Nel corso dell'attività di qualsiasi impresa, appare un gran numero di documenti aziendali. Tra questa massa, i documenti del personale spiccano in un complesso separato. Nel nostro articolo vogliamo parlare di quali tipi esistono, come sono memorizzati.
Rapporti con i dipendenti
Il flusso di lavoro organizzato correttamente nell'azienda è la chiave del successo delle sue attività. Pertanto, i documenti aziendali devono sempre ricevere la dovuta attenzione e, quindi, adeguatamente formattati e archiviati.
Vale la pena ricordare che i rapporti di lavoro tra datore di lavoro e dipendenti sono sempre regolati dal Codice del lavoro della Federazione Russa. È sulla base dei suoi articoli che l'organizzazione dovrebbe organizzare correttamente il licenziamento, l'accoglienza e il trasferimento dei dipendenti. Tutti quei documenti in cui sono indicate le fasi dell'attività lavorativa dei lavoratori, questi sono i documenti sul personale (personale, personale).
Il compito di questi documenti è quello di eseguire correttamente e assicurare i rapporti di lavoro tra dipendenti e datore di lavoro. Va notato che la documentazione del personale è uno degli aspetti più importanti del servizio del personale in qualsiasi impresa. La correttezza e la tempestività delle scartoffie dovrebbero essere sotto il controllo della testa.
La maggior parte della documentazione è obbligatoria ed è fornita dal Codice del lavoro della Federazione Russa, dalle istruzioni per il mantenimento dei libri di lavoro, dalla legislazione sulle pensioni e da altri regolamenti.
Tipi di documenti sul personale
I documenti sul personale possono essere suddivisi nei seguenti tipi:
- Documenti correlati al personale dell'impresa.
- Documenti a conferma della promozione dei dipendenti.
- Documenti a conferma dell'attuazione della disciplina del lavoro.
- Documenti relativi alla cessazione del rapporto di lavoro.
Come possiamo vedere, i documenti sul personale includono molti documenti che regolano il rapporto tra datori di lavoro e dipendenti. Tutti regolano determinati problemi relativi al personale dell'azienda.
I documenti del personale primario sono divisi in due tipi:
- Nel personale contabile.
- Contabilità dell'orario di lavoro e calcoli relativi alla remunerazione.
I documenti relativi al personale comprendono: ordini, contratti di lavoro, diplomi, certificati, libri di lavoro, fascicoli personali, carte, certificati per la certificazione dei dipendenti, procura personale.
Archiviazione documenti
Negli ultimi anni, sfortunatamente, c'è stata una tendenza di scarsa attenzione alla sicurezza dei documenti commerciali. Secondo i risultati delle ispezioni del servizio di archiviazione statale, sono state tratte conclusioni che suggeriscono che l'archiviazione di documenti sul personale in condizioni normali è osservata solo nel 20% delle imprese verificate.
Anche se ogni azienda deve rispettare le norme sancite dalla legge. L'atteggiamento corretto nei confronti dei documenti aziendali è direttamente correlato alla necessità di assistere le organizzazioni con gli organismi di assicurazione pensionistica e altre agenzie governative. Le violazioni della gestione dei documenti possono portare a conseguenze indesiderate e devono anche affrontare una multa.
I documenti sul personale (i tipi di titoli da noi forniti nell'articolo) indicano l'esperienza lavorativa delle persone e sono anche la base per la nomina di pensioni e altri pagamenti ai cittadini. Nel caso in cui il datore di lavoro commetta errori che sottostimano il reddito del dipendente, una persona può contestare questo fatto in tribunale.
Inoltre, vale la pena capire che è necessaria la conservazione dei documenti sul personale, poiché solo sulla base di questi è possibile ripristinare le informazioni storiche che hanno avuto luogo. Non è vano che per i documenti del personale i periodi di conservazione più lunghi siano stabiliti dalla legge.
Non è necessario dire che i documenti non possono essere persi; inoltre, devono essere conservati in condizioni adeguate. Il capo e il dipartimento del personale di qualsiasi organizzazione sono tenuti a fornire tutte le condizioni necessarie per l'archiviazione corrente e di archivio.
I requisiti principali per il contenuto dei titoli comprendono:
- Disponibilità di una stanza separata per l'archiviazione corrente.
- Scatole o armadi con documenti devono essere chiusi con una chiave.
- I documenti dovrebbero essere limitati.
- Per l'archivio è necessario selezionare una stanza separata e controllare l'accesso ad essa.
Tempo di conservazione
I termini di conservazione dei documenti sul personale sono i più lunghi rispetto ad altri documenti aziendali. I documenti con una lunga durata comprendono:
- Tutti i documenti amministrativi - ordini, ordini, decreti.
- Elenchi di dipendenti.
- Schede contabili dei dipendenti.
- Affari personali.
- Conti personali dei dipendenti.
- Abiti e schede attività.
- Contratti di lavoro e accordi.
- Verbale della riunione.
- Elenco delle persone che si ritirano in pensione preferenziale.
- Prenota l'accoglienza e il licenziamento dei dipendenti.
Abbiamo dato lontano dall'intero elenco di quei documenti che sono stati conservati per 75 anni. I seguenti documenti sono eccezioni:
- Agisce su incidenti industriali - 45 anni.
- Scheda tariffaria - 25 anni.
- Verbale delle riunioni della commissione sul pagamento delle indennità per un lungo servizio - 15 anni.
Durante il periodo di tempo specificato, la società deve garantire la sicurezza dei titoli secondo le modalità previste dalla legge.
Preparazione di documenti
L'archivio dei documenti sul personale dell'impresa dovrebbe trovarsi in una stanza separata, in cui non vi è accesso a persone non autorizzate. I casi completamente preparati e debitamente preparati vengono trasferiti ad esso. Vale la pena notare che la preparazione delle carte inizia nella fase della loro creazione.
Il dipartimento del personale è responsabile della corretta esecuzione dei documenti sul personale. Per facilità d'uso, l'intera massa di documenti sono organizzati dagli agenti del personale come segue:
- I casi vengono elaborati per ogni tipo di documento: per ordini, file personali, protocolli, ecc. I titoli che riflettono la nomenclatura sono indicati in cartelle.
- A tutti i casi vengono assegnati numeri di conto e un inventario è allegato.
- Viene fornito uno spazio di archiviazione sicuro e riservato: in una cassaforte o in un armadio chiuso a chiave.
- Tutti i fogli dei casi sono archiviati e numerati. E il posto del firmware è sigillato con il sigillo dell'azienda e certificato dalle firme delle persone responsabili.
- In ogni caso, gli inventari interni devono certamente essere presenti.
- Sulle copertine dei documenti finiti sono indicati tutti i dettagli: periodi di conservazione, nomi, date.
Formazione di un file personale
Il file personale contiene tutti quei documenti che contengono informazioni sul dipendente dell'impresa e sulla sua attività lavorativa. In linea di principio, i file personali dovrebbero essere istituiti per tutti i dipendenti dell'organizzazione. Ma, di norma, al momento, gli agenti del personale li rilasciano solo per specialisti e capo. L'organizzazione ha il diritto di decidere autonomamente su quale tipo di carta ottenere i lavoratori. Pertanto, la composizione dei documenti di un file personale può variare a seconda delle imprese. Ma in generale, dovrebbe includere i seguenti documenti:
- Inventario dei documenti del caso.
- Sommario e autobiografia.
- Profilo.
- Copie di documenti sulla disponibilità dell'istruzione.
- Copie delle specifiche.
- Copie dell'ordine sull'approvazione della posta.
- Contratto di lavoro.
- Tutti i tipi di aiuto.
- Copie di ordini per nomina, licenziamento e trasferimento.
L'inventario interno dovrebbe contenere informazioni sui numeri di serie di ciascun documento nel file. Tale documento è firmato dalla persona che lo ha composto.
All'interno del caso, ci deve essere un questionario che contiene molte informazioni riguardanti la biografia, l'educazione, lo stato civile dell'impiegato. Per compilarlo correttamente, i dipendenti di solito usano un libro di lavoro, un documento d'identità e un passaporto militari, un diploma.
Documenti contabili del personale
I registri del personale sono tenuti da un ufficiale del personale. Sulla base dei titoli primari, viene effettuata la contabilità operativa delle variazioni e dei movimenti del numero di dipendenti dell'impresa. I documenti contabili comprendono: ordini, carte, personale, buste paga e molti altri documenti.
Durante l'assunzione, a ciascun dipendente viene assegnato un numero di personale, che viene successivamente elencato in tutti gli articoli per la contabilità e le buste paga del personale. Anche se una persona viene trasferita in una nuova posizione o in caso di licenziamento, il suo numero di personale rimane con lui e non viene assegnato a un'altra persona.
Ordini del personale
Gli ordini di documenti sul personale sono uno dei documenti più importanti in materia di personale. Sono raggruppati in casi separati e allo stesso tempo hanno la loro numerazione. All'interno la cartella è sistemata in ordine cronologico.
Alcuni ordini vengono creati in un formato unificato, compilando solo le colonne necessarie in futuro. Tutto il resto viene redatto secondo necessità, ma allo stesso tempo, tutti i documenti devono soddisfare determinati requisiti.
L'organizzazione dei documenti sul personale, compresi gli ordini, viene effettuata sulla base dei termini della loro conservazione. È logico archiviarli in casi che hanno le stesse scadenze. Pertanto, ad esempio, gli ordini di ammissione e licenziamento dovrebbero essere conservati per 75 anni, il che significa che devono essere tenuti separati dai documenti annuali che disciplinano le ferie e conservati per soli cinque anni.
Se l'impresa è grande e il flusso di documenti è abbastanza decente, è possibile elaborare diversi tipi di documenti come una questione separata (ad esempio, ordini di ferie - una cartella, ordini per viaggi di lavoro - un'altra). Ciò faciliterà notevolmente il lavoro con i documenti. Inoltre, ogni singolo caso è registrato nella nomenclatura dell'organizzazione. Se l'ordine ha un'appendice, viene archiviato anche. Ma per quanto riguarda i motivi degli ordini: rapporti, dichiarazioni, atti, vengono archiviati separatamente.
Come dimostra la pratica, gli ordini e i motivi per loro sono tenuti insieme nelle scartoffie attuali, ma in preparazione alla conservazione degli archivi iniziano a essere riorganizzati, disposti in cartelle diverse. Le dichiarazioni, ad esempio, sono conservate per un massimo di 75 anni, ma fanno parte del file personale.
Tutte le altre basi hanno periodi di conservazione fino a cinque anni, quindi vengono trasformate in un'attività separata.
Ordine di stoccaggio
Per determinare la durata degli ordini, è necessario utilizzare l'elenco standard di documenti. Viene periodicamente rivisto e aggiornato. Al momento, l'elenco compilato nel 2010 è rilevante. Secondo lui, come in precedenza, i motivi per gli ordini devono essere conservati per circa cinque anni e la maggior parte degli ordini stessi viene conservata per un massimo di 75 anni (sull'esercizio di compiti, viaggi d'affari, cambio di nomi, vacanze e certificazioni).
Inoltre, è possibile navigare nei periodi di archiviazione in base agli elenchi dipartimentali elaborati per le organizzazioni di determinati settori di attività. Le regole prevedono l'esame del valore dei titoli.
Le carte di deposito a lungo termine devono essere trasferite nell'archivio dei documenti del personale. Un inventario viene compilato su di essi, dopo di che vengono trasferiti per un deposito a lungo termine.
I casi i cui periodi di conservazione sono trascorsi possono essere distrutti.
Come distruggere i documenti?
I documenti archiviati dell'impresa possono essere distrutti (se il periodo di archiviazione è scaduto) in modo indipendente, oppure puoi chiedere aiuto a organizzazioni speciali che si occupano di questo problema.Non importa come organizzi il processo, un atto di distruzione deve certamente essere redatto.
Le carte possono essere bruciate da sole, se c'è un posto sicuro per questo, oppure puoi distruggerle usando un apparato speciale. In tali casi, l'atto è scritto in qualsiasi forma. Ma grandi volumi di casi sono più facili da consegnare per lo smaltimento. Ma in questo caso, tutte le azioni devono essere accompagnate da scartoffie. Nell'atto di accettazione, è necessario fissare il numero di casi e il loro peso. È meglio se il dipendente dell'organizzazione sarà personalmente presente alla distruzione dei documenti per mantenere la riservatezza.
Archivio di stato
In ogni regione della Federazione Russa esiste un archivio statale di documenti sul personale. L'obiettivo principale della sua attività è garantire un deposito affidabile dei documenti sul personale di tutte le imprese. Inoltre, l'archivio risponde alle richieste di informazioni da parte di imprese e cittadini su questioni relative ai documenti del personale. Questa direzione della sua attività è molto necessaria e pertinente, perché quando l'organizzazione è chiusa, le persone semplicemente non hanno un posto dove andare per ottenere le informazioni necessarie.
Per questo motivo, gli archivi devono affrontare il compito di preservare tutti i documenti. Attualmente, non solo le organizzazioni private, ma anche quelle di bilancio sono spesso liquidate e chiuse. In questo caso, devono trasferire i documenti sul personale per l'archiviazione nell'archivio statale. I seguenti documenti devono essere conservati per 75 anni: ordini, fogli di transazione, documenti di ricollocazione e licenziamento, file personali, ecc.
Vale la pena notare che i casi devono essere preparati prima del trasferimento secondo tutte le regole. Gli archivi comunali forniscono i loro servizi previa approvazione della presentazione dei documenti.
La preparazione dei documenti per il trasferimento comprende la corretta esecuzione di tutti i casi, una valutazione esperta di titoli e la compilazione di inventari.
Devo pagare per la conservazione? Le imprese statali e di bilancio non pagano per i servizi di archiviazione. Le imprese liquidate in una forma non statale di trasferimento della proprietà hanno eseguito correttamente i casi solo se esiste un accordo.
I casi vengono trasferiti previa approvazione e coordinamento con la commissione di revisione degli esperti dell'archivio. L'accettazione e il trasferimento di titoli viene effettuato dai dipendenti dell'istituzione in presenza dell'organizzazione in liquidazione. Questo processo è piuttosto lungo e scrupoloso, poiché lo stato dei documenti viene verificato visualizzandoli visivamente. Alla fine, viene redatto un atto corrispondente.
Invece di una postfazione
I documenti sul personale sono una categoria speciale di documenti disponibili in qualsiasi azienda. La loro importanza è che non perdano rilevanza per molto tempo. Anche dopo un lungo periodo di tempo, può verificarsi una situazione in cui è necessario ricorrere nuovamente a loro. Non è per niente che queste stesse carte sono redatte con particolare cura e conservate per molti anni, non solo nelle imprese, ma anche negli archivi statali.