La relazione anticipata - modulo AO-1 - il documento principale per confermare i fondi spesi pagati in precedenza da persone responsabili. L'importo indicato nella relazione viene emesso per i seguenti scopi:
- spese di viaggio;
- spese per esigenze aziendali e operative;
- rimborso delle spese di viaggio sostenute dal dipendente.
Pagamento anticipato
L'anticipo viene emesso sulla base della direttiva del direttore dell'organizzazione, che indica l'elenco dei dipendenti a cui sono assegnati i fondi, i tempi, gli obiettivi e l'importo. I soldi vengono dati ai viaggiatori d'affari sulla base di un ordine per inviarli in viaggio.
Il modulo si compila persona responsabile. Vengono presentati i documenti comprovanti le spese. Il contabile verifica il completamento della nota spese, fissa i documenti di spesa sotto forma di AO-1 e invia il modulo per la firma al responsabile.
Il resto dell'importo viene restituito alla cassa dell'azienda. In caso di mancato ritorno, i fondi vengono detratti dallo stipendio del dipendente, Sezione 137 Codice del lavoro della Federazione Russa (detrazione dai salari per pagare i debiti al datore di lavoro).
Regole per la compilazione di un documento anticipato
La nota spese è un documento bilaterale. Sul lato della copertina è indicato il nome dell'organizzazione, il numero del modulo, la data di completamento. Vengono inserite le iniziali del dipendente, dipartimento, dipartimento (se presente), dove lavora il dipendente, numero del personale, posizione.
Lo scopo dell'importo deve corrispondere allo scopo nell'ordine di elaborazione dei fondi.
La parte sinistra del modulo contiene informazioni sul saldo del pagamento anticipato e sull'importo effettivamente speso. Riga 1A per valuta estera. La riflessione dei fondi sotto forma di AO-1 e il rimborso del debito in valuta estera si verificano al tasso di cambio della Banca centrale della Federazione Russa alla data della firma della nota spese.
Il retro del modulo elenca i materiali di consumo: documenti di spedizione, documenti di viaggio e ricevute commerciali atti e altri documenti. Indica il numero, la data, il nome, l'importo in rubli e la valuta estera (se presente).
La linea di fondo è la firma della persona responsabile.
Modello di scrittura
Il modulo AO-1 è compilato sia dal dipendente dell'organizzazione che ha ricevuto i fondi sia dal contabile.
Che aspetto ha una nota spese? Un esempio di compilazione di un dipendente dell'impresa è presentato nella foto sopra. Il dipendente nella parte anteriore del documento indica il nome dell'azienda, le iniziali, la posizione, il numero del personale, lo scopo del pagamento anticipato (spese di ospitalità o di affari) e la data del rapporto.
D'altro canto, l'impiegato compila le seguenti righe:
- paragrafo 1 - numero di serie del documento attestante i costi;
- colonna 2 - la data di preparazione del documento di spesa: quando si è verificato l'acquisto, il viaggio;
- colonna 3 - il numero dell'assegno, della lettera di vettura o dell'atto che conferma i costi;
- paragrafo 4 - il tipo di spreco di fondi: spese di ufficio, tariffa;
- riga 5 e 6 - importo in rubli e valuta estera secondo il rapporto.
L'importo totale è indicato nella riga "Totale", paragrafi 5 o 6.
Il modulo compilato con materiali di consumo viene inviato al reparto contabilità.
Cos'altro è incluso nella nota spese? Un esempio del commercialista che compila la società è mostrato nella foto sopra. Il contabile firma la ricevuta del modulo AO-1 dal dipendente. Il documento deve recare la data di presentazione del modulo. La ricevuta è data alla persona responsabile.
Dopo aver verificato la correttezza del documento e speso gli importi, il commercialista compila le righe:
- Colonne 7 e 8 - fondi in rubli e valuta estera accettati per la contabilità.
- Clausola 9 - numero di conto dei conti che vengono addebitati sugli importi spesi.
Il titolo del modulo è pieno. La nota spese contiene informazioni sull'emissione di fondi: numero, data del documento entro il quale sono stati emessi gli importi.Le informazioni sul saldo o l'eccesso di spesa dell'anticipo precedente vengono rimosse.
Nella colonna "Contabilità" il titolo del modulo indica informazioni sull'addebito e sul credito. Le informazioni sono tratte dalla riga 9 del retro del modulo.
Verifica la correttezza dei calcoli aritmetici, delle scartoffie. Il modulo viene inviato per la firma al direttore dell'azienda.
Dopo l'approvazione del modulo, l'importo emesso viene cancellato e il saldo finale con il dipendente.
Il resto dell'anticipo viene restituito alla cassa della società nell'ordine di ricevuta. I fondi abusati sono pagati dalla società per garanzia in contanti.
Se il dipendente non ha restituito il resto dell'importo in base al documento precedente, non può ricevere un nuovo anticipo.
Segnala scadenza
Al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente presenta una nota spese. Il termine per la presentazione di un documento è di tre giorni. 10 giorni - se c'è stato un viaggio all'estero. In caso di mancata presentazione del modulo, viene registrata una violazione disciplina in contanti.
Se il servizio fiscale rileva che l'ordine non viene rispettato, gli ispettori possono provare a sanzionare l'organizzazione ai sensi dell'articolo 15.1 del Codice dei reati amministrativi per violazioni amministrative. Sebbene la legge non preveda la responsabilità.
Il controllo sui fondi assegnati è compito dell'impresa.
Documenti in una lingua straniera
Se, all'arrivo da un viaggio d'affari all'estero, un dipendente presenta documenti comprovanti la spesa di fondi in una lingua straniera, è necessario eseguire una traduzione interlineare.
La clausola 9 del regolamento di conformità contabile stabilisce che i titoli in una lingua straniera devono essere tradotti. La traduzione di documenti primari può essere eseguita da qualsiasi dipendente che conosca una lingua straniera. Solo i numeri sono indicati esattamente. Le informazioni rimanenti non possono essere scritte alla lettera.
Un rapporto anticipato con una traduzione è certificato dal capo contabile dell'organizzazione o da un'altra persona autorizzata.
Il modulo di segnalazione è compilato in una copia. Almeno tre persone partecipano alla preparazione del modulo: una persona responsabile, un contabile, un direttore.
