Anche la società più ricca che possiede il prodotto più conveniente, pensa a risparmi ragionevoli. Solo in questo caso, avrà più mezzi e opportunità per mantenere a galla la propria attività e ulteriori sviluppi.
Non è un segreto che maggiore è l'impresa, maggiori sono i suoi costi. Inoltre, le voci di bilancio secondarie, che includono la stampa di documenti, occupano insieme la sua parte del leone. E dato l'attuale tasso di cambio del dollaro, i file stampati possono essere veramente "oro".
Quanti soldi ci vogliono per stampare i documenti?
Secondo le statistiche pubblicate da Hewelett-Packard, ogni impresa che può essere classificata come media e grande impresa spende circa il 6% dei suoi profitti sui costi della carta. Ad alcuni, questa percentuale, in percentuale, può sembrare piccola, ma non lo è affatto.
Se il reddito medio mensile dell'azienda è di 10 milioni di rubli, la stampa della documentazione costa circa 600 mila rubli! È molto difficile definire una figura del genere piccola o insignificante.
L'ottimizzazione ragionevole dei costi di stampa aiuterà un nuovo servizio non ancora molto popolare: l'outsourcing della stampa.
Che cos'è l'outsourcing della stampa e come funziona
Questo servizio consentirà di risparmiare denaro solo per le medie, grandi e grandi aziende con grandi flussi di lavoro interni ed esterni. L'outsourcing di stampa viene talvolta definito "manutenzione della copia".
Calcolare la cifra esatta del costo di stampa a volte non è solo difficile, ma semplicemente incredibile. Ciò accade perché gli acquisti vengono effettuati da diversi dipartimenti:
- L'ufficio (cartaceo) viene acquisito dal responsabile dell'ufficio, dal segretario, da qualsiasi altro dipendente AXO.
- Il dipartimento IT è responsabile per l'acquisto e la riparazione tempestivi delle apparecchiature di stampa.
- Le cartucce di ricarica, come qualsiasi altro materiale di consumo, sono curate dal reparto acquisti.
In diverse città e regioni, dozzine, centinaia e persino migliaia di lavoratori duplicano il lavoro reciproco giorno dopo giorno. Le apparecchiature per ufficio di volta in volta richiedono non solo regolazioni o rifornimenti di carburante, ma anche riparazioni. I costi aumentano quando i fondi dell'azienda vengono utilizzati in modo irrazionale: la stampante esaurisce l'inchiostro e il contratto appare sbiadito, fogli di stampa "di prova", quando è necessario verificare l'operatività delle apparecchiature di stampa, ecc.
L'esternalizzazione della stampa non è altro che un servizio completo di attrezzature per la stampa. Tutti i suoi vantaggi sono che il cliente paga solo per le copie dei documenti realizzati.
Come viene mantenuta la contabilità di stampa e come rimuovere il contatore copie dalla stampante?
Su tutti i nuovi modelli di tecnologia di stampa, viene fornito un contatore di copie prodotte. È possibile prendere le letture da questo contatore manualmente, oppure è possibile anche in modalità automatica.
Il metodo manuale, che prevede la normale stampa di una pagina di configurazione, non è il più conveniente, ma il più preciso. È popolare l'uso di vari software che aiutano a monitorare le stampanti (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, ecc.).
Tutti i programmi elencati mostrano la quantità di inchiostro contenuta nelle cartucce, la presenza di fogli stampati, il tempo approssimativo di sostituzione della cartuccia, ecc.
Un aspetto negativo significativo del metodo automatico è l'integrazione obbligatoria con Internet. Non tutte le istituzioni pubbliche o private rischieranno la perdita di dati interni.
Gli ovvi benefici dell'utilizzo
Indipendentemente dal metodo scelto, l'outsourcing della stampa può essere definito un mezzo più efficace per la contabilizzazione del processo di stampa dei documenti. Inoltre, consente di collaborare con un altro fornitore di servizi di stampa e ottimizzare l'orario di lavoro del reparto IT, che si occupa non solo della manutenzione regolare della stampante, ma anche di rifornimento, installazione e riparazione.
In questo caso, puoi dimenticare completamente l'efficienza quantitativa delle cartucce, le loro caratteristiche tecniche, il rifornimento di carburante.
Questo formato di servizio prevede il pagamento al termine del lavoro, ovvero il denaro viene pagato per documenti stampati di qualità. Come altri accordi, l'accordo di esternalizzazione prevede termini chiari per la fornitura di servizi, il loro costo e il tempo di pagamento.
Una società che ha stipulato un contratto del genere si allevia completamente da molte piccole preoccupazioni: l'acquisto di carta, attrezzature e altri materiali di consumo, non si preoccupa di riparare attrezzature, risparmia sull'elettricità e stampa di documenti per le esigenze personali dei dipendenti.
Quale francobollo non verrà pagato?
In effetti, l'accordo prevede solo una stampa di qualità. Un foglio stampato di qualità non dovrebbe includere:
- vari punti su carta;
- strisce e stampa;
- vari rumori estranei;
- inceppamenti della carta e danni meccanici;
- distorsione dell'immagine;
- particelle di toner.
Quali sono i modi per pagare il servizio?
Il costo di una copia del documento, che è a carico del cliente, ha già incluso tutte le spese per materiali, manutenzione e riparazione delle attrezzature.
La controparte può offrire diversi modi per pagare i suoi servizi:
- Molto spesso, le imprese stipulano accordi tradizionali che includono il costo di ogni copia.
- Le grandi imprese con un flusso di lavoro enorme sono interessate a un contratto a prezzo unico. In altre parole: per un uso illimitato delle attrezzature, l'azienda paga una tariffa unica mensile.
- I clienti che conoscono chiaramente le loro piccole esigenze stanno meglio utilizzando un contratto a prezzo fisso. In questo caso, il pagamento mensile obbligatorio include un limite di pagina a un prezzo speciale e se la società stampa più dello standard specificato, un documento stampato, che è stato realizzato in eccesso rispetto alla norma, viene acquistato al prezzo normale.
Insidie e contro nascosti
Nonostante i numerosi vantaggi del servizio, presenta molti svantaggi nascosti:
- A causa dell'elevato costo del servizio, è consigliabile utilizzare solo organizzazioni di grandi dimensioni. Il prezzo è dovuto esclusivamente alle cartucce e ai pezzi di ricambio originali per le loro apparecchiature.
- Ogni fornitore fornisce assistenza esclusivamente per i suoi prodotti e il passaggio a stampanti di un marchio diverso può comportare un bel centesimo. Data l'attuale situazione del mercato valutario globale, la dipendenza da un produttore straniero difficilmente può essere definita sicura. Non una singola attrezzatura da ufficio e la sua manutenzione gratuita costa tali rischi.
- Quando si installa l'apparecchiatura, insistere su un laser. Il fatto è che è molto più semplice e conveniente tenere un registro chiaro delle copie stampate.
- Alcune stampanti non hanno contatori di stampa.
- Nessun fornitore considera la stampa su formati diversi da A4. Se l'organizzazione deve stampare un documento in formato A3, verrà conteggiato come 2 fogli A4.
- Il passaggio all'outsourcing della stampa da ufficio è un processo lungo. La pratica dimostra che il coordinamento di tutte le clausole del contratto può protrarsi per un massimo di due mesi, mentre l'organizzazione avrà grosse difficoltà con il trasferimento di filiali nelle regioni. Gli esperti osservano che, in media, il processo di introduzione di un servizio può richiedere molto tempo (da 3 a 6 mesi). I responsabili delle filiali nelle regioni possono essere in conflitto con l'innovazione. Ci possono essere molte ragioni, ma la più comune è l'interesse personale a lavorare con un fornitore specifico.Per tali funzionari, la centralizzazione della stampa può essere sognata solo in sogni terribili, e questo può diventare un problema serio. Prima di prendere una decisione così seria: il passaggio alla stampa da ufficio in outsourcing, riflettere attentamente e analizzare la situazione con il flusso di lavoro in azienda.
Prova a calcolare i costi di stampa dell'ufficio al mese, al trimestre e all'anno. La cifra deve essere accurata! Allo stesso tempo, prendere in considerazione tutti i costi nascosti (consumo di energia, quantità di tempo dedicata alla manutenzione delle stampanti, alla stampa di file personali da parte dei dipendenti, ecc.). Scopri le offerte di outsourcing per la stampa da ufficio di oggi. Non scegliere mai un fornitore, guidato da un prezzo eccezionalmente basso. Tale cooperazione è irta di mal di testa. Esperienza e reputazione importanti, il numero di progetti di successo.