Che cos'è questa attività amministrativa? A cosa serve? Che aspetto ha questo tipo di attività? È possibile incontrare qui "insidie"? Queste e una serie di altre domande riceveranno risposta nel quadro dell'articolo di oggi.
Informazioni generali
Su qualsiasi azienda, possiamo dire che ci sono diverse funzioni di cui è impossibile fare a meno. Questo è indipendente da ciò che fa la struttura. Questi includono lavori amministrativi. Questo è un assioma senza il quale un'attività di successo è ora impossibile. Pertanto, considerando ciò, è necessario parlare delle funzioni più significative svolte, delle posizioni, del posto e del ruolo nella struttura dell'azienda. In generale, l'attività amministrativa è un'attività molto tipica. Sebbene il contenuto specifico differisca a seconda degli obiettivi che l'azienda si trova ad affrontare, per dimensioni e risorse disponibili. Ma dovresti iniziare con la definizione. L'attività amministrativa è il lavoro associato all'organizzazione del lavoro di dipendenti, dipartimenti e servizi di un'impresa al fine di raggiungere elevate prestazioni organizzative. Copre tutti i livelli.
classificazione
Le attività di supporto amministrativo ed economico possono essere suddivise in:
- Attività di manutenzione correnti. Si tratta dell'acquisto di articoli di cartoleria, forniture, attrezzature per ufficio, elettrodomestici e mobili funzionanti, riparazione e manutenzione preventiva, se necessario, comunicazione e grandi acquisti una tantum.
- Flusso di documenti. Con questo si intende lo sviluppo di un sistema di scambio cartaceo, la manutenzione di archivi, biblioteche e database.
- Funzionamento dell'edificio, dei locali e del territorio. Con questo intendiamo pulizia, alimentazione, impianto idraulico, piccole riparazioni domestiche, design dell'aspetto, sistemazione dell'area circostante, architettura del paesaggio.
- Lavoro organizzativo. Include eventi, organizzazione di luoghi di lavoro, sale riunioni, catering per dipendenti, servizi di trasporto, assicurazione per dipendenti e società, trasferimento.
- Fornire relazioni con terze parti. Un esempio è l'interazione con agenzie governative, proprietari e fornitori.
- Consapevolezza del personale interno. Ciò include l'organizzazione di notifiche di nuovi documenti, il monitoraggio dell'esecuzione degli ordini, l'organizzazione e la manutenzione di bacheche aggiornate, l'emissione di pubblicazioni aziendali interne (volantini, newsletter, giornali), l'invio di messaggi, l'organizzazione di mostre e musei interni.
Come puoi vedere, l'attività amministrativa ed economica non è ferma e batte nella porta sul retro.
Le sfumature del completamento delle attività
Il lettore dovrebbe prestare attenzione al fatto che alcune funzioni sono permanenti, mentre altre sono presentate come attività una tantum. Ma nonostante ciò, tutto questo dovrebbe essere ricordato e, se necessario, discusso con i dipendenti. Dopotutto, potrebbe essere tale che sarà necessario svolgere, anche se un compito una tantum, ma globale, come organizzare una mossa. E in questo caso non dovrebbero esserci domande sulla domanda "chi effettuerà tutto questo". Lo specialista in attività amministrative ed economiche dovrebbe comprendere bene che il suo scopo principale è garantire un funzionamento confortevole e ininterrotto di tutti i servizi dell'azienda.Il compito principale è aiutare il resto delle unità a realizzare il piano di produzione, qualunque cosa accada. Pertanto, l'elenco di funzioni sopra riportato può essere sia ridotto che ampliato. Tutto dipende dalla situazione specifica.
Sull'influenza di vari fattori
I seguenti fattori influenzano l'elenco specifico delle funzioni svolte:
- Dimensioni dell'azienda
- I dettagli dell'attività.
- Obiettivi aziendali.
- Utilizzo di fondi e risorse propri / presi in prestito.
Ciò che è buono per una piccola impresa può essere estremamente inefficiente per una struttura di medie dimensioni. È positivo se il management può riconoscere che ci sono problemi ed è necessaria una certa riorganizzazione dell'azienda.
Come definire funzioni e compiti?
Quindi, siamo gradualmente arrivati alla conclusione che il supporto amministrativo dell'organizzazione dovrebbe essere effettuato in base alle esigenze. Ma come determinare quelle specifiche funzioni e attività che dovranno essere eseguite? Ecco una breve guida all'azione:
- Viene effettuata l'analisi della posizione attuale dell'azienda e vengono determinate le funzioni mancanti.
- La direzione del movimento si forma sulla base degli obiettivi accettati dell'azienda.
- Sono indicati i dettagli dell'impresa e il modo in cui influisce sull'esecuzione delle attività.
- Viene calcolata la fattibilità di eseguire determinati lavori da soli o attirando appaltatori di terze parti.
- Si stanno affrontando problemi di subordinazione.
- Viene determinato il formato migliore per l'implementazione della funzione necessaria (allocazione di un dipendente, dipartimento o l'intero servizio).
Il formato dell'articolo, purtroppo, non permetterà di prendere in considerazione tutto e tutto. Pertanto, l'organizzazione dei lavori per i dipendenti sarà considerata come un oggetto di studio. In effetti, spesso devono svolgere compiti interfunzionali e, a causa dell'incoerenza delle azioni di varie unità, sorgono vari problemi.
Organizzazione del lavoro
Questo evento non si verifica tutti i giorni. Pertanto, di solito non ci sono regolamenti in questo caso. Le attività vengono risolte in base alla situazione, molto spesso in modalità di emergenza. In questo caso, sono richiesti ordini speciali per le attività amministrative. Ad esempio, l'introduzione delle regole per l'organizzazione di un nuovo posto di lavoro ci consentirà di pianificare l'intero processo su carta, per capire come può essere ottimizzato, cosa e in quale sequenza dovrebbe essere intrapreso. Ciò è particolarmente vero per quelle aziende che si sono poste l'obiettivo di raggiungere uno sviluppo attivo. Ciò è spesso associato all'espansione del personale ed è necessario disporre di un appalto ben sviluppato per questo caso.
Primi passi
Inizialmente, dovrebbe essere fatta una descrizione del luogo di lavoro. Dovrebbe includere un elenco delle attrezzature e dei mobili necessari. Ma non solo qualcosa di casuale e prima scoperto dal braccio, ma qualcosa che viene utilizzato in un tipico ambiente di lavoro. È possibile effettuare la gradazione in base al livello della posizione e allocare il più alto legame di gestione, dirigenti di livello intermedio ed esecutori. Oppure puoi basarti sui dettagli dell'attività. Questa è la presenza di visitatori, l'uso di attrezzature aggiuntive, inventario, requisiti speciali per la temperatura ambiente, l'illuminazione attuale e simili. Idealmente, una descrizione dovrebbe essere scritta per ogni post. Ma questo è anche un lavoro molto laborioso. Pertanto, nella prima fase, possiamo limitarci alla preparazione di una descrizione standard. Ad esempio, per i lavoratori di laboratorio è necessario fornire un'illuminazione sufficiente e un determinato regime di temperatura. I dipendenti del servizio clienti devono avere aree di attesa. Per i contabili, deve essere fornita una cassaforte.
Quali considerazioni devi tenere a mente?
Il piano amministrativo dovrebbe funzionare su una serie di questioni.Ad esempio, ciò che è meglio avere costantemente in stock o dovrebbe essere acquisito dopo aver ricevuto informazioni su una nuova persona che va al lavoro. Ad esempio, nel caso dell'inventario, è preferibile disporre di una piccola riserva. Dopotutto, anche i dipendenti che lavorano possono averne bisogno. Puoi anche partecipare a tavoli con sedie. Considerando che un computer di riserva è già eccessivo. È costoso e rapidamente obsoleto e non è efficace conservarlo senza lavoro. In generale, un'ottima soluzione sarebbe quella di compilare una matrice dell'intero processo aziendale, indicando in essa tutti i dipartimenti coinvolti nel processo. In questo caso, puoi semplicemente e chiaramente notare dove e in quale arco temporale devi fare qualcosa. Ciò è importante, non da ultimo, a causa del fatto che spesso si verificano omissioni a causa di errori di trasmissione dei dati. Dopotutto, se non ci sono adeguate informazioni iniziali, anche i migliori ordini sulle attività amministrative ed economiche non saranno in grado di soddisfare pienamente le richieste esistenti.
Altri approcci
Ma non dovresti limitarti a questo. Ad esempio, quando si interagisce con i dipendenti, è possibile creare un giornale di richiesta. Quindi, le spiegazioni in arrivo vengono registrate in esso e quindi trasferite a un esecutore specifico per l'esecuzione. In questo caso, è necessario rivedere e monitorare periodicamente lo stato dell'implementazione. Può anche essere rilevante stimolare i dipendenti alla qualità e alla velocità di elaborazione delle applicazioni. Se c'è una giustificata lamentela per il fatto che uno dei dipendenti sta svolgendo in modo inadeguato le sue funzioni, ciò dovrebbe concludersi con la punizione dell'esecutore. Per garantire l'equità, è altamente consigliabile stabilire norme. In questo caso, è necessario compilare un elenco completo di possibili applicazioni con rifornimento in caso di precedenti. E poi per ogni articolo viene sviluppata la propria norma. Sebbene molto spesso non siano forniti standard di modello. Pertanto, le aziende stabiliscono i propri valori in base alle specifiche delle loro attività e delle attività correnti. Ad esempio, se viene ricevuto un messaggio che indica che una lampadina si è bruciata, viene assegnato un giorno lavorativo per risolvere questo problema.
Riassumendo quanto sopra
Come puoi vedere, l'organizzazione delle attività amministrative ed economiche ha le sue "insidie", che a prima vista non sono visibili. Quando si sviluppano regolamenti e posti, è necessario tenere conto di un corpus piuttosto ampio di informazioni. Ciò riguarda gli obiettivi dell'azienda, le sue caratteristiche e dimensioni. Una pianificazione dettagliata e una chiara prescrizione dei processi aziendali ci consentiranno di risolvere con successo i problemi grazie all'istituzione di una procedura adeguata per l'esecuzione del lavoro. La gestione delle attività amministrative e commerciali prevede che tutti coloro che sono coinvolti nell'esecuzione e nel controllo del processo abbiano familiarità con la giustificazione teorica della sua attuazione. Va sempre ricordato che una leadership competente può migliorare drasticamente l'efficienza del processo. Non importa quale sia - riguardo alle attività amministrative ed economiche dell'istituzione di organi statali, di una struttura senza scopo di lucro o di un'impresa privata - il buon governo ha un'enorme riserva di sviluppo. E deve essere usato.
conclusione
Quindi è stato considerato ciò che costituisce attività amministrative. Naturalmente, le informazioni fornite solo in questo articolo non sono sufficienti per diventare immediatamente un buon manager. Anche una semplice introduzione ai libri intelligenti non sarà sufficiente. In effetti, in questa materia, si deve anche comprendere l'aspetto pratico dell'attuazione delle attività. I libri non parleranno dell'esistenza di tutte le "insidie": è necessario riempire i dossi e fare esperienza da soli.