Quando si esegue una transazione, è necessario prestare particolare attenzione alla disponibilità e alla corretta esecuzione dei documenti di chiusura. E non si tratta di pagamenti, ricevute, estratti conto bancari, che sono anche obbligatori e molto importanti.
I documenti di chiusura sono titoli in cui entrambe le parti confermano il fatto del completamento della transazione per quanto riguarda l'adempimento da parte dei partner dell'oggetto dell'accordo.
Affinché le controparti non abbiano fraintendimenti e incomprensioni in merito ai dettagli delle operazioni, si consiglia di annotare sempre attentamente tutte le sfumature del contratto. Non sarà superfluo specificare nello stesso posto quali documenti sono necessari affinché l'accordo possa essere considerato attuato. 
A cosa servono i documenti di chiusura?
Affinché la transazione sia legalmente considerata completata e non solo pagata, deve esserci una conferma scritta di questo fatto. Per questo, ci sono vari documenti di chiusura.
La contabilità di ciascuna impresa richiede una rigorosa contabilità delle operazioni e la disponibilità di tutti i documenti su di esse. Se il denaro viene trasferito per un prodotto o servizio, il commercialista deve disporre di un documento attestante che la società lo ha ricevuto. E viceversa, la società della controparte chiude l'operazione con gli stessi documenti sulla ricevuta dei fondi e conferma ciò per cui è stata pagata. 
Per diversi tipi di transazioni, esistono vari accordi, nonché titoli che confermano la loro attuazione. Quali sono i documenti di chiusura, per ciascuno di essi prenderemo in considerazione ulteriormente.
Conferma dell'esecuzione del contratto di fornitura
Il documento principale che copre contratto per la fornitura di beni, materiali, materie prime o qualsiasi altra proprietà è una fattura. 
Solo i documenti originali sono legalmente vincolanti. Pertanto, anche se, in alcuni periodi intermedi, a causa di determinate circostanze, fosse accettata una copia della fattura, l'originale dovrebbe comunque essere allegato ai registri contabili. Anche una prenotazione in un contratto non è in grado di cambiarlo.
Dettagli obbligatori della fattura
Quando vende merci, il fornitore è obbligato a emettere una fattura in due copie: per sé e per l'acquirente. Dovrebbe avere dettagli come:
- nome e data del documento;
- nome del fornitore;
- descrizione dei valori trasferiti;
- quantità e unità di misura (in equivalenti fisici e monetari);
- firma del responsabile, che indica la sua posizione e le iniziali.
La legge non stabilisce il modulo di fattura obbligatorio. Ogni azienda può sviluppare la propria forma. Tuttavia, i dettagli di cui sopra, in conformità con la legge federale sulla contabilità, devono avere tutti i documenti di chiusura ai sensi del contratto di fornitura a colpo sicuro.
In caso di dubbi sulla correttezza della compilazione automatica del modulo, è possibile utilizzare correttamente il numero di modulo TORG-12, considerato obbligatorio fino al 2013.
esempio
Per l'esempio, puoi considerare la seguente fattura:
FATTURA n. 12 del 19 marzo 2015
Mittente: Chip LLC.
Beneficiario: LLC Astra.
La base per lo svincolo delle merci: contratto n. 7 del 13 gennaio 2015
Procura n. 25 del 28 febbraio 2015, tramite il Procurement Manager E. G. Viktorov.
| No. p / p | nome | U rev. | contare | Prezzo,
rub. cop. |
importo
rub. cop. |
| 1 | cartuccia | pz. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTALE | 3000,00 | ||||
Ho appena rilasciato un nome
Per un importo di: tremila rubli. 00 copechi
Spedito il regista _____________________ A. A. Sergeev
Articolo ricevuto _______________________
MP
Conferma dell'attuazione del contratto di servizio
Se l'oggetto del contratto è servizi o lavoro, il documento principale che chiude il contratto sarà un atto. Come per la fattura, la transazione deve essere confermata con l'originale. 
Tuttavia, ci sono alcune eccezioni. Se la chiusura dei documenti per i servizi non è un prerequisito del contratto e la loro assenza è consentita dalla legge, le copie degli atti possono essere allegate ai registri contabili (se necessario). Tuttavia, questi documenti possono essere utilizzati solo per facilitare la contabilità. Tali casi si verificano a conclusione di contratti di locazione e di offerta.
Atto di lavoro svolto (servizi resi) - un documento che dimostra non solo il completamento della transazione, ma anche la mancanza di reclami dei clienti. Funziona come la conferma principale, che consente di tenere conto dei costi dell'operazione e includerli nelle dichiarazioni dei redditi. L'atto è stampato in due copie, sono archiviate da ciascuno dei partecipanti alla transazione.
Dettagli obbligatori
La legge non introduce una forma unificata dell'atto di lavoro completato. In ogni impresa, la chiusura dei documenti nell'ambito di un contratto di assistenza viene sviluppata in modo indipendente, ma il loro design dovrebbe chiaramente rispettare gli standard stabiliti.
I dettagli principali che devono essere sono:
- nome e numerazione del documento;
- che data è inventata;
- nome del contraente e del cliente;
- descrizione dell'operazione;
- unità di misura e quantità (indicatori naturali e di valore);
- firme delle persone responsabili dell'operazione, con indicazione delle loro posizioni e iniziali.
campione
Legge n. 98 del 12 dicembre 2014, accettazione del lavoro svolto (servizi forniti).
L'appaltatore Chip LLC, rappresentato dal regista A. A. Sergeyev, da un lato, e il cliente Astra LLC, rappresentato dal responsabile degli acquisti I. V. Kulebyakin, dall'altro, ha elaborato un atto affermando che il cliente ha accettato il lavoro svolto e non ci sono stati reclami a.
| No. p / p | nome | U rev. | contare | Prezzo, rub. cop. | importo
rub. cop. |
| 1 | Ricarica cartuccia | pz. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTALE | 500,00 | ||||
Importo totale: cinquecento rubli 00 copechi.
artist:
Direttore di Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
Cliente:
Supply Manager di Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Mancanza di documenti di chiusura
Le fatture e gli atti devono necessariamente completare la transazione. Solo dopo questo è considerato pieno e chiuso da tutte le regole.
Tuttavia, a volte ci sono casi in cui i documenti di chiusura vengono persi a causa di varie circostanze. Oppure, il capo dell'azienda deve affrontare la negligenza dei subordinati e, a seguito di ispezioni, viene rivelata l'assenza di tali documenti. 
Una delle conseguenze negative di tali spiacevoli incidenti è il costo aggiuntivo delle tasse. Dopotutto, il contabile dell'impresa non aveva il diritto di includere nella dichiarazione spese non documentate. In questo caso, l'imposta sul reddito è sottovalutata e devi non solo pagarla, ma anche elencare tutte le multe e le sanzioni. Inoltre, saranno anche puniti per la mancanza di documenti stessi. 
Al fine di evitare tali conseguenze e non rovinare la reputazione dell'azienda e i rapporti con le autorità fiscali, è necessario monitorare attentamente lo stato della gestione dei documenti e della contabilità presso l'impresa. È importante completare tutti i documenti in tempo e in una forma appropriata.
Se il gestore dubita della competenza o della responsabilità del proprio commercialista, è meglio pagare la società di revisione contabile e condurre una revisione contabile, quindi dozzine o addirittura centinaia di volte in più per pagare la mancanza di documenti.
