È improbabile che esista una società del genere in cui non è mai necessario acquistare qualcosa in contanti o inviare un dipendente in viaggio d'affari. Questo significa che nota spese pubblicazioni su di esso, la procedura per lavorare con i documenti - problemi attuali. Se è importante per te capirli, leggi l'articolo.
Che cos'è una nota spese?
Questo è un documento che contiene informazioni su quale scopo è stato speso l'anticipo pagato a un dipendente per scopi ufficiali. Come prova, i documenti giustificativi sono allegati al rapporto: assegni, biglietti, fatture e altri documenti finanziari.
Per il rapporto esiste un modulo standard approvato No. AO-1. Il documento appartiene al gruppo primario. Una persona responsabile è coinvolta nella compilazione del modulo, ovvero la persona che ha ricevuto i soldi per completare l'attività. Il compito della contabilità è controllare la nota spese, riflettere le voci nella contabilità. Il modulo contiene due parti: la base, che rimane in deposito, e la ricevuta, trasmessa al dipendente.
Come riflettere il rapporto nel programma di contabilità?
Si intende riflettere i dati relativi alle persone responsabili punteggio 71, che appartiene al gruppo di attivo-passivo. Diamo un'occhiata a come fare un rapporto anticipato, post specifici per questo documento nel database.
Tutto inizia con l'emissione di fondi a una persona responsabile. Viene effettuata una registrazione per addebito 71 e credito 50 se i fondi vengono emessi dalla cassa dell'azienda. Succede che l'anticipo viene trasferito dal conto corrente a una carta bancaria, quindi il record sarà Dt 71 Kt 51. Il documento è un ordine di spesa in contanti con una firma persona responsabile entrambi i servizi bancari ordine di pagamento estratto conto.
Dopo aver completato l'attività e aver fornito i documenti giustificativi, è necessario chiudere l'importo dell'anticipo. Potrebbero esserci diversi conti nell'addebito, dipende da quale denaro è stato emesso. Se per l'acquisto di materiali, viene attivato l'account 10, se per le merci, quindi 41. Il rapporto anticipato su un viaggio di registrazione ha il seguente: addebito sui conti 20, 26, 44, a seconda che il viaggio sia collegato all'attività di produzione dell'impresa o a quella commerciale. In termini generali, il record sarà simile al seguente: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
È raro che l'importo sia emesso con precisione. Di solito più soldi del necessario o meno. Per restituire l'importo non utilizzato, vi è una registrazione di Dt 50 Kt 71, in caso di spesa eccessiva nella nota spese - registrazione di Dt 71 Kt 50 (51).
Se il dipendente si è rivelato disonesto, appropriazione indebita o non ha fornito documenti, la registrazione di Dt 94 Kt 71 viene cancellata - la cancellazione dell'importo in carenze e perdite dell'impresa. Quindi Dt70 Kt 94 - detrazione dallo stipendio del dipendente emesso a fronte della nota spese. Le transazioni principali finiscono qui.
Termini e responsabilità di segnalazione
Secondo la legge, una persona responsabile è tenuta a presentare i documenti giustificativi al dipartimento contabilità entro tre giorni dal completamento dell'incarico.
Se il dipendente non lo ha fatto, l'importo emesso viene considerato come un prestito al dipendente. Il contabile deve calcolare i benefici materiali derivanti dall'uso delle risorse aziendali. Inoltre, è necessario maturare e trasferire all'imposta sul reddito delle persone fisiche dall'ammontare dei benefici materiali, nel qual caso l'aliquota è del 35%.
La responsabilità è piuttosto seria, quindi è meglio non violare le scadenze per la fornitura di documenti giustificativi.
Come compilare una nota spese?
Il modulo è di solito emesso nel dipartimento contabile dell'impresa. È possibile utilizzare servizi speciali su Internet.
Il numero di serie del rapporto sarà indicato dal contabile, il dipendente deve indicare la data di completamento. Quindi le informazioni vengono inserite nel blocco dati sull'organizzazione: nome, OKPO, posizione e nome del capo, nome del capo contabile e contabile che è direttamente coinvolto nella verifica del rapporto.
Successivamente, vengono inserite le informazioni sulla persona responsabile: nome completo dell'impiegato, posizione, nome e codice dell'unità, numero del personale.
Entrambi questi blocchi nel modulo rilasciato dal dipartimento contabilità sono di solito già compilati.
In una tabella speciale è necessario inserire tutti i documenti giustificativi con numeri, date e nomi, indicare l'importo per ciascuno. Calcola il totale.
Controllo e approvazione
Il documento inviato viene controllato, le registrazioni contabili vengono effettuate su rapporti anticipati. Qual è il controllo?
Prima di tutto, devi assicurarti che la spesa sia stata mirata. Quindi viene verificata la presenza di tutti i documenti necessari, la correttezza della loro esecuzione. È necessario controllare e compilare il rapporto, in particolare prestare attenzione alla parte aritmetica.
Le spese in contanti sono confermate da assegni con ripartizione delle posizioni o entrate di vendita allegate, le radici delle entrate di cassa, altre forme di rendicontazione rigorosa.
Se il dipendente ha pagato con carta di credito, ci dovrebbero essere ricevute di terminali di pagamento, assegni.
La persona responsabile deve rilasciare una ricevuta attestante che tutte le cose necessarie sono state consegnate e accettate per la verifica. Il rapporto è certificato dalle firme del capo, capo contabile e specialista responsabile. Dopo che i rapporti anticipati sono stati controllati e approvati, la registrazione è stata effettuata, vengono inviati per l'archiviazione.
Posso detrarre l'IVA?
Se i controlli servono come documenti giustificativi, è impossibile accettare l'IVA per la detrazione su di essi, anche se è evidenziata nel documento. La base è solo una fattura, se esiste, la detrazione è legittima.
Cerchia di persone responsabili
Non tutti i dipendenti hanno il diritto di ricevere un anticipo. Se l'organizzazione darà denaro a tutti, ciò solleverà domande da parte delle autorità regolatorie. Pertanto, la cerchia delle persone responsabili dovrebbe essere limitata. Comprende solo quei dipendenti che, per natura delle loro funzioni, dovrebbero effettivamente svolgere attività che richiedono un pagamento anticipato.
Oltre a limitare la cerchia delle persone, dovrebbe essere introdotto un limite all'importo. Questo viene fatto con l'aiuto di un ordine speciale, che prescrive chi ha esattamente il diritto di ricevere un anticipo, per quali scopi e in che misura. L'ordine è archiviato in contabilità.
Se il dipendente non ha riferito in precedenza sull'importo emesso nel sottoreport, non ha diritto a ricevere un anticipo fino a quando non viene fornita la documentazione giustificativa.
