Nessuna impresa moderna può funzionare senza documenti. Pertanto, l'organizzazione competente del flusso di lavoro è uno dei fattori che influenzano le prestazioni complessive dell'impresa. Cosa include questo concetto? Quali sono i tipi e il sistema del flusso di lavoro? Considereremo tutto questo nell'articolo.
Flusso di lavoro e scartoffie
A prima vista, questi sono concetti identici. Ma se guardi da vicino, puoi vedere la differenza. Le pratiche burocratiche comprendono tre fasi:
- Creazione di un documento sul fatto di attività economica - documentazione.
- L'organizzazione della contabilità dei titoli e il loro movimento all'interno dell'organizzazione e oltre è un flusso di documenti.
- Archiviazione documenti - archiviazione.
Il flusso di documenti è una delle fasi del lavoro d'ufficio. All'interno di questo processo, si distinguono anche fasi o flussi:
- La documentazione in arrivo è ciò che arriva all'azienda dall'esterno.
- In uscita: che la società invia alle controparti.
- La documentazione interna è ciò che viene creato all'interno dell'organizzazione e utilizzato per le attività di gestione.
La corretta organizzazione del processo consente di controllare il movimento del documento in tutte le sue fasi, dal momento della creazione al ricevimento della conservazione. Ciò consente in qualsiasi momento di sapere dove si trova il documento, che tipo di lavoro viene svolto con esso.
Fasi di elaborazione del documento
Ogni documento in arrivo nell'azienda passa attraverso determinate fasi. La lunghezza del percorso dipende dall'ordine fissato nell'organizzazione. Tutta la corrispondenza in arrivo può inizialmente andare al tavolo alla testa e solo allora agli artisti. Questo è un modo più lungo, non viene usato così spesso.
Un modo più breve è quando il segretario si occupa della distribuzione dei dipartimenti. Questa opzione è utilizzata più spesso. Il suo vantaggio è evidente: i documenti arrivano più rapidamente all'appaltatore.
Ogni documento in arrivo passa attraverso la procedura di registrazione. Questo viene fatto in una rivista speciale. Sono indicati la data di ricezione e il numero di serie preassegnato.
È possibile monitorare documenti particolarmente importanti. La fase finale dell'elaborazione è l'invio del documento all'archivio.
Principi di organizzazione del flusso di lavoro
L'organizzazione del flusso di lavoro mira a ridurre il tempo dedicato ai documenti. Per raggiungere questo obiettivo, sono stati sviluppati alcuni principi:
- Ricezione, pre-elaborazione e spedizione centralizzate. Nelle piccole organizzazioni, il segretario è impegnato in questo; in una grande azienda, un intero dipartimento può svolgere compiti.
- Riduzione dei punti di passaggio del documento, eliminando la possibilità del suo ritorno.
- Sviluppo di schemi e regolamenti relativi al flusso di lavoro.
- Registrazione di documenti.
- Introduzione della fase preliminare di esame dei documenti.
Il rispetto di queste regole elimina la perdita di tempo in azioni duplicate, crea un carico uniforme sulle persone che lavorano con i documenti.
Che cos'è il flusso di documenti?
Quindi è consuetudine chiamare documenti simili per scopo o tipo, che hanno uno scopo da seguire.
Il flusso è caratterizzato da struttura, frequenza e densità. In un'organizzazione commerciale che spedisce quotidianamente merci a un gran numero di negozi al dettaglio, il flusso di documenti avrà una struttura, una quotidianità e un'alta densità uniformi. Se la società è impegnata nella produzione di costose attrezzature industriali, il suo flusso avrà caratteristiche diverse.
Gestione elettronica dei documenti
Il fatto che nella circolazione classica dei documenti vi sia un supporto materiale del documento crea una serie di gravi problemi. I documenti devono in qualche modo essere trasferiti da un'organizzazione a un'altra. Per questo vengono utilizzati corrieri o posta. Ciò richiede costi finanziari e di tempo, inoltre, sono possibili guasti alla consegna ed errori dovuti a fattori umani. Il flusso di documenti è una seria spesa finanziaria e di tempo.
Le carte devono essere conservate da qualche parte. Se l'organizzazione è di grandi dimensioni, per l'archiviazione sono necessarie aree di grandi dimensioni. In circostanze di forza maggiore, la morte dei documenti è possibile senza la possibilità di un successivo restauro. E questo è lontano da tutti i problemi.
La gestione elettronica dei documenti è un sistema che sta diventando sempre più popolare, in quanto privo degli svantaggi di cui sopra. I moderni sistemi sicuri vengono utilizzati per il trasferimento dei dati, ciò garantisce una consegna rapida e accurata, riduce i tempi di scambio dei documenti e garantisce una memorizzazione affidabile. 
Le organizzazioni governative, come l'ufficio delle imposte o il fondo pensione, hanno rapidamente apprezzato i vantaggi della condivisione elettronica delle informazioni, quindi stanno cercando di convincere quante più organizzazioni a segnalare il più possibile.
Un flusso di lavoro chiaro è la capacità di trovare rapidamente le informazioni necessarie e inviarle all'indirizzo con il minor tempo possibile.
