Secondo le leggi russe, i libri di lavoro appartengono a rigidi moduli di segnalazione. Questi documenti sono gestiti da un dipendente nominato per ordine del capo. Semplicemente non puoi prendere e dare lavoro. Esiste un atto speciale di accettazione e trasferimento di libri di lavoro, di cui verrà preso in considerazione un campione.
Quadro legislativo
La procedura per la registrazione del lavoro e la loro conservazione è determinata dalle norme legislative, in particolare dal decreto del governo della Federazione Russa 225. Qui viene approvato il modulo del libro del lavoro, nonché le istruzioni per la sua compilazione.
Inoltre, il documento contiene regole per il controllo della circolazione dei lavoratori. Un dipendente è tenuto a tenere riviste come:
- Il libro del racconto del lavoro e delle foglie sciolte per loro.
- Libro delle entrate e delle uscite.
L'ultima rivista viene aperta per tenere conto dei nuovi moduli acquistati sulla base di un mandato in contanti. E il libro contabile tiene traccia del movimento di documentazione sull'ammissione e il licenziamento dei dipendenti.
Perché è necessario
Come già accennato, la registrazione è responsabilità di un dipendente autorizzato nominato da un ordine speciale per l'organizzazione. Ma può accadere che questo dipendente si ammali, vada in vacanza o che la società venga riorganizzata attraverso l'affiliazione. Di conseguenza, la condotta del lavoro sarà affidata a terzi. E in questo caso, basterà redigere un ordine sull'esecuzione temporanea di compiti relativi all'amministrazione delle risorse umane non sarà sufficiente. Sarà necessario formulare un atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro e degli inserti.
In queste circostanze, tutte le parti sono interessate all'affidabilità dei dati trasmessi. Secondo l'ordine dell'organizzazione, le persone che inviano e ricevono sono responsabili della sicurezza dei documenti e la responsabilità amministrativa è imputata a conservazione e manutenzione improprie.
È per questo motivo che le parti dovrebbero controllare attentamente il numero di lavoratori e i loro inserti con le voci nel diario.
registrazione
Poiché la legge non regola la forma specifica di trasferimento del lavoro da un dipendente a un altro, l'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro (un campione verrà presentato in seguito) può essere emesso in qualsiasi forma, ma con un'indicazione dettagliata di tutti i dati.
Se necessario, trasferire i documenti del personale all'organizzazione attraverso un ordine, viene creata una commissione speciale, che prenderà in carico il caso e controllerà tutti i dati specificati nelle riviste.
La commissione è composta dai seguenti dipendenti:
- Responsabile delle risorse umane.
- Avvocato.
- Vicedirettore
- Responsabile del trasferimento delle risorse umane.
- Responsabile delle risorse umane, Host.
Inoltre, sulla base del prossimo ordine, viene sviluppato un documento sul lavoro della commissione, che sarà guidato da esso durante la trasmissione di forme di libri di lavoro e nella formazione dell'atto.
fabbricazione
L'atto di accettazione del lavoro, sebbene non abbia forme stabilite, deve tener conto di una serie di condizioni obbligatorie. Consideriamo più in dettaglio il contenuto e la forma del documento. Le seguenti informazioni devono essere visualizzate nell'atto:
- dettagli sull'organizzazione e nome del documento;
- data di formazione del documento e ubicazione dell'organizzazione;
- numero di serie del record;
- devono essere indicati anche i dettagli di ciascun dipendente il cui libro di lavoro è conservato nel dipartimento del personale, la posizione di ciascun dipendente;
- la serie e il numero del libro di lavoro, nonché l'inserzione nel caso della sua esistenza;
- la data di ricevimento del dipendente sul lavoro o la registrazione del libro di lavoro;
- note relative alle informazioni sul documento (ad esempio, mancanza di domanda dopo la risoluzione del contratto di lavoro).
Quella che segue è una generalità dei dati: quanti libri di lavoro totali, inserti per loro sono fissi. Successivamente, viene compilata un'altra tabella, che riflette le informazioni sulle forme di lavoro non utilizzate, nonché gli inserti, che vengono acquisiti in caso di perdita o danneggiamento dei documenti.
In conclusione, viene registrato il fatto del trasferimento sia dei libri di lavoro che degli inserti e delle riviste stesse: il movimento dei documenti elencati e la loro contabilità.
Quello che segue è un atto di accettazione e trasferimento di libri di lavoro - un documento di esempio.
firme
Dopo che l'atto sui documenti trasferiti è completato, deve essere firmato da tutti i rappresentanti della commissione presenti durante l'inventario dei documenti. Quindi, i membri della commissione confermano il loro accordo sulla disponibilità di tutto il lavoro nell'impresa.
Inoltre, l'atto di accettazione e trasferimento dei libri di lavoro (il campione è presentato in precedenza) deve essere firmato dai dipendenti che trasmettono e ricevono documenti. Le loro firme si trovano nella colonna "trasmessi-ricevuti", indicando così la rimozione e il trasferimento dei poteri pertinenti.
Quei dipendenti i cui documenti sono inventariati non firmano.
La forma dell'atto, ovviamente, è solo scritta. Aiuterà a evitare possibili ulteriori domande e due situazioni. Ancora più importante, questo atto solleverà i dipendenti dalla possibile responsabilità per la manutenzione errata dei documenti del personale.