Una lettera di vettura è un documento contabile primario che regola il fatto che un fornitore consegna merci a un acquirente, di solito per ulteriori vendite. Sulla base di questo documento, il venditore deduce merci e materiali dal suo magazzino e arriva l'acquirente. I documenti possono essere di varie forme, la più comune - TORG-12. Quali sono le sue caratteristiche di riempimento, perché è necessario e cos'è TORG-12: in dettaglio in questo articolo.
Titolo e tipo di documento
Il nome TORG deriva dalla parola "commercio", poiché lo scopo del documento è qualsiasi organizzazione impegnata nel commercio all'ingrosso o al dettaglio. Un valore numerico indica un modulo per la registrazione delle transazioni da 1 a 31. Oggi compilare tutto è facoltativo.
TORG-12 conferma l'accettazione e il trasferimento di beni e materiali a una società terza, a questo proposito si tratta di un documento esterno. Per spostare merci all'interno dell'azienda, vengono utilizzati moduli di documento semplificati, di norma TORG-13.
La lettera di vettura standard soddisfa tutti i requisiti della legislazione in materia di commercio, tuttavia non sono rari i casi di utilizzo di una forma sviluppata in modo indipendente.
Che cos'è TORG-12?
Qualsiasi attività di TM di una società commerciale deve essere eseguita utilizzando documenti approvati dal capo dell'organizzazione (in base alla legge federale n. 402 del 02/06/2011).
Il modulo del documento TORG-12 è stato incluso nella risoluzione del servizio federale n. 132 dal 1998 e costituisce una prova del trasferimento di merci e materiali dal fornitore al venditore. Il documento può essere archiviato sia in formato cartaceo che elettronico (nella foto è un campione TORG-12).
Può essere utilizzato non solo per controllare il turnover delle merci nell'organizzazione, ma anche per fornire servizi, ma occorre prestare attenzione, potrebbero sorgere incomprensioni durante le ispezioni da parte delle autorità di regolamentazione.
Dettagli contrassegnati sulla fattura
Esistono dati obbligatori che devono essere indicati sul modulo TORG-12, indipendentemente dal modulo utilizzato: standard o approvato dal fondatore all'interno dell'azienda. Se manca almeno uno dei dettagli elencati di seguito, il documento viene considerato non valido e la transazione viene annullata.
L'elenco dei dettagli richiesti:
- nome del documento;
- numero e data di compilazione;
- indirizzo legale del venditore, TIN, KPP, BIK, r / s;
- indirizzo effettivo di spedizione della merce;
- indirizzo del destinatario;
- indirizzo legale dell'acquirente, TIN, KPP, BIK, r / s;
- capo dell'organizzazione;
- capo contabile;
- dati della persona che ha prodotto la merce;
- numero del contratto in base al quale vengono consegnate le merci;
- OKPO;
- JECFA.
La bolla di consegna TORG-12 è redatta in duplice copia e la data indicata nel documento deve coincidere con la data effettiva di spedizione di merci e materiali.
Come compilare il documento?
Che cos'è TORG-12? Il documento è un tappo riempito di standard e una tabella che indica:
- Il numero di serie dell'articolo.
- Nome, caratteristica, grado di merce.
- Il codice interno
- Unità di misura.
- Numero di posti
- Quantità di merci in un unico posto.
- Peso.
- Il prezzo di un'unità di merce.
- Importo senza IVA.
- IVA.
- Importo con IVA.
I dati dell'elenco devono essere indicati per ciascun prodotto nella lettera di vettura TORG-12. Il fornitore mette tre firme della persona autorizzata e un'impressione obbligatoria di un sigillo blu rotondo.
Sul lato destro, l'acquirente mette due firme e certifica con un sigillo. I documenti vengono archiviati cinque anni dalla data della transazione.
La corretta compilazione di TORG-12 garantisce l'assenza di incomprensioni da parte delle autorità di regolamentazione, pertanto è necessario prendere molto sul serio i documenti.
Nota di spedizione elettronica
Sulla base delle leggi contabili e con una firma elettronica, le organizzazioni possono formare e archiviare TORG-12 non solo in forma cartacea, ma anche in formato elettronico. Esiste un modulo standard per la registrazione di tale documento, che può essere inviato dal contribuente alle autorità fiscali su Internet.
Il processo di riempimento non presenta differenze significative a seconda della forma delle fatture cartacee o elettroniche, ad eccezione di una: il formato elettronico esiste in un'unica copia e contiene due file. Il primo viene compilato dal venditore e inviato all'acquirente, il secondo viene compilato dall'acquirente. In questo caso, vengono posizionate due firme elettroniche, una per ciascuna delle parti.
Correzioni su documenti cartacei ed elettronici
Succede che l'elenco delle merci dichiarato dal venditore differisce da quello reale. In questo caso, nella versione cartacea vengono effettuate due copie, la data e la firma delle parti vengono confermate, a conferma della non conformità. Di norma, il venditore sostituisce tali documenti che, in base alle regole contabili, sono facoltativi.
È impossibile apportare tali correzioni in formato elettronico, nel qual caso le stesse organizzazioni di vendita e di acquisto determinano la via d'uscita. La parte venduta frequentemente redige un nuovo documento, in cui rileva che la seconda opzione fa parte dell'originale. In questo caso, il formato delle correzioni dovrebbe essere indicato inizialmente nel contratto con l'acquirente.
Ci sono casi in cui, quando l'acquirente rileva discrepanze quantitative o qualitative, viene redatto un atto di discrepanza sotto forma di TORG-2 o TORG-3. Successivamente, possono essere utilizzati per risolvere disaccordi con il fornitore in merito alla merce consegnata.
fattura
Se l'organizzazione è un contribuente (imposta sul valore aggiunto), la preparazione del documento è obbligatoria. Sulla base delle fatture ricevute, l'acquirente forma il "Libro degli acquisti" e, in base a quelli emessi, il "Libro delle vendite".
Quindi cos'è una fattura? Che cos'è TORG-12? Qual è la loro differenza?
La fattura deve contenere anche tutti i dati del venditore e dell'acquirente, le aliquote IVA e altri dettagli obbligatori previsti dal Codice Fiscale. È lui che obbliga il venditore a pagare un'ulteriore imposta sul valore aggiunto. Le organizzazioni che lavorano sul sistema fiscale semplificato sono esentate da questo.
Pertanto, questi due documenti, TORG-12 e fattura, possono esistere separatamente solo se viene applicato un sistema fiscale semplificato. Le imprese che utilizzano il sistema comune sono tenute a utilizzare entrambi questi documenti, si completano a vicenda e sono sempre forniti insieme.
UPD - che cos'è?
Il documento di trasferimento universale è una forma semplificata di una coppia di documenti e fatture TORG-12. Serve per facilitare la contabilità dei documenti contabili primari e per alleviare il contabile della routine cartacea. È logico che se invece di due documenti ne viene utilizzato uno, dovrebbe contenere informazioni che si riflettono in entrambi. Cioè, oltre ai dettagli obbligatori, l'UPD contiene informazioni su dichiarazioni doganali, dati sull'IVA e sul paese di origine delle merci.
UPD contiene tutte le informazioni necessarie contenute in TORG-12 e la fattura insieme, pertanto i fornitori tendono a passare a un documento di trasferimento universale, che riduce significativamente il consumo di carta e il volume dei magazzini di archiviazione.
Il documento viene inoltre eseguito in due copie: una rimane presso il venditore, la seconda viene trasferita all'acquirente. È necessario prestare attenzione al fatto che in questo caso il numero di firme del fornitore e dell'acquirente rimane invariato, come in TORG-12, solo in questo caso l'UPD conferma il fatto della transazione.
