Che tipo di documento è la descrizione del lavoro? Disponibile in ogni istituzione, determina le funzioni, i diritti e la misura della responsabilità del dipendente che ricopre una posizione specifica. L'istruzione è necessaria per la corretta distribuzione dei compiti, il completamento tempestivo di un'attività lavorativa, la definizione di contatti di lavoro dei dipendenti e dei loro rapporti, l'organizzazione di un carico uniforme.
Da dove vengono le istruzioni
Quando sviluppano questo documento, si basano sulla struttura esistente dell'organizzazione, una guida alla classificazione e standard di gestione.
Considera l'esempio della professione di responsabile d'ufficio, come viene fatta la descrizione del lavoro del segretario. Un campione (di regola, tipico) ha diverse sezioni.
Il primo è disposizioni generali. La prima sezione fornisce informazioni sulla persona assunta: chi può candidarsi esattamente per questa posizione, a chi si sottopone il segretario e da cosa verrà guidato nel lavoro, descrive le sue conoscenze e abilità e chi lo sostituirà durante la sua assenza. La seconda sezione riguarda le responsabilità funzionali. Cosa richiede la descrizione del lavoro per il segretario?
Controlla l'esecuzione da parte degli altri impiegati degli ordini e degli ordini del capo, organizza riunioni e incontri, telefonate del suo capo immediato, riceve visitatori, registra la corrispondenza.
Queste sono funzioni comuni: vengono eseguite da qualsiasi segretario. Possono espandersi a seconda delle specifiche dell'impresa, di cui discuteremo di seguito.
Altri articoli e sezioni
La sezione "Responsabilità" descrive in dettaglio tutti i dettagli dell'attività. Il suo contenuto segue quello precedente.
Nel paragrafo "Diritti" la descrizione del lavoro del segretario spiega a cosa può rivolgersi. Questi sono: ottimizzazione del processo lavorativo, capacità di utilizzare i documenti o le informazioni necessari per il lavoro, elevando il livello professionale.
L'ultimo paragrafo "Responsabilità" descrive le responsabilità del segretario nei confronti del datore di lavoro. Questa sezione, come la precedente, è generalmente standard per la maggior parte di queste istruzioni.
E più in dettaglio?
Cosa sta facendo esattamente questo dipendente? Considera quale funzionalità contiene una tipica descrizione del lavoro del segretario del capo.
Organizza e fornisce da un punto di vista tecnico le attività manageriali del capo. Accetta la corrispondenza in entrata, i trasferimenti a dipendenti specifici o a unità strutturali.
Esegue pratiche burocratiche, esegue varie operazioni sul computer per raccogliere ed elaborare le informazioni necessarie per prendere decisioni.
La descrizione del lavoro del referente-segretaria assume molte responsabilità diverse. Accetta le domande e prepara i documenti per la firma alla testa, seleziona i materiali necessari per questo lavoro. Controlla la correttezza dell'esecuzione ed effettua la modifica delle bozze di documenti, organizza le telefonate del capo, fissa le informazioni in sua assenza, le trasmette e le riceve via fax, copia i documenti su una fotocopiatrice, riceve e invia messaggi telefonici.
La descrizione del lavoro del referente-segretario implica lo status di un assistente competente e competente che prepara richieste e lettere per conto del capo, elabora risposte a loro.
E non è tutto ...
Il segretario inoltre pianifica e organizza riunioni e riunioni tenute dalle autorità, per le quali raccoglie i materiali necessari, comunica ai partecipanti l'agenda dell'evento, la sua data e redige anche i verbali.
Supervisiona l'adempimento degli ordini e degli ordini da parte degli impiegati con precisione e puntualità e conserva un file della scheda di registrazione. La descrizione del lavoro del segretario, tra le altre cose, lo rende obbligato a fornire al capo del posto di lavoro attrezzature per ufficio e articoli di cancelleria.
Stampa materiali per ufficio, mantiene una banca dati di informazioni aggiornate. Gestisce l'accoglienza dei visitatori, aiuta nella considerazione operativa di richieste e altri problemi. Esegue i casi, invia all'archivio, controlla la loro sicurezza.
La sua modalità operativa è stabilita in conformità con le regole del programma di lavoro dell'organizzazione. La descrizione del lavoro del segretario del capo gli incarica i doveri ufficiali e i viaggi di lavoro in caso di necessità industriale.
Parlare di diritti e responsabilità
I diritti del segretario nell'organizzazione implicano la possibilità di richiedere alla direzione normali condizioni di lavoro, assistenza nell'esercizio delle funzioni ufficiali, supporto informativo - può richiedere qualsiasi documento di cui abbia bisogno nel suo lavoro.
Ha il diritto di migliorare le proprie qualifiche, di conoscere le imminenti decisioni di gestione riguardanti le sue attività, di presentare proposte e porre domande.
Al segretario è concesso il diritto di firmare documenti di riferimento e di informazione di sua competenza.
Come ogni dipendente, è responsabile per il proprio inadempimento delle funzioni lavorative secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, per i reati commessi durante il periodo di attività, per causare danni materiali.
Se le misure sui diritti e sulla responsabilità adottate per questa posizione in diverse istituzioni sono abbastanza simili, le funzioni dei segretari, come già accennato, possono variare in modo significativo. Considera queste differenze come un esempio delle responsabilità degli altri rappresentanti delle poste.
Descrizione del lavoro del segretario dell'unità di addestramento
Questo specialista è considerato un appaltatore tecnico. Per essere nominato alla carica, ha bisogno di una formazione professionale superiore o specialistica secondaria. Cosa dovrebbe fare esattamente il segretario del dipartimento formazione?
Come ogni segretario, è tenuto a condurre con competenza le pratiche burocratiche, avere familiarità con la leadership di tutti i dipartimenti dell'istituzione, essere in grado di utilizzare registratori vocali, dispositivi di ricezione e comunicazione, registratori. Rispettare gli standard del sistema di documentazione aziendale e le normative sul lavoro, nonché la protezione e la sicurezza del lavoro.
Responsabilità del segretario parte di addestramento
La descrizione del lavoro del segretario in un istituto di istruzione ha i suoi dettagli. Tiene i verbali delle riunioni del comitato di selezione, elabora fascicoli personali degli alunni (studenti). Emette e inserisce le informazioni necessarie nelle carte d'identità e nei documenti accademici degli studenti, compila libri sull'emissione di diplomi e loro duplicati, certificati, registri degli studenti in ordine alfabetico.
Tiene conto delle ore di insegnamento e di frequenza degli studenti, prepara i diari di addestramento, gli ordini per il movimento del contingente. Riceve documentazione contabile e di reportistica sulle domande, elabora i file personali degli studenti e li invia all'archivio.
Le sue attività si svolgono a stretto contatto con i capi dei dipartimenti, degli insegnanti e dei dipartimenti contabili di un istituto di istruzione.
E cosa fa il segretario della scuola?
La descrizione del lavoro del segretario della scuola afferma che questo dipendente è accettato e licenziato direttamente dal direttore, l'educazione deve avere un'istruzione professionale secondaria o un'istruzione generale con una formazione speciale per il programma richiesto.
Nella sua attività è guidato da documenti normativi su pratiche burocratiche, legislazione del lavoro, istruzioni per il mantenimento dei libri di lavoro, standard di protezione del lavoro, la carta della scuola e le sue stesse istruzioni.
Parla un discorso scritto competente, sa come lavorare sulle apparecchiature per ufficio.
Le principali direzioni di lavoro
La descrizione del lavoro del segretario-impiegato della scuola li elenca in modo sufficientemente dettagliato. Serve le attività del preside e dei deputati della scuola, svolge scartoffie, raccoglie informazioni su scolari e studenti. Organizza chiamate telefoniche per il direttore, riceve e trasmette fax, messaggi telefonici, registra messaggi in assenza del direttore.
Il segretario organizza riunioni del consiglio scolastico, riunioni generali del personale, consigli di tutela e consigli pedagogici, condotte dal direttore delle riunioni. Per fare questo, raccoglie e prepara il materiale necessario, notifica agli invitati sull'evento, registra i partecipanti. Redige i protocolli finali.
Attività aggiuntive
Come ogni segretario, fornisce al direttore forniture per ufficio e attrezzature per ufficio, crea le condizioni affinché il capo funzioni in modo efficace. Trasmette e riceve informazioni, stampa documenti e materiali.
Modella i casi secondo la nomenclatura approvata, invia all'archivio a tempo debito. Accetta la corrispondenza, sistematizza secondo le modalità adottate a scuola, trasferisce dal regista agli attori nominati, monitora l'implementazione, invia la corrispondenza.
Accetta domande e documenti di dipendenti, studenti, genitori. Organizza l'accoglienza, la sequenza ottimale di richieste e suggerimenti.
La descrizione del lavoro del segretario-impiegato a scuola, di norma, presuppone un programma di lavoro irregolare, legato al programma di lavoro, ma che procede da una settimana lavorativa di 40 ore. Nel processo, interagisce con il personale amministrativo, docente e di servizio.
Descrizione del lavoro dell'impiegato di corte
Ha anche le sue caratteristiche specifiche. L'impiegato di corte nel suo lavoro procede dal compito di assicurare il buon funzionamento dell'apparato giudiziario. Deve svolgere gran parte del necessario lavoro di routine relativo all'accoglienza dei cittadini, alla preparazione di lettere, domande, estratti e convocazioni, chiamando testimoni e partecipanti al processo.
Redige e pone per la revisione degli elenchi dei casi che saranno presi in considerazione durante la riunione, controlla la notifica dell'avviso, fornisce copie delle conclusioni, controlla la presenza delle persone convocate alla riunione, prende atto del tempo della loro presenza in aula in merito alle citazioni.
Inoltre, il segretario redige i documenti per le vittime e i testimoni chiamati a pagare per il viaggio, su richiesta dei partecipanti porta il contenuto del casellario giudiziale, redige i casi al termine della revisione (amministrativa, penale e civile), tiene un registro.
Professione difficile
Il suo compito è anche quello di preparare copie dei documenti giudiziari, eseguire e trasferire atti di esecuzione, altri materiali in relazione all'esecuzione della sentenza, nonché in un ordine giudiziario separato.
La descrizione del lavoro dell'impiegato del tribunale richiede un livello sufficiente di qualifica per svolgere le funzioni. Deve rispettare determinati divieti e restrizioni specifici per il servizio civile, le norme di comportamento ufficiale dei dipendenti.
Quali conoscenze e competenze sono richieste dal cancelliere?
Prima di tutto, legale. La descrizione ufficiale del lavoro per l'impiegato del tribunale prevede l'obbligo di conoscere molte leggi, che vanno dalla Costituzione e dal Codice del lavoro alle istruzioni amministrative approvate nella sua entità costituente della Federazione Russa.
La maggior parte di essi riguarda procedimenti giudiziari e attività delle autorità.Oltre a questi, è necessario conoscere le basi dell'interazione con le strutture di gestione e le varie organizzazioni, il lavoro d'ufficio, le norme grammaticali della lingua russa, le sottigliezze dello stile aziendale in lingua scritta e parlata, le regole di correzione e revisione.
Ciò include anche il livello base dei requisiti di qualificazione nel campo dell'informatica, della conoscenza del flusso di lavoro e della sicurezza delle informazioni.
E molto altro ancora ...
Il segretario necessita di competenze per pianificare una giornata lavorativa, analizzare e sistematizzare le informazioni in arrivo, preparare materiali analitici e condurre un dialogo costruttivo.
Nella sua attività, deve essere in grado di lavorare con dispositivi periferici e Internet, usare e-mail, fogli di calcolo e editor di testo, preparare presentazioni, ecc.
Come possiamo vedere, la descrizione del lavoro del segretario-dattilografo negli ultimi decenni ha subito cambiamenti radicali e oggi include molti nuovi requisiti tecnici e informativi. Il moderno segretario deve essere non solo un impiegato attento ed esecutivo, ma anche tenere il passo con l'età, utilizzando gli ultimi sviluppi nel suo campo professionale.
