Ogni cittadino che deve ricevere determinate informazioni può diventare un utente delle informazioni archiviate. Per ottenere un certificato di archiviazione, è necessario venire di persona o inviare una persona autorizzata che agisce sulla base di documenti di certificazione.
Quali informazioni sono archiviate nell'archivio
In conformità con la legge sugli affari archivistici dell'organizzazione, gli enti statali, le persone impegnate in attività commerciali sono obbligate a fornire al richiedente le informazioni contenute nei documenti archivistici. Tale servizio dovrebbe essere gratuito.
Un certificato di archivio è un documento ufficiale redatto su un modulo speciale e contenente informazioni complete richieste dal richiedente. Oltre al certificato, i cittadini hanno il diritto di ricevere copie dei documenti archivistici relativi al richiedente. La necessità di ottenere tali documenti può essere correlata all'applicazione alle autorità di sicurezza sociale, all'elaborazione di ratei di pensione e all'ottenimento di determinati benefici.
Privacy dei dati
Secondo la legge, la fornitura di informazioni d'archivio dovrebbe avvenire attraverso l'accesso degli utenti agli originali e ai motori di ricerca. Va notato che tutte le informazioni memorizzate sono riservate e pertanto l'accesso ad esse dovrebbe essere limitato a una determinata cerchia di persone.
Tale cautela è connessa al fatto che la banca di informazioni contiene dati personali dei cittadini, informazioni sul loro luogo di residenza, stato civile, stipendio, precedenti penali e altre caratteristiche biografiche. A questo proposito, non è consentito ottenere un certificato archivistico senza il consenso di un individuo. I lavoratori con accesso all'archivio sono tenuti a rispettare le regole per la fornitura di informazioni.
Utenti delle informazioni di archivio
A causa del fatto che una gran parte delle informazioni sono archiviate negli archivi, l'emissione di certificati archivistici avviene per un gran numero di utenti. Questi includono soggetti giuridici e privati, ex dipendenti di imprese, forze dell'ordine e autorità fiscali, fondi pensione, agenzie assicurative e cittadini comuni.
Ogni singolo utente ha le sue regole per fornire informazioni.
Regole per il rilascio di certificati, copie ed estratti archivistici
Tutte le informazioni richieste nell'archivio sono rilasciate sulla base di una domanda scritta. Questo documento delinea l'essenza della richiesta e tutti i dettagli necessari per la ricerca. La domanda informa inoltre i dati personali del richiedente, le iniziali, l'indirizzo, il numero di telefono. La richiesta deve essere firmata dalla firma personale del richiedente.
Un certificato di lavoro (archiviato) contenente informazioni sull'anzianità viene rilasciato in base alle informazioni più precise sul luogo di lavoro del richiedente. Anche in questo caso, è necessario specificare la posizione e il periodo di lavoro. Quando si modifica il cognome, è necessario scrivere le iniziali precedenti nella richiesta.
Le informazioni richieste dall'archivio devono essere fornite entro 30 giorni dalla data di registrazione della richiesta. Se è necessario ulteriore tempo per ottenere informazioni speciali, l'archivio notifica al richiedente l'estensione del termine.
Che aspetto ha l'archivio, forma di esempio
Il certificato ottenuto dall'archivio statale o dai documenti del personale di una società commerciale dovrebbe essere compilato sulla carta intestata dell'organizzazione e avere un nome chiaro. Un esempio approssimativo di tale richiesta può essere visto durante l'applicazione.
La compilazione del documento di archivio si basa sugli originali o sulle copie certificate.Un certificato archivistico deve contenere informazioni accurate sui documenti utilizzati e le informazioni devono essere presentate in ordine cronologico. Tutti i nomi citati nel certificato sono registrati in forma espansa e gli estratti dall'originale sono racchiusi tra virgolette. Se sono state rilevate discrepanze nel processo di compilazione del documento, vengono trasferite al certificato nel modulo in cui compaiono nell'originale. Un certificato correttamente compilato ha piena forza legale e può essere presentato sotto forma di prove in tribunale.
Quali violazioni possono annullare un documento?
Un documento di archivio ufficiale non può contenere correzioni, macchie o frasi illeggibili. Inoltre, nel testo non sono consentiti commenti e varie conclusioni personali dei lavoratori dell'archivio.
Dopo la parte testuale del documento vengono archiviati i numeri dei registri utilizzati. Il certificato archivistico è firmato dall'archivista capo o dal capo del dipartimento del personale e certificato con un sigillo. Se il documento è composto da più pagine, ogni foglio deve essere certificato. Una richiesta di archiviazione viene emessa in due copie, una delle quali viene emessa su richiesta e la seconda viene archiviata nel registro degli archivi.
Rilascio di una copia archiviata di un documento
Le istituzioni archivistiche su richiesta dei cittadini rilasciano copie di documenti originali ed estratti di archivi. Tali blocchi di informazioni sono realizzati sulla carta intestata dell'organizzazione. Se viene creata una copia di un documento storico, non è necessario utilizzare tale modulo.
Un'istruzione di archivio è rilevante se le informazioni di origine sono contenute in un voluminoso registro di informazioni. Pertanto, al fine di ottimizzare il lavoro, l'estratto indica solo quella parte delle informazioni che interessa il richiedente.
Copie di documenti vengono rilasciate al richiedente insieme a una lettera di accompagnamento. Se le informazioni richieste non sono disponibili nell'archivio, viene segnalato il motivo per cui la richiesta non è stata soddisfatta.
Certificati d'archivio 9 moduli
Il modulo n. 9 è un documento abbastanza popolare tra la popolazione. Questo certificato contiene informazioni sulle persone registrate in un determinato appartamento, sulla dimensione del patrimonio immobiliare, i diritti del proprietario e il suo rapporto familiare con altri detentori di capitale.
Tale documento può essere richiesto al momento del deposito dei documenti per la privatizzazione o nella prova dei diritti di successione. Nel caso della vendita dell'archivio immobiliare non è attualmente richiesto il certificato numero 9. Per ottenere il modulo n. 9, dovrai recarti all'ufficio passaporti nel luogo di registrazione e presentare un passaporto e un certificato di proprietà dei locali.
Molto spesso, i richiedenti affrontano un problema come il rifiuto di rilasciare il certificato n. 9 in relazione al risultato arretrati di affitto. In realtà, tale argomento non può essere considerato legittimo, poiché per legge i dipendenti dell'ufficio passaporti devono rilasciare un documento indipendentemente dagli arretrati.
In caso di rifiuto illegale, è necessario richiedere una conferma scritta del motivo del rifiuto, è inoltre possibile scrivere un reclamo al capo dell'ufficio passaporti o andare in tribunale.
