È importante che i responsabili delle organizzazioni organizzino il lavoro dei dipendenti in modo da ottenere il massimo ritorno e rivelare appieno il loro potenziale. Per fare questo, è necessario sapere come delegare praticamente l'autorità, utilizzata per migliorare le prestazioni dell'azienda senza danneggiare lo stato attuale delle cose.
definizione
La delega si manifesta come una divisione uniforme di diritti e doveri tra i soggetti del sistema. I suoi principi furono formulati all'inizio del ventesimo secolo da P. M. Kerzhentsev.
La delega è la concessione dell'autorità per eseguire compiti a una persona responsabile con un incarico simultaneo a lui responsabilità per il risultato. La delega consente di distribuire correttamente le attività tra i dipendenti e viene utilizzata per raggiungere gli obiettivi finali dell'organizzazione.
La responsabilità sta nell'impegno del dipendente a svolgere il lavoro in modo di qualità e portarlo a una conclusione soddisfacente. I dipendenti sono responsabili nel campo delle loro attività verso le autorità superiori.
I poteri (poteri) agiscono come diritti limitati di utilizzare le risorse coinvolte per svolgere determinati compiti. Ogni posizione nell'organizzazione è accompagnata da poteri specifici. Un cambio di posta comporta anche una sostituzione delle competenze del dipendente.
applicazione
La delega è il trasferimento di determinati poteri e responsabilità ai dipendenti dell'azienda e la distribuzione uniforme di varie funzioni tra di loro. Viene eseguito un atto che definisce i compiti delegati ufficiali come un leader che è in grado di risolvere rapidamente tutti i problemi attuali e utilizzare abilmente i dipendenti che sono in grado di affrontare meglio ogni tipo specifico di compito.
obiettivi
La delega di autorità viene utilizzata per raggiungere determinati obiettivi dall'organizzazione, come ad esempio:
- collegamento del "fattore umano" - aumento dell'attività e dell'interesse dei dipendenti di livello inferiore;
- un aumento dell'efficienza (efficienza) dei dipendenti dovuto al miglioramento delle loro qualifiche e all'acquisizione di nuove competenze;
- scarico dell'alta dirigenza con tempo libero per la risoluzione di problemi strategici, operativi e gestionali.
Delega di compiti
I seguenti tipi di attività sono adatti per la delega:
- di routine;
- questioni non importanti;
- lavori preparatori;
- lavoro specializzato.
Ma non tutte le attività possono essere trasferite ai dipendenti ordinari. Il dovere di ciascun leader è quello di risolvere quei compiti che possono influenzare le attività future dell'organizzazione.
Queste sono domande di natura fiduciosa, problemi strategici non standard e situazioni impreviste che richiedono una pronta soluzione.
Pertanto, non delegato:
- fissare obiettivi;
- gestione dei subordinati;
- compiti rischiosi;
- lavoro insolito;
- prendere decisioni strategiche e gestionali;
- Compiti riservati
- sviluppo delle politiche organizzative.
Requisiti per i soggetti delegati
Nel processo di trasferimento delle istruzioni, sia i superiori che i dipendenti possono incontrare una serie di difficoltà.Una gestione efficace della delega di autorità è possibile solo analizzando tutti gli ostacoli esistenti e probabili che incidono sull'amministrazione e sul monitoraggio delle attività correnti.
Problemi che a volte sorgono con il direttore o il capo dipartimento e ostacolano la delegazione:
- paura di perdere la propria posizione attuale e il potere associato;
- dubbi sulla preparazione di altri dipendenti, basse caratteristiche di valutazione delle loro attività;
- eccessiva autostima, eccessiva ambizione;
- insicurezza, paura che le sue azioni vengano fraintese.
Problemi a volte identificati dai dipendenti nell'esecuzione delle attività assegnate:
- dubbio sulla correttezza delle decisioni utilizzate;
- mancanza di esperienza;
- disaccordi fondamentali con il capo;
- riluttanza a guidare altri artisti, soprattutto per quanto riguarda le penalità.
In caso di difficoltà, il responsabile competente deve prima affrontare gli ostacoli personali che impediscono l'effettiva regolamentazione del lavoro, quindi esaminare attentamente i problemi del subordinato. Un'analisi della situazione indicherà possibili errori di gestione e consentirà di prendere decisioni informate e informate, ad esempio in termini di sostituzione dell'esecutore o rimozione di carichi di lavoro non necessari, o in termini di difficoltà psicologiche, sia personali che dell'esecutore.
Processo di delega
Ogni leader dovrebbe impegnarsi a garantire che, durante l'organizzazione del processo di lavoro, pianifichi uniformemente le responsabilità di lavoro in tutto il team, usando il potere e non rinunciare alla responsabilità per il processo di completamento delle attività.
La delega in un'organizzazione è suddivisa in più fasi:
Fase I: trasferimento delle istruzioni all'esecutore;
Fase II: fornire al contraente autorità e risorse;
Fase III - la formulazione degli obblighi del dipendente che indica il risultato necessario dell'attuazione.
Durante il controllo sulle attività dei subordinati, è importante una via di mezzo. Una custodia eccessiva può portare a stagnazione e mancanza di iniziativa del dipendente. Se non si controlla il processo, il risultato sarà criticamente lontano da quello desiderato a causa del flusso di lavoro non coordinato. È necessario stabilire un feedback in anticipo e ottenere rispetto e alta autorità tra i dipendenti.
Spesso, gli amministratori peccano spostando il lavoro indesiderato e non interessante sui loro subordinati, specialmente se loro stessi conoscono solo superficialmente questo argomento. Ma questo non è sempre corretto, poiché il capo è ancora responsabile del flusso di lavoro. Se il capo stesso non ha la minima idea di quali risultati dovrebbero aspettarsi all'uscita, come potrà controllare le attività del subordinato? La risposta è ovvia
I superiori con esperienza preferiscono affidare ai dipendenti compiti leggermente più complicati di quelli svolti in precedenza. Tali compiti aiutano a rivelare pienamente il potenziale dei subordinati. Tuttavia, in questo caso, è meglio emettere ordini su carta per aumentare la motivazione dei dipendenti.
Quando si distribuiscono le competenze nel sistema organizzativo, è estremamente importante considerare i seguenti aspetti:
- i poteri dovrebbero rispettare pienamente il piano prestabilito dell'attività, è l'obiettivo che determina la portata dei poteri e non viceversa
- i poteri di tutti i dipendenti dovrebbero essere collegati in modo competente in un unico complesso senza incoerenze e garantire l'equilibrio dell'intera struttura;
- tutta l'autorità dovrebbe essere chiara e concreta in modo che i dipendenti possano sempre capire cosa è loro richiesto e quali risorse sono disponibili per loro.
La corretta gestione dell'autorità aumenta l'efficienza dell'intera organizzazione. I dipendenti acquisiscono una chiara comprensione del lavoro loro imputato e degli obiettivi fissati per loro, e quindi ottengono i migliori risultati.
I benefici
In generale, il processo di delega è caratterizzato dalla presenza di due aspetti positivi:
- Il tempo della testa viene liberato per risolvere i problemi che richiedono la partecipazione personale. C'è un'opportunità per concentrarsi sulla pianificazione delle prospettive di crescita dell'azienda e sulla strategia amministrativa.
- La delega è uno dei modi migliori per motivare i dipendenti creativamente sviluppati e attivi che vogliono crescere e apprendere. Può essere utilizzato per l'allenamento prima di ottenere una posizione più elevata. Aiuta a sviluppare nei dipendenti nuove conoscenze, abilità e capacità utilizzate per attività di maggior successo.
Principi di delega
Per un approccio strutturato all'autorità delegante, è consigliabile aderire ai principi seguenti. Altrimenti, il loro fallimento può comportare difficoltà nella gestione e, di conseguenza, un funzionamento insoddisfacente del sistema nel suo insieme.
Principio di definizione funzionale
Si basa sulla piena e chiara consapevolezza da parte di ciascun responsabile dell'integrità strutturale dell'organizzazione: quali diritti e doveri è dotata di ciascuna entità del sistema, quali collegamenti di informazioni e servizi sono fatti tra loro, la direzione e i risultati del loro lavoro. In altre parole, un amministratore esperto sa sempre cosa aspettarsi e da chi esattamente.
Principio scalare
Si basa su una chiara separazione dei compiti. Ogni appaltatore dovrebbe sapere a chi deve riferire direttamente i risultati del suo lavoro e le cui attività dovrebbe regolare autonomamente. Questo principio indica una catena di relazioni ufficiali tra subordinati e leader dell'intero sistema organizzativo. Più espressiva è questa linea, più efficace è la gestione e la comunicazione tra i dipendenti. Ogni subordinato necessita di un'accurata comprensione di chi delega l'autorità a lui e a chi trasferire le materie che non rientrano nell'ambito delle sue competenze.
Principio a livello di autorità
Combina i due principi sopra. Ogni dipendente dovrebbe essere chiaramente consapevole della quantità di autorità delegata a lui e risolvere i propri problemi con i problemi che corrispondono al suo livello di potere, e non riferire questi problemi a un management superiore.
Altrimenti, potrebbe sorgere una situazione di stallo quando i dirigenti saranno nuovamente costretti ad affrontare problemi che sono già stati delegati ai subordinati. Quando si utilizza questa regola, dovrebbe avvenire non solo il trasferimento di poteri, ma anche la delega di responsabilità.
Principio basato sui risultati attesi
Mostra che tutte le attività dell'organizzazione richiedono un'attenta pianificazione. Tutti i compiti dovrebbero avere obiettivi chiaramente definiti e risultati previsti specifici. Altrimenti, il manager semplicemente non sarà in grado di distribuire in modo competente i compiti tra i dipendenti, non avendo un'idea completa se i subordinati hanno l'autorità sufficiente per il lavoro delegato a loro.
Principio dell'unità di comando
Basato sullo stretto rapporto tra l'appaltatore e il gestore Maggiore è il livello di cooperazione, più forte è il senso di responsabilità personale di un subordinato e minore è la probabilità di ricevere ordini contrastanti. È importante che l'attività venga delegata al dipendente da un solo capo al fine di evitare confusione e una situazione in cui "la mano sinistra non sa cosa sta facendo la mano destra".
Principio di responsabilità incondizionata
Sebbene quando si delegano istruzioni a un subordinato, i poteri e la responsabilità per i risultati del lavoro svolto vengano trasferiti simultaneamente, questo non è un motivo per rimuovere gli obblighi che gli vengono imposti dal capo. È il capo che decide di delegare l'attività, quindi è ancora responsabile del lavoro dei subordinati e dell'esecuzione dell'attività. Gli attori sono responsabili del lavoro svolto e i dirigenti sono responsabili delle azioni dei subordinati.Questo principio è di particolare importanza quando si delegano poteri statali e altri con un alto livello di potere.
Il principio di correlazione di autorità e responsabilità
Indica che l'autorità delegata deve rispettare gli obblighi assegnati al subordinato. Se la portata dell'autorità è inferiore alla responsabilità, il contraente non sarà in grado di eseguire completamente il lavoro trasferito a lui;
Ogni amministratore deve organizzare con competenza la delega di autorità e responsabilità. I principi discussi sopra lo aiuteranno in questo.
Tipi di autorità
Nel sistema dell'organizzazione, in conformità con gli obiettivi e i requisiti attuali, si possono distinguere vari tipi di autorità. Sono determinati dalle attività dei dipartimenti e dalla loro funzionalità generale.
lineare
Questi poteri vengono trasferiti direttamente dal gestore al contraente e ulteriormente secondo lo schema. Un capo con autorità lineare è in grado di prendere decisioni entro i limiti delle sue competenze senza un precedente coordinamento con altri capi. Lo schema sequenziale di questi poteri forma una gerarchia di livelli amministrativi.
Inoltre, la delega di autorità e responsabilità si verifica solo quando si tiene conto del principio dell'unità di comando e, allo stesso tempo, degli standard di gestibilità. Per quanto riguarda il principio dell'unità di comando, è stato considerato sopra.
Questo principio mostra che ogni dipendente è dominato da un solo leader e il dipendente riferisce solo al suo superiore immediato. E il tasso di gestibilità è il numero di dipendenti che riferiscono a un determinato leader.
Tuttavia, con un aumento significativo del numero di circuiti nello schema di leadership, si verifica un forte rallentamento nello scambio operativo di informazioni. Per questo motivo, è necessario introdurre altri poteri nella struttura organizzativa.
personale
Per determinare quali categorie di poteri del personale esistono, è necessario innanzitutto analizzare i tipi di apparati del personale, dai quali si distinguono:
- L'apparato consultivo è utilizzato per risolvere compiti specializzati. Può funzionare sia temporaneamente che continuamente.
- Supervisore: utilizzato per eseguire servizi specifici (ad esempio, il dipartimento delle risorse umane).
- Personale: una sottocategoria del dispositivo di servizio. Formato quando assunto dal capo di un assistente o segretario. Tutti i membri qui hanno un'alta autorità formale.
Di conseguenza, i poteri che possono essere trasferiti a qualsiasi dispositivo sono divisi:
- Advisory: utilizzato dalla sede consultiva, i cui diritti sono limitati dalle raccomandazioni professionali.
- Approvazioni obbligatorie - estendere all'esame da parte dei gestori delle loro decisioni insieme all'apparato.
- Parallelo: vengono utilizzati nei casi in cui il dispositivo può ribaltare le decisioni della leadership, vengono utilizzati per prevenire gravi violazioni. Ad esempio, l'uso di poteri paralleli è giustificato quando si acquistano grandi quantità, quando sono necessarie due firme.
- Funzionale: sono al livello più alto, possono entrambi consentire determinate azioni e annullare. Il loro uso è molto diffuso, soprattutto in settori quali il controllo del lavoro e i metodi contabili.
L'uso di dispositivi aggiuntivi aiuta a semplificare in modo significativo la struttura di gestione nelle aziende con un gran numero di dipendenti. Grazie all'interazione stretta e adeguatamente strutturata di tutti i soggetti dell'azienda, l'efficacia dell'organizzazione nel suo complesso aumenta. Per una leadership efficace, è necessario tenere conto di altri aspetti: principi di delega di autorità, requisiti, caratteristiche, tipi, ecc.
L'uso della delega è importante per qualsiasi manager.Aiuta a organizzare il processo di lavoro in modo competente, dividendo chiaramente i diritti e i doveri di tutti i dipendenti. Gli artisti sono molto più facili da lavorare quando sanno cosa è richiesto da loro e quali risultati dovrebbero ottenere. Inoltre, la delega è un fattore importante che viene utilizzato per aumentare l'efficienza di ciascun dipendente e liberare tempo aggiuntivo per il manager per risolvere compiti strategicamente importanti, che, di conseguenza, porta ad un aumento della produttività e della produttività dell'intero sistema.