Un numero crescente di aziende russe sta iniziando a studiare i problemi associati ai flussi di informazioni. Cos'è questo fenomeno? Qual è il significato dei flussi di informazioni per lo sviluppo delle organizzazioni? Quali sono le caratteristiche dell'applicazione della metodologia per il loro studio per le imprese di diversi settori?
L'importanza pratica dei flussi di informazioni
Tra le aree in cui i flussi di informazioni rivestono la massima importanza pratica sono la gestione aziendale.
Al fine di aumentare l'efficienza della produzione di beni, nonché la loro qualità, per padroneggiare la produzione di nuovi tipi e introdurre tecnologie avanzate, i leader dell'azienda impiegano una vasta gamma di metodi scientifici e applicati.
I flussi di informazioni nell'organizzazione contribuiscono in modo significativo al lavoro di qualità dei dirigenti in tutte le aree rilevate.
Esplorandoli, le aziende possono risolvere con successo i problemi associati allo sfruttamento delle risorse di produzione esistenti.
L'uso dei flussi di informazioni nella produzione
Consideriamo, con quali meccanismi sono coinvolti i flussi di informazioni all'interno dell'azienda. Di norma, le aziende cercano di costruirle in proiezioni di sistema. La base per la formazione delle quali sono le risorse informative (aventi origine sia interna che esterna).
tipico modello informativo i flussi all'interno dell'azienda, come detto sopra, riflettono l'interesse del management dell'azienda a migliorare la qualità della gestione. La sua costruzione implica la soluzione dei seguenti compiti principali:
- introduzione di sistemi di controllo su linee di produzione;
- analisi della qualità delle fonti di informazione, raccolta, valutazione della rilevanza e delle prospettive di intraprendere un'attività commerciale;
- modellizzazione di meccanismi di influenza diretta delle informazioni sui processi produttivi;
- creazione e aggiornamento di una base di conoscenza aziendale;
L'algoritmo specifico per la costruzione del modello dipende, di regola, dalle specifiche del settore dell'azienda. In alcuni segmenti, lo scambio di informazioni sia all'interno della società che con il mercato esterno può essere difficile a causa della segretezza o delle difficoltà tecnologiche nella compilazione dei dati in file e nella loro successiva trasmissione al destinatario.
Tipi di flussi di informazioni
I criteri di classificazione generalmente accettati, che consentirebbero di nominare in modo univoco i tipi di flussi di informazioni, non sono ancora stati sviluppati nella moderna scuola di marketing russa. Troppi aspetti problematici che riflettono l'esplorazione dei dati. Tuttavia, tra gli esperti esiste un modello abbastanza diffuso che divide i flussi in tipi a seconda della natura delle informazioni. Quindi, possono essere:
- finanziaria;
- tecnologia;
- commercializzazione;
Questo, ovviamente, è ben lungi dall'essere una classificazione esauriente dei flussi di informazioni. Certo, l'elenco potrebbe continuare. Esempi specifici di flussi di informazioni possono essere molto diversi. È importante non confonderli a causa della loro armonia con i fenomeni dell'industria. Ad esempio, i flussi finanziari e informativi che implicano canali di pagamento in contanti e non in contanti che riflettono informazioni, statistiche o analitiche, sui flussi di cassa non sono la stessa cosa. Tuttavia, il primo può essere abbastanza qualitativamente integrato dal secondo.
Coinvolgere i thread come strumento competitivo
Se nell'azienda viene introdotto un sistema di flussi di informazioni correttamente funzionante, questo può diventare un vantaggio competitivo significativo per l'azienda. In quali aspetti?
Innanzitutto, nel controllo di processo. Quando i dipendenti responsabili dell'azienda ricevono adeguatamente le informazioni necessarie, ciò consente loro di ottimizzare in modo più efficace determinate fasi della produzione. Le informazioni ottenute dagli specialisti ci consentono di identificare le tecnologie più significative dal punto di vista della redditività aziendale, nonché di introdurre quelle che potrebbero diventare tali.
Un altro vantaggio fornito dall'analisi dei flussi di informazioni è il miglioramento della qualità della gestione a livello di personale.
Possedendo i dati necessari, corporate strutture di gestione il personale ha in mano uno strumento che consente di organizzare il lavoro delle strutture aziendali interne in modo più efficiente.
Un altro fattore competitivo che un'azienda può ottenere utilizzando i flussi di informazioni nel proprio lavoro è la migliore distribuzione delle risorse finanziarie e materiali.
Possedendo le informazioni necessarie, i manager sapranno in quali volumi e dove indirizzare i flussi di cassa e le materie prime in modo più intenso e dove meno.
Tutti e tre i fattori rilevati rendono l'azienda più forte nel potenziale confronto con i concorrenti. I flussi informativi consentono innanzitutto di superare gli attori del mercato grazie a una migliore comunicazione tra le strutture aziendali interne. Di conseguenza, la produzione è più efficiente, la redditività è più elevata, i prezzi sono più competitivi e, quindi, la crescente attrattiva agli occhi di acquirenti o clienti nel loro segmento.
Pratica di gestione delle informazioni
Con quali meccanismi pratici le aziende gestiscono i flussi di informazioni? Di norma, la base per lo scambio e l'analisi dei dati è l'interazione dei dipendenti responsabili del lavoro nelle aree pertinenti, attraverso documenti aziendali interni, risorse di rete e Web, a volte fonti finanziarie. In essi, di norma, nella forma più affidabile (a differenza, ad esempio, di trattative orali, corrispondenza tra dipendenti, ecc.), Viene descritta la situazione attuale (o pianificata) in una particolare struttura organizzativa.
Esiste una categoria speciale di persone coinvolte nella gestione del sistema informativo aziendale: i generatori di informazioni. Possiedono la paternità dei tipi di dati discussi sopra. La sfumatura principale qui è che in un'impresa (specialmente se si tratta di una grande azienda) in alcuni casi è problematico identificare dipendenti specifici che hanno partecipato alla generazione di determinate informazioni. Il motivo principale è che una parte significativa dei documenti (in particolare quelli finanziari) passa attraverso procedure di approvazione e adeguamento in più fasi a livello di vari livelli di gestione.
Il lavoro degli "autori" dei flussi di informazioni può essere spontaneo (ovvero, i documenti sono formati come sottoprodotto della principale attività lavorativa) o svolto in modo regolare - possono essere specialisti il cui compito è generare il maggior numero possibile di dati relativi alle attività dell'azienda.
I dati estratti da documenti aziendali interni e altre fonti con segni di affidabilità vengono caricati nel sistema informativo (concorderemo che esiste già in azienda). Successivamente, le informazioni vengono analizzate e viene presa una decisione su come utilizzare i documenti. Se sono prescrittivi (ad esempio, sono istruzioni), i gestori possono ritenere necessario apportare modifiche o, al contrario, lasciarli invariati. Se si tratta, ad esempio, di documenti contabili, le relative conclusioni possono essere trasferite al dipartimento finanziario per successive analisi e relazioni.
Alla fine, tutto si riduce a garantire che i flussi di informazioni siano in qualche modo coinvolti. E quelli che non sono di utilità pratica sono stati esclusi dalla circolazione. L'importanza applicata è il criterio principale per l'informazione in un'azienda.
Tecnologia di rete
Numerosi esperti definiscono l'uso delle tecnologie di rete il criterio principale per la qualità del funzionamento di un sistema informativo aziendale. Cosa si intende qui?
Il fatto è che il movimento dei flussi di informazioni, idealmente, secondo gli esperti, dovrebbe essere basato sul principio del multi-vettore. Cioè, i canali meno chiusi (oltre che unidirezionali) - meglio è. Più sono le persone competenti coinvolte nella generazione e nella condivisione dei dati, più efficiente sarà il business. Da un punto di vista tecnologico, la rete sarà il canale più ottimale per la loro interazione. In pratica, può essere un sito Web aziendale. Ciò non è necessariamente pubblico - l'accesso degli utenti di Internet può essere parzialmente o totalmente limitato.
Le tecnologie di rete, ovviamente, sono utili anche in termini di costruzione di relazioni tra l'azienda e gli attori esterni, che, a proposito, possono anche essere generatori di informazioni. Flussi di informazioni esterne, ad esempio sotto forma di richieste dei clienti o offerte commerciali di altre organizzazioni, in molti casi sono dati di significato pratico.
Ad esempio, dopo aver ricevuto dai clienti una serie di richieste di rilascio di merci con caratteristiche che non sono ancora caratteristiche dei prodotti, il management dell'azienda può decidere di lanciare questi prodotti in produzione. Dal momento che l'acquirente desidera vederli sul bancone, ha informato i suoi desideri attraverso il canale informativo fornito dalla società. La capacità di comunicare con i clienti può anche essere considerata un vantaggio competitivo nel settore.
Criteri di qualità delle informazioni
Dopo aver considerato come si formano i flussi di informazioni esterne e interne, possiamo studiare i criteri che determinano la qualità delle informazioni ricevute nella circolazione aziendale interna. A tali esperti includono:
- pertinenza (tempestività);
- veridicità (verificabilità);
- pertinenza (riflesso di problemi reali);
- utilità (valore applicato);
- comprensibilità (interpretazione inequivocabile);
- completezza (non è necessario chiarire i fatti);
Il processo, che prevede il controllo delle informazioni circolanti all'interno dell'azienda, per i criteri sopra indicati, alcuni esperti chiamano controllo (dal controllo inglese). Il compito degli specialisti responsabili di questo lavoro è di ridurre al minimo la presenza di dati che non soddisfano i criteri nel sistema informativo dell'azienda.
Informazioni sul controllo
Numerosi esperti attribuiscono ulteriore significato al termine "controllo". In particolare, si ritiene che si tratti di un'attività correlata non solo all'analisi della qualità delle informazioni, ma anche alla sua interpretazione, identificando aspetti che influiscono sul significato applicato delle informazioni. Inoltre, ci sono specialisti che riducono il significato del termine "controllo" solo alle attività delle strutture finanziarie ed economiche dell'impresa. Cioè, a loro avviso, tutte le informazioni in circolazione all'interno dell'azienda dovrebbero, in definitiva, essere utilizzate per ottimizzare profitti e spese. Qualsiasi schema di flussi di informazioni in conformità con questo concetto dovrebbe essere analizzato per l'impatto sulla redditività dell'azienda.
Ci sono esperti che stanno in qualche modo restringendo le funzioni degli specialisti nel controllo. Nella loro teoria, questa attività dovrebbe essere limitata alla raccolta di informazioni da diversi generatori e alla sua distribuzione ai dipartimenti competenti. In alcuni casi, i controller possono formare l'ottimale, in base alla loro valutazione, la struttura del flusso di informazioni, il formato della sua presentazione.Gli esperti ritengono che dovrebbe essere analizzato e interpretato da strutture specializzate in una particolare area dell'impresa.
Cioè, relativamente parlando, le statistiche che riflettono il consumo di vernice durante la produzione di giocattoli dovrebbero essere trasmesse agli specialisti responsabili della fase di produzione corrispondente. Dati finanziari - in contabilità, ecc. Il controllo implica solo una funzione statistica. Lo studio dei flussi di informazioni viene svolto dalle strutture aziendali competenti.
Il valore della gestione del flusso di informazioni
Proviamo a determinare in quali aspetti è espresso il massimo valore della gestione dei flussi di informazioni. Allo stesso tempo, concordiamo sul fatto che il controllo occupa una delle funzioni centrali di questo processo (e non solo in termini di raccolta dei dati e sua strutturazione).
La principale caratteristica dei flussi informativi è la concentrazione degli obiettivi di gestione. La totalità dei dati che circolano all'interno della società determina un aumento qualitativo del livello di conoscenza di ciascuno dei dipartimenti, in gran parte dovuto all'interazione con altre strutture aziendali e al reciproco riconoscimento della pertinenza dei compiti che devono affrontare l'impresa.
Lavorare con i flussi di informazioni e controllare (purché vi sia una profondità sufficiente del suo utilizzo) consente di rilevare i punti deboli del business. I collegamenti di produzione individuali vengono migliorati, i prodotti dell'azienda stanno diventando migliori e più competitivi.
Lavorare con i flussi di informazioni comporta la concentrazione delle risorse aziendali (non solo materiale, ma anche personale), identificando le parti più forti del modello di business, trovando nuove fonti di crescente competitività, introducendo meccanismi di produzione innovativi che non sono stati testati prima in azienda.
L'uso dei flussi di informazioni nella logistica
In quali altri settori vengono attivamente utilizzati i flussi di informazioni? Nella logistica, sicuramente. Quale potrebbe essere la ragione di ciò?
Le imprese che operano nel settore della produzione e della vendita di beni sono caratterizzate non solo dall'informazione, ma anche da una grande varietà di flussi di materiali: lo spostamento dei prodotti dalla fabbrica ai consumatori, con e senza intermediari, all'interno del paese e all'estero. In realtà, questa funzione è responsabilità della logistica, che si è sviluppata in un settore indipendente. La sua caratteristica più importante è che al suo interno è possibile studiare simultaneamente flussi informativi e materiali. Come?
Gli esperti ritengono che la gestione efficace dei flussi di materiale dipenda direttamente dalla qualità dell'elaborazione delle informazioni utilizzata nei sistemi logistici.
Qui molto dipende dal livello di conoscenza posseduto da manager e specialisti che effettuano l'analisi corrispondente.
Il fatto è che la logistica è un'area relativamente nuova per la Russia. E quei criteri che sono caratteristici dei sistemi di informazione, diciamo, di tipo bancario o di produzione, non sono completamente compatibili con questo settore.
Innanzitutto, dicono gli esperti, a livello di metodi e principi. Da un punto di vista tecnologico, il flusso di informazioni logistiche può essere esplorato con strumenti tradizionali. Ma come usarli correttamente in un aspetto metodologico, la logistica russa sta solo imparando a capire, dicono gli esperti.
Allo stesso tempo, gli esperti del settore, come affermano gli analisti, stanno facendo progressi. Ciò è dovuto principalmente all'intensa informatizzazione del settore logistico. Ora la maggior parte dei dipendenti delle aziende russe ha accesso a PC e tecnologie di rete; il software relativo alle attività di ricerca e di analisi viene sviluppato attivamente. Le società di logistica ottengono maggiori opportunità di essere aperte nel quadro delle tecnologie di rete, sia in termini di interazione con altri attori del mercato, sia in termini di scambio di dati con i clienti.
