Ognuno di noi ha scritto lettere e note formali almeno diverse volte nella nostra vita. Ovunque ci troviamo e qualunque cosa facciamo, la nostra corrispondenza commerciale si svolge in qualsiasi campo, che deve essere condotto per scoprire alcuni punti, chiarire informazioni, porre una domanda e così via. Se in precedenza questo fenomeno era più comune nelle applicazioni cartacee e nell'invio di lettere ai superiori (così come ai partner commerciali), oggi questa categoria si è diffusa più ampiamente nel nostro ambiente.
Devi sapere come condurre correttamente la corrispondenza commerciale, anche se fai un ordine in un negozio online e vuoi comunicare con il suo rappresentante.
In questo articolo, descriviamo alcuni dei punti principali che compongono la comunicazione aziendale. Presteremo attenzione a quali sfumature dovrebbero essere prese in considerazione durante lo scambio di lettere con i nostri partner; cosa non si può trascurare se non si vuole apparire all'interlocutore incompetente e scortese, e ricordare anche le regole che dovrebbero essere osservate in ogni situazione.
Ove applicabile
Ovviamente, la corrispondenza commerciale viene spesso utilizzata nel processo di lavoro. Se lavori in un'azienda, incontrerai sicuramente la necessità di comporre questo tipo di corrispondenza. Dal momento che stiamo parlando di questioni commerciali, è facile capire che lo stile di scrittura dovrebbe essere appropriato - il più formale e ufficiale possibile.
L'ulteriore impressione dei dipendenti dell'azienda, a cui viene inviata la lettera, su di te e sulla tua azienda dipende da quanto riesci a stabilire la corrispondenza commerciale. Pertanto, il processo di scrittura del testo e il suo design dovrebbero essere affrontati nel modo più responsabile possibile.
Prima di tutto, se stai cercando una corrispondenza commerciale, ti consigliamo di familiarizzare con le nostre istruzioni. In esso, come già accennato in precedenza, presenteremo alcuni punti teorici e questioni pratiche. Alla fine dell'articolo proveremo a fornire alcuni esempi di svolte tipiche dello stile formale di scrittura. Alla fine, utilizzando la base di questo articolo, è possibile creare autonomamente testi di alta qualità per ulteriori comunicazioni con gli appaltatori.
Tipi di corrispondenza
Immediatamente, discutendo cos'è la corrispondenza commerciale, vorrei attirare l'attenzione sui suoi tipi. Quindi, puoi selezionare una lettera di richiesta e, di conseguenza, lettera di risposta; una lettera natura informativa (il più delle volte inviata al cliente); una nota di ringraziamento (in segno di gratitudine per il servizio fornito), una lettera di notifica, un promemoria, un avvertimento; lettera di raccomandazione; garanzia e lettera di accompagnamento. In realtà, questi sono solo i tipi più comunemente usati che compongono la corrispondenza commerciale sia reale che elettronica. Pertanto, con loro ci incontreremo in pratica più spesso.
struttura
È logico che per un'organizzazione più conveniente per scrivere qualsiasi lettera, sarebbe utile per noi lavorare con la sua determinata struttura o piano. Ciò ti consentirà di suddividere l'attività in fasi più piccole, che sono molto più facili da completare. Ad esempio, pensa oltre la linea della tua lettera in modo da coprire gli argomenti che devi esporre nel modo più accurato possibile. Ad esempio, se stai scrivendo una domanda sul prezzo di questo o quel prodotto, prova a indicare brevemente il motivo: perché stai scrivendo alla società (perché desideri acquistare o ordinare questo o quel prodotto); chiarisci l'obiettivo principale (per scoprire quanto ti costerà ordinare 10 unità di merce con determinate opzioni).Infine, specifica in quale forma desideri ricevere il calcolo e chiedi se viene effettuato uno sconto su tale volume di produzione.
Naturalmente, queste informazioni sono già ovvie: devi solo analizzare logicamente ciò che vuoi scrivere. Inoltre, non dobbiamo dimenticare il design e i requisiti. Ne parleremo più avanti in seguito.
Requisiti di scrittura
Quindi, le regole della corrispondenza commerciale affermano che tutte le lettere dovrebbero essere, in primo luogo, brevi. Questa è la regola principale che verrà letta. D'accordo, a tutti noi non piace quando siamo caricati con una grande quantità di informazioni. Se questa lettera è di natura commerciale, non dovrebbe essere enorme - in questo caso può semplicemente essere ignorata. Se non riesci a ridurre immediatamente le informazioni, fallo dopo aver scritto la prima bozza della tua lettera.
In secondo luogo, il tuo partner (partecipante alla corrispondenza) deve capire cosa è in gioco. Cioè, la lettera dovrebbe essere resa informativa e comprensibile. È necessario inserire in esso le informazioni che si desidera trasmettere in modo da evitare ulteriori domande e non perdere tempo a chiarire i dettagli.
In terzo luogo, la lettera dovrebbe essere resa il più rispettosa possibile nei confronti del partner o dell'impiegato dell'azienda che la leggerà. È vero: più rispetto mostri al tuo interlocutore, maggiori sono le probabilità che lui risponda correttamente alla tua richiesta e, alla fine, otterrai l'effetto desiderato.
Corrispondenza in inglese
In alcuni casi, i negoziati dovrebbero essere in lingua inglese (o diversa dal russo). Ciò è normale, soprattutto se esiste una relazione con controparti estere. È interessante notare che le regole della corrispondenza commerciale si applicano a qualsiasi lingua: solo le curve stilistiche possono differire. Il tuo compito è scegliere il più adatto alla situazione in cui tu e il tuo partner (interlocutore) siete.
La corrispondenza commerciale in inglese, ovviamente, richiede la sua conoscenza a un livello sufficientemente alto, quindi se questo non riguarda te, ti consigliamo di contattare traduttori professionisti. È importante che la traduzione sia eseguita da una persona che possiede un linguaggio specializzato, incluso nella lingua della corrispondenza commerciale.
Un esempio ingresso
In ogni conversazione, come iniziare è molto importante. A questo proposito etichetta commerciale La corrispondenza non è diversa dalla comunicazione dal vivo: la prima cosa è salutare l'interlocutore e in qualche modo introdurlo nella conversazione. Il saluto può essere lo standard "Ciao", ma l'introduzione dovrebbe essere più individuale. Ad esempio, puoi indicare il breve scopo della tua lettera ("Ti stiamo contattando per chiarire alcune informazioni sul tuo prodotto. Prima di tutto, siamo interessati al costo del modello A1). Un'altra opzione: "Come continuazione della nostra conversazione telefonica sul modello A1, ti scrivo con una domanda sul costo di questo prodotto"). Puoi anche semplicemente descrivere la tua situazione: "Ti scrivo per il motivo che nel 2010 il tuo partner ha contattato la nostra azienda, offrendoti di iniziare la cooperazione in questo settore per tuo conto".
Dichiarazione di materiale
Inoltre, dopo aver scritto alcune presentazioni nella tua lettera, dovresti chiarire il motivo per cui stai scrivendo. Ad esempio, dopo aver posto una domanda sul prezzo di un prodotto, specifica ciò che ti interessa. Puoi scrivere questo: "Vorremmo ordinare l'N-esimo numero di unità di prodotti soggetti a consegna all'indirizzo X." Nel caso della continuazione della conversazione telefonica, puoi dichiarare la tua richiesta - perché hai scritto alla persona dopo aver parlato con lui al telefono (diciamo, per confermare la tua intenzione di completare la transazione): "Vale a dire: siamo interessati al prodotto N, a condizione che venga consegnato con l'opzione X ". Se prendi in considerazione la terza versione, puoi anche iniziare a sviluppare il tema del tuo desiderio di collaborare con l'azienda.Descrivi che è nel tuo interesse e che il partner riceverà qualsiasi beneficio concreto dall'interazione con te se lo accetta: "Sarai interessato a sapere che il corso della nostra azienda è cambiato, dopo di che è diventato ancora più vicino agli interessi della tua attività".
offerta
Qualsiasi corrispondenza commerciale (gli esempi che citiamo hanno necessariamente questa proprietà) richiede una sequenza logica. Se all'inizio hai scritto il motivo per cui stai scrivendo, allora dovresti elaborare ulteriormente ed espandere questa idea. Indica cosa vorresti dall'interlocutore in modo più ampio - forse attingigli una prospettiva dei vantaggi di accettare di lavorare con te. Questa parte, secondo tutta la logica, dovrebbe essere il "picco" della tua lettera, il culmine di un tipo. Se inizialmente ti sei avvicinato senza problemi a ciò che ti interessa prima di tutto, allora in questa parte dovresti "rivelare le carte". Tutta la corrispondenza commerciale (esempi di lettere sopra non fa eccezione) dovrebbe essere costruita su una curva così regolare che sale. Quindi il lettore delle tue linee capirà il tuo umore e, quindi, sarà più comodo per lui comunicare con te. Non fare salti ripidi, non passare da un argomento all'altro.
Come mostrano gli esempi, se è necessario discutere, ad esempio, di due problemi non correlati, è possibile dividere in parti dell'articolo, suddividendolo in paragrafi. Questo è conveniente per il lettore, che vedrà visivamente il momento in cui ci si sposta da una domanda all'altra; così è per te, perché in questo caso scrivi come se stiamo parlando di due lettere diverse.
Se parliamo dei nostri esempi, dovresti scrivere: "Inoltre, vorremmo riordinare i prodotti N, sui quali abbiamo interagito un mese prima". Oppure: "Ad un prezzo adeguato alle nostre condizioni, vorremmo stabilire una collaborazione permanente con voi in questo settore, aumentando il canale di vendita a X-Y mila unità". Infine, puoi: "Se il tuo interesse a lavorare con noi è ancora valido, faccelo sapere."
Ogni secondo campione di corrispondenza commerciale si basa su questo principio, quindi non c'è nulla di sbagliato in questo. Al contrario, l'evidenziazione delle intestazioni aiuta spesso a navigare meglio, poiché rimuove il "testo solido", crea una sorta di "ancoraggio" al quale è possibile associare visivamente.
Parte finale
Infine, dovresti terminare la lettera nello stesso modo in cui l'hai avviata. Se scrivi grazie, scrivi che sei felice di collaborare con la società che stai descrivendo; se questa è un'offerta commerciale, dovresti esprimere gratitudine per l'attenzione alla tua lettera e sperare in ulteriori interazioni con questa persona. Devi capire che il modo in cui finisci la tua lettera determina in gran parte l'opinione finale su di te e sulla tua azienda. Tutta la corrispondenza commerciale (esempi di lettere lo dimostrano costantemente) si basa sulla cortesia - quindi ricorda sempre di ringraziare il tuo interlocutore, esprimere speranza, lodarlo o lasciare la tua raccomandazione. Dovresti scegliere la fine del tuo testo in modo tale da corrispondere pienamente al problema descritto nella lettera.
Esempi: "Speriamo di mantenerti come nostro partner costante con la speranza di una cooperazione stabile nelle nostre attività future." Oppure "Siamo sinceramente grati per la tua attenzione e speriamo di poter sviluppare una cooperazione con te in futuro." Oppure "Grazie per la tua attenzione. Spero che possiamo continuare a garantire i tuoi interessi sul mercato N in futuro."
Etichetta e alfabetizzazione
In nessun caso non dimenticare la cortesia. Come già accennato in precedenza, è importante se sei interessato alla corrispondenza commerciale. Frasi come "felice di collaborare", "grazie per la vostra attenzione", "mi scuso per la vostra preoccupazione", "saremo lieti di vedervi", "non farete di noi una società" e altri. Gli ultimi due, comunque, riguardano più gli inviti alle celebrazioni aziendali che la scrittura aziendale.
Sempre, in segno di rispetto, aggiungi alle frasi "per favore", "grazie", "gentilmente" e così via, se del caso.
Altrettanto importante nel processo di scrittura di lettere commerciali è l'alfabetizzazione umana. Più precisamente, se commetti almeno un errore elementare nel processo di creazione di una lettera, possiamo dire che l'interlocutore formerà un'opinione completamente diversa su di te rispetto a quello che ti aspetti. Pertanto, prova a scrivere nel modo più competente possibile e controlla tutto più volte. Se non sai come trovare errori e correggerli tu stesso, usa i servizi di un correttore o servizi specializzati. È molto semplice, ma ti consente di essere sicuro del tuo testo.
Pratica e formazione
Nella rete, come notato sopra, ci sono molti esempi di lettere commerciali già pronte su qualsiasi argomento. Non li abbiamo inseriti qui nel loro insieme, perché, in effetti, questo articolo semplicemente non ha abbastanza spazio per ospitare una così grande quantità di informazioni. In cambio, abbiamo deciso di dichiarare semplicemente alcune regole e principi di base, con i quali hai avuto l'opportunità di familiarizzare con quanto sopra. Tuttavia, questo, ovviamente, è ben lungi dall'essere tutti i passi che dovrebbero essere intrapresi sul percorso di studio della scrittura aziendale. In effetti, il ruolo pratico svolge il ruolo più importante in questo settore.
Se studi, diciamo, 5-10 esempi di lettere già pronte e leggi anche il nostro articolo ed estrai alcune regole da qui, molto presto sarai in grado di scrivere lettere nel modo che ti serve. In effetti, questo è sufficiente per creare qualsiasi lettera nel quadro della corrispondenza commerciale.
Esempi pronti
Poiché, come già accennato in precedenza, esiste un numero enorme di esempi già pronti, è allettante per gli studenti e gli specialisti alle prime armi utilizzare il know-how già pronto di qualcun altro al fine di realizzare il proprio progetto sulla base. Voglio dire che questo non è raccomandato in pratica, mentre in allenamento - per favore.
Nel processo di studio di ciò che è scritto in altre lettere, puoi navigare più facilmente ciò di cui hai bisogno per chiarire nella tua corrispondenza. Questo è normale, poiché è la natura umana imparare direttamente dall'esperienza.
È vero, se ti viene assegnato il compito di compilare una lettera commerciale a tutti gli effetti, prova prima a rivedere gli esempi e scegli quello più adatto alla tua attività. Quindi devi adattarlo il più possibile alla situazione che hai sviluppato secondo il concetto generale, ma allo stesso tempo riscriverlo per stabilire il tuo stile di presentazione e scrittura. Dopotutto, forse sarai in grado di trasmettere meglio le informazioni e rendere la comunicazione più produttiva ed efficiente.
Impara e pratica! E puoi creare le tue lettere commerciali in un periodo di tempo abbastanza breve!
