Come organizzare le cose in cartelle? Perché è necessaria la nomenclatura e cosa si intende generalmente intendere con questo termine? Come archiviare file, cartelle e in quale altro modo è possibile organizzare la documentazione in azienda? Attualmente, il lavoro d'ufficio è un tale complesso di compiti che richiede un approccio sistematico e la massima precisione. A proposito di ciò che è la nomenclatura degli affari e per cosa è previsto, dovrebbe conoscere non solo i dipendenti responsabili del flusso di documenti all'interno dell'azienda, ma anche tutto il personale di gestione interessato a mantenere il controllo sui processi di lavoro dell'organizzazione.
Terminologia generale
Considerando quale sia la nomenclatura dei casi, è innanzitutto necessario notare che questo termine è usato per indicare un tale metodo di sistematizzazione, che comporta la formazione di un elenco di casi istituiti all'interno dell'impresa e dell'istituzione. Per ciascuno di essi, i periodi di conservazione sono chiaramente prescritti, pur concentrandosi sulle norme entrate in vigore dalle leggi vigenti nel nostro Paese.
Teoria e vita quotidiana
Qual è la nomenclatura dei casi in applicazione pratica? Questo è un tale schema di distribuzione che aiuta a raggruppare la documentazione eseguita, creando così casi. Per fare ciò, la società ha approvato lo schema, la classificazione, quindi applicato nella pratica. Viene inoltre introdotto un indice indice per casi, documenti. È necessario specificare la durata della conservazione e determinare il design dell'indice della carta, utilizzato come materiale di riferimento e utilizzato per cercare la documentazione dal numero di non completati. Quando si risponde alla domanda su quale sia la nomenclatura dei casi, si deve notare che il termine è usato per designare un tale documento contabile, che regola il lavoro dei dipartimenti responsabili del lavoro d'ufficio, gli archivi. La nomenclatura indica chiaramente tutti quei casi, la durata della conservazione è entro un decennio, vale a dire quelli appartenenti al numero della documentazione di custodia temporanea.
Perché è necessario?
Chi ha bisogno di sapere qual è la nomenclatura dei casi, come metterla in pratica? Innanzitutto, si tratta delle persone responsabili dell'organizzazione del flusso di lavoro nell'impresa, nonché del capo dell'istituzione, persona giuridica. La nomenclatura aiuta a trovare rapidamente il documento necessario se la specie o il contenuto sono noti. La qualità della formazione, l'esecuzione della nomenclatura dei casi determina la rapidità con cui sarà possibile lavorare con la documentazione all'interno delle mura dell'istituzione. Attualmente, il fatto della disponibilità della nomenclatura è stabilito come obbligatorio per qualsiasi persona giuridica, sia essa un'istituzione o un'organizzazione, un'impresa.
A livello statale è stato adottato il servizio doganale unificato statale: si tratta di un tale sistema che delinea le regole per il mantenimento della documentazione. Negli allegati, è possibile trovare il campione attualmente pertinente dell'elenco dei casi. Inoltre, una tale fonte sistematica di informazioni statali unificate ha raccolto tutte le disposizioni che devono essere guidate dallo sviluppo e dall'attuazione della nomenclatura dei casi per un anno in un istituto o impresa.
Caratteristiche domanda
Attualmente, nel lavoro d'ufficio, la nomenclatura è un concetto complesso che include diversi tipi e gruppi di documentazione. È consuetudine parlare di una nomenclatura tipica, approssimativa e specifica.Gli individui vengono generalmente introdotti a livello di istituzione nel suo insieme e di un'unità strutturale separata.
Una nomenclatura tipica ed esemplare è chiamata a combinare una documentazione simile per natura e composizione. Il modello regola anche il sistema di indicizzazione specifico, che viene utilizzato all'interno di una determinata agenzia. È necessario applicare tale elenco di nomi di casi. Ma quello approssimativo è di natura consultiva, sebbene nel caso generale sia ragionevole e conveniente aderirvi, poiché aiuta a semplificare l'intero volume di documenti ufficiali che si accumulano nell'azienda.
Il sistema come base dell'ordine
Qualsiasi impresa moderna deve sistematizzare la presente documentazione ed è la nomenclatura che rappresenta una guida alla classificazione in grado di risolvere i problemi dell'organizzazione. Questo è un documento in cui i nomi di tutti gli affari dell'impresa che possono essere avviati sono indicati riga per riga. Allo stesso tempo, è chiaramente indicato per quanto tempo è necessario conservare la carta. La nomenclatura della contabilità, dei servizi per il personale, dell'impresa nel suo complesso deve essere approvata dal suo capo.
I principali obiettivi dell'introduzione della nomenclatura
Tale documento ufficiale semplifica la sistematizzazione del flusso di lavoro interno. In realtà, è un tale piano, che spiega chiaramente quali algoritmi dovrebbero essere utilizzati per distribuire i documenti eseguiti e in quali questioni dovrebbero essere collocati. Ciò costituisce il sistema di archiviazione dell'azienda e facilita l'orientamento tra le risorse di carta accumulate.
Allo stesso tempo, la nomenclatura degli affari del personale, la contabilità, nonché quella generale per l'impresa, contengono una chiara definizione degli intervalli di tempo in relazione alle diverse categorie di documentazione. Il sistema strutturato indica esattamente il tempo necessario per archiviare i documenti disposti in un caso specifico. Quando si crea un caso utilizzando i documenti eseguiti, è necessario assumere immediatamente la durata di conservazione. Questa fase è chiamata esame primario, che consente di identificare il valore della documentazione.
Indice, sistema e informazioni di base
La nomenclatura dei casi dichiara ufficialmente con quale sistema è necessario indicizzare i casi. Queste informazioni sono rilevanti per la registrazione, poiché l'indice stabilito dalla nomenclatura è un elemento del numero di registrazione assegnato a ciascun singolo documento dell'azienda. La nomenclatura è un riferimento informativo che consente di analizzare rapidamente le caratteristiche strutturali di una determinata persona giuridica.
La documentazione viene utilizzata quando è necessario creare un elenco di casi. Ciò è rilevante per lo stoccaggio di titoli che, per legge, hanno una scadenza superiore a un decennio, incluso lo stoccaggio permanente. Ciò rende la nomenclatura dei casi il principale documento contabile utilizzato nei dipartimenti responsabili del lavoro d'ufficio presso l'impresa.
Contabilità e ulteriore sviluppo
Spesso, la nomenclatura dei casi è il documento più conveniente attraverso il quale il sistema contabile è implementato nell'azienda, che consente di controllare gli affari temporanei, ovvero destinati allo stoccaggio per un decennio.
Un altro scopo importante della nomenclatura dei casi è la sua applicabilità nella formazione di un file di schede di riferimento, necessario per conservare le informazioni pertinenti sulla documentazione eseguita. Il sistema di classificazione utilizzato nella formazione della nomenclatura diventa la base per la creazione di un archivio di file che fornisce informazioni di riferimento sul flusso di documenti all'interno dell'organizzazione.
Che aspetto ha?
Una nomenclatura esemplificativa dei casi può apparire come segue.
Quando si prepara la documentazione, è necessario indicare i nomi dell'azienda, i dipartimenti per i quali è stata inserita la nomenclatura, nonché le date correnti.
Questo è importante!
A volte sembra all'imprenditore che con un flusso di lavoro relativamente piccolo, l'introduzione della nomenclatura è solo un disastro, eccessivo "lavoro di ufficio" che non porterà benefici reali. Questo approccio alla domanda è categoricamente errato. È necessario introdurre il corretto, adeguato, tenendo conto della nomenclatura dell'organizzazione specifica in qualsiasi azienda moderna. Quando si sviluppa un documento, è necessario assicurarsi che copra l'intero volume del flusso di lavoro dell'impresa, comprese le fasi della creazione. È necessario che tutti i settori delle attività, i processi e le attività dell'azienda si riflettano nella nomenclatura.
È possibile leggere i requisiti generalmente accettati per la preparazione di tale documento normativo in atti giuridici adottati a livello statale. Le regole di lavoro introdotte per gli archivi delle aziende, le istruzioni standard che regolano la circolazione dei documenti delle imprese sono dedicate a questo. Nel 1988 è stato sviluppato un sistema statale di supporto alla documentazione, che è ancora rilevante oggi. I documenti regolarmente adottati a livello statale vengono finalizzati tenendo conto delle realtà dei nostri giorni, compreso l'uso dei computer elettronici, mentre le teorie di base della sistematizzazione e della classificazione rimangono le stesse.
Moduli oggetto
Nella versione classica, questo documento è compilato come una tabella. Gli indici, le classificazioni diventano la base per i processi di registrazione della documentazione generata all'interno dell'azienda, passando da essa a destinatari esterni e accettata per l'elaborazione da fonti esterne. Una nomenclatura ben compilata è uno strumento conveniente per la formazione di altri classificatori che necessariamente accompagnano il processo di lavoro d'ufficio di qualsiasi azienda moderna. Quindi, una revisione preliminare della documentazione richiede spesso un classificatore di problemi, aree di discussione. Inoltre, sono richiesti classificatori speciali per la documentazione eseguita. Quando si introduce un sistema elettronico, è necessario sviluppare navigatori, rappresentazioni che riflettano diverse unità strutturali e performer. Inoltre, in base alla nomenclatura dei casi, è possibile sviluppare un sistema che consente di organizzare la documentazione con un controllo speciale, così come altri tipi.
La nomenclatura appartiene alla categoria della documentazione di pianificazione. In esso puoi trovare le intestazioni dei casi proposti per la pianificazione, la contabilità in diverse direzioni di attività, l'attività economica dell'impresa. Le funzioni assegnate alla società sono visibili dalla nomenclatura. Il documento è preparato per il prossimo anno, quindi è necessario inserire non solo le capacità e le esigenze disponibili del flusso di lavoro, ma anche quelle pianificate nel prossimo futuro. È auspicabile che, durante la compilazione della nomenclatura, sia possibile prevedere in modo abbastanza accurato le esigenze del sistema di gestione dei documenti presso l'impresa per i prossimi cinque anni, sebbene ciò non sia sempre fattibile nelle attuali difficili condizioni economiche che costringono le imprese ad adeguarsi.
Realtà e piano
Nell'applicazione pratica, molto spesso la nomenclatura dei casi è considerata come documentazione contabile, dovuta alla presenza di un numero, un indice per ciascuna rubrica elencata. Il record della nomenclatura finale che sintetizza i risultati dell'anno ci consente di concludere il numero e le categorie di casi avviati nel periodo passato. Puoi anche calcolare, senza fare sforzi particolari e senza perdere tempo inutilmente, il numero di casi, volumi, istituiti nel passato. Ciò fornisce una descrizione quantitativa del fondo documentario, il sistema del flusso di lavoro. La necessità di tale analisi sorge sia nel quadro di un'unità strutturale separata sia nell'organizzazione nel suo insieme.
La nomenclatura che funge da record di contabilità può essere utilizzata quando i file vengono trasferiti nell'archivio.Questo è vero soprattutto per quelli destinati allo stoccaggio temporaneo - non più di un decennio. La nomenclatura fornisce inoltre una base conveniente per la formazione di un inventario, che comprende casi destinati allo stoccaggio su base continuativa o temporanea, se il periodo supera un decennio. La nomenclatura è conveniente quando si forma un inventario di casi contenenti documentazione sul personale dell'azienda, nonché atti che riparano la distruzione di documenti, l'assegnazione di documenti che non necessitano o non possono essere archiviati.
I dettagli di alcuni tipi di organizzazioni
Una misura obbligatoria sarà la compilazione di una nomenclatura per qualsiasi istituzione statale. Questo documento deve essere presente nelle entità legali territoriali municipali subordinate. Tale procedura obbligatoria è dovuta al fatto di trasferire la documentazione generata in organizzazioni, istituzioni per la conservazione negli archivi del comune o a livello federale.
Se stiamo parlando di un'organizzazione privata, anche la formazione della nomenclatura è necessaria, ma i requisiti che si applicano ad essa sono molto meno rigorosi. Da un lato, il documento è anche multifunzionale, non dipende dalla partecipazione statale all'azienda. Si raccomanda di sviluppare una nomenclatura in un momento in cui un'entità legale è appena stata creata. Durante l'acquisizione, la fusione, è necessario riformare tale sistema per la classificazione del flusso di documenti, se allo stesso tempo viene formata una nuova entità giuridica. Secondo le regole, lo sviluppo della nomenclatura è un compito estremamente prioritario ed è necessario lavorarci anche prima della formazione dell'istruzione che descriva le regole del flusso di lavoro.