Per consentire all'azienda di lavorare in modo efficiente, nella squadra dovrebbe prevalere un'atmosfera amichevole e salutare. Non sempre il proprietario di un'impresa ha il potere di valutare adeguatamente ciascun dipendente e capire da dove provengono i problemi di relazione del personale. Al fine di risolvere situazioni spiacevoli ed eliminare possibili conflitti, sbarazzarsi di dipendenti inefficienti e controllare i costi finanziari per il personale, è necessario organizzare un controllo completo del personale dell'organizzazione.
Di cosa stai parlando?
Cosa si intende comunemente con il termine "audit"? Il personale dell'organizzazione è la risorsa principale, più importante del denaro. E l'audit è un metodo per determinare l'efficacia del personale. Durante l'audit, è possibile scoprire quanto è buono il sistema di controllo del personale, nonché trovare metodi di ottimizzazione e miglioramento dell'efficienza. L'obiettivo principale di tale evento è valutare la produttività nel contesto di ciascun dipendente specifico, il che ci consente di calcolare in generale quanto sia utile il dipendente in termini di redditività.
Quando si esegue un'analisi specializzata, è possibile condurre una verifica dei calcoli con il personale per la remunerazione, per valutare l'efficacia del sistema e come controllare le relazioni all'interno dell'organizzazione:
- economica;
- sociale;
- lavoro.
Il sistema di audit del personale è indispensabile per l'elevato turnover del personale all'interno dell'azienda, in quanto consente di identificare la causa del fenomeno.
Compiti di analisi
I compiti principali assegnati agli specialisti che conducono l'audit del personale sono generalmente i seguenti:
- determinare se le risorse umane corrispondono alla strategia di crescita dell'azienda;
- identificazione della conformità della struttura gestionale e del processo di lavoro con la legge statale;
- valutazione dell'efficacia dei dipendenti nella risoluzione dei loro compiti;
- identificare le cause dei problemi di interazione del personale, trovare modi per risolvere le situazioni e ridurre l'impatto negativo.
Come va?
Nel caso generale, l'audit del personale è suddiviso in:
- formazione;
- raccolta dati;
- analisi delle informazioni;
- riassuntivo.
formazione
L'audit e il controllo del personale inizia con la determinazione degli obiettivi perseguiti dall'evento. Sulla base di questo, preparano il supporto documentale e fissano le scadenze. Nella fase preparatoria vengono nominati gli esecutori del progetto, i partecipanti vengono selezionati e viene creato un piano in base al quale i dati verranno raccolti e analizzati. È inoltre necessario decidere a favore di questo o quel tipo di segnalazione.
Lavora con le informazioni
La raccolta dei dati prevede attività di monitoraggio del flusso di lavoro dei dipendenti selezionati. Allo stesso tempo, gli specialisti che conducono l'audit del personale sul personale studiano documentazione, relazioni, conducono sondaggi e raccolgono questionari, organizzano interviste con i dipendenti dell'azienda. Le statistiche ottenute nel corso di tale studio sono preelaborate e quindi sottoposte a un'analisi approfondita.
La terza fase del lavoro di audit è l'elaborazione di tutti i dati raccolti in precedenza. Sulla base delle informazioni ricevute si formano:
- tavola;
- grafica;
- grafici;
- schema.
Tali metodi di presentazione dei dati sono chiari e comprensibili, consentendo di analizzare rapidamente la situazione. L'audit del sistema di gestione del personale viene effettuato tenendo conto dell'algoritmo preselezionato per l'analisi delle informazioni, nonché per valutare l'efficacia dei dipendenti.Gli indicatori calcolati vengono chiaramente confrontati con società simili, standard scientificamente validi.
Passaggio finale
Nella fase finale, l'audit degli insediamenti con il personale (manodopera, il suo pagamento) del processo di lavoro stesso ci consente di trarre conclusioni. Gli specialisti che hanno condotto gli eventi formulano raccomandazioni per migliorare l'efficienza del processo di lavoro. Sulla base delle situazioni identificate, diventa chiaro come le risorse umane possono essere ottimizzate e i loro costi ridotti.
Che cosa dà?
Perché abbiamo bisogno di un audit? Lo staff è categoricamente diffidente nei confronti di tali eventi, convincendosi in anticipo che i manager vogliono semplicemente licenziare qualcuno. In effetti, i benefici dell'auditing sono molto maggiori di quanto un profano possa immaginare. Una volta completata la verifica, puoi:
- valutare se sono necessari altri dipendenti;
- verificare se l'azienda è dotata di personale;
- identificare la struttura manageriale;
- determinare se formare i dipendenti;
- capire quale stile di gestione viene applicato;
- valutare il clima psicologico e sociale nell'organizzazione;
- identificare dove inizia la resistenza all'innovazione;
- capire se il potenziale di innovazione è grande;
- determinare quale sia la distribuzione del personale nell'azienda.
Se è stato condotto un audit di qualità, il personale e il leader diventano un insieme coerente. Lo studio identifica i lavoratori pericolosi, improduttivi, e cerca anche di eliminare le situazioni di conflitto. L'audit ti consente di creare un tale sistema motivazionale. Quale sarà applicabile alle condizioni di una particolare organizzazione.
Livelli di audit
L'audit del sistema di gestione del personale è diviso in tre livelli:
- sociale e psicologico;
- finanziaria;
- organizzativo e tecnologico.
Per quanto riguarda le questioni monetarie, si presta attenzione a:
- la competitività dell'azienda, per valutare quali siano gli indicatori che confrontano con la media e la migliore per quest'area;
- l'efficacia del dipartimento del personale, il suo ruolo nel migliorare la qualità del processo di lavoro;
- come sono correlati i costi delle attività di audit e i loro risultati.
Organizzativo e tecnologico: un livello che coinvolge lo studio di documenti, l'analisi di indicatori per parlare della legalità del funzionamento, dell'efficienza. Sotto questo aspetto, l'audit e il controllo del personale comportano un'analisi dettagliata di:
- il lavoro di routine;
- casi in cui i dipendenti non sono andati sul posto di lavoro;
- reclami;
- infortuni sul lavoro;
- atteggiamenti dei dipendenti nei confronti dei loro compiti;
- livello di piacere dei dipendenti;
- programmi di sviluppo.
Infine, socio-psicologico - tale audit, che comporta un'analisi delle relazioni all'interno dell'azienda, consentendo di identificare i fattori motivazionali. Allo stesso tempo, il compito è determinare come sia possibile migliorare le attività dell'azienda nel suo complesso e di ciascun singolo dipendente in particolare.
Caratteristiche importanti
Il manager deve immediatamente comunicare chiaramente a tutti i dipendenti per quale scopo è pianificato il controllo. Lo staff sarà pronto a incontrarsi solo se ogni dipendente capirà che l'evento è benefico e utile per lui. Conducendo una formazione o un seminario speciali che spiegano gli obiettivi principali, i momenti dell'audit possono essere la migliore soluzione al problema e un buon inizio per la comunicazione tra gli specialisti invitati e il personale permanente.
Quando si controllano gli indicatori ottenuti durante i passaggi sopra descritti, vengono analizzati nel loro insieme, cioè in modo completo. Questo approccio è garanzia che il risultato rifletterà le dinamiche dell'azienda.
Inoltre, un audit non è solo un controllo dell'efficacia di un dipendente o di un'unità. Durante gli eventi viene analizzato il sistema di gestione del personale implementato nell'organizzazione. Gli ispettori presteranno molta attenzione ai dirigenti dell'azienda, nonché ai dirigenti di vari livelli.
Gestiamo l'azienda con abilità
La gestione delle imprese è innanzitutto la gestione abile delle risorse umane. Allo stesso tempo, il lavoro è diviso in tre livelli:
- lineari;
- strategica;
- funzionale.
Ne consegue che anche la verifica dovrebbe seguire questi livelli. Ma i risultati dell'audit dovrebbero essere tali da essere utili nella pianificazione a lungo termine della futura impresa. Alcune conclusioni aiuteranno a capire quali sono le esigenze a breve termine di determinati lavoratori. Infine, un audit consente di scoprire se è necessario un numero maggiore di manager nell'organizzazione.
Un audit strategico è un'analisi dal punto di vista degli alti funzionari dell'azienda. Allo stesso tempo, gli esperti esaminano le pratiche di gestione dell'azienda e analizzano il funzionamento del servizio di assistenza al personale. Per ottenere dati, è necessario intervistare l'intero team di gestione, studiare il piano aziendale, valutare il lavoro del servizio del personale. Questo approccio ci consente di capire come rendere l'azienda più competitiva identificando caratteristiche, rischi e potenzialità forti e deboli dell'azienda.
La competitività come via per il successo
Durante l'audit, è possibile aumentare la competitività dell'azienda sul mercato grazie alle seguenti misure:
- eliminazione delle carenze strutturali mantenendo il potenziale del personale in modo tale che la società rafforzi la sua posizione eliminando gli elementi non necessari e indesiderabili nella sua struttura. Di norma, il processo prevede la riorganizzazione dell'impresa, in cui alcune unità vengono escluse, i dipendenti lasciati e le strategie dell'azienda cambiano;
- identificare le caratteristiche uniche dell'organizzazione, rendendola attraente per potenziali dipendenti e clienti.
In generale, la competitività è determinata dall'efficacia con cui l'azienda utilizza il potenziale di ciascun dipendente. La gestione del personale viene effettuata non solo attraverso noti meccanismi di gestione dei documenti, ma anche indirettamente attraverso:
- innovazione;
- commercializzazione;
- servizio.
Ricorda che maggiore è la produttività dell'azienda, più forte ogni dipendente rispetta la sua azienda.
Nuances significative
Per valutare l'azienda nel mercato del personale, vengono utilizzati i seguenti indicatori:
- personale aziendale;
- livello di soddisfazione dei dipendenti.
Un audit consente di valutare la strategia dell'azienda a livello operativo, quando i risultati del lavoro vengono analizzati direttamente. Il revisore sta studiando:
- correlazione di obiettivo e risultato;
- la capacità di migliorare, semplificare il flusso di lavoro;
- la capacità di ottenere lo stesso risultato con meno investimenti.
Applicando metodi efficaci, è possibile sviluppare risorse umane, aumentare il personale e migliorare il sistema di gestione delle informazioni. Tutti i processi relativi al servizio del personale sono soggetti direttamente e indirettamente a un attento studio.
Caratteristiche di
Nella ricerca presso l'impresa:
- la persona responsabile si distingue;
- gli obiettivi sono formulati;
- studiare la politica, metodi pratici per raggiungere gli obiettivi;
- Vengono analizzate le relazioni sulle risorse umane;
- le relazioni sono preparate con raccomandazioni sulla situazione;
- sta formando un piano di sviluppo aziendale;
- analizza le conseguenze della correzione delle carenze rilevate con un piano.
Non così semplice
Ogni direzione dell'audit richiede molto tempo e sforzi. Un audit esterno è piuttosto costoso ed è disponibile solo per le imprese che sono "in piedi in modo sicuro". Allo stesso tempo, è necessario un audit se si desidera aumentare l'efficienza e ottenere risultati migliori rispetto a quelli esistenti.
Molte grandi aziende del nostro tempo stanno introducendo nel proprio staff di specialisti coinvolti nella revisione contabile all'interno dell'organizzazione. Questa pratica ha dimostrato efficacia con un servizio di personale decentralizzato e la presenza di filiali regionali.
Con la corretta esecuzione del processo, un audit interno consente di individuare tempestivamente le carenze nel lavoro dell'azienda e adottare misure per risolverle.I principi di tale audit:
- indipendenza degli specialisti;
- responsabilità;
- competenza.
E i soldi?
Con misure globali, è obbligatorio un controllo degli insediamenti con personale retribuito. Si presta attenzione nella misura in cui la società rispetta i requisiti di legge, atti legali e leggi che regolano i rapporti di lavoro. Gli specialisti della verifica analizzano la precisione e la precisione con cui calcolano:
- ritenzione;
- pagamento;
- detrazioni fiscali;
- pagamenti del personale;
- componente sociale.
L'audit degli insediamenti del personale si basa su codici che regolano i rapporti di lavoro, il diritto civile e le leggi fiscali.
Per ottenere i dati, sono necessari documenti su trasferimenti, assunzioni, licenziamenti, primari, rapporti, registri contabili.
Di cosa hai bisogno?
Se si pianifica un controllo degli insediamenti con il personale per la remunerazione, tenere presente che l'analisi è possibile in presenza di contabilità primaria, per la quale vengono utilizzati moduli uniformi.
Il responsabile dell'azienda deve fornire i documenti:
- ordini di assunzione;
- Carte T2;
- ordini di invio di personale in vacanza ad altri posti;
- documenti relativi alla cessazione del rapporto di lavoro.
Un audit corretto con il personale delle retribuzioni è possibile se lo specialista della verifica ha a sua disposizione:
- libro paga;
- il foglio di ore lavorate;
- foglio presenze;
- dichiarazioni T-49;
- account personale.
L'ispettore riceve ulteriori informazioni dai documenti primari che fissano il pagamento del lavoro a cottimo, tenendo anche conto dello sviluppo.
Insieme di misure
Durante l'audit, si presta attenzione ai seguenti registri:
- sintesi;
- sul 76 ° conto;
- riviste numero 8, 10;
- bilancio;
- libro mastro.
Durante il controllo di audit:
- rispetto della legge;
- contabilità, controllo dei pagamenti in caso di lavoro a cottimo;
- controllo del tempo;
- calcolo della detrazione;
- caveau per pagamento;
- Imposte sui salari;
- stipendio depositato.
Questo è importante!
La contabilità analitica dell'azienda tiene conto di tutti gli individui:
- nelle liste;
- non entrato in loro.
Prendendo in considerazione:
- pagamento;
- premio;
- benefici;
- altri;
- varie detrazioni, tasse incluse.
Le informazioni su questo sono di solito memorizzate su un conto personale, in liquidazione, documenti di pagamento. Lo studio dei dati è semplificato dalla documentazione in formato elettronico. Si consiglia di mantenere registri separati per articoli diversi dal numero sopra elencato.
Durante il controllo, lo specialista assunto esamina se esiste una contabilità in quanto tale, scopre per quanto tempo vengono conservati i dati, da cui è possibile derivare la redditività annuale dell'impresa, il reddito annuale dei dipendenti di questa società.
Il reddito totale si forma a causa di:
- addebiti diretti;
- profitto in natura;
- trarre profitto dai risultati di un certo periodo;
- i prezzi per i dipendenti delle compagnie di viaggio in diverse regioni;
- nutrizione gratuita;
- pagamenti una tantum.
Le regioni specializzate includono:
- a nord;
- territori equiparati a loro;
- Estremo Oriente.
Il revisore esegue il controllo dei calcoli analizzando i seguenti documenti dal flusso di lavoro interno dell'organizzazione:
- estratti conto, pagamenti;
- documentazione primaria;
- conti personali dei dipendenti.
Allo stesso tempo, vengono verificati i risultati dell'azienda e i risultati di ciascun dipartimento dell'azienda. Quindi il revisore determina se le detrazioni sono state effettuate correttamente e i salari sono stati pagati. Assicurati di prestare attenzione alla singola imposta sociale. Per monitorare la situazione, lo specialista richiede l'accesso alla base imponibile. Le detrazioni riguardano le seguenti aree:
- previdenza;
- assicurazione medica;
- assicurazione sociale.
Quando si analizza la correttezza della remunerazione del lavoro, viene prestata attenzione al 76 ° conto, in base al quale esiste un'interazione con creditori, debitori. Allo stesso tempo, il revisore scopre quali carte sono state conservate e come sono state compilate, nonché se è stata prestata attenzione agli importi depositati, come sono stati emessi ai dipendenti.
Va ricordato che ci sono molti errori comuni nel calcolo dei salari inerenti a un gran numero di aziende. Il revisore verifica a colpo sicuro ogni impresa per tale, quindi il proprietario dell'impresa, preparandosi in anticipo per l'audit, può controllare tali momenti. Questi sono i seguenti gravi difetti:
- mancanza di schede orarie;
- mancanza di moduli standard per la documentazione di pagamento principale;
- accertamento fiscale improprio;
- calcolo errato degli importi per diversi tipi di pagamenti;
- contabilità errata del reddito totale dei dipendenti (spesso non include bonus, regali, ecc.).
Riassumendo
Condurre un audit del personale e degli insediamenti con i dipendenti ci consente di formulare una serie di proposte per migliorare l'efficienza del processo di lavoro. All'interno dello staff, ciò è espresso nella raccomandazione di riorganizzare l'impresa, introdurre nuovi sistemi di motivazione o applicare altre metodologie.
Per quanto riguarda i calcoli delle buste paga, la raccomandazione più comune è quella di introdurre un sistema di buste paga automatizzato contenente forme standard di documenti. Questo semplifica il processo e lo rende più veloce, eliminando virtualmente la probabilità di un errore provocato dal fattore umano.