Tra tutta la varietà di documenti relativi a corrispondenza commerciale un posto speciale è la lettera di scuse. Per compilarlo correttamente, è necessario avere un'idea chiara di documenti di questo tipo.
Caratteristica del documento
Le attività di qualsiasi organizzazione sono connesse con la soluzione di un'ampia varietà di produzione e altri problemi. A volte ci sono situazioni in cui azioni errate di una parte possono portare a problemi per entrambi i partner. Tali conflitti richiedono una risoluzione immediata. È in questi casi che viene redatta una lettera di scuse.
Piuttosto, può essere attribuito ai documenti. etichetta commerciale. Tale messaggio ha due funzioni. In primo luogo, la parte colpevole deve scusarsi con il destinatario per l'inconveniente causato da essa. In secondo luogo, la lettera di scuse dovrebbe portare un positivo e il desiderio di mantenere buoni rapporti e comprensione reciproca tra le parti. Con esso, devi cercare di appianare gli angoli acuti e risolvere il problema in modo pacifico. Una lettera di scuse viene solitamente inviata nei seguenti casi:
- Le azioni non qualificate di uno dei dipendenti sono diventate pubbliche e hanno portato a minare la reputazione del compagno.
- C'è stato un malinteso tra i dipendenti delle due società.
- Vi è un chiaro inadempimento degli obblighi contrattuali.
- Forza maggiore.
Ognuna di queste situazioni, a modo suo, ha portato alla nascita di un conflitto che deve essere provato per essere risolto con scuse sincere.
Regole per la registrazione
Una lettera ufficiale di scuse deve essere redatta su una carta intestata, che è un foglio A4 con i dettagli stampati su di esso, disposti in un certo modo. È scritto per conto del capo di un'impresa ed è diretto a tutto il team di un'altra. Certo, perché il regista spesso si scusa non per se stesso, ma per le azioni dei suoi subordinati.
A volte tale lettera viene redatta dal rappresentante responsabile dell'azienda e la indirizza al cliente che era inopportuno. tale tipo di lettera considerato uno dei più difficili. Le parole dovrebbero essere scelte in modo che vogliano credere nella loro sincerità. L'esito del caso dipende molto spesso da questo. Le azioni sbagliate dovrebbero sempre essere in grado di riconoscere e provare a sfruttare ogni opportunità per risolvere tutto. Il rappresentante della parte avversaria deve credere che l'errore commesso non si ripeterà in futuro. Tale appello ha lo scopo di ridurre al minimo il conflitto al fine di mantenere buoni partenariati in futuro.
Struttura del documento
Per preparare una lettera di scuse, non è necessario avere un campione a portata di mano. Può essere composto indipendentemente. Per fare questo, dobbiamo prima ricordare che le lettere di questa natura di solito consistono in tre parti:
- introduttivo (introduttivo);
- di base;
- finale.
Per scrivere un testo, è meglio usare un piano speciale con il quale sarà più facile esprimere coerentemente i tuoi pensieri.
In questo appello, si possono distinguere diversi punti:
- Innanzitutto, devi esprimere il tuo apprezzamento per il fatto che il partner abbia riferito sulla situazione.
- Quindi esprimi il tuo rammarico per il fatto che sia successo tutto così.
- Le seguenti sono scuse immediate.
- Dopo questo, dobbiamo cercare di spiegare il motivo per cui si è verificato un simile malinteso.
- Alla fine, è necessario assicurare al destinatario una sincera gratitudine ed esprimere speranza per la ripresa delle precedenti relazioni. Inoltre, vale la pena sottolineare separatamente l'importanza del lavoro di squadra.
