Le grandi società con molte divisioni affrontano inevitabilmente la questione del flusso di lavoro interno. Nelle aziende avanzate, tale procedura è informatizzata, in una versione più modesta, questa è la corrispondenza sui vettori di carta. Tuttavia, le norme della scrittura commerciale rimangono le stesse per qualsiasi formato. In genere, tale documento viene chiamato memo.
Per quali casi fai un promemoria
La relazione tra le unità è una questione delicata e talvolta richiede la scrittura. Supponiamo che i dipendenti di diverse unità geograficamente remote collaborino a un progetto. Per scambiare informazioni affidabili, il telefono non è sufficiente, sono necessarie fonti scritte.
O un'altra opzione, meno piacevole: è necessario portare il dipendente alla responsabilità disciplinare per violazione dei doveri ufficiali. Come dimostrare l'esistenza di una tale violazione e in cosa consisteva? Naturalmente, con l'aiuto di fonti scritte: risoluzioni, corrispondenza interna, istruzioni scritte e altre note simili.
Ci possono essere momenti in cui è necessario presentare una richiesta o portare all'attenzione di tutti i dipendenti informazioni importanti. Questo può essere fatto usando un memo.
Cioè, un promemoria di esempio può essere utile su una varietà di questioni dell'azienda:
- lavoro;
- di comune accordo;
- amministrativo e gestionale;
- disciplinare;
- amministrativo ed economico;
- sindacato;
- informazioni.
E questo elenco non è esaustivo.
Dettagli obbligatori
Un memo è, prima di tutto, un documento, e quindi dovrebbe essere compilato in conformità con le regole del flusso di lavoro aziendale, concentrandosi sul campione. Un memo scritto con competenza redatto è abbastanza per risolvere un problema di produzione. Il documento deve contenere le seguenti informazioni:
- a chi è indirizzata la nota;
- qual è la sua essenza, giustificazione, riferimento a leggi, norme, istruzioni;
- applicazioni - se presenti;
- chi ha firmato - il capo dell'unità, che ha il diritto di firmare i documenti interni;
- chi ha compilato - l'esecutore che ha compilato direttamente la nota di servizio di esempio;
- numero di registrazione del documento e data di invio al destinatario.
Di norma, i record di servizio vengono compilati in base al numero di destinatari negli originali più una copia per il mittente. Se ci sono molti destinatari, sono elencati nella gerarchia nella metà destra del foglio.
Come scrivere un promemoria
Un documento di esempio può essere trovato in qualsiasi pubblicazione di riferimento usando una lettera commerciale o in raccolte di documenti commerciali. forma promemoria non specificamente approvato. Fondamentalmente, durante la compilazione, sono guidati dalle norme del turnover aziendale e dalla pratica consolidata.
Tuttavia, ci sono i cosiddetti standard statali che regolano la forma della documentazione. Esse impongono determinati requisiti alla documentazione interna dell'impresa, è prescritto dove dovrebbero trovarsi queste o quelle iscrizioni, come indicare correttamente le iniziali o firmare correttamente i documenti al deputato in assenza del capo.
Considerando tutto ciò che è scritto, è possibile utilizzare la nota di servizio di esempio riportata di seguito. Naturalmente, la logica di presentazione e giustificazione a cui fa riferimento il compilatore dovrebbe essere ben ponderata, poiché il formato determinerà la percezione del documento e, quindi, la sua efficacia. Un documento valido e ben ponderato è sempre più credibile.
Promemoria di esempio
Direttore Risorse umane
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
memorandum
Sulla questione della consegna del documento al dipendente
214 / OK del 06/03/14
31/05/14 la società ha ricevuto una lettera dall'ufficiale giudiziario, in base alla quale la dipendente Degtyareva Irina Pavlovna dovrebbe venire da lui alla reception, in quanto è un debitore con una decisione del tribunale per recuperare l'importo a favore del Centro per l'impiego.
In base ai dati disponibili, il dipendente specificato lavora nella divisione Elettricità come dispatcher.
In conformità con i requisiti dell'ufficiale giudiziario, vi chiedo di assicurare urgentemente la consegna della citazione allegata a Degtyareva Irina Pavlovna contro la firma e di inviarne una copia con la firma per posta all'ufficiale giudiziario.
Appendice: convocazione in 2 copie.
Cordiali saluti,
Capo del dipartimento legale
MV Blanche
App. Oleva I.R.
5027982
In questo formato, è possibile porre qualsiasi domanda, l'importante è concentrarsi sulla nota di servizio di esempio e non trascurare la logica dei requisiti dichiarati.
Memo - Documento interno
Un esempio di promemoria dà un'idea della procedura per la sua preparazione. Va ricordato che questo documento, indipendentemente dall'oggetto, rimane affare interno dell'azienda.
In genere, un'impresa emette un ordine speciale per determinare le informazioni con accesso limitato, in riferimento al quale è possibile rifiutare di emettere copie o, inoltre, originali di documentazione ufficiale su richiesta di terzi.
Tuttavia, va ricordato che su richiesta delle forze dell'ordine e delle autorità giudiziarie, la corrispondenza ufficiale può diventare proprietà dell'investigatore o del giudice. Inoltre, questi documenti hanno il diritto di richiedere organismi di controllo. Data questa possibilità, è meglio redigere immediatamente un documento in modo corretto e prudente, perché ciò che è scritto con una penna non può essere tagliato con un'ascia. Per questo, la nota di servizio di esempio è la soluzione migliore.
