A cosa serve la descrizione del lavoro? Questo importante documento limita i doveri funzionali del dipendente, assicura la sua autorità ufficiale, stabilisce i requisiti obbligatori per il candidato per un posto vacante, introduce il cittadino ai suoi diritti inalienabili (sul posto di lavoro), piena responsabilità per azioni / inazione, decisioni. Oggi vi presenteremo la descrizione del lavoro del direttore amministrativo. Vale a dire, con le principali disposizioni di questo documento, la sua struttura e il suo contenuto standard. Iniziamo la nostra storia con una conoscenza generale del post.
A proposito di posizione
Il direttore amministrativo è un'unità a tempo pieno più caratteristica delle grandi società con un ampio sistema di gestione. Cosa fa uno specialista? Molto spesso, questo è il vicedirettore per il lavoro amministrativo. Tuttavia, spesso rientrano nel suo ambito di competenza:
- ufficio;
- Dipartimento IT;
- segreteria;
- archivi e così via.
Lo scopo del funzionario
La direzione amministrativa si occupa principalmente di questioni organizzative. In alcuni casi, la portata della sua autorità e dei suoi compiti comprende quanto segue:
- Sicurezza nell'organizzazione.
- Etica aziendale.
- Questioni relative alla disciplina del lavoro in un'azienda o impresa.
Direttore amministrativo - un capo di livello abbastanza alto. I doveri ufficiali di questo dipendente significano che è autorizzato a impegnarsi nella gestione generale del lavoro delle sue unità subordinate. E questo significa che i loro dipendenti sono direttamente subordinati a questo funzionario. Ne consegue direttamente che ai direttori amministrativi sono imposti requisiti di qualificazione piuttosto rigidi.
Regolamento legislativo
Di norma, quando si redigono le descrizioni delle mansioni, gli specialisti del servizio del personale dell'organizzazione sono guidati dal CEN (la guida di riferimento alla qualificazione unificata per manager, specialisti e altri dipendenti). L'atto è stato approvato con ordinanza del Ministero del Lavoro n. 37 nel 1998.
Ma non c'è un direttore amministrativo (descrizione del lavoro dei dipendenti) nella TSA. Ne consegue che quando si prepara un documento per questo dipendente, lo specialista delle risorse umane può fare affidamento su atti per posti simili:
- Capo dell'unità aziendale;
- il capo dell'ufficio;
- amministratore principale (senior);
- Capo del dipartimento di archiviazione e così via.
Piano di descrizione del lavoro
Non esiste un modello rigorosamente definito qui. Tuttavia, la descrizione del lavoro del vicedirettore per il lavoro amministrativo deve necessariamente contenere le seguenti sezioni:
- Disposizioni generali
- I principali obiettivi dell'attività.
- Responsabilità funzionali di uno specialista.
- I diritti di un funzionario.
- Responsabilità del dipendente.
Sulla base di questo documento, invitiamo il lettore a familiarizzare con gli aspetti delle attività del capo del lavoro amministrativo.
Disposizioni generali della descrizione del lavoro
Iniziamo ad analizzare la struttura di questa sezione del documento:
- Nome completo della posizione. Nel nostro caso, tutto è semplice: "direttore amministrativo".
- Descrizione della posizione, requisiti per la subordinazione. Nel nostro caso, lo specialista è subordinato al CEO. A sua volta, a sua volta, può avere unità più piccole e i loro leader.
- Le condizioni per l'ammissione del richiedente in un posto vacante, nonché le condizioni per il suo licenziamento, non contraddicono l'attuale legislazione russa sul lavoro. Nel nostro caso, l'accoglienza e il licenziamento avvengono su ordine del direttore generale dell'organizzazione.
- Un'indicazione del dipendente che fungerà temporaneamente da direttore della parte amministrativa in assenza di quest'ultimo sul posto di lavoro.
Requisiti di qualificazione per il candidato per la posizione
Poiché il lavoro del direttore amministrativo non è esplicitamente indicato nella TSA, è abbastanza difficile individuare i requisiti di qualifica in modo indipendente per il funzionario del personale Molto spesso indicano che è richiesto un dipendente con un'istruzione superiore (in una specializzazione correlata alle attività dell'azienda che impiega nel campo della gestione del personale), nonché esperienza in posizioni manageriali.
Conoscenza e orientamento necessari
Questa sezione della descrizione del lavoro indica quanto segue:
- L'elenco delle conoscenze che un funzionario dovrebbe possedere. Questo è il codice del lavoro russo, la procedura di segnalazione (compresi i registri del personale), ecc.
- L'elenco degli atti normativi attraverso i quali il direttore amministrativo dovrebbe essere guidato nelle sue attività ufficiali. Queste sono la legislazione russa, gli atti e gli ordini locali dell'organizzazione che impiega, i regolamenti interni sul lavoro, ecc.
Le principali funzioni del funzionario
In questa sezione, per il direttore del dipartimento amministrativo, è importante indicare i compiti principali dello specialista sul posto di lavoro. L'impostazione predefinita è la seguente:
- Controllo sulle attività delle suddivisioni strutturali dell'organizzazione.
- Lavora con una varietà di documentazione economica e amministrativa.
- Cerca uffici e strutture produttive per l'azienda.
- Fornire ai dipendenti della società la cancelleria, le attrezzature per ufficio, i mobili, ecc. Necessari
- Selezione del personale per posti vacanti in unità strutturali subordinate.
- Prendere decisioni responsabili per incoraggiare distinti dipendenti subordinati, penalizzando coloro che violano la disciplina del lavoro.
Compiti funzionali di un funzionario: versione n. 1
Nell'elaborare le istruzioni per il direttore amministrativo (vicedirettore), l'agente del personale dovrebbe in questa sezione in modo conciso, ma in dettaglio e descrivere chiaramente i compiti di uno specialista. Dal momento che non ci sono raccomandazioni specifiche nel CEN, ti offriamo diverse versioni del contenuto di questa sezione.
Il primo sarà simile al seguente:
- Mantenere il programma delle vacanze.
- Record di tempo.
- Controllo della disciplina del lavoro in azienda.
- Comunicazione diretta ai dipendenti ordinari delle istruzioni della direzione aziendale.
- Monitoraggio della tempestiva esecuzione da parte dei lavoratori dipartimentali degli ordini del capo.
- Stabilire contatti con partner, appaltatori, agenzie governative. Richiesta di documentazione da parte loro, partecipazione a discussioni, risoluzione di problemi che non richiedono la presenza obbligatoria di dirigenti aziendali senior.
- Organizzazione di eventi aziendali di massa per i lavoratori dell'azienda.
- Controllo sul garantire la sicurezza della proprietà dell'organizzazione che impiega.
- L'attuazione di misure che contribuiscono alla prevenzione e all'eliminazione dei conflitti ufficiali all'interno dell'azienda.
- Organizzazione della pulizia di uffici, locali industriali, territorio adiacente.
- Fornire ai dipendenti dell'azienda i necessari uffici, accessori di produzione, macchinari, attrezzature, ecc.
- Conduzione di un briefing iniziale con i dipendenti neoassunti: misure di sicurezza, norme antincendio, protezione del lavoro.
- Valutare il contributo dei lavoratori allo sviluppo della società, prendere decisioni responsabili sulla promozione dei dipendenti.
- Partecipazione alla risoluzione di problemi di violazione della disciplina del lavoro, presentazione alla direzione superiore di proposte di azioni disciplinari.
Compiti funzionali di un funzionario: versione n. 2
Ora immagina un'altra versione della descrizione del lavoro. Vale a dire - la sezione che rappresenta le funzioni del direttore amministrativo della società:
- Gestione generale delle attività amministrative dell'organizzazione.
- Organizzazione e realizzazione della documentazione per l'azienda del datore di lavoro. In altre parole, flusso di lavoro di gestione temporanea.
- Preparazione del bilancio amministrativo. Monitoraggio dei rifiuti, ottimizzazione dei costi.
- Amministrazione del personale amministrativo - l'ufficio, la segreteria, l'AHO (ufficio amministrativo).
- Partecipazione alla selezione del personale direttamente per le unità amministrative.
- Monitoraggio del rispetto delle normative sulla protezione del lavoro, delle normative antincendio, delle precauzioni di sicurezza.
- Organizzazione dell'attività delle strutture di comunicazione interna - le regole per l'interazione di dipartimenti, sistemi di informazione, dipendenti e unità strutturali.
- Impostazione dei processi aziendali e loro successivo miglioramento.
- Supporto metodologico dell'azienda: sviluppo di standard di servizio, regolamenti e monitoraggio della loro attuazione.
- Gestione degli appalti (attrezzature, forniture, articoli di cancelleria, mobili per ufficio, ecc.).
- Interazione con organizzazioni, partner a supporto delle attività dell'azienda dipendente, gare d'appalto.
Compiti funzionali di un funzionario: versione n. 3
E l'ultima versione delle funzioni del direttore amministrativo:
- Monitoraggio della piena e tempestiva esecuzione da parte della società di gestione, il locatore dei locali degli uffici (se pertinente) delle disposizioni degli accordi conclusi con essi. In particolare, per garantire la vita dell'azienda.
- Pianificazione, orientamento e monitoraggio delle attività dei lavoratori nell'AHO, nonché delle imprese appaltatrici che lavorano a beneficio dell'azienda che impiega (acqua, cibo, pulizie, ecc.).
- Garantire il buon funzionamento dell'organizzazione.
- Organizzazione di riparazioni, restauro, ristrutturazione di uffici, locali industriali (anche con il coinvolgimento di appaltatori). Coordinamento di queste azioni con il proprietario, la società di gestione, ecc.
- Organizzazione di posti di lavoro per nuovi lavoratori.
- Fornire all'azienda nuovi mobili, elettrodomestici, attrezzature, forniture.
- Ricerca e organizzazione delle offerte.
- Manutenzione di contratti con appaltatori, fornitori di servizi necessari.
- Pagamento di fatture, finanziamento di progetti amministrativi.
- Flusso di lavoro con appaltatori, partner, proprietario.
- Organizzazione del trasporto dei dipendenti, consegna della documentazione.
- Organizzazione dei lavori.
Diritti specialistici
La descrizione del lavoro è richiesta per garantire allo specialista l'esercizio delle sue funzioni ufficiali. I diritti standard di un direttore amministrativo sono i seguenti:
- La capacità di intraprendere le azioni necessarie per eliminare le situazioni di conflitto.
- Emettere (nei limiti delle competenze ufficiali) gli ordini vincolanti per i dipendenti subordinati.
- Presentare proposte alla direzione superiore per l'imposizione di sanzioni disciplinari, l'assunzione di nuovi dipendenti, il rilascio di lavoratori dalle mansioni lavorative.
- Concludere accordi con partner e appaltatori per l'acquisto delle attrezzature e dei materiali necessari. Conduzione di operazioni bancarie rilevanti.
- Condurre trattative nell'ambito della propria autorità per conto dell'intera società del datore di lavoro.
Su richiesta del datore di lavoro, l'elenco di diritti di un funzionario sopra riportato può essere ampliato.
Responsabilità di un funzionario
Questa sezione della descrizione del lavoro fornisce informazioni sulla responsabilità disciplinare, penale, amministrativa del direttore dell'AXO. Di seguito è standard qui:
- Responsabilità disciplinare per violazione delle norme interne sul lavoro, inosservanza degli ordini di una direzione superiore, nonché doveri previsti dalla descrizione del lavoro.
- Per la commissione di azioni (inazione), la cui responsabilità si verifica ai sensi del Codice dei reati amministrativi, Codice penale della Federazione Russa.
- Per aver causato danni materiali sia all'azienda che ai suoi dipendenti. La responsabilità rientra nel codice civile della Federazione Russa.
Il direttore amministrativo, come qualsiasi altro dipendente, deve seguire rigorosamente i requisiti della sua descrizione del lavoro. Prima dell'inizio dello svolgimento delle mansioni lavorative, il dipendente deve familiarizzare con il contenuto di questo documento, assicurandolo con la sua firma. La descrizione del lavoro presentata sopra riflette in termini generali tutti gli aspetti delle attività del vicedirettore di ACh in una grande azienda, in un'impresa.