La progettazione dell'inventario archivistico nel nostro paese negli ultimi anni è particolarmente rilevante a causa dei cambiamenti, delle riforme, delle ristrutturazioni e dei cambiamenti che si verificano costantemente nel settore economico. Le informazioni archiviate negli archivi sono considerate importanti e preziose. Ti consente di capire perché la situazione si è sviluppata in modo specifico, nonché di capire quali sono le prospettive per il futuro. Gli archivi sono una preziosa fonte di informazioni, ma solo in questo caso sono davvero utili quando è possibile navigare. Per questo, è stato introdotto un sistema per l'organizzazione degli archivi.
La pertinenza del problema
Gli archivi del nostro paese sono finalizzati all'accumulo di informazioni affidabili. La funzione principale dell'inventario dell'archivio è quella di semplificare la ricerca delle informazioni necessarie nei più grandi repository di informazioni. Per questo, viene fornito un sistema di riferimento, una base metodologica che si applica a tutte le istituzioni archivistiche dello stato. In effetti, stiamo parlando di un apparato scientifico e di riferimento, grazie al quale funziona un archivio a livello nazionale. L'efficienza di questo dispositivo dipende dall'efficienza e dalla cura con cui sono formate le directory, ovvero dall'inventario.
Le realtà attuali di fare affari sono tali che un inventario archivistico dei casi è una guida di riferimento chiave per aiutare a navigare in un mare di informazioni. L'inventario è un documento che elenca i file memorizzati, allo stesso tempo viene utilizzato per registrare la documentazione. Il carico di informazioni è stimato grande, l'inventario funge da base per la compilazione di puntatori e guide. In molti modi, quanto è buono l'inventario, determina quanto facilmente e rapidamente vengono trovate le informazioni di cui hai bisogno. Parlano di due funzioni principali di tale documentazione: informazione e contabilità.
Informazioni sulla terminologia
Il file di archivio dei casi è la directory principale che struttura il lavoro di un'organizzazione archivistica. L'inventario è un record di contabilità, allo stesso tempo è un oggetto scientifico e di riferimento, offrendo l'opportunità di trovare rapidamente quello che stai cercando. Inventario: il passaggio finale delle scartoffie con la documentazione che deve essere archiviata nell'archivio statale o organizzata con alcuni dipartimenti. Affinché l'archivio sia completamente attrezzato, è necessario compilare inventari per tutte le questioni destinate allo stoccaggio in modo permanente o per più di un decennio. È necessario creare directory che descrivono quale documentazione personale relativa allo stato è stata valutata da esperti e riconosciuta come preziosa, pertanto deve anche essere archiviata.
Nel lavoro d'ufficio moderno, parlando di inventari archivistici e del loro scopo, notano che la documentazione appartiene alla categoria di riferimento. È stato creato per descrivere la composizione e il contenuto delle unità immagazzinate, nonché per consolidare il sistema di sistematizzazione e contabilità adottato in un determinato fondo. Gli oggetti considerati nell'inventario sono unità. Ogni inventario è di un livello. Dovrebbero esserci abbastanza informazioni in modo da poter trovare i dati necessari nell'unità senza spendere molto tempo su di essa.
Quale e dove
Secondo le raccomandazioni metodologiche, la compilazione degli inventari archivistici dovrebbe essere personalizzata per i casi che devono essere archiviati in modo permanente, per più di un decennio, e riguardanti le informazioni personali sul personale. Separatamente, è necessario compilare un inventario di casi specifici strettamente per una persona giuridica. Ad esempio, può essere investigativo ufficiale, documenti giudiziari o relazioni scientifiche - tutto dipende dalla natura dell'istituzione.In genere, l'inventario viene formato nella stessa istituzione in cui i documenti da archiviare sono stati compilati e trasferiti con essi nell'archivio. Le organizzazioni di archiviazione statali dispongono di un apparato scientifico specializzato. Se la descrizione ricevuta non soddisfa i suoi standard, l'inventario viene nuovamente compilato, tenendo conto dei requisiti locali.
La compilazione di un inventario archivistico consente di rivelare la composizione della documentazione, descriverne il contenuto, semplificare la contabilità del numero totale di file archiviati e aiutare a stabilizzare la sistematizzazione interna della gestione della circolazione documentaria. Ogni caso è descritto su una carta speciale. Deve essere indicato il titolo, dal quale è chiaro quale tipo di documenti sono archiviati all'interno e il contenuto di tale unità. Un inventario completato correttamente completato descrive chiaramente il contenuto dell'intero fondo di documentazione.
Funzionalità e compilation: una serie di sfumature
La compilazione di un inventario archivistico consente di determinare quante unità sono presenti nel fondo. In questo modo vengono implementati la sicurezza della documentazione e il controllo sulla regolazione del volume. Poiché ai casi sono assegnati numeri di serie, è possibile trovare rapidamente informazioni utili. Allo stesso tempo, l'inventario aiuta a stabilire e stabilire una disposizione razionale della documentazione corrispondente a una logica chiara. La classificazione della documentazione nell'ambito dell'archivio è un raggruppamento basato su alcuni calcoli scientifici. In questo caso, vengono prese in considerazione le caratteristiche strutturali accettate storicamente in una determinata istituzione, nonché le specificità del lavoro del fondo.
La classificazione, che è un elemento integrante nell'inventario dell'archivio, comporta innanzitutto l'elaborazione di un sistema per dividere tutti i casi in gruppi, quindi la distribuisce direttamente. Dopo aver classificato tutte le carte, puoi creare un inventario per esse. A volte viene creato un inventario che riflette tutti gli affari della fondazione. Questo di solito è necessario se l'impresa non esiste più. Se una parte dell'entità legale cessa di esistere, viene creato un inventario di tutti i casi per tutti gli anni di esistenza di questa unità.
Inventari: a cosa servono?
La documentazione che spiega ciò che conta sono inventari archivistici esiste a livello federale - questa è la legislazione. Inoltre, gli atti locali che regolano questo problema possono essere adottati dall'azienda. Di norma, gli inventari vengono eseguiti in un anno, ma possono anche essere elaborati per un periodo di tempo diverso. Questo è il modo in cui classificano gli affari apparsi in azienda durante questo periodo. Gli inventari possono svolgere diverse funzioni, essere tematici, soggetti. Puoi lasciare un inventario di tutti gli affari di un fondo, puoi creare un documento indipendente separato per le diverse parti di questo fondo.
In effetti, un inventario di archivio è un elenco di file memorizzati, il risultato finale, un foglio di certificazione, una directory. La descrizione indica quali unità sono memorizzate nel file. Per fare ciò, utilizzare numeri, indici, titoli, scadenze, il numero di fogli e note. In genere, l'inventario viene compilato in una tabella e ogni parametro elencato ha una propria colonna. La documentazione principale per la persona responsabile della formazione dell'inventario è la nomenclatura adottata nel lavoro d'ufficio dell'impresa. Prima di iniziare a lavorare negli archivi, è necessario verificare se i titoli della documentazione corrispondono al nome del caso, quanto correttamente è formattato, se la documentazione è corretta all'interno. Affinché l'inventario sia considerato compilato correttamente, tutte le unità di archiviazione devono essere numerate, tenendo conto delle regole interne di sistematizzazione. Un sistema unificato di norme viene applicato sia agli affari che agli oggetti al loro interno. Per compilare correttamente un articolo descrittivo, è necessario trasferire tutte le intestazioni con la massima precisione. Quando si introducono elementi le cui intestazioni corrispondono, è necessario scrivere "Stesso". Se le intestazioni sono diverse, le informazioni vengono trasferite completamente.
Regole di base
L'elenco dei documenti d'archivio può essere composto da più fogli.Su ogni nuovo, tutte le voci dovrebbero essere presenti nella versione completa, esattamente corrispondente alla documentazione originale, anche se il foglio precedente aveva gli stessi nomi. Nelle note è necessario descrivere lo stato fisico della documentazione, nonché apporre un segno nel caso in cui il caso sia stato abbandonato. Se un caso contiene documentazione per diversi anni, è necessario ordinarlo, concentrandosi sulla data di inizio della manutenzione. Durante la numerazione, non superare il valore "9999". I numeri a cinque cifre non sono applicabili per questo. Se possibile, tutto dovrebbe essere sistematizzato e descritto, tenendo conto della cronologia. La seconda regola di ordinamento è la struttura interna dell'impresa.
Quando viene compilato un inventario di documenti d'archivio, il passaggio finale nella sua formazione è un numero univoco. Per determinarlo, sono guidati da un registro di inventari. Se l'organizzazione riceve gli inventari dall'unità strutturale e li utilizza nel loro lavoro, al fine di generare una descrizione dell'intero archivio dell'impresa, è necessario che il dipartimento trasferisca tutti i documenti in duplice copia. L'inventario per l'anno è realizzato in quattro copie, per gli affari del personale sono necessari tre inventari identici. Per i casi destinati a essere conservati per più di due decenni, è necessario creare un inventario per un importo di due copie. Quando si compila un inventario di documentazione relativa al personale, è necessario prima sommare tutti gli ordini, quindi gli elenchi, le carte. Solo allora i file personali vengono ordinati, quindi fatture e fogli paga. Successivamente, per quanto riguarda i libri di lavoro, la parte finale è costituita da atti elaborati nel quadro di incidenti industriali. Per sistematizzare gli affari personali, ricorrere all'ordinamento alfabetico. È necessario presentare casi nell'inventario, concentrandosi sull'anno in cui la persona è stata licenziata.
Struttura e contenuto: sottigliezze del design
Per la formazione di diversi tipi di inventari archivistici sono responsabili di diverse strutture dell'impresa. Quindi, per un anno, tale documento strutturale dovrebbe essere composto da dipartimenti e la responsabilità per la formazione di un inventario consolidato spetta all'archivio dipartimentale. Tale documento costituirà la base per il lavoro degli specialisti dell'archivio statale che riceveranno documenti dall'impresa. Usano un inventario riassuntivo per formare la loro documentazione di archiviazione interna in modo tale che file e documenti personali destinati alla conservazione permanente si trovino in diversi scomparti dell'archivio.
Qualsiasi forma di inventario archivistico inizia con un frontespizio. Il titolo è seguito da un sommario, quindi da una prefazione, dopodiché l'inventario inizia direttamente. Assicurati di elencare tutte le abbreviazioni utilizzate nel documento, decifrandole, posizionando i puntatori e colorando le tabelle di traduzione. Un elemento necessario dell'inventario è una bibliografia. Quindi segue un glossario dei termini e un foglio di certificazione chiude il documento. Il titolo deve indicare in modo completo il nome dell'archivio e la società che ha creato i documenti, il nome del fondo e delle targhe, i nomi degli inventari e le date.
Di cosa stanno scrivendo?
Il sommario dell'inventario archivistico ha lo scopo di indicare quali sezioni sono all'interno, in quali pagine iniziano. La prefazione raccoglie informazioni sull'impresa che ha costituito il fondo di documentazione, sul fondo stesso. Qui scrivono un'annotazione, descrivono quale tipo di documentazione è memorizzata all'interno. La prefazione è anche un elenco dell'apparato di riferimento.
Il testo principale è una descrizione. Per ogni unità indicare il numero seriale, il titolo e l'autenticità. Se prima che la società utilizzava i numeri di inventario, questi devono essere registrati nella parte principale dell'inventario. Indica anche quali unità contabili, quanti fogli sono in una determinata unità, in quale lingua è composta e in quale versione è riprodotta. Nell'inventario possono indicare alcune caratteristiche visive della custodia memorizzata. Se si intende archiviare documentazione particolarmente importante e preziosa, la descrizione può fornire annotazioni a tali oggetti.
Un elenco di abbreviazioni utilizzate nell'inventario di archivio è necessario se nel lavoro sono state utilizzate abbreviazioni specifiche utilizzate all'interno di una determinata impresa. Attraverso i puntatori si riflettono i concetti del soggetto. A volte i puntatori sono associati a geografia, nomi, date. Sono ammessi annotati. Se nel lavoro sono stati utilizzati termini specifici, questi devono essere decifrati nel dizionario che accompagna l'inventario. La scheda di certificazione ha lo scopo di indicare le informazioni totali sul documento. Indica quanti fogli sono numerati all'interno, quante unità sono memorizzate, se la composizione è cambiata durante la memorizzazione. Il compilatore dell'inventario è tenuto a firmare un foglio di certificazione. Se sono necessarie modifiche, queste sono registrate sul foglio di certificazione dall'autore o da altra persona responsabile della procedura.
Dettagliato e preciso
Come è possibile concludere dai campioni delle registrazioni di casi archiviati, l'oggetto finito deve essere progettato in conformità con gli standard del lavoro d'ufficio. È necessario formare un help desk, grazie al quale il recupero dei dati diventa più veloce ed efficiente. Attraverso tale dispositivo, è possibile ottenere rapidamente ulteriori dati sul fondo di documentazione. L'apparato di riferimento che accompagna l'inventario dovrebbe contenere una pagina del titolo e il contenuto del documento, una prefazione, un elenco delle abbreviazioni e delle abbreviazioni utilizzate e anche degli indici. In alcuni casi, potrebbero esserci elementi aggiuntivi: tabelle, dizionari.
Il titolo deve indicare il nome dell'archivio in cui è archiviata la documentazione, qual è il nome del fondo, compresa l'abbreviazione, nonché il suo numero. Indica il numero di inventario e il suo nome. Il sommario dovrebbe includere un elenco completo di tutte le sezioni e dell'apparato di riferimento, compresa la prefazione, l'elenco delle abbreviazioni utilizzate e i nomi delle parti. Ogni titolo è accompagnato da un numero di pagina assegnato ad esso durante la compilazione di un inventario. Si ritiene giustamente che per il personale addetto alle indagini una delle parti più significative sia la prefazione, che descrive la storia dell'istituzione che ha costituito il fondo. Scrivono l'ambiente storico, le condizioni in cui l'azienda era attiva, la data del suo aspetto e la struttura gerarchica della subordinazione. La prefazione indica come erano organizzate le scartoffie, quanto era grande l'istituzione e quali funzioni svolgeva, perché è stata riorganizzata o liquidata e quando è avvenuta.
Informazioni sulle abbreviazioni
Tale elenco viene compilato tenendo conto dell'alfabeto. Dovrebbe contenere tutte le abbreviazioni utilizzate nella compilazione dell'inventario. Il documento deve contenere il nome completo di ogni parola che è stata ridotta almeno una volta. Di solito le abbreviazioni vengono utilizzate per risparmiare spazio, cambiano solo le parole usate di frequente. Inoltre, l'help desk decodifica tutte le abbreviazioni. La corretta compilazione di questo elemento aiuta a creare un inventario uniforme, ogni elemento il più informativo possibile e trasmette chiaramente le informazioni necessarie per il lettore.
Ci sono alcune abbreviazioni che sono generalmente accettate e utilizzate attivamente nel discorso scritto - simboli che codificano lunghezza e massa, altre unità di misura, nonché abbreviazioni "t. d. "," t. e. "e simili. Non hanno bisogno di essere dipinti. Non è necessario dare una decodifica a quelle abbreviazioni che sono effettivamente parole usate. Ad esempio, il "comitato sindacale" si riferisce precisamente a questa categoria di abbreviazioni, che sono ampiamente utilizzate nel discorso colloquiale.
Come è iniziato tutto
Dalla storia dell'umanità è noto che l'inventario degli archivi è forse il tipo più antico di manuale di riferimento introdotto per gli archivi. L'uso degli inventari nel XIII secolo fu ufficialmente confermato, a quei tempi erano usati per tenere conto di documenti importanti e garantire la sicurezza. Grazie agli inventari, è diventato più facile cercare documenti, quindi è stato possibile ricorrere a loro come fonti di informazioni preziose.Nel periodo di 13-15 secoli, gli inventari furono brevi, compilati senza una sistematizzazione speciale, solo brevemente descritti libri, manoscritti. In realtà, questi erano elenchi informali.
Nel XVI secolo l'approccio all'inventario divenne più responsabile. Gli elenchi includevano un elenco delle varie opzioni di documentazione. C'erano inventari in cui gli oggetti erano raggruppati secondo alcuni attributi, sebbene allo stesso tempo fossero ancora usati, in cui le informazioni venivano registrate senza sistematica. Nel diciassettesimo secolo, il progresso della formazione degli inventari andò oltre, iniziarono a essere create guide dettagliate, differendo l'una dall'altra nel formato. Sono stati molto utili e persino i ricercatori moderni, usando tali inventari, hanno ottenuto da loro alcune informazioni importanti su casi precedentemente condotti, quindi hanno redatto documenti. Nel diciassettesimo secolo, gli inventari consolidano infine un carattere descrittivo sistematico.