I pagamenti via Internet sono diventati da tempo un luogo comune, ma lo scambio di documenti, in particolare tra privati, è ancora in forma cartacea. Una firma elettronica qualificata è progettata per risolvere questo problema e facilitare lo scambio di documenti. Le persone giuridiche collaborano da molto tempo con EDS, i singoli imprenditori lo utilizzano per trasmettere alcuni dati (ad esempio, l'IVA quando affittano locali governativi), mentre gli individui possono utilizzare la propria firma per accedere al sito Web dei servizi statali. Come ottenere una firma elettronica qualificata avanzata e quali vantaggi offre?
Cos'è questo?
Una firma elettronica qualificata è i dettagli che confermano la verità del documento elettronico, l'assenza di distorsioni in esso dal momento in cui la firma è stata effettivamente installata. Consente inoltre di stabilire la proprietà del documento. Tali dettagli possono essere ottenuti solo a seguito della conversione crittografica di codice, informazioni.
Un certificato di firma elettronica è un documento che conferma il diritto di possedere una chiave pubblica di una firma elettronica. Il certificato può essere ottenuto solo presso l'AC (centro di certificazione) o presso l'ufficio dei loro rappresentanti autorizzati.
Il titolare del certificato è una persona che ha ricevuto un certificato di firma elettronica a suo nome. A ciascun proprietario del certificato vengono fornite due chiavi: pubblica e privata. La verifica delle firme elettroniche viene effettuata utilizzando la chiave pubblica. A sua volta, è associato a una chiave privata, attraverso la quale viene generata la firma elettronica e il documento è firmato.
classificazione
Una semplice firma elettronica, come suggerisce il nome, è la versione più semplice di EDS. Utilizza anche password, codici o altri mezzi che confermano la formazione della firma da parte del proprietario.
La firma elettronica non qualificata avanzata può essere ottenuta solo mediante la conversione di informazioni crittografiche. Qui non puoi fare a meno di una chiave di firma privata. Attraverso tale firma elettronica, è possibile non solo identificare la persona che ha firmato il documento, ma anche rilevare le modifiche apportate dopo la firma.
Una firma elettronica qualificata avanzata ha tutti i segni di non essere qualificata. L'unica differenza è che per la sua verifica e creazione vengono utilizzati mezzi più seri di protezione crittografica, devono essere certificati dall'FSB della Russia. Inoltre, c'è una differenza: un certificato qualificato di firma elettronica può essere emesso solo presso un centro di certificazione che ha superato l'accreditamento. L'elenco delle autorità di certificazione accreditate può essere visualizzato sul sito Web dei servizi statali.
equivalenza
La legge federale n. 63 riconosce un documento firmato con qualsiasi firma elettronica, sia semplice che migliorata, uguale a un documento cartaceo firmato manualmente. Tuttavia, c'è una caratteristica: tra le parti che effettuano lo scambio di documenti elettronici, un accordo deve essere precedentemente firmato.
Una firma qualificata è anche un analogo di una firma fatta con la propria mano, tuttavia, può sostituire il sigillo dell'organizzazione. La forza giuridica dei documenti firmati da una firma digitale qualificata è riconosciuta dalle autorità di regolamentazione. Possono essere usati in tribunale.
Campo di applicazione
Prima di tutto, questo, ovviamente, è la gestione elettronica dei documenti. Le firme elettroniche aiuteranno a stabilire uno scambio di documenti esterno e interno in tutti i casi in cui è richiesta una firma manoscritta.
La gestione interna dei documenti utilizza firme elettroniche non qualificate e qualificate per approvare e approvare accordi e altri documenti che regolano i processi interni dell'organizzazione. Ad esempio, se un regista firma un accordo mediante firma elettronica e viene trasferito all'esecuzione.
Fattore principale
Con la gestione di documenti esterni, la presenza di una firma elettronica qualificata è una condizione molto importante, poiché è lei che è garante della forza legale. In altri casi, il documento elettronico non è riconosciuto dalle autorità di regolamentazione come originale, il che significa che non ha alcun valore legale e non può essere utilizzato in procedimenti giudiziari. Inoltre, un documento firmato da una firma digitale qualificata avanzata può essere archiviato in un archivio digitale, mentre la sua legittimità verrà preservata.
EDS può essere utilizzato per la segnalazione alle autorità di regolamentazione. Molti hanno già apprezzato la rapidità e la convenienza del reporting elettronico. Inoltre, ogni organizzazione può scegliere il modo più conveniente per se stessa, che si tratti di prodotti 1C, software separato o siti FSS e Federal Tax Service. Un certificato qualificato di una chiave di firma elettronica è la base di tali azioni, deve essere rilasciato da un'autorità di certificazione autorizzata o accreditata. Ma il metodo di invio non è critico.
Ricezione di servizi pubblici
Tutti i cittadini della Federazione Russa possono ottenere una firma elettronica per utilizzarla per ricevere servizi pubblici, tuttavia in questo caso non è richiesto un certificato qualificato di verifica di una firma elettronica: sarà sufficiente l'EDS più semplice e non qualificato, è abbastanza adatto alle esigenze di un individuo. Con l'aiuto di esso, qualsiasi cittadino può firmare una domanda elettronica, che può essere inviata all'autorità esecutiva se tale flusso di documenti è possibile.
Come ottenere una firma elettronica qualificata per un individuo? Il modo più semplice per ottenere una scheda elettronica universale, che viene emessa dal 1 ° gennaio 2013 e ha una firma elettronica qualificata avanzata integrata. Tale carta è uno strumento di identificazione unico di un cittadino, con l'aiuto di esso è possibile pagare, ordinare e ricevere vari servizi pubblici via Internet. Secondo il suo concetto, la carta è progettata per sostituire molti documenti, come un certificato pensionistico e una polizza medica, per combinarli con un portafoglio elettronico, un biglietto di viaggio e una firma elettronica.
Utilizzando ES
La firma elettronica qualificata avanzata è adatta sia al flusso di lavoro interno che interaziendale. Può essere ottenuto presso l'autorità di certificazione accreditata dal Ministero delle comunicazioni RF. Protegge il documento dalle modifiche, conferma la sua integrità e paternità.
Un ES qualificato avanzato può aiutare a risolvere una vasta gamma di problemi. Ad esempio, viene utilizzato per la segnalazione alle autorità fiscali e per lo scambio di documenti elettronici. Questa versione del certificato ha il maggior numero di funzioni possibili, ma ciò non significa che sia più conveniente per ogni organizzazione utilizzarlo. Innanzitutto, il prezzo del certificato dipende direttamente dal numero di funzioni. In secondo luogo, quando si sceglie un certificato meno funzionale, è necessario assicurarsi che le capacità disponibili soddisfino pienamente le esigenze dell'organizzazione.
Ci sono anche situazioni in cui il tipo di certificato utilizzato è determinato dalla parte che riceve il documento. Ad esempio, ci sono operatori di gestione dei documenti che accettano certificati solo dal loro centro di certificazione, quindi, quando si sceglie un certificato, è necessario assicurarsi anche che non vi siano restrizioni al suo utilizzo nel sistema informativo necessario.
Vantaggi dello scambio elettronico di documenti
Dal momento che tutte le organizzazioni e le aziende hanno l'opportunità di organizzare lo scambio di documenti elettronici legalmente vincolanti, vale la pena discutere i vantaggi di questo processo.
Innanzitutto, questa è la velocità di consegna dei documenti. Indipendentemente dall'indirizzo della controparte, i tempi di consegna per i documenti saranno dieci volte inferiori rispetto ai normali documenti cartacei. L'uso di documenti elettronici riduce anche i costi associati alla preparazione e al trasferimento di copie cartacee.
Ci sono vantaggi economici più gravi, perché la gestione elettronica dei documenti implica una significativa accelerazione dei processi aziendali. L'esempio più semplice di ciò è la rapida conclusione e attivazione delle transazioni, grazie alle quali si ottiene un maggiore flusso di cassa. Cioè, avendo stabilito la gestione elettronica dei documenti, la società sarà in grado di aumentare il profitto per unità di tempo.
automazione
Inoltre, l'uso di una chiave di firma elettronica qualificata può ridurre i tempi di elaborazione, invio dei documenti e automatizzare praticamente questo processo. Secondo la legge, le lettere che richiedono forza legale, fatture, polizze di carico, fatture, atti di lavoro eseguiti, atti di prestazione di servizi, fatture, atti di riconciliazione di accordi reciproci, note di spedizione possono partecipare a uno scambio interaziendale, a norma di legge.
A causa della velocità e dell'affidabilità dello scambio di documenti elettronici, le aziende non possono preoccuparsi di segnalazioni semplici e tempestive alle autorità fiscali. Ti consente anche di risparmiare parte del denaro.
Fattori importanti
Un flusso di documenti interaziendali in forma elettronica ha senso solo se ogni documento ha valore legale e può essere utilizzato in tribunale o in altri casi. Per dare un significato giuridico a un documento elettronico, è necessario risolvere alcuni problemi. In primo luogo, il processo di firma e invio di un documento elettronico agli appaltatori e, in secondo luogo, l'accettazione e la verifica di una firma elettronica qualificata sui documenti ricevuti dagli appaltatori. In terzo luogo, è necessario organizzare l'archiviazione e l'elaborazione dei documenti già firmati, l'archiviazione e la navigazione su di esso. In quarto luogo, è importante garantire la conservazione della legittimità dei documenti archiviati.
Soluzione semplice
Per risolvere i primi due problemi, è possibile utilizzare i servizi di scambio interaziendale, gestiti da operatori di gestione elettronica dei documenti. Scegliendo tale servizio, è necessario tenere conto di alcuni fattori, come la disponibilità delle licenze appropriate per l'operatore, la capacità di integrare il servizio di scambio nel sistema informativo aziendale e l'addebito di documenti.
Altre due attività possono essere risolte utilizzando il sistema di gestione elettronica dei documenti, che ha già tutte le funzionalità necessarie. Se la formazione iniziale dei documenti si verifica nel sistema contabile, è possibile integrare un sistema di gestione elettronica dei documenti.
In assenza di tale sistema, questi compiti possono essere parzialmente assegnati all'operatore del servizio di cambio.