérelmek jóváhagyására. Valaki a pénzügyi osztálytól vagy a beszerzési osztálytól megvizsgálja az egyes beszerzési kérelmeket, vagy jóváhagyja azokat, és kiadási megrendelést bocsát ki, vagy visszajuttatja az ügyfélnek, megjelölve az elutasítás okát. Miután a megrendelést a vállalat nevében jóváhagyták, javasoljuk, hogy végezzen költségvetési ellenőrzést. Tegye ezt meg, mielőtt bármilyen kérdést vagy ajánlatot benyújtana (RFP, RFQ). Ez azért fontos, mert gyakran előfordul, hogy mindent megrendelünk, ami szükségesnek tűnt, és akkor nem tudunk fizetni a megrendelésért. Rossz politika az adósságba kerülés mind a vállalkozás kezdete, mind a csúcspontja során. Tegyen meg mindent pénzügyek alapján.
Egy másik tipp: megkerülheti ezt, ha nagy mennyiségű vásárlás lehetséges. Ez a legmegfelelőbb alacsony értékű áruk vagy szolgáltatások egyedi, egyszeri vásárlásához vagy egy adott kategória felügyelet nélküli vásárlásához.
Tárgyalások és megrendelések jóváhagyása
Miután benyújtotta a megrendelést a beszállítójának, jóváhagyhatja, elutasíthatja vagy tárgyalásokat kezdeményezhet.Ezen a ponton megbeszélheti a változókat, például a szállítási menetrendeket, az alternatív elemeket, az árakat és a szállítási módot. Felhívjuk figyelmét, hogy a megállapodás jogilag kötelező érvényű szerződés. Miután az eladó aláírta, a törvény előírja, hogy a felsorolt szolgáltatásokat vagy árukat a meghatározott ütemezés szerint, a megadott áron nyújtja.
Áruk és / vagy termékek átvétele
Az eladó elküldi Önnek az árut vagy nyújtja a szolgáltatást, és bemutat egy fontos dokumentumot az áru átvételekor. Aláírja, ha megerősíti, hogy a kért termék (vagy nyújtott szolgáltatások) rendben van és a raktárban van. Ezen a ponton elvégzi a háromoldalú megfelelésnek nevezett biztonsági intézkedést is, amely azt jelenti, hogy összehasonlítják a megrendelést, a termékhez vagy szolgáltatáshoz tartozó csomagolási listát és az eladó számlát. Amint megbizonyosodik arról, hogy az összes egyezik, csak akkor kell fizetnie.
Irodai munka és az eladó termelékenysége
Miután befejezte az összes folyamatot, amely a „beszerzéstől” a „fizetésig” vezet, két intézkedést tesz a következetesség biztosítása érdekében. Az első a nyilvántartás vezetése, a második a beszállító teljesítményének elemzése. Minden egyes befizetés után regisztrálja azt egy állandó nyilvántartásba, amely hasznos lehet egy ellenőrzéshez, és ha később meg kell kapnia a megrendeléssel kapcsolatos részleteket, ez segít. A digitális adatokra való váltás révén az összes vásárlási adatot könnyen hozzáférhető, központosított helyen tárolhatja.
A hatékony beszerzés talán az egyetlen kulcsa a beszállító munkája. Itt értékeli az egyes szállítókat olyan tényezők alapján, mint a szállított áruk vagy a nyújtott szolgáltatások minősége, mennyire felelnek meg a szállítási ütemtervnek és a szerződéses kötelezettségeknek, valamint a válaszadási sebességnek. Ha nem volt elégedett ezekkel a területekkel, akkor ellenőrizze ezt piros színben. A beszállító teljesítménymenedzsment elemzése segít fenntartani és kibővíteni a kapcsolatokat csak a leghatékonyabb beszállítókkal.
következtetés
A beszerzési folyamatok megértése azt jelenti, hogy első osztályú beszerzéseket hajtanak végre! A vállalkozók sokat gondolkodnak, és nem kell érezniük, hogy beszerzési szakértővé kell válniuk, hogy vállalkozásuk zavartalanul működjön. Csak kezdje meg az alapokkal, és értse meg, hogyan lehet a megfelelő vásárlást végrehajtani. Állítson be néhány automatizált beszerzési rendszert, így biztos lehet benne, hogy mindenkor azonos ütemben működnek.
Ne hagyja, hogy az ismeretek hiánya akadályozza meg a versenyt a tapasztalt szakemberekkel - helyesen elsajátítsa ezeket az alapokat, és máris jó indulása lesz!