Comunicazione aziendale: concetto, tipi e caratteristiche

La comunicazione in senso generale è uno scambio di informazioni tra persone o loro gruppi. Esistono comunicazioni interpersonali, sociali (ruolo funzionale) e commerciali. L'argomento della nostra conversazione sarà l'ultima vista.

Cos'è questo?

La comunicazione aziendale è un'interazione nel campo delle relazioni ufficiali, il cui scopo è risolvere problemi specifici, raggiungere determinati risultati e ottimizzare qualsiasi attività. Inoltre, ogni partecipante ha il suo status: capo, subordinato, colleghi, partner.

Se la comunicazione avviene tra persone che si trovano su diversi gradini della scala della carriera (leader e performer), allora esiste una relazione verticale, cioè relazioni subordinate. Se l'interazione si basa sui principi di uguale cooperazione, allora questa è una relazione orizzontale.

È la comunicazione aziendale che una persona svolge quotidianamente al lavoro, all'università, nelle scuole, nelle istituzioni ufficiali. Questa è la comunicazione di insegnanti e studenti, superiori e subordinati, colleghi, partner e concorrenti.

Dipende da quanto l'interlocutore abbia familiarità con le regole, le forme e i metodi di tali comunicazioni, se sarà in grado di raggiungere il suo obiettivo. I partner devono parlare la stessa lingua (sia letteralmente che figurativamente), capirsi, avere un'esperienza sociale comune.

Termini di comunicazione commerciale

Perché la comunicazione aziendale sia efficace, è necessario osservare una serie di condizioni:

1. La comunicazione dovrebbe avere un obiettivo comprensibile, nel raggiungimento del quale tutte le persone coinvolte nel processo sono interessate. Ad esempio, creazione di reti, conclusione di un accordo, coordinamento di un evento, sviluppo di condizioni per la cooperazione, ecc.
2. I partecipanti devono contattarsi a prescindere da simpatie e antipatie.
3. Conformità obbligatoria etichetta commerciale subordinazione, ruoli professionali, restrizioni formali.

Le restrizioni formali sono intese come vari regolamenti, routine e protocolli, così come la banale necessità di controllare il potere delle proprie emozioni e rispettare l'interlocutore.

Inoltre, il leader o l'altro partecipante il più interessato possibile dovrebbe assicurarsi che la comunicazione aziendale sia gestibile. È necessario motivare i partecipanti a trovare una soluzione, altrimenti saranno solo osservatori passivi dell'incontro che non offrono idee.

Forme di comunicazione aziendale

Le due principali forme di comunicazione sono la comunicazione di contatto (diretta) e indiretta (indiretta).

Nel primo caso, gli interlocutori comunicano faccia a faccia e hanno l'opportunità di valutare reciprocamente il comportamento non verbale, pertanto l'efficacia di tale contatto è maggiore. Nel secondo caso, l'interazione avviene usando qualsiasi mezzo di comunicazione - telefono, lettere, ecc.

Più specificamente, le forme più comuni di comunicazione aziendale sono:

1. Meeting.
2. Presentazione.
3. Conversazione d'affari.
4. I negoziati.
5. Conversazioni telefoniche.
6. Scambio di documenti aziendali ufficiali (domanda, contratto, procura, nota).
7. Consultazione.
8. Intervista.
9. Parlare in pubblico, conferenze.

A loro volta, utilizzando forme separate di comunicazione aziendale, i partecipanti possono adottare un approccio conflittuale o di partenariato. La prima opzione è uno scontro: ciascuna parte intende vincere. Un approccio di partenariato prevede la ricerca di una soluzione accettabile per tutti i partecipanti.

stadi

Nonostante il fatto che i tipi di comunicazioni aziendali siano diversi, sono quasi sempre caratterizzati da diverse fasi:

1. Preparazione. Questo è stabilire obiettivi, obiettivi, raccogliere e analizzare informazioni, determinare una strategia di comportamento. Dopotutto, non vengono organizzati incontri o trattative d'affari per chiacchierare “di nulla” e per scoprire come stanno le cose nella vita personale degli interlocutori.
2. Planning. L'incontro può svolgersi spontaneamente, ma si ritiene ancora che il professionista debba avere un piano chiaro: cosa dirà, come discutere, cosa esattamente vuole ottenere dall'altra parte.
3. Discussione: discussione di idee, suggerimenti, individuazione di punti di interesse comuni, decisione congiunta.

Questo schema è particolarmente rilevante per i negoziati. Altri tipi di comunicazioni potrebbero non includere tutte le fasi. Una telefonata "fredda" o istruzioni di rilascio, ad esempio, non possono comportare alcuna discussione.

Stili di comunicazione aziendale

Allocare non solo i tipi di comunicazioni aziendali, ma anche gli stili. Quando si tratta di interazione professionale, vengono spesso utilizzati:

1. Affari formali. A sua volta, ha un sublime amministrativo-clericale, legislativo e diplomatico. Le conversazioni d'affari sono caratterizzate da cliché vocali e determinate forme comunicative.
2. Scienza. Utilizzato nella preparazione di relazioni, discorsi a seminari e lezioni.
3. Publicist. Ciò include qualsiasi esibizione in pubblico, anche attraverso i media.
4. Famiglia conversazionale. Le relazioni informali si svolgono anche in un ambiente professionale e sono incoraggiate nelle singole aziende. I colleghi non comunicano sempre esclusivamente con l'aiuto di memo. Tuttavia, è necessario capire dove tale stile è appropriato e dove no.

Caratteristiche della comunicazione aziendale

Perché la comunicazione aziendale richiede una preparazione preliminare per la comunicazione in anticipo? In primo luogo, le persone non trascorrono solo il loro tempo personale e lavorativo nelle riunioni ufficiali e nessuno vuole aspettare fino a quando l'iniziatore non raccoglie i suoi pensieri. In secondo luogo, la seconda parte non è sempre interessata a nessun tipo di interazione o è destinata a cooperare, ma la vede in un modo completamente diverso.

Come sapete, non ci sarà una seconda possibilità per una prima impressione. Devi essere in grado di stabilire un contatto in modo che tutti i partecipanti abbiano l'umore per la discussione. Se inizialmente l'altra parte non ha pianificato di lavorare insieme, allora dovresti almeno interessare l'interlocutore e organizzare un incontro con lui in un momento più conveniente.

A livello internazionale, esistono specifici aspetti della comunicazione commerciale, poiché diverse caratteristiche culturali possono interferire notevolmente con il corso delle negoziazioni. Ad esempio, gli americani sono abituati a venire a una riunione in tempo e dopo un breve saluto per mettersi al lavoro. Anche gli arabi sono puntuali, ma iniziano una conversazione d'affari da lontano, discutendo prima di natura, tempo, cibo. L'italiano non vede nulla di terribile nell'essere in ritardo per un incontro e inoltre non inizia immediatamente una discussione d'affari. E i giapponesi eviteranno uno sguardo diretto durante una conversazione.

Pertanto, abbiamo imparato cos'è la comunicazione aziendale, quali sono le sue caratteristiche, quali forme, tipi e stili ne sono caratteristici.