In risposta alla domanda: "Cos'è l'EDI?" viene fornita una breve escursione nella storia del flusso di lavoro, vengono determinati i tipi e lo scopo della circolazione interna ed esterna dei documenti dell'organizzazione. Vengono divulgati i fattori di successo dell'implementazione dei sistemi EDI nell'azienda e il ruolo della gestione elettronica dei documenti come mezzo per ottimizzare gli appalti. Firme elettroniche, centri di certificazione e operatori sono considerati componenti chiave dell'EDI. L'organizzazione del flusso di lavoro con le agenzie governative viene presentata come mezzo per ridurre tempi e costi. Il sistema EDM del governo di Mosca viene fornito come esempio dell'attuazione del flusso di lavoro senza carta su scala megalopoli.
Che cos'è l'EDI?
Flusso di documenti: spostamento dei documenti di un'organizzazione dal momento in cui vengono creati o ricevuti fino al completamento dell'esecuzione o dell'invio; un complesso di lavori con documenti: ricezione, registrazione, invio, controllo dell'esecuzione, formazione di casi, archiviazione e riutilizzo della documentazione, lavori di riferimento. Il concetto di gestione elettronica dei documenti è fissato nello standard statale. Dà una definizione rigorosa ma ristretta:
La gestione elettronica dei documenti (EDF) è un meccanismo unico per lavorare con i documenti presentati in forma elettronica, con l'implementazione del concetto di "documenti cartacei".
(GOST R 7.0.8-2013).
Flusso di lavoro: dalle compresse di argilla all'industria 4.0
I primi sistemi di gestione dei documenti sono apparsi con l'invenzione della scrittura, o meglio, della scrittura simbolica. Il capofamiglia notò con tagli su un'etichetta di legno il numero di sacchi di grano raccolti e gli agnelli nati. Questo può essere considerato l'inizio del flusso di lavoro interno dell'impresa.
I sacerdoti e i funzionari assiri degli antichi regni cinesi, dopo aver ricevuto la scrittura dagli inventori, lo adattarono immediatamente al compito della pubblica amministrazione: riscuotere le tasse, codificare le leggi, inviare ordini ai governatori e alla diplomazia. Questo flusso di lavoro è stato più o meno formalizzato.
Era già un flusso di documenti interstatale e persino interstatale.
Con lo sviluppo della civiltà, le regole per lo scambio di informazioni registrate su un supporto sono diventate più complicate. La prima rivoluzione nel flusso di lavoro è arrivata con l'invenzione della carta economica. Gli scribi che scrivevano i più importanti sui rotoli di pergamena si moltiplicarono per il numero e formarono le masse di funzionari di rango inferiore - non i decisori, ma copiando i documenti di altre persone, facendo copie, emettendo certificati, scrivendo richieste, tenendo conto dei documenti che scorrevano sulle riviste e consegnando documenti importanti ad un altro dipartimento.
E proprio in quel momento, corrieri, corrieri, corrieri ... puoi immaginare trentacinquemila corrieri da solo!
A. Griboedov
La burocrazia, come tecnologia di gestione, ha ricevuto uno strumento di enorme potere. A volte, ha schiacciato lo stato, l'economia e la società.
La seconda rivoluzione arrivò con l'invenzione delle macchine da scrivere. La tecnologia di gestione non è cambiata, la produttività dei burocrati e il loro potere sono aumentati.
Il terzo - con l'avvento dei computer e della posta elettronica. Nella prima fase, che termina oggi, le tecnologie per la produzione e la consegna dei documenti sono cambiate. Le tecnologie di gestione sono rimaste praticamente invariate. La burocrazia ha digerito questa rivoluzione. Fu a questo punto che apparve il concetto di EDI. Inizialmente, la gestione elettronica dei documenti riproduceva meticolosamente tutti i processi, le procedure e i percorsi di gestione della tradizionale circolazione dei documenti.
Quarto: venire e bussare alla porta. La sua essenza è che programmi e dispositivi iniziano a scambiare dati e prendere decisioni senza intervento umano. Il frigorifero ordina la consegna dei prodotti, il sistema di classe RTE (impresa in tempo reale) riceve ordini, acquista materie prime, riconfigura la linea di produzione e spedisce i prodotti al cliente. In questa fase, l'umanità ha la possibilità di sbarazzarsi degli eserciti di impiegati che non prendono decisioni e non producono valore aggiunto. Le imprese e gli stati avanzati lo stanno già facendo.
Il posto dei sistemi EDI tra i sistemi di informazione
A seconda del grado di maturità del sistema informativo nell'impresa o istituzione, il sistema EDI può essere:
- Un prodotto software implementato separatamente scambia occasionalmente dati con altri sottosistemi tramite interfacce o manualmente.
- Software separato, profondamente integrato con il sistema di gestione aziendale, lo scambio di dati è organizzato online o al verificarsi di un determinato evento.
- Il modulo di un grande sistema di gestione aziendale (classe ERP o PLM).
Tra i sistemi presentati sul mercato mondiale, i sistemi EDI occupano un posto tra i sistemi di flusso di lavoro e i sistemi di gestione dei record.
L'implementazione diretta della gestione elettronica dei documenti basata su sistemi occidentali in un'impresa (organizzazione) russa ha raramente successo. La visione del mondo e le differenze etiche tra modelli di business e modelli di servizio sono troppo grandi. Un ostacolo commovente è anche l'amore commovente russo per la burocrazia, non come tecnologia e mezzo, ma come obiettivo autosufficiente di un impiegato o di un funzionario.
Gestione elettronica dei documenti: tipi e scopi
La circolazione dei documenti di un'impresa o organizzazione è divisa in due tipi principali: esterno e interno. Storicamente, l'automazione del flusso di lavoro interno si è inizialmente sviluppata.
In un ambiente informativo ben costruito di un'azienda o organizzazione, tutti i sottosistemi di gestione dei documenti sono interconnessi, scambiano dati tra loro e sono dotati di un sistema di riferimento incrociato. Quindi, ad esempio, il testo finale concordato del contratto è disponibile per la logistica per la formazione di domande di pagamento, per finanziatori per controllo, tecnici e progettisti - in termini di specifiche tecniche, ecc.
Lo scopo principale del sistema EDI interno è quello di fornire ai partecipanti al sistema le informazioni necessarie per il loro lavoro e l'adozione di decisioni manageriali, tecniche, finanziarie e del personale. Organizzare il controllo sull'attuazione delle decisioni prese è anche una delle funzioni più importanti dell'EDI. La gestione elettronica dei documenti è anche un mezzo per organizzare un archivio elettronico.
L'EDI esterno ha funzioni aggiuntive: consente alle organizzazioni di scambiare documenti giuridicamente e finanziariamente significativi attraverso canali di comunicazione. Un ruolo importante qui è svolto dalla firma elettronica, che consente di identificare il mittente ancora più affidabile delle solite firme e timbri sui documenti tradizionali.
Automazione del flusso di lavoro all'interno dell'azienda
Al momento della decisione sull'automazione, l'azienda ha un sistema di flusso di lavoro cartaceo. I dipendenti creano documenti in vari programmi e li inviano via e-mail. Ha un certo livello di maturità e si riflette nei documenti normativi: regolamenti, istruzioni e regolamenti.
Il team che sarà coinvolto nell'automazione dovrebbe sicuramente studiare l'insieme di questi documenti, capire quanto riflettono i processi aziendali che si sono effettivamente sviluppati nell'organizzazione. Nel sistema di gestione elettronica dei documenti, ciascun flusso di informazioni dovrebbe riflettere il flusso reale:
- materiale;
- finanziaria;
- lavoro.
E servire un processo aziendale specifico.
Il modello di business creato sulla base di tale analisi non dovrebbe solo essere implementato nel sistema informativo, ma dovrebbe anche riflettersi nella documentazione normativa aggiornata.
I dipendenti dell'organizzazione creano la maggior parte dei documenti in formato elettronico in vari programmi, inviandoli l'un l'altro via e-mail. La forma dei documenti è regolata, tuttavia, le regole per tali invii, i tempi e il contenuto della reazione non sono molto formalizzati. Questo può già essere chiamato un sistema EDI a livello embrionale di sviluppo. Ora possiamo parlare dell'automazione della gestione elettronica dei documenti: creazione di un sistema per la creazione, il riempimento, l'elaborazione e l'instradamento di documenti elettronici. Un'importante aggiunta al sistema sarà un sottosistema per il monitoraggio delle prestazioni e del reporting.
Se la maturità dei processi nell'azienda è sufficiente, ci sono tutte le possibilità che la transizione alla gestione elettronica dei documenti abbia successo. Il principale fattore di successo nell'implementazione sono i dipendenti dell'impresa. Costituiscono anche il rischio principale.
Durante l'organizzazione dei sistemi elettronici di gestione dei documenti, il team di implementazione deve adeguare non solo le forme dei documenti e le rotte di approvazione standard, ma spesso - la logica di base del sistema. Altrimenti, è impossibile soddisfare le esigenze di un cliente convinto che i processi aziendali storicamente sviluppati nella propria organizzazione non possano essere migliorati e non possano essere toccati in nessun caso.
Tale compromesso porta ad un aumento del prezzo sia dell'implementazione stessa che del supporto del sistema: ogni installazione di aggiornamenti da parte del venditore si trasforma in un'implementazione in miniatura. La qualità del sistema è ridotta.
Come dimostrato dal Gruppo Gartner, i processi aziendali davvero unici, come quelli che offrono alla società un vantaggio competitivo, sono addirittura meno dell'1-5% nelle aziende leader. I restanti processi, fatta salva l'organizzazione, possono (e dovrebbero) essere sostituiti con quelli standard dalla configurazione di base del sistema.
In realtà, la configurazione di base è l'esperienza generalizzata delle imprese di maggior successo nel settore. Il passaggio a processi aziendali standard comporta una riduzione dei costi di transazione e un aumento dell'efficienza aziendale complessiva. La gestione elettronica dei documenti sarà semplice e conveniente. Ciò pagherà interamente per lo sforzo una tantum di cambiamento organizzativo, adeguamento normativo e formazione dei dipendenti. Durante la formazione, è necessario spiegare agli utenti con pazienza e coerenza cos'è l'EDI, come cambierà in meglio la loro vita e la vita dell'intera impresa.
EDI tra imprese. Ecosistemi di flusso di lavoro
I sistemi EDI (Electronic Data Interchange) apparvero in Occidente negli anni '70 del XX secolo.
Hanno effettuato la circolazione elettronica dei documenti tra le organizzazioni, hanno permesso alle imprese di effettuare e ricevere ordini sul mercato, organizzare la spedizione dei prodotti fabbricati al cliente e generare adeguati documenti logistici e finanziari in forma elettronica.
Se necessario, i documenti cartacei sono stati redatti alla fine del mese o del trimestre, la loro formazione, consegna, accettazione, restituzione non ha rallentato il processo commerciale e produttivo. Allo stesso tempo, è stato formato lo standard di scambio di dati EDI, che è sopravvissuto all'implementazione di XML.
Il collegamento al sistema elettronico di gestione dei documenti EDI ha notevolmente accelerato le attività commerciali e produttive delle imprese.
EDI con il governo
Nato anche in Occidente. I soggetti dell'attività finanziaria ed economica sono stati in grado di presentare una dichiarazione dei redditi in formato elettronico alla fine del secolo scorso. Nel ventesimo secolo, anche gli attori russi hanno avuto questa opportunità. Negli ultimi anni, la trasmissione di informazioni all'ispettorato fiscale, alla cassa pensione (Cassa pensione), all'ispezione del lavoro in formato elettronico è diventata obbligatoria, prima per le grandi, poi per le medie e nelle ultime fasi - per le piccole imprese e le organizzazioni.
Le imprese sono tenute a stipulare un accordo con l'UIF sulla gestione elettronica dei documenti. I cittadini hanno anche avuto l'opportunità di tradurre le loro comunicazioni con l'ufficio delle imposte in formato elettronico. Ogni anno la popolarità di tali servizi sta crescendo tra la popolazione.
Elementi di sistemi EDI esterni
Cliente: un'organizzazione o un individuo che partecipa a un EDI e che ha una firma elettronica. L'operatore EDI offre ai suoi clienti una piattaforma per lo scambio di documenti.
Firma elettronica (ES): un set di dati appositamente formato che consente di identificare in modo univoco l'EDI del partecipante. Questo kit è allegato a un documento elettronico e ne conferma l'autenticità.
Una firma elettronica è un'informazione in forma elettronica che è allegata ad altre informazioni in forma elettronica (informazioni firmate) o è altrimenti associata a tali informazioni e viene utilizzata per determinare il firmatario delle informazioni. (Legge federale del 6 aprile 2011 n. 63-FZ "Sulla firma elettronica ")
Tre classi di firma elettronica sono accettate nella Federazione Russa. Differiscono nel livello di protezione e scopo.
- Firma semplice: certifica che il documento è stato inviato da una persona specifica, il proprietario di questa firma. Viene utilizzato per confermare l'identità del mittente dell'e-mail all'indirizzo di istituzioni ufficiali a vari livelli o funzionari specifici.
- Firma non qualificata avanzata: certifica sia l'invio di un documento elettronico da parte di una persona specifica sia il fatto che non sono state apportate modifiche al documento dal momento della firma. Viene utilizzato durante la certificazione di documenti per i quali la stampa è facoltativa. Questa firma viene generata utilizzando strumenti di crittografia, sono consentiti certificati emessi da un'autorità di certificazione non accreditata.
- Enhanced Qualified Electronic Signature (CEP): viene generato utilizzando un software di crittografia certificato da FSB. CEP utilizza un certificato rilasciato da un'autorità di certificazione accreditata che funge da garante dell'autenticità della firma. ED firmato da CEP ha pari diritti con un documento su carta certificato con firma personale. Protesta CEP è possibile solo su ordinanza del tribunale. CEP è utilizzato per l'interazione tra agenzie governative che utilizzano sistemi di informazione statali
Autorità di certificazione (CA) - uno stato o un'organizzazione pubblica che emette firme elettroniche (certificati).
La reputazione della CA è accettata da tutte le parti coinvolte nella circolazione dei documenti elettronici. L'autorità di certificazione rilascia certificati per organizzazioni e individui - partecipanti al fatturato. Durante le transazioni, la CA conferma l'autenticità di una particolare firma elettronica.
Il centro di certificazione accreditato ha un rapporto contrattuale con la CA principale ed è tenuto a rispettare tutti i requisiti della legislazione del paese di ubicazione.
Operatore EDO - organizzazione commerciale che fornisce ai partecipanti una piattaforma tecnologica per l'implementazione dell'EDI. La disposizione è effettuata su base commerciale con la conclusione di un contratto. L'operatore EDI è soggetto a certificazione obbligatoria negli enti statali
La piattaforma di trading elettronico (ETP) è un complesso di canali di comunicazione, software e hardware, progettato per organizzare gli scambi tra organizzazioni commerciali e statali, nonché privati.
La piattaforma di commercio elettronico unisce venditori e acquirenti di vari prodotti e servizi in un unico ambiente informativo, fornendo loro una serie di servizi correlati. Molte risorse della rete globale offrono servizi per riunire fornitori e consumatori, aiutarli a concludere un accordo e agire in misura maggiore o minore come garanti di tale accordo.
Per ridurre al minimo i costi, gli acquirenti possono organizzare offerte elettroniche sotto forma di aste dirette e inverse, appalti competitivi, richieste di preventivi e offerte, ottimizzando i costi.I venditori ottengono un accesso facile, rapido e conveniente al mercato e una comoda piattaforma per promuovere i propri prodotti.
- Un ETP per l'immissione di un ordine statale è un ETP selezionato dal Ministero dello Sviluppo Economico RF e dalla FAS per aste aperte in formato elettronico.
- ETP per la vendita di proprietà di debitori (fallimento). Sono diventati tutti i siti elettronici che conducono appalti pubblici.
- ETP per ordini inferiori a 223-ФЗ.
- ETP per clienti commerciali - le imprese commerciali fanno offerte qui secondo regole più flessibili.
- ETP specializzati commerciali creati per una specifica azienda. Ad esempio: un sito Gazprom per la vendita di prodotti petroliferi.
- Piattaforme commerciali multidisciplinari di commercio elettronico con un insieme universale di prodotti e servizi.
ETP come Aliexpress ed E-bay sono ampiamente noti.
Per loro, i diritti dei consumatori sono protetti sia dalle regole delle piattaforme sia dal sistema di valutazione: ogni acquirente valuta il venditore.
Servizi governativi
Il sito Web dei servizi statali integra i portali Internet di molte agenzie e servizi governativi in un unico portale consolidato. È stato creato nello sviluppo del concetto statale di "finestra unica" al fine di semplificare la comunicazione con le autorità statali per i cittadini. Dopo aver effettuato l'accesso una volta utilizzando una firma elettronica qualificata, un cittadino della Federazione Russa può ricevere informazioni sulla sua:
- La proprietà
- Le tasse.
- Istruzione.
- Prestazioni pensionistiche.
- Per trasportare.
- Ai documenti.
E molti altri punti importanti.
Puoi controllare e pagare tasse, multe e tasse governative. Un cittadino ha anche la possibilità di richiedere l'emissione di qualsiasi documento ufficiale, certificato, passaporto, visto, certificato, ecc. Per questo, non ha bisogno di recarsi presso l'istituzione stessa, o persino al centro multifunzionale - la domanda è presentata elettronicamente, nella stessa forma sono forniti copie dei documenti necessari.
Dopo aver preparato il documento richiesto, è sufficiente una visita all'MFC, dove i documenti saranno verificati, una registrazione dei parametri biometrici (se necessario) e l'emissione del documento richiesto. Questo tipo di gestione elettronica dei documenti consente di risparmiare molto tempo sia per i cittadini che per i dipendenti delle istituzioni: non è necessario dedicare tempo alla ricezione iniziale di cittadini e documenti, per aggiunte e correzioni, inoltre non è necessaria una presenza personale.
Il sistema di gestione elettronica dei documenti del governo di Mosca
Nella capitale, il sistema MosEDO è stato formato e opera con successo dal 2011. La circolazione elettronica dei documenti con il suo aiuto viene effettuata tra loro da enti governativi, servizi, organizzazioni commerciali e pubbliche. Il sistema è ben consolidato e gode del meritato riconoscimento tra i moscoviti.
Il sistema è implementato e gestito da Electronic Moscow OJSC e unisce oltre 78.000 utenti di 3.000 organizzazioni. Il lavoro d'ufficio, il flusso di lavoro organizzativo, amministrativo e gestionale del governo di Mosca sono completamente trasferiti al sistema MosEDO. La circolazione elettronica dei documenti del governo della città più grande è una prova eccellente delle prospettive e della fattibilità dei sistemi EDI negli organi governativi.
Con lo sviluppo della tecnologia, la gestione elettronica dei documenti sostituirà quella tradizionale nei prossimi anni. I motivi principali a favore dell'EDI sono quelli che fornisce:
- Velocità.
- Basso costo.
- Convenienza per tutti i partecipanti.
- Alta sicurezza.
- Controllo efficace.
La maggior parte degli appalti nel paese viene già effettuata tramite EDI. La documentazione tradizionale viene redatta dopo le transazioni completate. Presto verranno emessi documenti cartacei solo nei casi più importanti ed eccezionali, e la domanda "Cos'è l'EDI?" alla fine perde la sua rilevanza.