Tutti i partecipanti al giro d'affari devono tenere registri, come stabilito dalla legge. La responsabilità legale della sua correttezza e tempestività è attribuita al proprietario o al responsabile dell'azienda da lui autorizzato, nonché al capo contabile.
Entità della firma
Il capo dell'impresa e il capo contabile, di norma, firmano tutti i documenti contabili dell'impresa. Tale diritto è assegnato loro legalmente o dai documenti interni dell'impresa.
I poteri del leader sono generalmente fissati nei documenti costitutivi e nel contratto; i poteri del capo contabile possono essere fissati nella sua descrizione del lavoro, nell'ordine del capo o nel contratto di lavoro.
Cosa fare se i funzionari cambiano
Cambiare un regista o un capo contabile è un'attività piuttosto problematica e richiede un approccio ponderato. In questo caso, la società deve non solo informare le autorità di regolamentazione e la banca di servizio, ma anche eseguire correttamente l'accettazione e il trasferimento dei documenti contabili primari a un nuovo dipendente.
Dal punto di vista legislativo, un tale ordine è previsto solo per le organizzazioni di bilancio; le imprese autoportanti lo determinano in modo indipendente, ad esempio, mediante un ordine o regolamento separato. In ogni caso, viene redatto un atto di accettazione dei documenti, di cui un esempio è riportato di seguito.
Sulla base della prassi commerciale prevalente, quando si cambiano le persone responsabili della contabilità, la società crea un ordine per ordine di una commissione speciale che conduce una revisione interna e accetta i documenti dal capo o capo contabile.
Una revisione non è obbligatoria, tuttavia, la società può assumere in modo indipendente revisori che esprimeranno un parere sullo stato della contabilità e della contabilità fiscale. Tale documento può aiutare l'azienda a evitare future sanzioni finanziarie degli organismi di controllo.
Se i funzionari che cambiano erano finanziariamente responsabili, un inventario obbligatorio di proprietà e documenti viene effettuato nel modo prescritto.
Come trasferire correttamente i documenti quando si cambia un direttore o un capo contabile
Per violazione della procedura contabile presso l'impresa, i funzionari ricevono la responsabilità fino alla responsabilità penale, pertanto è così importante organizzare correttamente la ricezione e il trasferimento dei documenti quando vengono cambiati.
I casi vengono trasferiti al nuovo direttore o capo contabile nominato e in assenza di candidati alla commissione o al dipendente nominato per ordine. La commissione o il funzionario esecutivo successivamente trasferisce i documenti accettati al nuovo direttore o capo contabile. Se il capo contabile cambia, allora il capo dell'impresa può accettare direttamente i documenti.
L'atto è eseguito in tre copie: una per il dipendente a turni, la seconda per il dipendente nominato, la terza per la contabilità. Un atto di accettazione di documenti in caso di cambio di amministratore è firmato dai membri della commissione o da un dipendente responsabile, capo contabile e nuovo capo. E in caso di cambiamento del capo contabile, i membri della commissione, il capo dell'impresa e il nuovo contabile lo fanno.
Atto di accettazione dei documenti: campione
Il contenuto dei documenti di trasferimento è determinato dall'impresa da solo. Di seguito è riportato l'atto di ricevere e trasmettere documenti quando si cambia il contabile principale. Questa è un'opzione indicativa, ad esempio un'impresa.
Atto di accettazione dei documenti contabili primari di "Rank" LLC.
Data, luogo di compilazione.
Noi, il direttore di OOO Rang, Pavlov Ivan Trofimovich, in base alla Carta, membri della commissione per l'accettazione dei documenti da parte dell'economista Olepta V.V., il contabile Kud N.P., l'archivista T. Rudenko, in base all'ordine, con da un lato, e il capo contabile V.A. Alferova, che agisce sulla base di un ordine di assunzione e di descrizione del lavoro, dall'altro, questo atto è stato redatto in tale Alferova V.A. trasferimenti e LLC "ha suonato" nella persona del direttore e la commissione accetta i seguenti documenti di "classifica" LLC per il periodo da aprile 2010 ad aprile 2015 (elenco dettagliato):
- fatture per il rilascio di merci e fatture fiscali, atti sul rilascio di beni e materiali e merci, contratti, fatture, atti di lavoro eseguiti, atti riconciliazioni;
- rendicontazione fiscale e finanziaria;
- una ripartizione degli importi del debito, attività e passività;
- documentazione salariale;
- atti di accettazione e trasferimento di documenti all'archivio;
- ispezioni delle autorità di regolamentazione (se presenti).
Il direttore e la commissione hanno istituito una carenza di 1 fattura fiscale datata 04/01/2014 ai sensi del contratto di fornitura n. 3 del 01/01/2014. Su questo fatto da V. Alferova. è stata ricevuta una nota esplicativa e un duplicato del documento mancante è stato richiesto alla controparte.
Il resto dei commenti sui registri contabili non sono disponibili.
Verifica dell'audit e l'inventario non è stato realizzato per mancanza di giustificazione.
L'atto è stato redatto in tre copie autentiche: una per V. A. Alferova, la seconda per il dipartimento contabile di LLC “Rank”, la terza per il direttore di LLC “Rank” e firmata da tre parti.
Avviso legale: per comodità, l'elenco dei documenti può essere rilasciato sotto forma di allegato obbligatorio all'atto di accettazione.
Chi e come notificare il cambiamento delle persone responsabili
Entro 10 giorni dalla data delle modifiche, l'impresa deve notificare alle autorità fiscali la modifica della persona responsabile. Tale avviso viene emesso presentando un modulo di registrazione approvato.
È inoltre necessario richiedere a una banca di servizio una nuova carta con firme di esempio, autenticata.
Se la società dispone di una firma digitale elettronica, è necessario contattare il centro di certificazione per annullare la vecchia ed emettere una nuova firma digitale, necessaria per inviare rapporti elettronici.
In caso di cambio di amministratore, è anche necessario apportare modifiche al registro statale delle imprese: è previsto un modulo speciale per questo.
Responsabilità e sanzioni
Se vengono rilevate violazioni interne durante il trasferimento dei casi, la commissione deve chiedere spiegazioni scritte al direttore o al capo contabile. Se il documento risulta mancante o distrutto, è necessario informare per iscritto le autorità di contrasto e includere il loro rappresentante nella commissione.
La legge stabilisce che i firmatari hanno la responsabilità di una contabilità errata, tuttavia ciò non esonera la società da possibili sanzioni durante le ispezioni. Il nuovo direttore o contabile non sarà responsabile per gli errori del precedente e potrebbero essere imposte sanzioni finanziarie all'impresa, in quanto entità aziendale. Ecco perché è così importante elaborare adeguatamente il processo di ricezione e trasmissione di documenti quando si cambiano funzionari.
Atto di trasferimento degli affari del capo contabile
