Il concetto di "audit del personale" è entrato saldamente nello stock colloquiale delle imprese e delle imprese nazionali. Ma non tutti sanno di cosa si tratta. Nella comprensione generalmente accettata, vengono effettuati audit del personale per valutare la conformità dei dipendenti con le loro posizioni attuali. In realtà, questo concetto ha un significato molto più ampio.
Che cos'è un audit?
L'audit del personale viene svolto da dipendenti appositamente formati presso l'azienda. Ciò è dovuto alla necessità di verificare i risultati della gestione dei dipendenti, la loro interazione e le prospettive delle loro posizioni per le prestazioni dell'azienda.
Per sua natura, l'audit del personale in un'organizzazione può essere attribuito a operazioni di raccomandazione e non obbligatorie. Un audit aiuta ad analizzare la situazione prevalente nell'azienda e offre al management l'opportunità di decidere in merito all'assunzione o alla sostituzione dei dipendenti. Tuttavia, il diritto di prendere una decisione definitiva su un cambio di personale appartiene esclusivamente ai capi dell'azienda.
Obiettivi dell'audit
L'audit ha i seguenti compiti. Prima di tutto, il compito di controllare il personale è concludere che gli specialisti raggiungono gli obiettivi dell'impresa. Allo stesso tempo, vale la pena accertarsi: se i dipendenti rispettano le istruzioni elaborate per loro dal quadro normativo dell'impresa, se agiscono nei loro poteri, non vanno oltre le loro responsabilità, quanto velocemente il personale può rispondere alla situazione e prendere le giuste decisioni. L'obiettivo principale dell'audit è l'eliminazione tempestiva di problemi e lacune nella politica del personale dell'impresa.
Il tema dell'audit è l'intero personale, poiché è lui il principale mezzo di prestazione aziendale e di profitto dalle proprie attività.
Un audit del personale è una forma di gestione, o meglio, un modo per monitorare e gestire la forza lavoro.
Come ogni processo, un audit viene eseguito sulla base di linee guida specifiche. A uno dei principali principi di audit può essere attribuito alla professionalità della sua esecuzione.
La selezione e la verifica del personale viene effettuata da professionisti appositamente formati per la conformità dei dipendenti con le loro posizioni. Inoltre, gli esperti di audit dovrebbero avere la necessaria indipendenza e non dovrebbero mostrare parzialità o condiscendenza al personale che controllano.
Un audit del personale si basa sui principi di onestà e trasparenza; nessuno ha il diritto di influenzare l'adozione da parte dei revisori delle decisioni sulla conformità del personale ai propri incarichi.
Criteri di valutazione del personale
Nello svolgimento delle loro attività, i revisori prestano principalmente attenzione alla conformità delle qualifiche del personale ai requisiti delle loro posizioni o caratteristiche professionali. Allo stesso tempo, i revisori, di norma, fanno riferimento al libro di riferimento delle professioni unificato sviluppato. Inoltre, i revisori valutano l'utilità e la complementarità del personale. È inoltre necessario scoprire in che modo il personale equilibrato utilizza il proprio orario di lavoro.
Va notato che nel valutare il personale, i revisori tengono conto del modo in cui la direzione fornisce una politica del personale e quali sono gli indicatori del turnover del personale.
Sulla base dei risultati dell'audit, i revisori decidono in merito alla conformità del personale alle posizioni che occupano e ai requisiti di legge, nonché a ulteriori passi per migliorare il reclutamento del personale, eliminare la carenza di personale, migliorare la propria gestione e aumentare il rispetto per i superiori tra subordinati.
Informazioni di audit
Alcune condizioni sono anche avanzate per i dati sulla base dei quali viene condotto l'audit del personale. È necessario che le informazioni ottenute durante l'audit si riferiscano specificamente a quel periodo di tempo in cui sono condotte.È inoltre necessario assicurarsi che questi dati vengano ricevuti per intero, nonostante siano completamente necessari o meno, e si applichino a tutti i dipendenti.
È consuetudine ricevere le informazioni necessarie in tre forme. Il primo di questi è ottenere informazioni sotto forma di grafici, tabelle, tabelle, diagrammi, di solito in una versione documentaria o elettronica.
Inoltre, uno dei modi per percepire le informazioni sul personale è il monitoraggio in tempo reale di come il personale o i subordinati interagiscono tra loro.
Un altro modo è comunicare con i dipendenti e ottenere loro impressioni dirette sul clima nel team, sulla politica aziendale, ecc.
Metodi di audit
Gli esperti svolgono un audit sulla gestione delle risorse umane in tre aree. Il primo ha un approccio organizzativo ed è progettato per verificare i documenti per la loro conformità alla legge. Oltre a verificare la legalità, tali azioni aiutano a scoprire l'efficacia della gestione del personale.
Il secondo approccio è una valutazione della motivazione e della situazione psicosociale nella squadra, attitudine ai risultati delle loro attività, attenzione al successo complessivo dell'azienda.
La terza area è di natura economica e consiste nella verifica del successo dell'impresa.
Classificazione dell'audit
Gli specialisti raccomandano di condurre periodicamente un audit del personale e della documentazione. La maggior parte degli esperti concorda sul fatto che il periodo di audit ottimale è una volta ogni due o tre anni, a seconda delle dimensioni dell'azienda, del suo fatturato e, di conseguenza, turnover del personale.
Sulla base della frequenza dell'audit, possiamo effettuare la seguente classificazione.
Innanzitutto, l'audit può essere suddiviso in quello attuale, che viene effettuato a determinati intervalli, così come in quello operativo, che viene effettuato quando tale necessità si presenta fortemente.
A seconda della completezza del volume dei dati controllati, l'audit della politica del personale è suddiviso in pieno, locale e tematico.
Con metodi di verifica, può essere selettivo e complesso.
In relazione al livello di audit, il controllo può essere effettuato da alti dirigenti, capi dipartimento o dal servizio di reclutamento stesso.
Lo svolgimento di una verifica del potenziale del personale può, rispettivamente, esperti esterni e propri specialisti. La cosa principale è che sono competenti in materia.
Algoritmo di audit
Ogni controllo ha le sue caratteristiche. Di norma, un audit di un'organizzazione del personale viene effettuato in più fasi.
Il primo di questi è la preparazione. In questa fase, gli esperti devono affrontare il compito di formulare compiti di verifica, selezionare gli specialisti necessari per la sua condotta e rilasciare documenti.
Successivamente, c'è una verifica diretta delle informazioni, durante la quale i revisori raccolgono i documenti necessari, organizzano riunioni e conversazioni con i dipendenti, fanno sondaggi, ecc.
Nella terza fase, i dati raccolti vengono controllati e i risultati ottenuti vengono confrontati con gli atti normativi. Nell'ultima fase, i revisori preparano i risultati dell'audit e traggono conclusioni basate su di essi che vengono inviati alla direzione dell'organizzazione.
Un audit richiede da due a tre settimane, meno spesso al mese. La durata dell'audit può variare a seconda delle dimensioni del personale. Dopo aver raccolto e studiato i documenti necessari per la conformità con il quadro giuridico, questi risultati vengono visualizzati nel rapporto finale. A loro è dedicato un capitolo separato.
Dopo ripetute verifiche, i revisori fanno una copia del riepilogo finale. Questo metodo di documentazione dei risultati del monitoraggio elimina la possibilità di errori. Di norma, i risultati sono presentati su fogli di formato A-4. Per un'impresa media, il volume sarà di circa 50 fogli.
Il rapporto conferma l'audit e contiene i suoi risultati.Questo documento contiene informazioni sullo stato della politica del personale dell'azienda, nonché modi per correggere lacune e suggerimenti per migliorare la situazione aziendale.
Di norma, un report viene compilato sulla base di uno schema generalmente accettato e contiene i seguenti elementi:
- quali documenti o dipartimenti sono stati controllati;
- quali lacune sono state trovate;
- parere di esperti su come correggere le lacune nella documentazione;
- dati su incoerenze identificate con la legge applicabile;
- quanto è reale la minaccia della responsabilità legale con ulteriore inazione;
- Informazioni sulla possibilità di recuperare dati o documenti persi.
Tutto ciò contribuirà a ottimizzare il lavoro di qualsiasi impresa e, quindi, ad aumentarne la redditività.
