Per evitare furti e smarrimenti, le aziende utilizzano metodi di controllo. Tra i principali c'è un inventario di inventari. Com'è lei?
Informazioni generali
Per valutare la sicurezza e la corretta esecuzione delle operazioni di circolazione degli inventari, viene utilizzato un inventario degli inventari. È anche necessario nei casi:
- Trasformazione di un'impresa unitaria comunale o statale, vendita, riacquisto, affitto di proprietà.
- Quando si cambia persona finanziariamente responsabile.
- Prima di preparare il bilancio annuale.
- In caso di circostanze impreviste (inondazioni, incendi e così via).
- Durante la riorganizzazione o liquidazione di un'organizzazione.
- In caso di accertamento del fatto (i) di abuso, furto, danno alle scorte.
- In caso di un'altra necessità, prevista dalla legge applicabile (ad esempio, sulle istruzioni delle forze dell'ordine)
Ecco i casi in cui un inventario degli inventari è obbligatorio. La base per il suo inizio è un ordine del capo dell'organizzazione (o un altro documento pertinente, ad esempio una risoluzione, un ordine).
Commissione d'inventario
Di solito nelle grandi organizzazioni, tale unità è costantemente operativa. Include il capo (o il suo vice) nel ruolo di presidente, capo specialista (capo contabile, capo dipartimento, consulente legale, capo della sicurezza). Se è necessario fare un inventario, viene formata direttamente una commissione di lavoro, in cui sono iscritte tutte le persone necessarie, la cui giurisdizione è l'area di lavoro. Inoltre, spesso include rappresentanti del servizio di audit interno o specialisti di società indipendenti.
Se c'è una piccola quantità di lavoro e c'è una commissione di revisione, allora spesso viene assegnato un inventario. Nel caso in cui almeno un membro del gruppo fosse assente durante il controllo, ciò dà ragione di ritenere che i risultati non siano validi.
Momento specifico
Quando viene effettuato un inventario degli inventari, una persona responsabile deve parteciparvi. Anche se va notato che se sfugge all'adempimento del proprio dovere, consegnarlo alla giustizia sarà piuttosto problematico, poiché ciò non è definito dalla legge applicabile. In questo caso (se non vi è una buona ragione per questo), il gestore deve nominare una nuova persona finanziariamente responsabile. Una volta completato l'audit, deve, in presenza dei restanti membri della commissione, accettare gli inventari effettivamente confermati per la custodia, che è confermato dalla sua firma nel foglio dell'inventario.
Cosa succede nel processo?
Durante l'inventario è necessario risolvere una vasta gamma di problemi:
- Identificare lo stock effettivamente presente e confrontare i dati effettivi con gli indicatori della contabilità (finanziaria, gestionale).
- Verificare le condizioni che contribuiscono alla sicurezza degli inventari, alla correttezza della registrazione della loro vacanza e accoglienza.
- Assicurarsi che il controllo dell'inventario sia corretto.
- Controllare la struttura di misurazione.
Durante l'inventario, la persona materialmente responsabile deve fornire ai membri della commissione gli ultimi documenti a partire dalla data della verifica relativa alle entrate e alle spese o una relazione sulla circolazione dei materiali.Al fine di stabilire la correttezza degli equilibri e prevenire manipolazioni, il presidente contrassegna questi documenti con le parole "Prima dell'inizio dell'inventario il [data]". Anche se questo è un passaggio semplice, ma allo stesso tempo molto importante. Da lì inizia l'inventario di MPZ.
Quale prossimo?
Quindi viene eseguito un inventario degli articoli di inventario disponibili. Cioè, in realtà è fissato nelle unità appropriate di quantità e quantità di valore. Per confronto, vengono prese informazioni dai dati contabili. Sotto ogni pagina è necessario indicare i numeri di serie della proprietà e il numero totale di unità di materiali, nonché il loro valore monetario. Questo approccio elimina la possibilità di ulteriori input di informazioni aggiuntive da parte di una persona finanziariamente responsabile che distorce il risultato dell'audit. Dopotutto, non bisogna dimenticare che gli inventari sono risorse preziose. E la persona responsabile può usarli per il proprio arricchimento, cercando di nascondere i loro crimini al massimo (se commessi).
Che aspetto ha un inventario?
In effetti, i saldi rimanenti vengono registrati dopo il calcolo, la pesatura e la misurazione. Gli atti sono allegati all'inventario. Se ci sono materiali che sono immagazzinati alla rinfusa, il loro peso o volume fisico viene determinato usando la misurazione e il calcolo tecnico. Nel caso di imballaggi integri, i contenuti sono inclusi in base a questi documenti. Allo stesso tempo, è obbligatoria la verifica selettiva dei singoli articoli.
Quando si eseguono queste operazioni, sono necessarie persone materialmente responsabili. Questa situazione ci consente di escludere in futuro possibili questioni controverse. Nell'ultima pagina dell'inventario, il presidente e i membri della commissione devono effettuare una registrazione come segue: "Tutti i prezzi e il calcolo dei risultati per i termini, le pagine e in generale per l'elenco di inventario degli articoli di inventario sono controllati". Per la certificazione, vengono utilizzate le loro firme. In caso contrario, l'inventario e la rivalutazione degli inventari sono considerati non validi. Se non vi è alcuna obiezione da parte della persona materialmente responsabile, inserisce anche la sua firma.
Momenti burocratici
L'inventario dell'inventario deve essere realizzato in duplice copia. Uno di questi viene trasferito al reparto contabilità, dove compilano un estratto conto. L'altro rimane con la persona finanziariamente responsabile. Se il contabile non ha obiezioni dopo aver verificato i calcoli e i dati, allora firma nell'inventario. Di particolare nota sono i valori che stanno arrivando. Quando viene effettuato un inventario dell'impianto presso l'azienda, devono redigere un atto separato.
Cosa fare se un commercialista ha identificato discrepanze?
È impossibile ignorarlo. Pertanto, viene redatta una dichiarazione di confronto (modulo n. INV-19). Nella sua seconda pagina, vengono visualizzati i dati esistenti, così come le eccedenze / carenze, vengono fornite informazioni sulla risoluzione delle discrepanze. Tutte queste informazioni devono essere certificate dalla firma del commercialista. La terza pagina indica ulteriori informazioni sulle eccedenze, sulla loro spesa, carenze e copertura.
Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di come potrebbe apparire un inventario di inventari.
Eccedenza / carenza identificata
Cosa fare in questo caso? Come relazionarsi a questo? Nel caso in cui fosse realizzato un inventario degli inventari e identificate le eccedenze, queste dovrebbero essere considerate come altre entrate. Come organizzare il cablaggio? In questo caso, siamo interessati all'addebito 10 e al credito 91 (account secondario 91-1). Il primo ci consente di dimostrare che abbiamo a che fare con materiali. È necessario un prestito per dimostrare che si tratta di altre entrate. E se viene rilevata una carenza? In questo caso, indipendentemente dalla sua natura, dobbiamo utilizzare l'account 94. Tutte le carenze e le perdite derivanti da danni alla proprietà sono cancellate.
carenza
Consideriamo un altro esempio. L'inventario degli inventari è in corso. È stato rivelato che c'è una carenza di materiale che è stato registrato al costo effettivo di acquisizione. In questo caso, è necessario utilizzare il conto 94 per l'addebito, mentre il credito - 10. Inoltre, il secondo include non solo il costo di acquisizione effettivo, ma anche l'ammontare dei costi di trasporto e di approvvigionamento. Ma devi tenere presente che si riferiscono al valore del contratto delle scorte mancanti.
Se prendi semplicemente in considerazione il prezzo contabile (contrattuale) delle scorte, allora in questo caso il link debito 94, il credito 16. Aiuterà. Se l'ultimo account non viene utilizzato a causa di alcuni problemi organizzativi, allora invece di 16 puoi usare 10. In questo caso, dovresti accreditare l'importo costi di trasporto e approvvigionamento. Ecco come viene mantenuto facilmente l'inventario. Naturalmente, inizialmente per inesperti può sembrare complicato, ma un po 'di pratica - e tutte le transazioni saranno effettuate senza problemi.
Eventuali carenze o danni derivanti devono essere cancellati in base ai motivi del loro verificarsi. Questo è molto importante È necessario fornire al capo dell'organizzazione tutte le informazioni che confermeranno quali misure sono state prese per compensare il danno materiale. I tribunali arbitrali, le forze dell'ordine e le risposte di queste strutture possono essere citati come esempio. In questo caso, l'addebito sarà di interesse sui conti 20, 23, 25, 26 (forse un po 'di più, a seconda della situazione) e credito - 94.
conclusione
Naturalmente, gli inventari sono importanti per il funzionamento delle imprese. E al fine di evitare furti, smarrimenti e danni, è necessario monitorare attentamente la situazione. Ma non dovresti essere troppo zelante e condurre costantemente controlli. È possibile prevedere un inventario pianificato della MPZ per un anno e diversi altri esami di superficie al trimestre. Sebbene, ovviamente, tutto dipenda dall'impresa, dalla sua situazione e da una serie di altri punti.
E infine, voglio considerare un'altra importante sfumatura. Quando viene effettuato un inventario degli inventari nel magazzino e vengono identificati i problemi, viene compilato un foglio di confronto. Quando si analizzano i suoi dati, è possibile identificare un ricalcolo per singoli nomi. Perché succede? La nuova classificazione è il risultato del fatto che gli stessi nomi dei materiali hanno prezzi diversi. La ragione di questa situazione potrebbe essere che quando i materiali sono stati realizzati con varie materie prime, ci sono stati alcuni ritardi.
Per capire, considera un piccolo esempio. L'olio di essiccazione naturale costa di più, fatto di materiale artificiale. Un altro esempio Una situazione simile si osserva per gli stessi materiali che hanno lo stesso scopo di produzione. Perché diverso? E hanno caratteristiche diverse. Ad esempio, è emersa un'esigenza produttiva e al posto dei chiodi da 100 mm sono stati utilizzati materiali di consumo da 90 mm. Ma sono più economici! In questo caso, si presenta una differenza di somma positiva.