Per sopravvivere in una forte concorrenza, è vitale per un'azienda moderna rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato e utilizzare razionalmente le risorse disponibili. Tuttavia, con il passare del tempo, l'efficienza diminuisce - parte delle azioni e delle procedure diventano obsolete, i dipartimenti iniziano a duplicare i reciproci compiti. Ecco perché la verifica tempestiva dei processi aziendali è così importante. Conoscendo i punti deboli dell'impresa, la direzione può adottare misure adeguate e ottimizzare il lavoro. 
definire
Un processo aziendale è una catena di operazioni logicamente connesse, che si ripetono periodicamente durante le quali le risorse dell'organizzazione vengono utilizzate per elaborare un oggetto (virtualmente o fisicamente). In altre parole, questo è un certo segmento del lavoro dell'impresa con risultati reali e misurabili.
Un audit interno dei processi aziendali è un'analisi di tutti i tipi di attività aziendali: produzione, commerciale, sociale. Il suo compito è determinare l'efficacia delle principali unità strutturali dell'azienda e dei canali di trasferimento delle informazioni. 
Quando spendere
1. Dopo l'introduzione di nuova documentazione e istruzioni. Ad esempio, durante l'installazione di altro software. In questo caso, è meglio condurre un audit non immediatamente, ma dopo un po ', necessario per il "rodaggio" e il collaudo. La profondità della verifica dipende dall'entità delle modifiche e dall'importanza di questo processo per l'azienda.
2. Audit programmato. Viene eseguito secondo il programma stabilito, almeno 1 volta all'anno.
3. Audit non programmato. È organizzato su richiesta dell'alta dirigenza o del dirigente responsabile di uno specifico processo aziendale. Tale necessità può sorgere se:
- si è verificato un grave malfunzionamento;
- i reclami dei clienti di processo (esterni e interni) vengono periodicamente ricevuti;
- Ci sono suggerimenti e idee per migliorare il processo.
Riassumendo, possiamo dire che l'audit dei processi aziendali è necessario in tutti i casi in cui si verificano cambiamenti nella società. 
Tipi di processi aziendali
Nella moderna teoria della gestione, la divisione dei processi in principale e ausiliaria è generalmente accettata. Il primo gruppo include tutto ciò che consente a un'organizzazione di guadagnare denaro e raggiungere determinati obiettivi:
- produzione di beni / prestazione di servizi;
- marketing e vendite;
- logistica e servizio di consegna;
- comunicazione con fornitori e intermediari;
- contabilità fiscale;
- assistenza clienti.
A loro volta, supportano quei processi che assicurano l'implementazione del core, forniscono le risorse e le informazioni necessarie. Queste sono funzioni interne, come la gestione del personale, la contabilità e la garanzia della sicurezza di un oggetto. 
Processi aziendali: esempi e descrizione
È importante notare che ogni azienda specifica ha un proprio elenco di processi aziendali, tenendo conto delle sue dimensioni e dei dettagli dell'attività.
Gli elementi principali di qualsiasi PSU includono:
- dati di input;
- risorse (persone, attrezzature, infrastrutture, software);
- criteri (requisiti del cliente, standard, leggi);
- documenti e registrazioni (pagamenti, domande, ordini, ricevute, fatture);
- dati di output (prodotto, sua parte o informazioni necessarie);
- misurazione dei risultati (audit, monitoraggio, analisi).
Inoltre, ogni processo deve avere un proprietario designato responsabile del risultato finale.
Vediamo come possono essere descritti i processi aziendali. Abbiamo preso esempi da due sfere completamente diverse.
La prima azienda sta vendendo franchising.Nel suo lavoro con i clienti, si possono distinguere 4 processi aziendali principali. A loro volta, ciascuno di essi consiste in diverse operazioni.
- qualificazione. Attività: elaborare l'applicazione. Questa fase consente di creare un imbuto e valutare l'efficacia del marketing. Il dipendente elabora la domanda ricevuta e la trasferisce allo stato "Qualificato" o "Rifiuto". Tutte le applicazioni qualificate rientrano immediatamente in BP-2.
- In vendita. Compiti: fare una presentazione, lavorare con le obiezioni, ricevere un contributo e trasferire il progetto al curatore. Per migliorare l'efficienza del lavoro, sono stati sviluppati un sistema di motivazione dei dipendenti, un piano e una previsione delle vendite. Le transazioni provengono automaticamente da BP-1 o vengono create manualmente dal gestore. Dopo il trasferimento al curatore, il progetto passa a BP-3.
- varo. Compiti: nomina di un curatore, inizio dei lavori e preparazione di un rapporto. Questo processo aziendale fornisce un lancio graduale del franchising. Sono state aggiunte nuove funzioni: correzione dei documenti, notifiche ai clienti, attrarre nuovi dipendenti e appaltatori.
- reali. Compito: in tempo per ricevere un contributo (Royalty). Immediatamente dopo il lancio, viene automaticamente creato un nuovo processo aziendale e viene assegnata la data del pagamento successivo. È stato inoltre elaborato un piano di supporto per gli affiliati.
Il secondo esempio è un'agenzia pubblicitaria a ciclo completo che produce prodotti per la stampa, pubblicità esterna, materiali autoadesivi e accessori per alberghi. Ecco 3 processi di base:
- ricerca. È necessario trovare potenziali clienti, stabilire contatti e organizzare un incontro. Inoltre, è necessario scoprire da dove proviene il cliente (dal database, da Internet o da altre fonti), la scala della campagna pianificata (in migliaia di rubli) e, se necessario, i motivi del rifiuto.
- In vendita. Su richiesta, viene inviata una proposta commerciale, quindi viene emessa una fattura. Viene indicata la forma di pagamento (100%, pagamento posticipato, lettera di garanzia). Quindi l'ordine entra in produzione (BP-3). Dopo aver spedito e ricevuto feedback, l'obiettivo principale è quello di ottenere il numero massimo di vendite ripetute.
- produzione. Al ricevimento dell'ordine, il responsabile della produzione conferma la scadenza (scadenza). Vengono eseguite operazioni tecnologiche: prestampa, stampa, elaborazione post-stampa. Se il client è soddisfatto del risultato, il progetto ritorna su BP-2, altrimenti torna all'inizio del processo per la revisione.
È più conveniente rappresentare i processi di business dell'azienda in una forma schematica, mostrando le principali connessioni tra di loro (ad esempio, il passaggio dalla prima presentazione alla fase di vendita). Puoi anche fornire informazioni in formato tabella:
Codice di processo | Principali funzioni e compiti | Interazione (numero di strutture, unità) | Modo di interazione | Codici di documentazione in entrata / in uscita | Controllo (nome della persona responsabile del processo) |
La documentazione
L'audit consiste nelle seguenti posizioni chiave:
1. L'ordine di condotta. Questo documento è approvato dal senior management e contiene informazioni sui motivi dell'audit (pianificato / non programmato), obiettivi, strutture, membri della commissione. Il responsabile della revisione contabile viene immediatamente nominato, nonché i termini per lo sviluppo e l'approvazione del programma.
2. Documenti di lavoro dei revisori. Ciò include tutte le note che gli auditor prendono durante l'audit, così come i questionari compilati, i risultati del sondaggio, i moduli di intervista, i test, ecc. Inoltre, la società memorizza i documenti normativi che specificano i requisiti per i documenti di lavoro. Dovrebbero contenere:
- data e luogo della compilazione, nome dell'ispettore;
- fonti e metodi per ottenere informazioni (interviste, osservazioni, questionari);
- descrizione dettagliata dei processi aziendali studiati;
- risultati di tutti gli audit precedenti.
I documenti di lavoro vengono compilati sia in forma arbitraria che prestabilita, ad esempio sotto forma di tabelle, grafici, testo, ecc.
3. Il piano di audit. Comprende diverse sezioni principali: raccolta e sintesi di informazioni, conduzione di analisi approfondite, conclusioni, sviluppo di proposte e raccomandazioni, compilazione di una relazione e presentazione dei risultati. All'inizio dell'audit, sono indicati il suo scopo, una descrizione dei processi aziendali esaminati, nonché le fasi e le principali attività di verifica. Per ogni fase, è necessario determinare le attività chiave, i metodi per la raccolta e l'analisi dei dati, le scadenze, le risorse e i responsabili del risultato.
4. Rapporto. Questo documento riassume il lavoro svolto, identifica i punti di forza e di debolezza dell'impresa. La prima sezione fornisce conclusioni generali e la seconda contiene informazioni dettagliate sulle risorse spese e sui risultati.
5. Relazione del revisore. Visualizza i risultati e le raccomandazioni più importanti per l'ottimizzazione dei processi aziendali. 
partecipanti
A seconda della complessità dell'organizzazione, della sua struttura, del numero di dipendenti e delle specifiche dell'azienda, dipende da chi condurrà l'audit. Considerare i partecipanti richiesti all'audit.
- Iniziatore e persona che approvano l'audit. Di norma, questo è uno dei leader dell'impresa o dei loro vice.
- Commissione di audit. Requisiti obbligatori per i partecipanti: istruzione superiore ed esperienza lavorativa di almeno un periodo specificato.
- Il capo della commissione. Questa posizione è assegnata ai dipendenti di una delle divisioni indipendenti dell'azienda (dipartimenti che sono direttamente subordinati al proprietario dell'impresa e non partecipano al processo aziendale principale: servizio di sicurezza, servizio di sviluppo strategico, ecc.). A volte sono coinvolti esperti di terze parti.
- Persone controllate. Possono essere tutti i dipendenti dell'organizzazione che dispongono delle informazioni necessarie per la verifica.
In aziende rispettabili spesso creano commissioni speciali per controllare l'audit. 
L'ordine di
L'audit dei processi aziendali viene effettuato secondo requisiti chiaramente definiti. Vengono analizzati i principali cicli economici dell'azienda: fornitura, produzione, vendite, investimenti (investimenti in ammodernamento ed espansione) e gestione.
Fase 1: studio dei modelli generali
L'audit interno inizia con la raccolta di informazioni di base sulle attività dell'impresa, sulla sua struttura e sulle attività delle unità. Fondamentalmente, è ottenuto dai documenti dell'azienda: un piano strategico, regole di gestione, descrizioni delle mansioni, codici, ecc. Tutti i dati sono inseriti nel rapporto, che indica:
- struttura organizzativa;
- elenco dei principali processi aziendali;
- descrizione del lavoro delle unità: nomi, funzioni, documenti in entrata e in uscita, risultati delle attività.
Spesso, dopo aver riferito, vengono condotte interviste con il personale. Ciò consente di rilevare inesattezze nelle fasi iniziali, di vedere la differenza tra lo stato reale delle cose e il modo in cui i dipendenti stessi rappresentano l'organizzazione.
Fase 2: analisi dettagliata dei processi aziendali
In questa fase, è necessario descrivere la sequenza e le caratteristiche di varie operazioni nell'azienda. Per comodità, vengono compilate tabelle che descrivono individualmente ogni processo aziendale.
Nome dell'operazione | I dati iniziali dalla ricezione di cui inizia il processo aziendale. |
Documenti, riferimenti, richieste, ecc. Necessari per completare un'attività. Le loro fonti. | |
Documenti e relazioni che vengono compilati durante il lavoro. | |
Partecipanti al processo aziendale: dipendenti dell'azienda, fornitori, clienti. | |
Materiali e altre risorse utilizzati nell'esecuzione della funzione e ottenuti di conseguenza. | |
Il significato del processo nel lavoro dell'unità ("A" - il più importante, "B" - medio, "C" - insignificante). | |
Quali problemi sorgono durante l'esecuzione? Da che parte sono impiegati, clienti, dipartimenti correlati? Quanto sono critici? In che modo incidono sui costi, i tempi, la qualità? | |
I tempi del processo. | |
La sequenza di azioni. |
Inoltre, vengono compilati diagrammi dettagliati e diagrammi di attività che riflettono la struttura organizzativa dell'azienda, la sequenza delle istruzioni di lavoro, le interazioni tra dipendenti dello stesso dipartimento e dipartimenti diversi. L'intera procedura deve essere documentata. Se possibile, si consiglia di organizzare registrazioni audio e video. 
Fase 3: modellazione
Lo scopo di questa fase è sistematizzare le informazioni sull'azienda e i suoi processi in forma grafica visiva. Il modello dovrebbe mostrare la struttura dei processi aziendali, le caratteristiche della loro implementazione, nonché la sequenza del flusso di lavoro.
Innanzitutto, viene preparato un modello strutturale che mostra l'interazione di dipartimenti, documentazione, struttura dei processi aziendali (dai gruppi generali alle attività private). Inoltre, mostra come vengono spostati dati, risorse e documenti tra i partecipanti principali.
Il modello finito è coerente con architetti, principali programmatori e specialisti dell'organizzazione.
In questa fase, viene sviluppato uno schema dettagliato del flusso di lavoro. Per questo, a ciascun documento viene assegnato un proprio numero / codice di registrazione univoco. In una forma semplificata, si presenta così:
№ | nome | Da dove viene | Dove andare | Informazioni utilizzate nella compilazione del documento | Quali azioni vengono eseguite con il documento | Responsabile (nome completo dell'impiegato o nome del dipartimento). |
Se durante l'ispezione vengono rilevate deviazioni, è necessario stabilire chiaramente la loro causa. Può essere esterno o interno, obiettivo o soggettivo (ad esempio, bassa motivazione dei dipendenti).
Fase 4: preparazione del rapporto e presentazione dei risultati
Sulla base delle informazioni ricevute, la commissione dovrebbe sviluppare raccomandazioni e suggerimenti per migliorare i processi. In questo caso, è necessario rispondere alle domande chiave:
- Quali effetti collaterali negativi posso riscontrare?
- Devo aggiornare tutta la documentazione?
- Quanto tempo ci vorrà per vedere l'effetto dei cambiamenti?
Successivamente, il manager prepara una relazione e una conclusione, nonché una presentazione dei risultati. Pertanto, l'audit dei processi aziendali consente ai proprietari dell'azienda di conoscere le "debolezze" e i problemi nell'organizzazione. Allo stesso tempo, il punto di vista di 2 lati viene preso in considerazione contemporaneamente - verifica e verificabile.
Il miglioramento e lo sviluppo dei processi aziendali possono includere misure di formazione aggiuntiva dei dipendenti, sviluppo di software, proposte per la promozione del personale e cambiamenti del personale. 
Metodi di audit e fonti di informazione
L'avvio di un'impresa e qualsiasi cambiamento significativo nell'impresa richiedono l'uso delle informazioni più accurate e affidabili. Si tratta principalmente di previsioni matematiche, confronto e ricalcolo dei dati. Le fonti dei dati sono documenti:
- preventivi, registri di esecuzione dei lavori;
- documenti per effettuare ordini;
- contratti di fornitura;
- fatture;
- schede per il calcolo del costo di produzione;
- carte inventario;
- registri contabili;
- rapporti sull'arrivo e l'emissione di risorse materiali, carte contabili di magazzino;
- estratti conto bancari, documenti di credito / debito, ecc.
È anche necessario raccogliere informazioni sugli indicatori di processo - non solo i valori esatti, ma anche come vengono calcolati i valori calcolati, quali misure vengono prese in caso di deviazioni. Questi dati possono essere ottenuti nel processo di monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori, nonché nelle interviste con dipendenti, clienti e fornitori. 
Indicatori chiave di prestazione
A seconda dello scopo per cui viene effettuata la revisione dei processi aziendali, vengono utilizzati vari criteri e metodi di valutazione.
Campo di attività | indicatori |
Finanza (F) |
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Rapporti con clienti e clienti (S) |
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Processi aziendali interni (B) |
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Miglioramento della formazione e dell'organizzazione (O) |
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Usando una scorecard bilanciata, puoi immediatamente vedere in quali aree di problemi lavorativi sorgono. Il periodo più difficile in questo senso è l'inizio di un'impresa, quando non c'è nulla con cui confrontare gli indicatori. Questo è il motivo per cui molte giovani aziende assumono esperti esterni nella revisione contabile che possono valutare i rischi potenziali molto prima che interferiscano seriamente con il lavoro dell'impresa.