Una nuova parola inglese "back office" è apparsa nella vita quotidiana russa. Cos'è questo? Quali funzioni svolge? In quali aziende esiste? Proviamo a capire più in dettaglio.
Back office. Cos'è questo?
Queste unità esistono in molte organizzazioni. Un back office è un dipartimento o un dipartimento di un'azienda che ha determinate funzioni. Si tratta di routine, amministrazione e servizio. Tradizionalmente, le funzioni includono anche la tecnologia dell'informazione (amministrazione e servizi di supporto), risorse umane e contabilità.
In alcune organizzazioni, le direzioni di lavoro aggiuntive che il back office dovrebbe eseguire sono prescritte separatamente. Cos'è questo? Spesso i dipendenti di questo dipartimento sono impegnati nella contabilità statistica e analitica delle vendite, degli acquisti, dei saldi di inventario e della gestione dell'archivio.
Se questo back office è una divisione della banca, le funzioni includono le operazioni di compensazione, gli attuali servizi di regolamento in contanti e così via.
Storia del back office
Nelle fasi iniziali dello sviluppo del business, il layout dei locali di qualsiasi azienda era speciale. Il primo piano era occupato dal cosiddetto front office. Ciò è stato fatto in modo che i clienti avessero l'opportunità di trovare rapidamente e facilmente il dipendente giusto. Naturalmente, la direzione ha investito molto in questa stanza, effettuando costose riparazioni, pulizie e arredi. Il front office avrebbe dovuto fare la migliore impressione, dal momento che è il "volto" di qualsiasi azienda.
I suoi dipendenti devono anche essere coerenti nello stile di abbigliamento e comportamento. Questa è la parte pubblica di qualsiasi azienda.
Sullo sfondo, il back office è stato localizzato tradizionalmente. Questo è un luogo in cui è stata effettuata la produzione stessa, c'era un sistema di locali amministrativi, vari dipartimenti, magazzini, ecc.
Pertanto, questi territori sono stati tradizionalmente sporchi, cupi e poco curati. La presentabilità di queste premesse non è stata molto seguita, poiché i clienti non sono mai apparsi in esse. Naturalmente, non sono previsti requisiti speciali per l'aspetto dei dipendenti. Maggiore attenzione è stata riservata alle competenze professionali.
Questa divisione dell'ufficio in due grandi divisioni che svolgono funzioni diverse si è dimostrata valida ed esiste fino ad oggi.
I dipendenti del front office creano una bella "immagine" per l'azienda. Allo stesso tempo, è grazie al personale di back-office che l'azienda sviluppa e prospera. Perché? Diamo un'occhiata.
Significato e importanza del back office per lo sviluppo dell'azienda
La pratica mostra quanto sia grande il ruolo di questa unità per l'organizzazione.
In primo luogo, il back office aiuta a mantenere la reputazione dell'azienda in un ambiente altamente competitivo. Naturalmente, se i dipendenti svolgono i propri compiti in modo chiaro e chiaro. In effetti, per qualsiasi cliente, il criterio principale per una buona compagnia è un servizio di qualità. Grazie ai dipendenti del back-office, viene eseguito un ciclo completo di una particolare operazione.
In secondo luogo, anche il back office gestisce la gestione dei rischi. Cosa comporta questo per l'azienda? Sono i dipendenti di questo dipartimento che redigono report, selezionano dati, fattori e fanno calcoli in base alle decisioni di gestione prese. Pertanto, la loro correttezza e accuratezza è molto importante per il futuro dell'azienda. I dipendenti svolgono un lavoro estremamente responsabile, riducendo significativamente i rischi.
In terzo luogo, anche il servizio di back office sta sviluppando nuovi metodi di risparmio e proposte di razionalizzazione. Naturalmente, i dipendenti non guadagnano direttamente risorse finanziarie per l'azienda. Ma possono influenzare indirettamente questo processo.
Back office in banca
È un'unità contabile operativa. Grazie al suo lavoro, le attività dei principali dipartimenti sono assicurate.
Il back office è coinvolto nella contabilità e registrazione delle transazioni con titoli, gestione delle passività e delle attività, nonché nei regolamenti con i clienti. Ma questa è solo la punta dell'iceberg.
Il back office esegue operazioni di elaborazione dei prestiti. Inoltre, i dipendenti si impegnano spesso nell'apertura del conto, nella contabilità e nella gestione dei rischi.
Back office. Esecuzione documentale e supporto di una transazione nel mercato mobiliare
Nelle banche, il back office è spesso costituito da diverse divisioni. Soprattutto se l'organizzazione effettua un gran numero di transazioni nel mercato mobiliare. I compiti dei dipendenti comprendono l'elaborazione elettronica e documentale, il loro supporto. Soffermiamoci su questo in modo più dettagliato.
In primo luogo, il dipendente del back-office mantiene un registro delle transazioni, redige un contratto per la vendita di titoli di un determinato emittente.
Il prossimo è il processo di ri-registrazione dei titoli. Questo è un trasferimento di proprietà. Per avviare questo processo, il dipendente del back-office deve emettere un ordine di trasferimento e legittimare la transazione corrente.
Dopo aver effettuato la nuova registrazione e ricevuto un documento giustificativo, il dipendente controlla il processo di liquidazione finale.
L'impiegato del back office ha una grande responsabilità. Se si verifica la minima inesattezza nel processo di scartoffie, la transazione viene riconosciuta non valida. Di conseguenza, il cliente soffrirà e la società subirà gravi perdite.
Inoltre, il back office è impegnato in transazioni analitiche (interne) tra i dipartimenti dell'organizzazione nel sistema di ridistribuzione delle finanze.
Per il settore commerciale negli ultimi anni, usano spesso una varietà di programmi di automazione back-office.
Back office al dettaglio
Quando organizza un'azienda, un manager deve affrontare molti problemi. È necessario fornire merci al piano di negoziazione, automatizzare la contabilità di magazzino presso l'azienda, gestire i prezzi, interagire con fornitori e filiali.
Al fine di risolvere questi e molti altri problemi, come è stato notato, ci sono programmi speciali per il back office.
Nel sistema di vendita al dettaglio, i dipendenti di tale unità aiuteranno a controllare l'arrivo e il rilascio delle merci, a cancellare e spostare, rivalutare, effettuare resi, contanti e operazioni bancarie lavorare con attrezzature commerciali.
Il pacchetto software può avere diverse configurazioni: vendita al dettaglio non alimentare, minimarket, minimarket o supermercato. C'è attualmente una scelta.
Back office di rete
Le principali aree di lavoro nel network trading sono:
- apportare modifiche e integrazioni a una vasta gamma di prodotti;
- scambio di dati tra dipartimenti;
- contabilità centralizzata;
- ottenere relazioni operative sul funzionamento delle filiali, ecc.
Per facilitare il lavoro e garantire l'interazione dell'ufficio con una rete di punti vendita, spesso utilizzano una versione automatizzata del back-office. Questi programmi consentono all'organizzazione di lavorare in modo più efficiente e rapido.
Back office nella ristorazione
Il lavoro del personale addetto alla ristorazione nel back-office è principalmente operativo. Includono tradizionalmente quanto segue:
- commettere operazioni obbligatorie ordinarie;
- conduzione di merci e contabilità di magazzino;
- il processo di controllo sulla produzione di piatti;
- raccolta e analisi dei dati;
- preparazione di rapporti.
A seconda delle dimensioni e del fatturato dell'organizzazione, il back office commerciale di solito conta da tre a tredici a quindici persone.
Attualmente, come è stato osservato, esistono sistemi automatizzati per facilitare l'implementazione delle operazioni che i dipendenti devono eseguire. Questo, ovviamente, è un momento positivo per il capo dell'organizzazione. Ma non sempre per i lavoratori. La pratica dimostra che l'acquisizione di sistemi automatizzati che eseguono la maggior parte del lavoro di back-office porta a una riduzione del personale.
