Se hai mai bisogno di scrivere una nota esplicativa e, come dimostra la pratica, ci sono casi abbastanza spesso, quindi fallo correttamente e correttamente. Non sottovalutare questo documento. Un approccio serio aiuterà a evitare ulteriori equivoci e misure disciplinari. Questo articolo ti aiuterà in questo. Impariamo come scrivere una nota esplicativa, quali sono i tipi e i requisiti per esso. Inoltre, queste informazioni saranno utili ai manager e alle persone la cui competenza include questo problema.
Che cos'è una nota esplicativa?
Nel senso generale della parola, una nota esplicativa dovrebbe essere intesa come un documento commerciale speciale, che viene compilato per fornire spiegazioni su determinate disposizioni del documento principale (piano, relazione, bozza) o fornire un commento sui motivi di qualsiasi fatto, evento o atto.
Un gran numero di variazioni e variazioni di questo documento possono essere suddivise condizionatamente in due gruppi.
Tipi di note esplicative
- Accompagnare il documento principale o fornire spiegazioni sulle sue singole disposizioni.
- Note esplicative su eventuali incidenti, azioni, situazioni attuali e comportamento dei singoli dipendenti dell'organizzazione. Questo è il tipo più comune di documento redatto dai dipendenti dell'organizzazione su richiesta di un dirigente diretto o senior. Si riferiscono alle relazioni che sorgono nel processo delle attività lavorative e produttive. Di norma, una nota esplicativa è scritta al direttore in relazione a una situazione di emergenza, violazione del lavoro e (o) disciplina della produzione, reati disciplinari e violazioni, ecc. In questi casi, il datore di lavoro deve richiederlo al dipendente (secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, articolo 193) , poiché è considerato dal legislatore una forma di autodifesa. Pertanto, una nota esplicativa (esempio di seguito) è parte integrante del processo di disciplina di un dipendente.
Emissione di una nota esplicativa
Per il primo tipo di documentazione, i documenti sono un requisito obbligatorio; per il secondo, il testo scritto a mano su un foglio standard di carta A4 è accettabile. Tutti dovrebbero sapere come scrivere una nota esplicativa e cosa indicare in essa, perché in pratica questo è molto comune. Non importa quanto tu sia un dipendente esemplare, le situazioni sono diverse e nessuno è al sicuro da esse. La struttura della nota esplicativa comprende i seguenti elementi obbligatori:
- dettagli del destinatario;
- nome del documento, indicazione del tipo;
- il titolo del testo (inizia con la preposizione "O (O) ...");
- corpo del testo;
- data di scrittura del documento;
- firma personale.
La nota esplicativa (di seguito è riportato un esempio) nella parte del contenuto dovrebbe riflettere dati oggettivi su eventi e fatti specifici, fornire spiegazioni chiare. Il testo principale riflette la posizione personale dell'impiegato nella situazione attuale, il suo atteggiamento nei confronti della perfetta cattiva condotta e le conseguenze. Se il dipendente si dichiara colpevole di colpa, può riflettere questo nella parte sostanziale, indicando il suo pentimento per l'atto e fare una promessa di non ripeterlo in futuro. Se si considera innocente, allora c'è l'opportunità di esprimere il suo punto di vista e fornire i suoi argomenti e le prove necessarie.
Riassumendo, possiamo dire che la nota esplicativa è un esempio di come un dipendente può proteggersi in presenza di una situazione controversa. Le sue spiegazioni essenzialmente contribuiscono a una valutazione obiettiva da parte del datore di lavoro di un determinato fatto e consentono di identificare tutte le circostanze del reato e, se necessario, scegliere una misura equa della sanzione disciplinare.
Notifica di spiegazione dei dipendenti
Come già accennato, il datore di lavoro è tenuto a richiedere una spiegazione scritta al proprio dipendente prima che venga intrapresa un'azione disciplinare (Articolo 193 del codice del lavoro Federazione Russa). Inoltre, le scadenze entro le quali dovrebbe essere fornita una spiegazione - due giorni lavorativi. Sulla base del fatto che il legislatore assegna un certo tempo, il datore di lavoro deve documentare la data in cui ha chiesto al proprio dipendente di fornire una nota. Non vi sono requisiti obbligatori per questo, ma da un punto di vista pratico tale documento sarebbe utile. In primo luogo, questa è la data di inizio e, in secondo luogo, la prova documentale che i diritti del dipendente non sono stati violati. Diamo un esempio di seguito per chiarire cosa dovrebbe essere indicato in esso e come scrivere. Sulla carta intestata è richiesta una nota esplicativa con la firma del rappresentante da parte del datore di lavoro, la cui competenza ad emettere sanzioni disciplinari. In genere, questo è il leader o la persona a cui è stata delegata questa autorità.
Esempio di notifica
Vice capo medico
Kukushkina R.R.
Sul fornire una spiegazione scritta
In relazione all'esecuzione impropria delle mansioni lavorative, che sono state espresse in assenza sul posto di lavoro dal 21/12/14 al 23/12/14, ti chiedo di fornire una spiegazione scritta su questo fatto all'ufficio del personale entro le 18:00 del 26 gennaio 2014.
Medico capo (firma) P.P. Sorokin
La notifica è stata ricevuta il 24 gennaio 2014
Vice capo medico (firma) Kukushkin R.R.
È possibile che il dipendente si rifiuti di ricevere e firmare tale documento e che la nota esplicativa per il lavoro sia redatta in ritardo, quando non è più possibile applicare la misura disciplinare e tutte le scadenze sono passate. In questo caso, potrebbe esserci la prossima via d'uscita: consegnare l'avviso alla commissione, ovvero, in presenza del supervisore immediato, un rappresentante del sindacato, il consulente legale dell'organizzazione e altre parti interessate. Se c'è stato un rifiuto, allora vale la pena redigere un atto con le firme di tutti i presenti. In tal modo confermi il rispetto delle disposizioni dell'Art. 193 del codice del lavoro della Federazione Russa.
Nota esplicativa (campione) da utilizzare: esempio n. 1
Le situazioni più comuni associate all'assenteismo o al ritardo nel lavoro.
Comandante dell'unità militare 65487
Colonnello Sidorov S.S.
Da un dipendente del Ministero della Difesa della Federazione Russa, impiegato
Volkova R.L.
Nota esplicativa
Di essere in ritardo per lavoro il 16 maggio 2014
Io, Volkov Roman Lvovich, ero in ritardo di lavoro per 4 ore il 16 maggio 2014. In sostanza, posso spiegare quanto segue. Stamattina, durante il mio viaggio di lavoro in macchina, ho assistito a un incidente. A questo proposito, è stato costretto a testimoniare alla polizia stradale. Ci è voluto molto tempo. Allego una copia del protocollo come prova e una nota di supporto dell'ispettore della polizia stradale Orlova P.P.
16 maggio 2014 (firma) Volkov R.L.
Esempio n. 2
Al direttore del negozio Parus
Malinina M.M.
Dal responsabile del magazzino
Smorodintseva S.S.
Nota esplicativa
Di essere in ritardo per lavoro il 30 dicembre 2014
Io, Smorodintseva Sofia Semenovna, il 30 dicembre 2014, ero in ritardo di lavoro per 2 ore. Il fatto è che il giorno prima ho comprato un nuovo orologio con una sveglia. Non avendo compreso appieno il meccanismo, ho impostato il timer in modo errato e ho dormito troppo per un'ora. Riconosco il mio errore. Prometto che d'ora in poi questo non accadrà più.
30 dicembre 2014 (firma) Smorodintseva S.S.
Nota esplicativa di errore: esempio
Questo tipo di documento si trova anche abbastanza spesso.Gli errori possono essere di vario genere riguardanti attività pratiche scartoffie, ecc. In questo caso, viene considerata la situazione con l'inadempimento del piano di lavoro.
Al direttore di Much Money LLC
Monetkina L.D.
Dal principale specialista R. Bozhkina
Nota esplicativa
Sull'inosservanza del piano per settembre 2014
Io, Monetkina Lyudmila Denisovna, dopo aver analizzato la situazione attuale relativa al mancato rispetto del piano per la conclusione di accordi di prestito, spiego quanto segue. Il problema è legato alla mancanza di dipendenti, poiché due specialisti sono stati licenziati in un mese e nessuno è stato assunto per sostituirli. I due dipendenti rimanenti non possono far fronte al volume di lavoro, anche se lavorano oltre la norma.
15 ottobre 2014 (firma) Monetkina L.D.
Redazione di un atto di non presentazione da parte di un dipendente di una nota esplicativa
Se, al termine del periodo stabilito, il dipendente non ha fornito una nota esplicativa (esempio sopra), in conformità dell'articolo specificato del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro deve redigere un atto speciale. È vero, il legislatore non indica quale particolare dipendente dovrebbe farlo, in quale arco di tempo e se è necessario per familiarizzare con il dipendente. Ciò è determinato a livello di organizzazione, tenendo conto regole del lavoro d'ufficio. L'atto è redatto con la partecipazione di un gruppo di persone e conferma gli eventi o i fatti da essi stabiliti. Pertanto, è necessario compilarlo collettivamente, sarà consigliabile attrarre quei dipendenti che erano presenti al momento in cui al dipendente è stato consegnato un avviso sull'obbligo di fornire una nota esplicativa. È scritto su un modulo comune e può avere il modulo presentato di seguito.
Atto di esempio
ACT
10.07.2014
Sull'incapacità del dipendente di fornire una spiegazione scritta in relazione a un reato disciplinare
Io, il capo del dipartimento del personale, Koroleva E.E., alla presenza del capo contabile Ivanova N.N. ed economista Pevtsova R.I. La presente legge è stata redatta come segue:
07/06/2014 commercialista Petrova I.I. è stato proposto ai sensi dell'articolo 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa il 9 luglio 2014 per fornire una spiegazione scritta del reato disciplinare da lei commesso, che si è manifestato in assenza sul posto di lavoro per 6 ore consecutive. Petrova I.I. Non lo ha fatto entro il termine stabilito, dicendo che aveva già dato una spiegazione orale e non avrebbe scritto nient'altro.
Questo atto è fatto in duplice copia.
/ firma / Koroleva E.E.
/ firma / Ivanova N.N.
/ signature / Pevtsov R.I.
Una copia dell'atto ricevuto:
/ signature / Petrova I.I.
Non considerare il rifiuto di scrivere una nota esplicativa come un nuovo reato disciplinare, poiché si tratta del diritto esclusivo del dipendente e non di un obbligo. E con questo atto, il datore di lavoro conferma solo che tutte le norme della legge sono state rispettate.
La differenza tra la nota esplicativa della lezione e quella ufficiale
Non confondere questi tre concetti. Abbiamo già risolto il primo. Sapendo come scrivere una nota esplicativa, puoi facilmente far fronte al resto. Parliamone brevemente. memorandum è il contrario. Lo scopo di scriverlo è informare il management della situazione attuale, della situazione, dei fatti che hanno avuto luogo, cioè motivarti a intraprendere qualsiasi azione.
memorandum comporta il trasferimento di determinate informazioni sul ramo "orizzontale" della gestione, ovvero da un dirigente a un altro, un dipendente di un dipartimento a un dipendente di un altro, ecc. Di norma, si riferiscono a questioni materiali, tecniche, organizzative, economiche e di altro tipo. In realtà, questa è la corrispondenza commerciale.
Come scrivere una nota esplicativa (esempio o esempio) è facilmente reperibile in rete. Non esiste un unico modulo, tuttavia, ci sono alcuni requisiti che abbiamo indicato. Puoi facilmente usare e rifare gli esempi sopra "per te stesso".
