Firma facsimile: produzione, uso. Su quali documenti posso apporre una firma fax?

Il fac-simile è una riproduzione dell'immagine grafica originale. Come può essere incisione, disegno, testo, disegno, monogramma e così via. La parola stessa deriva dal latino fac simile. Nella traduzione letterale, significa "fare così".

Contesto storico

Fino al diciannovesimo secolo, i facsimili venivano generalmente realizzati disegnando l'originale utilizzando carta trasparente, incisione su legno o metallo e litografia. Nel mondo moderno, questa procedura è molto più semplice. Grazie all'invenzione e al successivo miglioramento della pittura leggera - incisioni fotografiche, fotografie e altri processi che consentono di ottenere copie incondizionatamente vere esclusivamente con mezzi meccanici. Il processo di riproduzione è indicato come fax. Con il suo aiuto, copie rare vengono pubblicate a scopi scientifici. Oggi, l'uso di una firma fax è abbastanza comune. Consideriamo ulteriormente di cosa si tratta e perché è necessario.

Informazioni generali

Le firme fax sui documenti sono state a lungo considerate una rarità. In alcuni casi, è più conveniente usare proprio tali elementi piuttosto che elementi originali. Tuttavia, nonostante la distribuzione piuttosto ampia, la firma del fax non è consentita su tutti i documenti. Esistono numerose restrizioni, la cui violazione può portare a conseguenze piuttosto gravi.

Firma facsimile: forza legale

Nel codice civile c'è solo una menzione degli oggetti in questione. In particolare, nell'art. 160, comma 2, è consentito che, al termine delle transazioni, sia possibile utilizzare una firma elettronica, fax o altro analogo dell'originale, creato mediante copia meccanica o di altro tipo. Ciò è consentito nei casi previsti dalla legge o dall'accordo delle parti. In queste situazioni, la firma del fax è legalmente vincolante. La possibilità della sua applicazione dovrebbe, a sua volta, essere fissata dall'accordo pertinente. Solo dopo la sua conclusione, una firma facsimile sul contratto può sostituire l'originale. In caso contrario, la forma scritta durante la transazione sarà considerata non rispettata ai sensi dell'art. 160 GK.

Insieme a questo, la pratica delle forze dell'ordine è tale che le parti del contratto possono prevedere la possibilità di utilizzare una firma fax direttamente nel suo testo, come un paragrafo separato. In questo caso, non è necessario elaborare un accordo aggiuntivo. MNS aderisce a questa posizione. Nella lettera corrispondente è stata fornita una spiegazione secondo cui, poiché la legislazione non era stata stabilita, la firma del fax poteva essere utilizzata solo di comune accordo tra le parti, il che dovrebbe essere confermato per iscritto. In mancanza di un accordo, i tribunali arbitrali riconoscono le transazioni come non concluse a causa della non conformità ai requisiti stabiliti per la forma della loro esecuzione. Ne consegue che le parti stesse decidono dove apporre la firma del fax e se è possibile applicarla affatto.

Processo di transazione

Di norma, la firma del fax viene presentata sotto forma di timbro sul quale è presente una copia esatta dell'originale. Tali oggetti di scena vengono utilizzati per accelerare le scartoffie in azienda. Tuttavia, ci sono una serie di svantaggi nell'utilizzo di questa firma.In particolare, qualsiasi dipendente può utilizzarlo senza la conoscenza del direttore. Inoltre, non tutte le firme in formato fax possono sostituire l'originale. Le transazioni di persone giuridiche tra loro e con i cittadini vengono generalmente concluse per iscritto, indipendentemente dal valore. Questo processo viene eseguito redigendo il documento pertinente. Riflette, infatti, il contenuto della transazione. Per confermare le proprie intenzioni, le parti dovrebbero firmare un accordo. Come regola generale, ciò viene fatto direttamente dalle persone stesse o dai loro rappresentanti.

Alcuni consigli

Prima di concludere un accordo, che sarà certificato mediante firma facsimile, dovrebbe essere redatto un accordo sulla procedura per applicare questo attributo. Non ci sono particolari difficoltà nella sua progettazione nella pratica. L'accordo di solito afferma che la firma del fax ha la stessa forza della firma originale della persona autorizzata. Le parti, pertanto, riconoscono la competenza e la legalità dei documenti da essa approvati. Come accennato in precedenza, la stessa clausola può essere fornita direttamente nel contratto principale. Quest'ultima opzione è stata recentemente più popolare. Inoltre, è consigliabile prevedere in anticipo su quali documenti è possibile apporre una firma fax. Ad esempio, possono essere applicazioni, rapporti intermedi, ordini, informazioni o lettere di garanzia, certificati, accordi aggiuntivi e così via. Dovrebbe anche indicare chiaramente la cerchia di persone che possono usare i cliché, fare una firma fac-simile e allegare stampe campione.

Contratto di lavoro

Non vi è alcun divieto o restrizione all'uso di una copia della firma nel TC. Tuttavia, la possibilità della sua applicazione dovrebbe essere registrata negli atti locali dell'azienda. Possono anche fornire un elenco di articoli su cui un cliché può sostituire l'originale. Pertanto, una copia di ordini, contratti, ordini di trasferimento e altri atti sarà completamente legale.

Punto importante

Dall'ottobre 2014 è in vigore la legge federale n. 267. In conformità con esso, sono state apportate modifiche a un'altra legge che regola la procedura per garantire la protezione sociale per i non vedenti. Secondo gli standard attuali, in alcuni casi, questi cittadini possono sostituire l'originale della loro firma con un facsimile nelle banche. L'identità del cliché e dell'originale è certificata da un notaio e confermata da un certificato corrispondente.

Firma fax su documenti primari

Le autorità di controllo hanno espresso la loro posizione in merito alla legittimità dell'uso dei cliché nelle rispettive Lettere. In particolare, le spiegazioni indicano che non è consentita la firma di un fax su documenti primari, fatture, procure, pagamenti e altri titoli con conseguenze finanziarie. La pratica giudiziaria, tuttavia, è piuttosto ambigua nel considerare questo problema. La maggior parte delle istituzioni di arbitrato aderisce alla posizione delle autorità di regolamentazione. Tuttavia, in una delle decisioni della FAS nel distretto degli Urali, ha osservato che la corte d'appello con riferimento all'art. 160, parte 2, è stato correttamente sottolineato che non esiste una norma nell'attuale legislazione che proibisca o limiti l'uso di cliché quando si concludono atti sotto forma di COP-2, un contratto di lavoro e la redazione di certificati per f. CS-3.

Una risoluzione della FAS nel distretto di Mosca per dichiarare che un accordo in base al quale un cliché può sostituire l'originale può derivare da un'azione specifica. L'assenza nel contratto di un'indicazione della possibilità di utilizzare fax senza tener conto di altre circostanze, in sé e per sé, non può servire come base per riconoscere le fatture firmate in questo modo come non legali se hanno il timbro dell'acquirente su di esse. Viene fornita un'ulteriore conferma della transazione atti di riconciliazione che riflette il debito per l'offerta.Tutto ciò suggerisce che quando si firma la documentazione principale via fax, sussiste il rischio di situazioni controverse.

fattura

In precedenza è stato indicato che in tali documenti una firma facsimile non può sostituire l'originale. Tuttavia, non tutti sono completamente chiari su questo tema. Secondo le autorità di regolamentazione, l'uso di cliché sulla fattura costituisce una violazione delle regole per la sua progettazione. Tali titoli non danno diritto a detrazione dell'IVA. TU in una delle sue decisioni ha sostenuto la posizione delle autorità fiscali. Nel suo chiarimento, il tribunale ha indicato che nel codice fiscale, nell'art. 169, in particolare, non è prevista la possibilità di utilizzare una firma fax durante il processo di emissione di una fattura. Anche i tribunali distrettuali aderiscono a questa posizione e prendono decisioni non a favore dei contribuenti.

Divieti e autorizzazioni

La legislazione non consente l'uso di firme fax su:

• Note.
• Dichiarazioni fiscali.
• Ordini di pagamento procure. Per quanto riguarda quest'ultimo, esiste una disposizione in base alla quale è consentito l'uso di fax previo accordo delle parti.
• Sulle domande di partecipazione a gare d'appalto per soddisfare le esigenze dello Stato e dei titoli che ne fanno parte.
• Carte bancarie con stampe e firme.

Insieme a questo, la legge consente l'uso di fax su:

• Congratulazioni, inviti, lettere di ringraziamento, altri documenti che non comportano conseguenze finanziarie.
• Accordi, emendamenti o aggiunte ad essi, a condizione che la possibilità di utilizzare il cliché sia ​​prescritta in essi o stabilita da un accordo delle parti.

ordine

Il responsabile dell'azienda risolve autonomamente i problemi relativi all'uso della firma fax nel flusso di documenti. Se sceglie a favore di un cliché, questo dovrebbe essere inquadrato dall'atto pertinente: un ordine. Di solito è compilato in forma arbitraria. A sua disposizione, il capo stabilisce un elenco di documenti su cui può essere apposta una firma facsimile, la cerchia di persone autorizzate ad approvarli in questo modo. È anche consigliabile impartire un'istruzione speciale, che metterà in evidenza tutti i punti importanti riguardanti l'uso diretto del cliché, la sua conservazione e distruzione, se necessario.

Possibili problemi

Spesso, i dirigenti aziendali commettono un grosso errore quando, nel loro uso della riproduzione facsimile di una firma, viene data l'opportunità ai funzionari il cui autografo non è autenticato. Questa è considerata una violazione dello stabilimento regole del lavoro d'ufficio. Ciò è dovuto al fatto che solo colui il cui autografo è effettivamente riprodotto può utilizzare una firma fax. In questo caso, è necessario ricordare che il compito del cliché è di sostituire l'originale, con il quale è possibile identificare un funzionario specifico.

Pertanto, è la carta che dovrebbe approvare la carta, poiché è responsabile dell'affidabilità della carta. Insieme a questo, il gestore non ha sempre l'opportunità di essere presente alla firma di determinati documenti. In tali casi, dovrebbe emettere un ordine separato in cui autorizza l'altra persona responsabile. Queste modifiche dovrebbero essere apportate agli atti locali dell'azienda, compresa la sua documentazione costitutiva.

Caratteristiche della creazione di cliché

Al fine di applicare la firma del fax e di soddisfare i requisiti stabiliti dalle norme legislative, è necessario che sia fabbricato con alta qualità. L'attrezzatura utilizzata per creare il cliché resiste alle alte pressioni e protegge la stampa da danni meccanici. Per questo, viene utilizzato un elemento GRM ad alta tecnologia. È dotato di uno speciale meccanismo che limita la forza di pressione. La dimensione dello snap dipende dalla dimensione dell'autografo. L'elemento GRM ti consente di ottenere un'impressione chiara e non schiacciata.In generale, la produzione di una firma fax non è accompagnata da gravi difficoltà, ad eccezione di alcune sottigliezze tecniche che si verificano durante il processo. Innanzitutto, viene eseguita una scansione autografa. Viene creato un cliché per il campione. Sembra, di regola, sotto forma di un timbro-timbro. L'attrezzatura può essere semplice (metallo o plastica) o automatica. Prima di iniziare la produzione, la società deve ottenere un'autorizzazione scritta da parte del cliente con un fac-simile.

conclusione

Dalle informazioni di cui sopra, si può concludere che una firma fax è un mezzo abbastanza conveniente per applicare il proprio autografo a molte persone. Tuttavia, lungi dal sostituire sempre l'originale è sicuro. Va ricordato che né nelle leggi civili né in quelle fiscali la procedura per l'utilizzo della riproduzione fax è regolata. Tuttavia, fatti salvi i chiarimenti e alcuni requisiti esistenti, il rischio può essere significativamente ridotto. In un modo o nell'altro, gli esperti raccomandano che prima di firmare qualsiasi accordo o altro documento importante, stipulare un accordo preliminare in cui entrambe le parti riconosceranno il cliché come legittimo. Anche le impronte dovrebbero essere allegate. I responsabili delle imprese, tuttavia, devono prestare la massima attenzione alla preparazione di un ordine adeguato presso la propria impresa, in base al quale verrà utilizzata la firma del fax. Di particolare importanza dovrebbe essere data alla definizione di quelle persone che sono autorizzate ad approvare determinati documenti in questo modo. Quando si emette un ordine per trasferire tali opportunità a qualsiasi dipendente, è necessario stabilire la responsabilità di tale dipendente nell'identificare le violazioni o nel superare la sua autorità. Non si deve considerare che la firma del facsimile sostituisce completamente l'originale. Questo è tutt'altro che il caso. Inoltre, la legge stabilisce un elenco di titoli che possono essere avvistati solo personalmente. In caso di controversie, l'argomento principale a favore dell'utilizzo dei fax sarà un accordo reciproco tra le parti o l'esistenza di una clausola corrispondente nel contratto. In caso contrario, il tribunale ne riconosce l'uso illegale e il documento non è valido. Fino a quando l'uso del cliché non è strettamente regolato dalla legge, l'uso della stampa è il più limitato. In alcune organizzazioni, le forme di carta che non sono di importanza finanziaria sono approvate in anticipo. Ad esempio, ciò si applica alle lettere di ringraziamento, lettere commerciali, congratulazioni, annunci e così via.