Una delle responsabilità significative dei dirigenti è firmare un numero enorme di un'ampia varietà di documenti. Questo semplice lavoro, a prima vista, a volte richiede molto tempo e regala emozioni tutt'altro che piacevoli. Ma esiste una soluzione degna: il fax, questo è un timbro speciale che copia esattamente la firma. Perché ho bisogno di un sigillo del genere e dove trovarlo?
Il fax è una degna alternativa alla firma manuale
In molte organizzazioni, l'autorità di firmare documenti ufficiali non è solo il direttore generale, ma anche il suo vice o deputato. Tuttavia, anche con una tale distribuzione di responsabilità, il team di gestione non è sempre in grado di apporre tempestivamente e personalmente le firme personali a tutti i documenti che lo richiedono. Fu per risolvere tali problemi che fu inventato un timbro fax. Questo è il sigillo che ripete più accuratamente la firma scritta a mano. La parola "facsimile" nella traduzione letterale dal latino (fac simile) significa "fare questo". Ciò che è particolarmente bello, ogni leader interessato può ordinare un simile timbro oggi. Proviamo a capire perché è necessario e su quali documenti è opportuno utilizzarlo.
Chi ha bisogno di un timbro firma?
Il fax è un compagno essenziale per i dirigenti impegnati. Tale stampa consente di certificare molti documenti importanti alla massima velocità o in assenza di una persona autorizzata sul posto di lavoro. In altre parole, il fax è una cosa indispensabile per le aziende con un ampio flusso di lavoro e i manager che spesso vanno in viaggio d'affari / sono assenti dall'ufficio per altri motivi. Ciò che è particolarmente conveniente, una persona che lascia un sigillo sotto forma di firma personale può essere direttamente autorizzata a certificare documenti di questa categoria o qualcuno dei suoi assistenti. Qui sorge un punto piuttosto complicato: come, avendo un fac-simile, essere sicuri che un dipendente che ha il diritto di usarlo non superi la sua autorità? Il caso ideale è se la firma del sigillo viene utilizzata solo direttamente dal suo proprietario. Ma spesso non è così, e in questo caso si dovrebbe riflettere attentamente su quale dei dipendenti è autorizzato ad autorizzare l'uso di fax.
Lettere di legge
Nell'attuale legislazione della Federazione Russa non ci sono disposizioni e regole dettagliate e complete sull'uso di eventuali sostituti per la firma dell'autore. Tuttavia, dopo aver studiato una serie di documenti normativi, si può concludere che i sigilli e i timbri in facsimile possono essere utilizzati nei casi previsti dalla legge e dall'accordo delle parti. Inoltre, nella seconda versione, questa clausola (la possibilità di sostituire la firma con un metodo di stampa o di altro tipo) dovrebbe essere precisata separatamente. È importante capire che il fac-simile è un analogo completo di un autografo scritto a mano. Di conseguenza, il timbro apposto sul documento conferisce al documento la stessa importanza e significato giuridico della firma della persona autorizzata. Il fax è inaccettabile per l'uso, per i documenti, la cui firma è irta di conseguenze e obblighi materiali per le parti. I documenti finanziari, i ricorsi e le richieste al servizio fiscale e alle organizzazioni federali, nonché i disegni di legge, le procure e i campioni di firma devono sempre essere eseguiti in forma scritta a mano.
Quando è appropriato usare i fax?
Qualsiasi organizzazione può stabilire norme e regolamenti separati relativi all'uso dei mezzi per la certificazione dei documenti in sostituzione di una firma scritta a mano. In questo caso, l'uso di fax dovrebbe essere effettuato con le norme di consulenza prescritte nella carta e in altri documenti normativi dell'azienda.Inoltre, nella documentazione ufficiale, è necessario indicare l'elenco delle persone autorizzate a conservare e utilizzare questo sigillo. Per quali documenti è possibile utilizzare i fax? In teoria, si tratta di tutti i tipi di documentazione, la cui firma non comporta alcuna responsabilità. È auspicabile che nel testo dei documenti sia indicata la possibilità di questa versione della certificazione. Ricorda che il fac-simile sui documenti ha la stessa forza di una vera firma. Se necessario, la cancellazione di titoli approvati con questo metodo sarà difficile quanto quella firmata manualmente. Se è necessario firmare alcuni documenti e il gestore non è in grado di svolgere questo lavoro personalmente, è possibile fare a meno di un fax. Un'alternativa è rilasciare una procura temporanea per conto del dipendente autorizzato a certificare il tipo di documentazione richiesto.
Come ottenere il timbro fax?
È possibile ordinare la produzione di un sigillo che copia una firma personale presso qualsiasi organizzazione che offre servizi di timbratura. Aziende simili sono disponibili oggi in tutte le città abbastanza grandi. Non è richiesta la presentazione di alcun documento per l'ordinazione di fax. Ciò che è particolarmente bello, i francobolli e i francobolli che ripetono una firma personale sono generalmente economici (entro 500-800 rubli) e possono essere realizzati in pochi giorni.