Aujourd'hui, l'entreprise se développe plus rapidement. Le temps détermine l'argent et vice versa. Plus les employés de la société sont mobiles, plus sa position sur le marché est forte. Par conséquent, la voiture est devenue non seulement un moyen de transport, mais aussi un moyen de rentabiliser et de réussir.
Actuellement, l'utilisation d'une voiture personnelle à des fins officielles est utilisée dans de nombreuses entreprises où le personnel effectue des tâches de déplacement. Les gestionnaires utilisent également des véhicules privés pour résoudre divers problèmes de travail sur la route.
Moyens d'enregistrement des relations avec l'employé sur l'utilisation des transports
Cet article va comprendre comment documenter cela. Les relations sont établies avec un employé qui utilise sa voiture pour remplir ses fonctions officielles de diverses manières.
Tout d'abord, vous pouvez spécifier la clause relative à l'exploitation de la propriété dans le contrat de travail et verser une indemnité conformément à la loi.
Deuxièmement, vous pouvez également établir et signer un contrat avec le salarié (appelé droit civil) indiquant le contrat de location de votre propre moyen de transport avec fourniture d'assistance à la gestion et d'utilisation technique. Dans le même temps, observez les normes d'utilisation d'une voiture personnelle à des fins officielles.
Avantages et inconvénients de chaque option
Chaque option présente des avantages et des inconvénients. Examinons-les plus en détail.
La différence avec les autres moyens d’acquérir des véhicules à utiliser est que, dans ce cas, le véhicule est utilisé à la fois par les travailleurs et par leurs propres affaires. En conséquence, les paiements pour l’utilisation de la voiture d’un employé peuvent être inférieurs à une location, ce qui est implicite conformément à un contrat de location de voiture avec un conducteur. Mais, comme le montre la pratique, le fonctionnement de votre voiture dépend de son utilisation: il s’agit généralement de voyages d’affaires, où il est plus facile de se rendre à votre voiture ou de lieux où les transports publics ou autres ne se rendent pas. Diverses réunions de travail impliquent souvent l'utilisation d'une voiture. Où d'autre transport personnel est-il nécessaire? Par exemple, l’activité d’un employé implique des déplacements constants dans la ville, d’un client à l’autre. Cela ne marche pas à pied, car on passe beaucoup de temps. Il est avantageux pour une entreprise d’engager une personne avec une machine. Il aura le temps de faire le tour des clients et la société le dédommagera de ses dépenses.
De même, la conduite de sa propre voiture dans le cadre d’une relation de travail peut être considérée comme l’accomplissement par un employé de ses fonctions officielles. Et les indemnités pour l'utilisation d'une voiture personnelle à des fins officielles, due à un employé, ne devraient pas être taxées. Mais ces compensations, en règle générale, ont leurs propres nuances dans la législation du travail. Le droit civil offre aux parties à une relation un choix. Cela vous permet d’examiner les différentes options et montants de paiement associés au fonctionnement de la voiture, afin que tous les participants intéressés soient satisfaits. Mais cela laisse supposer que les droits de douane et les contributions seront déduits du montant de la compensation.
Utilisation personnelle d'une voiture de société
Quelle que soit la méthode choisie, l’entreprise est mieux si le salarié voyage par ses propres moyens de transport.La société n’aura pas à supporter le fardeau de dépenses élevées pour l’achat ou la location d’une voiture, les coûts de cette période n’augmenteront pas. Les dépenses d'entretien et d'utilisation diminueront: en partie, l'entreprise paye, en partie le salarié (propriétaire du transport) qui l'utilise pour ses propres besoins. En plus de réduire les déchets, l'entreprise réduit les coûts de documentation et de main-d'œuvre nécessaires à la comptabilisation de l'utilisation de la voiture.
Les relations entre l'employé et l'employeur sont régies par les règles de la législation du travail, qui prévoient des indemnités pour l'amortissement d'un véhicule, son amortissement et son détournement de fonds, qui sont associées à l'utilisation de la voiture de l'employé à des fins officielles. Par conséquent, une commande doit être émise pour l'utilisation d'une voiture de société à des fins personnelles.
Comme indiqué plus haut, les règles relatives au remboursement des coûts à l’employé et au montant de l’indemnisation sont définies par la législation du travail et, en l’absence de telles règles, sont déterminées par accord entre les parties au contrat de travail, qui est conclu par écrit. La question se pose alors au comptable: comment rédiger correctement un acte sur le fonctionnement de son propre transport par un employé?
Paiement pour l'utilisation d'une voiture personnelle à des fins officielles
En option, la documentation réglementaire existante concernant les paiements d’indemnisation pour l’exploitation de votre propre voiture est prise comme base, par exemple, approuvée par le gouvernement de la Fédération de Russie (elle fait uniquement référence aux normes de paiement, mais pas à leur taille):
- Le personnel des organes des affaires intérieures.
- Employés des organisations et organismes des systèmes pénitentiaires, services d'incendie fédéraux des services d'incendie de l'État, autorités de contrôle des drogues et autorités douanières.
- Employé du gouvernement fédéral.
Bien que la documentation s'adresse à différentes sous-catégories de personnes, les principes de nomination et d'indemnisation sont les mêmes:
- Une indemnité est versée aux travailleurs ayant un travail itinérant.
- L’ordre de la direction est la base sur laquelle l’employé utilise sa propre voiture pour ses besoins officiels.
- Pour les employés qui utilisent leurs véhicules personnels à des fins officielles par procuration de leur propriétaire, les paiements d’indemnité sont comptabilisés de la même manière.
- Pour payer une indemnité pour l’utilisation d’une voiture personnelle à des fins officielles, un employé doit soumettre une demande indiquant quelles obligations en matière de travail ont été remplies et pendant combien de temps leur voiture a été utilisée.
Si tout est correctement formalisé, la réception d'un paiement compensatoire ne posera aucun problème. Voyons quel paquet de documents l'employé doit collecter.
Documentation fournie par les employés
Avec une déclaration, l'employé fournit les autres documents nécessaires:
- Une copie du certificat d’immatriculation d’une voiture personnelle ou d’un passeport pour véhicule (PTS), une procuration qui donne le droit de conduire une voiture.
- La lettre de voiture, les détails nécessaires et le calendrier d'entrée qui sont adoptés par les autorités qui mettent en œuvre la politique de l'État et la réglementation dans le domaine des transports.
- Documentation confirmant le gaspillage lié à l'utilisation de votre voiture pour les besoins officiels (vérifications de carburant, certificats d'entretien).
Le comptable doit également remplir une feuille de route, car il s’agit du document principal confirmant l’utilisation du transport personnel par un employé à des fins officielles. La forme de cette feuille a été approuvée par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. D'autres organisations peuvent utiliser une lettre de voiture de leur forme ou un autre document confirmant le coût des matières combustibles. Tous les détails prescrits par la loi doivent être indiqués:
- nom du document;
- date de publication;
- organisation du document;
- opération commerciale et son contenu;
- unités de mesure;
- postes de personnes responsables;
- signatures des personnes spécifiées.
En outre, vous devez spécifier l'emplacement spécifique du véhicule. Sinon, il pourrait être difficile de verser une indemnité. Lorsqu'un formulaire uniforme est appliqué, il y a moins de conflits.
Toute la documentation fournie doit confirmer le fonctionnement pour les besoins de l'entreprise et non pour les besoins de l'employé. Mais il convient de garder à l'esprit que la décision de payer pour l'utilisation d'une voiture personnelle à des fins officielles est prise par la tête dans un certain délai, en tenant compte:
- La nécessité de faire fonctionner la voiture pour remplir les obligations de travail associées aux voyages d’affaires fréquents.
- Durée de fonctionnement du véhicule pour les besoins officiels.
- Le montant des fonds alloués à l'entreprise pour le travail.
Recouvrement des coûts d'entreprise
L'utilisation d'une voiture personnelle à des fins professionnelles entraîne divers coûts, mais l'entreprise ne rembourse pas la totalité de ces coûts. Selon la pratique consistant à utiliser votre propre moyen de transport, le détournement de fonds entre le salarié et l'entreprise doit être réparti comme suit: le salarié est censé rendre le détournement de fonds pour l'achat de carburant et de lubrifiants dès confirmation de la documentation (chèques, reçus, etc.). L'indemnisation est versée séparément avec l'indemnisation du détournement de fonds indiqué.
Aucune compensation n'est versée à un employé dans les situations suivantes:
- pendant les vacances;
- lors d'un voyage d'affaires;
- pendant une période d'invalidité temporaire, confirmée par le congé de maladie;
- dans d'autres cas, la voiture ne fonctionne pas.
Lors de la conduite de votre propre véhicule (après avoir rempli le consentement d'utilisation de votre voiture personnelle à des fins officielles, selon le modèle), l'employé ne recevra pas de paiement séparé pour l'assistance dans sa gestion et son entretien. L’opération même de leur propre véhicule s’effectue dans les limites des obligations de main-d’œuvre pour lesquelles l’employé a droit à une rémunération, qui est le salaire. Le calcul des paiements d'indemnisation pour l'utilisation d'une voiture est analogue à un paiement de location, qui inclut l'amortissement d'un véhicule.
Lorsqu'un contrat de location de véhicule prévoit un loyer, celui-ci est soumis à l'impôt sur le revenu des particuliers en règle générale. L’impôt sur le revenu des personnes physiques n’est pas imputé uniquement sur la compensation liée à la conduite de la voiture personnelle d’un employé et aux frais qu’il a engagés. Ceci sera décrit plus en détail ci-dessous.
Réflexion des dépenses en comptabilité
La comptabilisation des indemnités versées pour l'utilisation de votre propre véhicule à des fins officielles et le retour des malversations liées à l'utilisation d'un véhicule personnel sont conservés dans le compte 302 12 «Autres paiements».
En comptabilité, les entreprises n'indiquent que deux écritures lors de l'utilisation d'une voiture personnelle à des fins officielles:
- Crédit du montant de l'indemnisation et remboursement des frais sur le fait.
- Paiement d’une indemnité à l’employé du montant prescrit.
Dans le service de la comptabilité d’une entreprise budgétaire ou autonome d’éducation physique et de sports, de tels relevés comptables du contenu de l’opération sont établis:
- Réflexion des dépenses pour le paiement d'une indemnité.
- La mise en œuvre de la question de la compensation de la caisse de l'institution.
- Un employé a été transféré sur une carte bancaire.
Mais si l’utilisation de la voiture personnelle d’un employé à des fins officielles est régie par un contrat de travail, utilisez le compte 302 24 «Loyer et liquidations». Dans la colonne "Crédit" de ce compte, le crédit du loyer est indiqué, et dans la colonne "Débit" - son transfert sur le compte de l'employé ou l'émission depuis la caisse de l'entreprise.
Dans le service de la comptabilité d’une entreprise budgétaire ou autonome d’éducation physique et de sports, de tels relevés comptables du contenu de l’opération sont établis:
- Frais de location de voiture.
- Le loyer a été payé à la caisse de l'institution.
- Transféré sur une carte bancaire à un employé.
Mais il convient de noter qu’il n’existe aucun enregistrement d’impôts à payer pour les transactions simplifiées. Il devrait être taxé et l'utilisation d'une voiture personnelle à des fins officielles.
Dans quelles situations l’impôt sur le revenu des personnes physiques est-il prélevé sur la compensation?
Parlons maintenant des taxes. Tous les bénéfices réalisés par des particuliers, y compris des employés d’entreprises, sont imposés sur le revenu personnel. Tous les types de compensation prévus par le droit du travail sont exonérés d'impôt.
En d'autres termes, le montant non imposable est celui indiqué dans le contrat d'utilisation d'une voiture personnelle à des fins officielles. Dans ce cas, il doit exister une documentation confirmant la propriété du véhicule utilisé par le contribuable. De plus, à l'aide de documents, il sera nécessaire de confirmer le fonctionnement réel du véhicule pour les intérêts de l'entreprise et la quantité de déchets qui y est associée.
Mais ni les lois du travail ni les lois fiscales ne contiennent:
- Une liste de documents pouvant confirmer le fonctionnement de votre propre véhicule.
- Dispositions interdisant au chef d'entreprise de rembourser aux employés les détournements de fonds liés à l'exécution d'obligations de travail.
Il s'ensuit que le chef d'entreprise lui-même peut créer des règles permettant de déterminer les paiements de compensation non imposables pour les employés utilisant une voiture personnelle à des fins officielles, en tenant compte de leur taille.
Si les employés utilisent des voitures personnelles pour se rendre au travail, leur rémunération n'est pas taxée, mais dans les conditions suivantes:
- l'utilisation des moyens de transport et les indemnités sont fixées par écrit (un contrat séparé est en cours de rédaction ou est prévu par un contrat de travail);
- les employés ont soumis des documents pour la voiture (certificat d'immatriculation, titre);
- l'organisation établit des feuilles de route.
Primes d'assurance
Lors du calcul des primes d’assurance, il convient de rappeler qu’elles s’appliquent aux paiements et indemnités versés à un particulier dans le cadre d’une relation de travail et d’un contrat de droit civil. L'accumulation de paiements de compensation pour l'utilisation du véhicule pour travailler dans le montant fixé par le contrat entre l'employeur et l'employé ne constitue pas une rémunération, une rémunération pour l'exécution d'un travail ou d'autres obligations, un avantage matériel. En conséquence, cette indemnisation n'est soumise à aucune prime d'assurance.
Si un employé de l'organisation utilise une voiture officielle, bien qu'il n'existe aucune feuille de route ni autre document justificatif, cette personne bénéficiera d'un avantage économique correspondant au montant estimé. Ce type de revenu est soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques lors de l'utilisation d'une voiture de société à des fins personnelles.
Outre les explications des responsables, il apparaît clairement que la fourniture d'une voiture par procuration n'entraîne pas de transfert de propriété et que cette voiture ne peut pas être considérée comme la propriété d'un mandataire. Conformément à l'article 185 du Code civil de la Fédération de Russie, une procuration est une cession écrite qui est émise par une personne à une autre pour être représentée devant une tierce partie.
Le paiement d'une indemnité en vertu d'un contrat de travail pour la conduite de son propre véhicule, qui est fourni à l'employé pour gestion par procuration, n'est également pas taxé. Il convient de rappeler que le conducteur est responsable de l’utilisation de la voiture de société à des fins personnelles.
Les règlements en vertu d'un contrat de location de voiture avec un conducteur ne peuvent pas être considérés comme un paiement compensatoire à un employé à qui une procuration a été accordée pour conduire un véhicule.Ainsi, le sujet des primes d’assurance pour les fonds extrabudgétaires est absent.
Quand une lettre de voiture est-elle nécessaire?
De nombreux comptables se posent la question suivante: «Un connaissement est-il nécessaire pour les paiements d’indemnisation lors de la conduite de mon propre véhicule?». Dans le même temps, chacun sait qu'une telle feuille oblige à respecter la loi fédérale «Charte des transports routiers et des transports électriques urbains», qui interdit de transporter des bagages, des marchandises, des passagers par les transports en commun (bus, trolleybus, tramways), des voitures et des camions sans feuille de route. moyens de transport, comme dans le cas de l'utilisation d'une voiture de société à des fins personnelles. Le bordereau d'expédition est inclus dans la liste des documents nécessaires à la conduite d'une voiture appartenant à une personne morale.
Que dit le droit des transports à ce sujet? Les institutions et les entreprises qui utilisent des véhicules pour transporter des passagers et des marchandises ne se passeront pas d'une lettre de voiture. Si le véhicule est exploité par une personne pour ses propres besoins, il n'est pas nécessaire de rédiger une telle feuille, comme le supposent les actes normatifs ci-dessus pour les personnes morales et les entrepreneurs utilisant des véhicules.
Feuille de route lors de l'utilisation de la voiture personnelle d'un employé
Un avis similaire est formé concernant l’utilisation par un employé d’une voiture personnelle à des fins officielles. Mais ici, la nécessité de son exécution est dictée non pas par les règles de la législation sur les transports, mais par les normes de la législation du travail et fiscale, qui obligent à confirmer le fonctionnement officiel du véhicule de l’employé. Pour confirmer le gaspillage lors de l’achat de carburants et de lubrifiants pour les besoins du travail de production en général, nous avons besoin d’un connaissement correctement préparé, qui indique la consommation réelle de carburant. Les informations qui ne permettent pas de contrôler les coûts des carburants et des lubrifiants dans la mesure où la production en général peut jouer entre les mains des contrôleurs.
En résumé, il convient de noter les points suivants. Pour que les paiements pour le fonctionnement du véhicule de l'employé soient compensatoires, il est nécessaire de respecter la procédure d'utilisation d'un véhicule personnel à des fins officielles:
- Le fonctionnement de la voiture est lié à l'accomplissement des obligations de travail.
- Les indemnités sont versées sur la base d'un ordre de l'employeur. Le montant du remboursement des coûts indiqués est obligé de faire face à des dépenses économiquement justifiées.
Si ces règles ne sont pas respectées, il vaut la peine de signer un accord ou un accord avec l'employé sur l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins officielles avec le conducteur et en tenant compte de tous les frais et taxes.